Stock Opname : Pengertian, Fungsi, Cara Menghitung dan Optimalisasi
- Kevin Ramadhani
- 5 Jan 2023
- 7 menit membaca
Diperbarui: 8 Apr
Pengelolaan stok barang di gudang perlu dilakukan dengan baik agar proses bisnis optimal, salah satunya dengan memastikan kesesuaian antara stok fisik dan catatan serta menjaga kualitas barang. Proses ini dikenal dengan istilah stock opname, yang jika dilakukan secara rutin dapat memberikan dampak besar bagi kelancaran bisnis. Oleh karena itu, seluruh staf perusahaan perlu memahami stock opname secara menyeluruh, mulai dari pengertian, fungsi, tujuan, hingga cara pelaksanaannya secara optimal.
DAFTAR ISI
Pengertian Stock Opname
Stock opname adalah aktivitas untuk menghitung stok barang yang tersedia dalam gudang, dilakukan untuk memastikan bahwa data stok yang tercatat sesuai dengan kondisi fisik sebenarnya di lapangan. Umumnya, kegiatan ini dilakukan saat ada inbound ataupun proses outbound stok barang. Stock opname juga harus dilakukan dengan teliti dan juga cermat, agar hasil yang diperoleh akurat dan berguna bagi peningkatan bisnis perusahaan.
Jika dilakukan secara manual, stock opname akan memakan banyak tenaga, biaya, waktu, serta rentan terhadap kesalahan pencatatan dan selisih jumlah stok yang merugikan perusahaan. Untuk hal itu penggunaan Sistem untuk gudang seperti WMS yang dilengkapi Barcode ataupun RFID dapat membantu.
Fungsi Stock Opname Barang dalam Gudang
Penghitungan stok barang berfungsi untuk melacak stok fisik secara akurat, mengetahui barang yang sudah terjual dan yang belum, serta mengecek apakah ada selisih antara catatan dan kondisi nyata di gudang atau tempat penyimpanan. Dengan melakukan stock opname, kamu juga bisa menentukan produk mana yang perlu distok ulang dan membandingkannya dengan stok yang ada. Selain itu, stock opname membantu mengawasi adanya pencurian atau penyusutan barang yang bisa merugikan perusahaan. Namun, jika ditemukan masalah pada ketersediaan stok, penyebabnya tidak selalu karena kesalahan penghitungan, bisa jadi karena kerusakan di gudang atau tempat penyimpanan yang membuat barang ikut rusak.
Tujuan Perusahaan Perlu Melakukan Stock Opname
Stock opname memiliki tujuan agar perusahaan dapat mengetahui jumlah stok barang yang tersimpan dalam gudang sesuai dengan hasil dari pencatatan. Tidak hanya itu, berikut beberapa tujuan dilakukannya stock opname barang :
Memastikan data pencatatan stok barang pada gudang memiliki hasil yang sesuai dan akurat.
Menghindari terjadinya permasalahan dalam mengelola stok barang.
Mempermudah perusahaan untuk mengetahui jumlah pengeluaran dan penjualan berdasarkan data stock opname.
Stock opname penting dilakukan di setiap industri agar perusahaan terhindar dari kerugian. Misalnya, di industri manufaktur, stock opname membantu memastikan jumlah akurat bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi agar proses produksi berjalan lancar.
Sementara itu, di industri distribusi, stock opname berkala diperlukan untuk mengetahui jumlah stok secara menyeluruh dan mengidentifikasi produk yang banyak diminati konsumen. Dengan informasi ini, perusahaan dapat merencanakan pengadaan barang dengan tepat dan memastikan ketersediaan produk di seluruh cabang gudang.
Kendala Umum Proses Stock Opname dalam Gudang
1. Hasil Stock Opname Tidak Akurat
Salah satu kendala dalam stock opname adalah hasil pencatatan yang tidak akurat karena stok fisik di gudang tidak sesuai dengan data yang tercatat. Hal ini bisa disebabkan oleh proses manual, tidak ada pengecekan ulang, penataan stok yang berantakan, manajemen data yang buruk, atau kesalahan manusia. Untuk menghindarinya, perusahaan perlu mengawasi proses stock opname dengan baik dan melakukan optimalisasi agar tidak terus mengalami kerugian.
2. Tata Letak Stok Barang Tidak Optimal
Salah satu penghambat waktu proses stock opname menjadi panjang yaitu peletakan stok barang yang akan dicatat. Hal ini mengakibatkan staf gudang perlu melakukan pekerjaan ganda antara melakukan stock opname dan mencari stok barang tersebut.
Selain menghambat proses stock opname, tata letak stok barang yang kurang optimal juga dapat menghambat arus stok barang dalam gudang. Dampaknya, perusahaan bisa mengalami kegagalan dalam memenuhi permintaan dan tidak mampu untuk menjaga kualitas stok barang tersebut. Karena stok barang tidak terkelompokkan dengan rinci dan mempersulit proses kontrol kualitas stok barang yang ada.
3. Kontrol Kualitas Stok Barang Kurang Baik
Stock opname juga dapat berfungsi untuk melakukan kontrol kualitas stok barang. Namun pada kenyataanya, proses stock opname sendiri memakan waktu yang cukup panjang, sehingga kontrol kualitas sering kali tidak dilakukan.
Umumnya, dalam melakukan stock opname, staf gudang memiliki jadwal untuk mencatat stok barang jenis tertentu. Akan tetapi, jika stok barang pada gudang tidak terkelompokkan dengan baik, maka staf akan kesulitan untuk mencari barang tersebut, dan kualitas produk tidak terkontrol dengan baik.
4. Permintaan Stok Barang yang Fluktuatif
Permintaan konsumen yang terus berubah dapat menjadi kendala dalam proses stock opname, terutama jika perusahaan tidak memiliki data yang lengkap dan akurat. Tanpa data tersebut, perusahaan akan kesulitan memenuhi permintaan pasar, padahal kemampuan beradaptasi dan pengambilan keputusan berbasis data sangat penting untuk mendukung pertumbuhan bisnis.
Permintaan yang fluktuatif juga dapat menyebabkan stok barang menumpuk dan tidak layak jual karena proses bisnis yang kurang responsif. Jika stock opname masih dilakukan secara manual, risiko ini akan semakin besar dan bisa menyebabkan kerugian akibat stok mati. Oleh karena itu, perusahaan perlu segera beralih ke proses yang lebih efisien dan berbasis teknologi.
Cari tahu lebih lanjut tentang Warehouse Management System (WMS):
Warehouse Management System: Pengertian, Manfaat, Fitur dan Proses Integrasi
Stok Opname Persedian lebih Praktis dengan RFID System
Penjelasan Lengkap RFID: Pengertian, Jenis, Cara Kerja, dan Manfaatnya
Cara Melakukan Stock Opname dengan Baik
1. Menyusun Jadwal Stock Opname Secara Teratur
Stock opname membutuhkan ketelitian tinggi dan waktu yang tidak sedikit, karena tujuannya adalah memastikan kecocokan antara stok fisik dan data pencatatan. Agar proses ini tidak mengganggu operasional gudang, perusahaan perlu menjadwalkannya secara rutin, baik mingguan maupun bulanan.
Dengan jadwal yang teratur, data stok akan selalu diperbarui dan akurat. Selain itu, stock opname rutin juga mendukung kontrol kualitas barang, sehingga perusahaan bisa menjaga jumlah dan kondisi stok tetap optimal untuk memenuhi permintaan pasar.
2. Data Stock Opname yang Terorganisir
Salah satu hal yang sering terlewat dalam proses stock opname adalah pentingnya memiliki rekap data yang lengkap dan terorganisir. Data yang tersusun rapi dan sesuai urutan pencatatan sangat membantu perusahaan dalam melakukan penyesuaian dan optimalisasi proses bisnis. Namun, jika pencatatan masih dilakukan secara manual, risiko data hilang atau rusak pun semakin besar.
Dengan kemajuan teknologi, perusahaan kini bisa lebih mudah menyimpan dan mengelola data stock opname melalui aplikasi gudang. Sistem ini memungkinkan pencatatan yang lebih cepat, akurat, dan terintegrasi, serta memudahkan pengelolaan gudang di berbagai lokasi hanya dalam satu platform.
3. Menerapkan Tata Letak Stok Barang pada Gudang
Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas stock opname yaitu dengan menerapkan tata letak gudang, atau layouting. Cara ini mungkin terlihat kurang penting, padahal memiliki dampak yang besar bagi proses stock opname.
Dengan menerapkan tata letak gudang, maka proses stock opname akan lebih cepat. Layouting gudang yang bisa dilakukan antara lain memisahkan lokasi penyimpanan stok barang sesuai dengan karakteristiknya, mengoptimalkan jarak antar rak yang dapat mempermudah staf untuk melakukan pencatatan dan pengelolaan stok barang, menggunakan mezzanine untuk memperbanyak area penyimpanan pada gudang yang sempit dan yang terakhir yaitu menggunakan sistem labeling pada setiap lokasi penyimpanan.
4. Manajemen SDM yang Optimal
Selain lokasi, teknologi, dan administrasi, stock opname yang optimal juga sangat bergantung pada manajemen SDM yang baik. Faktor seperti jumlah staf, kemampuan menjalankan tugas operasional, serta kemampuan dalam menerapkan sistem yang ada menjadi indikator penting kualitas SDM perusahaan. Agar proses berjalan lancar, perusahaan juga perlu menetapkan SOP sebagai panduan kerja yang wajib dipatuhi untuk meminimalkan kesalahan, terutama akibat human error.
Manajemen SDM yang efektif juga mencakup pembagian tugas yang jelas, seperti memisahkan staf khusus untuk stock opname dan staf untuk packing barang. Dengan pembagian ini, setiap staf bisa lebih fokus pada tugasnya, mengurangi kelelahan, dan menekan potensi kesalahan dalam proses penting seperti penghitungan stok.
5. Menerapkan Sistem Labeling pada Stok Barang
Agar staf tidak melakukan kesalahan saat proses stock opname, baiknya perusahaan memiliki standar dalam mengelompokkan stok barang yang ada. Hal ini dikarenakan jenis stok barang pada gudang umumnya lebih dari satu jenis. Dengan menerapkan pengelompokkan dan menggunakan labeling disetiap stok barang, maka akan mempermudah staf gudang untuk melakukan stock opname.
Jika perusahaan telah menerapkan sistem seperti aplikasi gudang, tentu labeling menjadi hal yang umum dilakukan. Dengan menggunakan RFID/Barcode, setiap stok barang yang disimpan pada gudang akan memiliki kode unik tersendiri. Dan lokasi penyimpanan juga tidak luput dari labeling, untuk mempermudah staf dalam mencari lokasi stok barang yang akan dilakukan stock opname.
6. Melakukan Pengecekan Kembali Data Stock Opname
Hal yang tidak kalah penting untuk dilakukan saat proses stock opname, yaitu adalah melakukan pengecekan kembali. Untuk memastikan akurasi data, maka pengecekan perlu dilakukan. Caranya, dengan membandingkan data stock opname dengan data pengecekan kembali.
Apabila jumlah yang tertera pada dua data tersebut sesuai maka dapat disebut bahwa hasil sotck opname akurat. Dan jika tidak, maka staf perlu melakukan pengecekan kembali dari data stock opname. Dengan melakukan hal ini, perusahaan dapat terhindar dari permasalahan maupun kerugian yang bisa saja terjadi.
Optimalisasi proses Stock Opname
1. Memiliki Jadwal Rutin Stock Opname
Agar perusahaan selalu memiliki data terbaru stok barang di gudang, stock opname perlu dilakukan secara rutin dan terjadwal. Dengan data yang akurat, perusahaan dapat memantau perkembangan stok, tingkat pemenuhan pesanan, pendapatan, hingga produk yang paling diminati konsumen.
Selain jumlah, stock opname juga membantu mengecek kondisi produk karena staf bisa sekaligus melakukan kontrol kualitas. Ini penting untuk menjaga mutu barang dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Jadwal stock opname bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, mulai dari mingguan, bulanan, triwulan, hingga tahunan. Melakukan stock opname di seluruh rentang waktu tersebut memberi gambaran pasar yang lebih jelas.
2. Meningkatkan Kapabilitas Staf Gudang
Proses stock opname yang optimal tidak hanya bergantung pada sistem dan teknologi, karena teknologi hanyalah alat bantu. Perusahaan juga perlu memastikan staf gudang memiliki kapabilitas yang memadai untuk memanfaatkan teknologi dalam pengelolaan stok, terutama dalam proses stock opname yang membutuhkan ketelitian tinggi agar tidak terjadi selisih data.
Untuk meningkatkan kapabilitas staf, perusahaan dapat memberikan pelatihan sesuai tugas masing-masing, agar mereka mampu mengelola gudang dan menggunakan teknologi dengan baik. Yang tak kalah penting, perusahaan perlu mendorong sikap adaptif dan semangat belajar dari setiap individu, karena tanpa itu, pelatihan tidak akan memberi dampak signifikan dalam mengoptimalkan stock opname.
3. Implementasi Aplikasi Stock Opname Gudang
Stock opname bertujuan untuk menghindari selisih jumlah stok, data yang tidak akurat, pencatatan yang lambat, dan berbagai masalah lainnya di gudang. Untuk hasil yang lebih optimal, penerapannya perlu didukung teknologi, seperti penggunaan aplikasi stock opname gudang.
Sebagai startup penyedia Aplikasi Stock Opname Gudang, Prieds hadir sebagai solusi manajemen pergudangan perusahaan atau yang umumnya disebut WMS. Sistem Prieds juga dapat diintegrasikan dengan IoT seperti Sistem Barcode maupun RFID. Beragam kelebihan dan fitur yang ditawarkan oleh Prieds dapat membantu bisnis anda untuk melakukan optimalisasi proses bisnis secara efisien, efektif dan akurat.
Anda dapat mempelajari lebih lanjut solusi stock opname dengan melakukan konsultasi dengan tim ahli Prieds. Dapatkan solusi tepat untuk proses stock opname yang optimal dengan menerapkan aplikasi stock opname gudang pada bisnis Anda.
Comments