- kevramadhani
Stock Opname : Pengertian, Fungsi, Cara Menghitung dan Optimalisasi
Pengelolaan stok barang dalam gudang perlu dilakukan dengan baik, agar proses bisnis menjadi optimal. Salah satu langkah yang dapat dilakukan perusahaan yaitu memastikan stok barang yang dimiliki memiliki jumlah yang sama antara stok fisik dan catatan dan stok dalam kondisi baik dengan kualitas yang sama. Proses pengelolaan stok barang ini umumnya dikenal dengan istilah stock opname.
Melakukan stock opname secara rutin memiliki dampak besar terhadap proses bisnis perusahaan. Untuk itu, seluruh staf dalam perusahaan perlu mengerti stock opname secara menyeluruh, mulai dari pengertian, fungsi, tujuan cara melakukan stock opname dengan baik hingga mengoptimalisasi stock opname.
DAFTAR ISI
Fungsi Stock Opname barang dalam Gudang
Tujuan Perusahaan perlu melakukan Stock Opname
Kendala umum Stock Opname pada Gudang
Hasil Stock Opname tidak akurat
Tata letak Stok barang tidak optimal
Kontrol kualitas stok barang kurang baik
Permintaan Stok Barang yang fluktuatif
Cara melakukan Stock Opname dengan baik
Menyusun Jadwal Stock Opname secara Teratur
Memiliki sistem penyimpanan data stock opname yang terorganisir
Menerapkan tata letak Stok Barang pada Gudang
Menerapkan sistem Labeling pada Stok Barang
Melakukan pengecekan kembali data Stock Opname
Optimalisasi proses Stock Opname
Memiliki jadwal rutin Stock Opname
Meningkatkan kapabilitas staf gudang
Implementasi Aplikasi Stock Opname Gudang
Pengertian Stock Opname
Stock opname adalah aktivitas untuk menghitung stok barang yang tersedia dalam gudang. Umumnya, kegiatan ini dilakukan saat ada inbound ataupun proses outbound stok barang. Stock opname harus dilakukan dengan teliti dan juga cermat, agar hasil yang diperoleh akurat dan berguna bagi peningkatan bisnis perusahaan.
Proses stock opname yang dialkukan secara manual tentu akan memakan banyak tenaga, biaya dan juga waktu. Selain itu juga, proses stock opname manual rentan terjadi kesalahan pencatatan dan terjadi selisih jumlah stok yang akan merugikan perusahaan.
Agar proses stock opname lebih akurat dan cepat, perusahaan dapat menerapkan aplikasi gudang. Dengan aplikasi tersebut, proses pencatatan manual akan terganti dengan penggunaan teknologi IoT seperti RFID/Barcode yang disematkan pada tiap-tiap produk. Sehingga setiap stok barang yang ada pada gudang dapat dikontrol dengan baik dan menghasilkan produk yang berkualitas tinggi secara merata.
Fungsi Stock Opname barang dalam Gudang
Fungsi dan tujuan dari penghitungan stok barang ialah membantu kamu untuk melacak secara akurat stok fisik yang kamu miliki, apa yang sudah terjual, dan apa yang belum.
Intinya, kamu mengecek apakah ada perbedaan jumlah dari dalam catatan stokmu dengan stok yang memang benar-benar ada di gudang atau tempat penyimpanan.
Stock opname juga membantu kamu untuk mempertimbangkan produk apa saja yang perlu kamu punya stoknya dan membandingkannya dengan existing stok yang ada.
Selain itu, penghitungan stok barang membantu kamu mengawasi apakah ada pencurian dan penyusutan barang.
Terkait ketersediaan stok, terkadang masalahnya bukan pada tepat atau tidaknya penghitunganmu. Bisa jadi gudang atau tempat penyimpanan stokmu mengalami kerusakan, sehingga membuat stok barangmu ikut rusak.
Tujuan Perusahaan perlu melakukan Stock Opname
Stock opname memiliki tujuan agar perusahaan dapat mengetahui jumlah stok barang yang tersimpan dalam gudang sesuai dengan hasil dari pencatatan. Tidak hanya itu, berikut beberapa tujuan dilakukannya stock opname barang :
Memastikan data pencatatan stok barang pada gudang memiliki hasil yang sesuai dan akurat.
Menghindari terjadinya permasalahan dalam mengelola stok barang.
Mempermudah perusahaan untuk mengetahui jumlah pengeluaran dan penjualan berdasarkan data stock opname.
Apapun industri perusahaan, stock opname perlu dilakukan agar perusahaan tidak mengalami kerugian. Sebagai contoh, perusahaan manufaktur perlu melakukan stock opname untuk mengetahui jumlah akurat dari stok bahan baku, stok barang setengah jadi dan stok barang jadi.
Industri distribusi yang memiliki kaitan erat dengan pengelolaan stok barang juga wajib melakukan stock opname secara berkala. Tujuannya, agar perusahaan mengetahui jumlah stok barang yang ada, dan memahami produk tertentu yang banyak dipesan oleh konsumen. Dengan begitu, perusahaan distributor dapat melakukan pengadaan produk tersebut dan memastikan produk tersebut tersedia pada seluruh cabang gudang.
Kendala umum proses Stock Opname dalam Gudang
Hasil Stock Opname tidak akurat
Dalam proses melakukan stock opname, salah satu kendala yang sering terjadi yaitu hasil pencatatan yang tidak akurat. Hal ini umumnya disebabkan oleh ketidakcocokan antara jumlah stok barang fisik pada gudang dengan hasil stock opname yang dilakukan.
Hasil yang tidak akurat dapat disebabkan oleh beberapa faktor, seperti proses yang dilakukan secara manual, tidak dilakukan pengecekan setelah stock opname, stok barang pada gudang tidak disusun berurutan, manajemen data yang kurang baik hingga permasalahan akibat kesalahan manusia. Tentunya, perusahaan perlu memperhatikan dan melakukan pengawasan pada proses stock opname untuk dapat menghindari terjadinya kendala tersebut. Selain itu, langkah optimalisasi perlu dilakukan agar perusahaan tidak merugi akibat kendala yang terus menerus terjadi.
Tata letak Stok barang tidak optimal
Salah satu penghambat waktu proses stock opname menjadi panjang yaitu peletakan stok barang yang akan dicatat. Hal ini mengakibatkan staf gudang perlu melakukan pekerjaan ganda antara melakukan stock opname dan mencari stok barang tersebut.
Selain menghambat proses stock opname, tata letak stok barang yang kurang optimal juga dapat menghambat arus stok barang dalam gudang. Dampaknya, perusahaan bisa mengalami kegagalan dalam memenuhi permintaan dan tidak mampu untuk menjaga kualitas stok barang tersebut. Karena stok barang tidak terkelompokkan dengan rinci dan mempersulit proses kontrol kualitas stok barang yang ada.
Kontrol kualitas stok barang kurang baik
Stock opname juga dapat berfungsi untuk melakukan kontrol kualitas stok barang. Namun pada kenyataanya, proses stock opname sendiri memakan waktu yang cukup panjang, sehingga kontrol kualitas sering kali tidak dilakukan.
Umumnya, dalam melakukan stock opname, staf gudang memiliki jadwal untuk mencatat stok barang jenis tertentu. Akan tetapi, jika stok barang pada gudang tidak terkelompokkan dengan baik, maka staf akan kesulitan untuk mencari barang tersebut, dan kualitas produk tidak terkontrol dengan baik.
Permintaan Stok Barang yang fluktuatif
Permintaan konsumen yang terus berubah dapat memicu terjadinya kendala saat melakukan proses stock opname. Maka dari itu, perusahaan dituntut untuk dapat membaca pasar dengan berdasarkan data yang ada. Apabila perusahaan tidak memiliki data stock opname yang lengkap dan akurat, maka tentunya perusahaan akan mengalami kendala dalam pemenuhan permintaan. Padahal, agar perusahaan dapat berkembang, maka dibutuhkan kemampuan beradaptasi dan mengambil keputusan berdasarkan data.
Dampak dari permintaan barang yang fluktuatif yaitu perusahaan memiliki stok barang yang sudah tidak layak jual. Hal tersebut diakibatkan perubahan permintaan secara cepat dan proses bisnis yang kurang adaptif. Jika stock opname masih dilakukan secara manual, tentunya ini menjadi permasalahan besar bagi perusahaan dan merupakan hal penting yang harus segera diatasi. Jika tidak, maka perusahaan akan terus mengalami kerugian dengan menyimpan stok mati.