Warehouse Management System : Pengertian, Manfaat, Fitur dan Proses Integrasi
- Kevin Ramadhani
- 2 Sep 2022
- 11 menit membaca
Diperbarui: 8 Jan
Proses bisnis industri skala besar maupun menengah seperti manufaktur dan distributor tidak terlepas dari penggunaan gudang. Peran dari gudang yaitu sebagai tempat penyimpanan dan transit stok barang, baik bahan baku maupun barang jadi setelah produksi.
Perusahaan perlu mengelola gudang secara maksimal agar tidak mengganggu proses bisnis. Salah satu cara agar perusahaan dapat mengelola gudang dengan baik, yaitu dengan menerapkan Warehouse Management System (WMS). Simak penjelasan lengkap berikut seputar WMS mulai dari pengertian, manfaat, fitur dan proses integrasi dengan sistem lain.
Daftar Isi
Pengertian Warehouse Management System (WMS)
Penerapan Warehouse Management System memungkinkan perusahaan untuk mengelola gudang secara efektif dan efisien. Namun, sebelum membahas lebih dalam, kita perlu pahami pengertiannya terlebuh dahulu.
āApa itu Warehouse Management System?ā
Warehouse Management System (WMS) adalah perangkat lunak (software) yang dibuat khusus untuk membantu seluruh proses manajemen gudang perusahaan. Proses tersebut termasuk dari masuk, bergerak, hingga keluarnya barang dari dalam gudang. Sehingga proses arus barang dalam gudang menjadi terkontrol, lebih cepat, dan hemat biaya.
Selain itu, WMS memiliki fleksibilitas dalam penerapannya. WMS dapat berdiri sendiri, ataupun juga diintegrasikan dengan Enterprise Resource Planning (ERP). Bahkan, fitur yang ada pada WMS dapat ditambah ataupun disesuaikan sesuai kebutuhan. Jadi pastikan dulu bagaimana anda menginginkan penerapan WMS kedalam bisnis Anda.
Permasalahan dalam Manajemen Gudang
Mengelola stok barang adalah bagian penting dalam bisnis, tapi proses ini sering kali rumit, memakan waktu, dan juga biaya. Tantangan ini perlu diatasi agar pengelolaan gudang lebih efektif. Berikut adalah alur pergerakan barang di gudang beserta masalah yang sering muncul:
1. Proses Inbound
Proses Inbound adalah proses masuknya barang kedalam gudang. Dalam proses ini terdapat dua bagian penting, yaitu penerimaan barang dan peletakan barang pada rak di gudang.
Masalah utama pada proses ini umumnya adalah data barang yang masuk tidak sesuai dengan data fisik pada gudang. Selain itu kesalahan peletakan barang juga menjadi salah satu masalah umum pada proses ini.
Akibatnya, bisa terjadi perbedaan jumlah stok, kelebihan barang, atau tidak tertata dengan baiknya stok dalam gudang.
2. Proses dalam Gudang
Setelah barang disimpan dalam gudang, barang mungkin akan dipindahkan ke rak lain karena suatu hal, selain itu perusahaan umumnya akan melakukan Stock Opname (SO) untuk mencocokkan data stok dengan kondisi fisiknya dalam gudang.
Masalah yang umum terjadi pada proses ini adalah tidak terlacaknya perpindahan stok dalam gudang sehingga dapat mengakibatkan hilangnya barang. Selain itu proses SO seringkali memakan waktu yang lama.
3. Proses Outbound
Pada proses Outbound atau pengeluaran barang, terdapat 3 proses penting yaitu picking atau pengambilan barang, packing untuk membungkus barang, dan juga keluarnya barang dari gudang. Masalah umum yang terjadi pada proses ini adalah kesalahan dalam pengambilan barang, serta kesalahan dalam pencatatan barang yang keluar dalam gudang.
Manfaat Penerapan Warehouse Management System (WMS)
Setelah mengetahui pengertian WMS dan permasalahan umum manajemen gudang, sangat penting untuk mengetahui manfaat penerapan WMS.
Penerapan WMS sangat membantu efisiensi proses bisnis dan menekan kerugian pada manajemen pergudangan hingga 90%. Untuk lebih lengkapnya berikut beberapa manfaat dari penerapan WMS yang dapat berguna sesuai kebutuhan bisnis.
1. Efisiensi Waktu Proses Gudang
Warehouse Management System (WMS) dapat mempercepat manajemen gudang dengan mengotomatisasi penyortiran, pendataan, dan pengemasan barang. Semua proses yang sebelumnya manual dan memakan waktu lama. kini dapat menjadi lebih cepat dan akurat.
2. Kemudahan Menata Letak Penyimpanan
WMS dapat mempermudah bisnis anda dalam mengatur lokasi penyimpanan barang yang lebih optimal. Area penyimpanan gudang akan lebih maksimal dengan sistem layouting, sehingga peletakan dan lokasi barang dapat dilacak melalui sistem.
Selain itu, Warehouse management system juga akan memudahkan Anda dalam menerapkan metode First In First Out (FIFO). Penataan letak penyimpanan sangat membantu proses arus barang dan sesuai dengan metode FIFO. Dengan begitu, kualitas barang yang akan diterima konsumen terjamin dan menekan angka stok yang rusak atau kadaluarsa.
3. Menekan Biaya yang Dikeluarkan Perusahaan
Anda mungkin berfikir menggunakan WMS akan menjadikan biaya operasional gudang akan semakin tinggi, namun itu salah. Sebagian besar WMS berbasis cloud, sehingga tidak membutuhkan banyak perangkat keras yang mahal. Sistem ini fleksibel, mudah dikelola, dan mengurangi ketergantungan pada metode manual. Selain itu, penggunaan sistem WMS akan menekan angka kerugian perusahaan dalam manajemen gudang seperti rusak dan hilangnya barang, serta membuat waktu proses manajemen gudang menajdi jauh lebih cepat dan akurat.
4. Kinerja dan Produktivitas Karyawan yang Lebih Efektif
WMS menyediakan informasi lengkap bagi karyawan, seperti jadwal inbound dan outbound, sorting, pelabelan, dan pengemasan. Serta sistem WMS dapat terintegrasi dengan sistem barcode maupun RFID. Ini membuat pekerjaan lebih terarah, akurat dan efisien.
5. Peningkatan Akurasi Stok dan Pengiriman yang Cepat
WMS mengurangi kesalahan dalam pengelolaan stok dan mempercepat proses pengambilan, pengemasan, serta pengiriman barang. Sehingga kesalahan pengiriman dan retur stok dapat berkurang. Selain itu terdapat fitur RFID/Barcode membantu pelacakan lokasi barang secara efisien. Fitur ini mempermudah dan mempercepat karyawan dalam proses pengambilan dan mempersiapkan stok barang sebelum pengiriman dalam waktu yang singkat.
6. Proses Inbound yang Terintegrasi
Dengan menerapkan Warehouse Management System (WMS), permintaan inbound barang akan terintegrasi dengan sistem manajemen inventaris dan juga database stok barang. Dengan begitu, proses permintaan inbound barang akan sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan, dan juga dapat meminimalisir terjadinya kelebihan stok dan juga stok yang berumur lama.
Penataan barang tidak hanya penting untuk stok yang telah masuk dalam gudang. Stok dari permintaan inbound juga perlu diurutkan berdasarkan jenis dan dilakukan pelabelan dengan fitur Barcode/RFID. Sehingga usia barang, jumlah pada database stok dan lokasi barang tercatat dengan lengkap.
7. Efisiensi Proses di Gudang
WMS memberikan notifikasi jadwal kedatangan barang, mempercepat penerimaan dan pencatatan stok. Barang tersimpan di lokasi yang ditandai dengan sistem, memudahkan pengambilan dan penyortiran.
8. Proses Outbound yang Terorganisir
Ketika ada permintaan outbound stok barang, data akan masuk dalam sistem dan mencocokkan dengan jumlah stok barang pada gudang. Dengan begitu, perusahaan akan dapat memenuhi permintaan pengiriman maupun meningkatkan penjualan.
Dengan bantuan warehouse management system, penjadwalan pengiriman stok dapat dilakukan. Saat permintaan pengiriman disetujui, armada pengiriman sudah terjadwal secara otomatis. Sehingga proses outbound stok berjalan dengan efisien.
Anda bisa mendapatkan warehouse management system dengan keamanan yang baik serta kemudahan untuk integrasi sesuai kebutuhan bisnis anda melalui tim ahli Prieds.
Fitur-fitur dari Warehouse Management System (WMS)
Untuk memastikan bisnis anda mendapatkan Warehouse Management System yang ideal, perusahaan perlu memperhatikan fitur-fitur yang ditawarkan dalam sistem. Adanya berbagai macam fitur, akan mempermudah bisnis anda dalam melakukan pengelolaan terhadap gudang. Berikut beberapa fitur yang wajib ada pada WMS yang akan anda terapkan pada bisnis anda.
1. Stock Transfer Order
Fitur Stock Transfer order pada WMS mempermudah perusahaan dalam melakukan manajemen perpindahan barang dari lokasi gudang asal ke lokasi gudang tujuan, tanpa adanya transaksi. Jika perusahaan memiliki lokasi penyimpanan yang tersebar diberbagai wilayah, fitur ini dapat membantu melacak dan melakukan penghitungan stok barang melalui satu sistem.
Manfaat dari fitur ini adalah untuk mengalokasikan ketersediaan stok barang dengan baik dan merata diberbagai lokasi penyimpanan. Dengan begitu, perusahaan akan dapat memenuhi permintaan konsumen dengan cepat, karena ketersediaan stok barang yang merata diberbagai lokasi.
2. Safety Stock & Stock Alert
Penerapan WMS dapat membantu bisnis untuk mempermudah proses melacak stok barang dalam gudang. Fitur Safety Stock dan Stock Alert berguna untuk pemberitahuan apabila stok barang pada gudang menipis atau bahkan kelebihan stok.
Untuk dapat menikmati kelebihan fitur ini, perusahaan perlu menentukan jumlah minimum dan maksimum stok barang. Setelah batas stok ditetapkan, sistem kemudian akan otomatis mengirim pemberitahuan pada perusahaan. Sehingga, perusahaan memiliki kontrol penuh terhadap kondisi dan jumlah stok barang pada gudang.
Manfaat fitur Safety Stock dan Stock Alert akan terasa saat jumlah stok hampir habis atau mendekati kapasitas maksimum, dapat menggunakan area gudang secara efisien serta menekan pengeluaran untuk melakukan pengadaan stok.
3. Integrasi WMS dengan Perangkat RFID
RFID (Radio Frequency Identification) adalah bentuk komunikasi nirkabel yang menggunakan sambungan elektromagnetik pada frekuensi radio tertentu yang berguna untuk mengidentifikasi suatu benda secara spesifik. Dengan teknologi yang ada, RFID dapat diintegrasikan dengan beberapa perangkat teknologi yang akan mempermudah proses manajemen pergudangan.
Secara umum alat yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem ini membutuhkan RFID reader dan transponder. RFID reader memancarkan gelombang radio yang dapat membaca sekaligus mengaktifkan transponder atau RFID tag. Setelah transponder diaktifkan, data akan dikirimkan kembali ke RFID reader dan diterjemahkan dalam bentuk data.
Cara kerja perangkat RFID yaitu pertama scanner akan mengirimkan sinyal elektromagnetik kepada tag RFID. Sinyal ini dapat mengaktifkan chip pada tag. Setelah chip RFID tag aktif, tag tersebut akan mengirimkan informasi unik yang tersimpan tersebut kepada scanner untuk dapat terbaca maupun mengubah informasi dalam tag.
Kedua, RFID scanner yang telah menerima informasi dari tag akan mengirimkannya ke dalam sistem yang digunakan, seperti pada WMS. Sistem ini berfungsi sebagai pusat pengolahan dan penyimpanan seluruh informasi yang diterima dari RFID tag, contohnya seperti mencatat atau memperbarui data stok barang dalam WMS.
Pada sistem WMS, Teknologi RFID dapat digunakan untuk berbagai proses manajemen gudang, mulai dari pelacakan stok masuk dan keluar hingga stock opname. Perangkat ini dapat menandai beragam stok barang dengan cepat dan mudah. Data dari RFID akan secara otomatis masuk kedalam sistem WMS dan melakukan pembaruan jumlah stok barang.
Penggunaan Teknologi RFIDĀ pada WMS dapat meningkatkan efisiensi manajemen stok barang pada gudang.. Selain itu, proses pendataan stok barang yang datang akan jauh lebih cepat dengan menggunakan RFID. Dan juga, waktu yang lebih efektif juga saat karyawan melakukan proses stock opname maupun pelacakan stock gudang.
4. Multi-site Management
Perusahaan manufaktur maupun distributor tentu memiliki jaringan gudang yang tersebar di berbagai wilayah. Agar dapat mengawasi seluruh aktifitas yang terjadi pada gudang, perusahaan perlu menerapkan sebuah sistem.
Perusahaan perlu menerapkan perangkat teknologi yang sama pada tiap gudang dan kemudian dihubungkan dengan sistem WMS. Dengan begitu pembaruan jumlah stok di berbagai lokasi gudang dapat dipantau secara real-time. Dan proses pengawasan aktivitas manajemen gudang menjadi lebih mudah.
Fitur multi-site management pada sistem WMS memungkinkan perusahaan untuk dapat memantau banyak gudang sekaligus melalui satu sistem. Sehingga, perusahaan dapat menjaga performa manajemen pergudangan dan juga menjaga kualitas produk yang ada pada berbagai lokasi gudang.
5. ERP Integration
Enterprise Resource Planning (ERP) memiliki beragam modul, salah satunya yaitu Warehouse Management System. Karena WMS merupakan salah satu module dalam ERP, akan sangat membantu jika WMS tersebut dapat diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada. Integrasi ini berfungsi untuk membantu efisiensi dan akurasi proses operasional melalui API integration, sehingga transaksi dan aktivitas yang terjadi di ERP bisa dilanjutkan ke WMS
Fitur integrasi WMS dengan ERP dapat membantu perusahaan untuk melakukan proses bisnis yang lebih efisien. Beragam data yang telah terkumpul pada WMS dapat tersinkronasi dengan baik pada sistem ERP. Dengan begitu, perusahaan dapat memiliki kontrol maksimal baik dari segi manajemen gudang, akuntansi, penjualan dan beragam proses bisnis lain.
6. Push Notifications
Informasi yang dikumpulkan pada sistem database WMS berguna untuk memberikan pemberitahuan otomatis. Pemberitahuan tersebut dapat membantu petugas di area gudang mengetahui apa yang harus mereka kerjakan dengan komunikasi yang efektif, yaitu melalui notifikasi yang muncul dari aplikasi dan email mereka. Sehingga pekerjaan operasional bisa lebih optimal dan cepat.
Kegiatan manajemen gudang yang dilakukan secara manual memakan waktu yang lama serta rentan terjadi human error. Fitur notifikasi pada WMS memberikan informasi lengkap terkait pekerjaan yang harus dilakukan pegawai gudang, seperti saat akan ada barang masuk maupun pemberitahuan untuk melakukan packing sebelum tanggal pengiriman barang. Sehingga, proses manajemen gudang menjadi lebih efisien dan efektif dari segi waktu, biaya dan juga tenaga.
7. Quality Control Checking
Data stok barang yang masuk dapat memuat beragam data seperti usia barang, lokasi penyimpanan serta kondisi barang. Fitur ini berfungsi untuk melacak stok barang yang rusak dapat ditentukan saat proses inbound dan melakukan kontrol kualitas produk. Sehingga perusahaan dapat memisahkan barang dengan kualitas buruk untuk ditukar sekaligus menjaga kualitas produk untuk konsumen.
Melacak stok barang dalam gudang memiliki beragam manfaat bagi perusahaan. Mulai dari menjaga jumlah stok, mengoptimalkan ruang penyimpanan hingga menjaga kualitas produk. Data yang diperoleh saat inbound stock dapat digunakan untuk melakukan kontrol kualitas produk. Sehingga tiap produk yang sampai ke konsumen memiliki kualitas yang baik dan merata.
8. Email Reporting & Dashboard
Fitur ini adalah hasil output dari penerapan Sistem ERP atau WMS. Tujuannya adalah memberi kemudahan dalam menerima informasi yang relevan, lengkap dan cepat untuk dapat membuat keputusan yang paling tepat. Reporting & dashboard disesuaikan dengan format report pada masing-masing fungsi, untuk mengoptimalkan informasi digital yang disampaikan.
Selain itu, fungsi dari email reporting dan dashboard berguna untuk memberi perusahaan akses untuk melacak dan mengelola kinerja dari berbagai lokasi gudang melalui satu sistem. Akses informasi tersebut dapat diberikan pada pegawai gudang sesuai dengan tanggungjawab dan tugasnya.
Penerapan WMS ataupun diintegrasikan dengan ERP mempermudah perusahaan dalam melakukan evaluasi kinerja aktivitas pergudangan. Fitur Reporting & Dashboard memastikan seluruh proses pada gudang terekam dan dapat dipantau melalui sistem.
Kelebihan dari fitur ini yaitu akses dapat diberikan sesuai dengan posisi dari pegawai pada gudang, dan juga bagi manajer. Dengan informasi yang tersedia, akan memudahkan seluruh pegawai untuk menerima informasi yang relevan, lengkap dan mempercepat untuk dapat membuat keputusan yang paling tepat.
Kapan Bisnis Perlu untuk menerapkan Warehouse Management System (WMS)
Memutuskan untuk menerapkan WMS tergantung pada kebutuhan unik bisnis Anda. Berikut adalah beberapa faktor yang dapat membantu Anda menentukan apakah WMS cocok untuk bisnis Anda:
1. Mengelola Stok Barang di Gudang
Jika bisnis Anda bergantung pada manajemen stok barang di gudang, digitalisasi dengan WMS adalah pilihan tepat. Sistem ini membantu mengoptimalkan pengelolaan gudang, mengurangi penggunaan sumber daya, dan menekan biaya operasional.
2. Butuh Digitalisasi Manajemen Gudang
Dengan WMS, pencatatan aktivitas gudang seperti order, inbound, outbound, dan stok menjadi lebih rapi dan mudah dilacak. Data yang terorganisir membantu kontrol kualitas barang, analisis laporan, memprediksi penjualan, serta memastikan stok tidak kadaluarsa atau menjadi barang mati.
3. Membutuhkan Fitur yang Lengkap dan Fleksibel
WMS menawarkan berbagai fitur seperti RFID/Barcode, integrasi CCTV, database terpusat, dan sistem pemberitahuan. Fitur-fitur ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda dan memudahkan pekerjaan karyawan sesuai tugasnya.
4. Mempersingkat proses stok opname
Jika stok opname manual memakan waktu lama dan hasilnya kurang akurat, WMS adalah solusinya. Sistem ini mempercepat proses stok opname dan memastikan data lebih terstruktur dan akurat.
Integrasi Warehouse Management System dengan Sistem ERP
WMS Prieds dapat diintegrasi ke berbagai sistem ERP
Perusahaan dengan bisnis manufaktur maupun distributor umumnya telah menerapkan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) pada proses bisnisnya. Kelebihan yang ditawarkan sistem ERP yaitu memiliki beragam modul, salah satunya yaitu Warehouse Management System (WMS).
WMS Prieds mendukung integrasi dengan berbagai sistem ERP untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi operasional. Dengan API integration, data transaksi dan aktivitas di ERP dapat tersambung secara mulus ke WMS Prieds. Integrasi ini bisa dilakukan melalui tiga metode:
Flow data manual: Metode ini menerapkan konsep ekspor-impor data yang dilakukan secara manual antar sistem. Pegawai gudang melakukan proses perpindahan data sesuai dengan format data yg bisa diterima oleh sistem ERP, seperti XML, CSV, atau JSON.
Flow data semi-automatic: Cara ini hanya memungkinkan data dari sistem ERP masuk ke sistem WMS secara otomatis, tetapi untuk flow data dari WMS ke sistem ERP perlu dilakukan secara manual oleh pegawai gudang.
Flow data fully-automatic: Perpindahan data dari WMS ke sistem ERP maupun sebaliknya terjadi secara otomatis dan real-time. Untuk menerapkan cara ini diperlukan fitur Open-API, baik pada sistem ERP maupun sistem WMS.
Hal yang perlu dipersiapkan untuk proses integrasi ERP dengan WMS Prieds
Sebelum melakukan proses integrasi WMS Prieds dengan sistem ERP, terdapat beberapa tahapan yang perlu disepakati dan disiapkan antara perusahaan dengan penyedia sistem. Proses ini berfungsi untuk mengetahui spesifikasi sistem yang diinginkan dan mengetahui kemampuan tim operasional, sehingga perusahaan dapat menikmati beragam kelebihan dari integrasi secara maksimal.
Secara singkat, berikut beberapa tahapan untuk melakukan proses integrasi WMS dengan sistem ERP:
Inquire dan Assessment: Tim Prieds menganalisis sistem ERP yang akan diintegrasikan serta kemampuan tim IT perusahaan.
Identifikasi Kebutuhan: Diskusi terkait kebutuhan integrasi data dan fitur.
Penyusunan Flow BPMN: Membuat gambaran alur data secara menyeluruh.
Dokumentasi SRS: Menyusun System Requirement SpecificationĀ (SRS) dan meminta persetujuan perusahaan.
Pengembangan Sistem: Setelah dokumen disetujui, proses pengembangan integrasi dimulai.
Manfaat integrasi WMS Prieds dengan sistem ERP
Melakukan integrasi WMS Prieds dengan sistem ERP memiliki beragam manfaat bagi proses bisnis.
Setidaknya terdapat 5 manfaat yang akan didapat perusahaan dari proses integrasi WMS Prieds dengan sistem ERP yang sudah ada:
Mengurangi Human Error: Integrasi fully-automaticĀ memastikan data tersinkronisasi otomatis, mengurangi risiko kesalahan manual pada proses input.
Meningkatkan Efisiensi Operasional: Data otomatis tersambung antar sistem, menghemat waktu dan meningkatkan efektivitas operasional gudang.
Menekan Pengeluaran Biaya: Menggunakan WMS dari pihak ketiga seperti Prieds lebih hemat dibandingkan menambah modul pada ERP, dengan fleksibilitas penyesuaian fitur.
Kemampuan Integrasi dengan Beragam Sistem dan Perangkat Teknologi: WMS PRIEDS memiliki banyak kemungkinan untuk bisa di integrasikan dengan berbagai teknologi terbaru yang dapat menunjang aktivitas manajemen gudang. Beberapa contoh perangkat teknologi yang umum diterapkan yaitu RFID, IoT, AGV (robot otomatis), dan sistem keamanan seperti pengenal wajah.
Mempercepat Proses Pengambilan Keputusan dan Meningkatkan Akurasi Saat Proses Reporting: Data akurat dan real-time memudahkan pembuatan laporan, evaluasi, dan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat.
Melakukan integrasi ERP dengan WMS dari Prieds memiliki banyak manfaat dan fungsi yang menunjang kinerja supply chain perusahaan. WMS Prieds menawarkan sistem yang dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan kebutuhan dari perusahaan Anda. Penerapan WMS dapat membantu efisiensi ekosistem supply chain perusahaan anda. Dengan fitur yang berlimpah, Anda dapat menikmati berbagai keuntungan dan manfaat bagi bisnis anda.
Untuk mempelajari fitur lain, proses integrasi dan dampak pada ekosistem supply chain dengan Penerapan Smart Warehouse Management System memiliki banyak keuntungan bagi bisnis tekstil Anda. Pelajari lebih lanjut dan konsultasikan dengan tim ahli Prieds untuk dapatkan banyak keuntungan dengan menerapkan Smart Warehouse Management System pada bisnis Anda.
Comments