Warehouse Management System : Pengertian, Manfaat, Fitur dan Proses Integrasi
Diperbarui: 22 Jun
Proses bisnis industri skala besar seperti manufaktur dan distributor tidak terlepas dari penggunaan gudang. Peran dari gudang yaitu sebagai tempat penyimpanan dan transit stok barang, baik bahan baku maupun barang jadi setelah produksi.
Perusahaan perlu mengelola gudang secara maksimal agar tidak mengganggu proses bisnis. Salah satu cara agar perusahaan dapat mengelola gudang dengan baik, yaitu dengan menerapkan Warehouse Management System. Simak penjelasan lengkap berikut seputar WMS mulai dari pengertian, manfaat, fitur dan proses integrasi dengan sistem lain.
Daftar Isi
Pengertian Warehouse Management System
Pain Point dalam Manajemen Gudang
Manfaat Penerapan Warehouse Management System
Efisiensi waktu proses manajemen
Kemudahan saat menata letak penyimpanan
Menekan biaya pembelian dan pemeliharaan perangkat
Kinerja dan Produktivitas karyawan yang lebih efektif
Peningkatan akurasi inventory gudang dan mempersingkat proses pengiriman
Fitur-fitur dari Warehouse Management System
Kapan Bisnis Perlu untuk menerapkan Warehouse Management System
Bisnis anda menggunakan manajemen stok barang pada gudang
Digitalisasi Pencatatan Stok Barang Anda
Fitur Beragam, Fleksibel dan mudah diimplementasikan
Mempersingkat proses stok opname
Integrasi Warehouse Management System dengan Sistem ERP
WMS Prieds dapat diintegrasi ke berbagai sistem ERP
Hal yang perlu dipersiapkan untuk proses integrasi ERP dengan WMS Prieds
Manfaat integrasi WMS Prieds dengan sistem ERP
Pengertian Warehouse Management System
Penerapan Warehouse Management System memungkinkan perusahaan untuk mengelola gudang secara efektif dan efisien. Namun, sebelum dibahas lebih dalam, kita perlu pahami pengertiannya terlebuh dahulu.
“Apa itu Warehouse Management System?”
Warehouse Management System (WMS) adalah sebuah software berbasis cloud yang memberikan kemudahan bagi bisnis manufaktur, ritel, dan distributor untuk dapat mengawasi aktifitas pergudangan secara real-time. Hal tersebut meliputi proses stok barang datang hingga persiapan stok barang untuk proses pengiriman. Sehingga proses arus barang dalam gudang menjadi lebih cepat dan hemat biaya.
Selain itu, WMS memiliki fleksibilitas dalam penerapannya. Warehouse Management System dapat berdiri sendiri, ataupun juga diintegrasikan dengan Enterprise Resource Planning (ERP). Bahkan, fitur yang ada pada WMS dapat ditambah ataupun disesuaikan sesuai kebutuhan. Jadi pastikan dulu bagaimana anda menginginkan penerapan WMS kedalam bisnis Anda.
Pain Point dalam Manajemen Gudang
Pengelolaan stok barang menjadi bagian dari proses bisnis yang kompleks dan dapat memakan waktu maupun biaya. Oleh karena itu, permasalahan yang muncul saat mengelola gudang menjadi tantangan tersendiri bagi pemilik usaha.
Beberapa masalah dalam gudang yang umum terjadi diantaranya ketidakcocokan persediaan stok barang di dalam gudang, kesalahan pencatatan atau manajemen sistem pergudangannya itu sendiri yang tidak efisien maupun masalah lainnya. Penting bagi para pelaku bisnis untuk dapat mengatasi permasalahan tersebut dan menjaga performa bisnisnya.
Agar dapat menentukan langkah antisipasi untuk masalah yang timbul pada sistem pergudangan, pelaku bisnis perlu mengetahui alur pergerakan barang yang terjadi dalam gudang. Yuk, simak berikut alur pergerakan barang dalam gudang dan permasalahan yang umum terjadi!
Proses Inbound
Permasalahan yang ada pada tahap ini muncul ketika terdapat permintaan inbound stok barang, tetapi data permintaan tersebut tidak terintegrasi dengan database stok pada gudang. Hal ini tentu akan merugikan bisnis. Mulai dari permasalahan pada perbedaan jumlah stok pada gudang, terjadi kelebihan stok, hingga menumpuknya stok yang sudah kadaluarsa.
Stok barang yang baru masuk juga perlu untuk dicatat dan disimpan sesuai dengan jenisnya. Akan tetapi, jika tahap inbound dilakukan secara manual, besar kemungkinan akan terjadi barang hilang ataupun jumlah tidak sesuai dengan pesanan.
Proses dalam Gudang
Setelah permintaan barang diterima, pihak gudang akan menunggu untuk proses pengiriman hingga tiba. Permasalahan pada proses area gudang yaitu tidak ada sistem pemberitahuan yang lengkap terkait pengiriman stok barang. Sehingga, proses perpindahan stok barang akan menjadi tidak efektif, karena tidak ada jadwal kedatangan dan juga persiapan dari pekerja gudang.
Permasalahan lain saat proses dalam gudang adalah pencatatan stok baru yang masih dilakukan secara manual. Hal ini tentu akan berdampak pada jumlah stok barang yang tidak sama antara hasil pencatatan, jumlah pesanan dan jumlah stok pada gudang. Selain itu, dengan melakukan pencatatan secara manual, akan membuat proses quality control dan pergerakan stok dalam gudang menjadi terhambat.
Proses Outbound
Pada proses outbound stok barang, permasalahan yang sering dijumpai mirip pada proses inbound, yaitu ketika ada permintaan outbound barang dan proses pendataan. Pencatatan yang dilakukan secara manual membuat jumlah stok barang tidak sama, sehingga ketika ada permintaan pengiriman, bisa terjadi kehabisan stok barang.
Permasalahan lain yang ditemukan yaitu persiapan dan permintaan armada pengiriman yang dilakukan secara manual. Tentunya proses ini akan memakan waktu yang lama dan akan menghambat arus pergerakan barang.
Manfaat Penerapan Warehouse Management System
Terlepas dari pengertian warehouse management system serta pain point pada manajemen gudang, sangat penting untuk mengetahui penerapan wms sesuai dengan keadaan yang ada. Dengan begitu, perusahaan anda akan dapat memaksimalkan penggunaan wms dan merasakan berbagai manfaatnya.
Penerapan warehouse management system sangat membantu efisiensi proses bisnis dan menekan kerugian pada manajemen pergudangan hingga 90%. Untuk lebih lengkapnya berikut beberapa manfaat dari penerapan wms yang dapat berguna sesuai kebutuhan bisnis.
Efisiensi waktu proses manajemen
Keuntungan pertama dari penerapan warehouse management system adalah kecepatan dalam proses manajemen gudang. Selain itu implementasi WMS juga akan membuat seluruh transaksi dan pergudangan bisa dilakukan secara lebih cepat dan akurat.
Implementasi sistem pada gudang mampu mempersingkat waktu penyortiran, pendataan serta packing stok barang untuk dikirim. Karena seluruh proses manajemen secara terkomputerisasi, yang mana sebelumnya proses ini dilakukan dengan cara manual.
Kemudahan saat menata letak penyimpanan
Warehouse management system dapat mempermudah bisnis anda dalam mengatur lokasi penyimpanan barang yang lebih optimal. Area penyimpanan gudang akan lebih maksimal dengan sistem layouting, sehingga peletakan dan lokasi barang dapat dilacak melalui sistem. Jumlah barang yang masuk ke gudang akan sesuai dengan penyimpanannya dengan menggunakan peralatan yang terdapat di dalam sistem.
Selain itu, Warehouse management system juga akan memudahkan Anda dalam menerapkan metode First In First Out (FIFO). Penataan letak penyimpanan sangat membantu proses arus barang dan sesuai dengan metode FIFO. Dengan begitu, kualitas barang yang akan diterima konsumen terjamin dan menekan angka stok mati.
Menekan biaya pembelian dan pemeliharaan perangkat
Menggunakan warehouse management system tidak memerlukan investasi perangkat keras yang besar. Sebagian besar teknologi pada WMS menggunakan sistem cloud yang mudah untuk dikelola dari mana saja. Sebagai aset digital, WMS terhitung terjangkau, mudah untuk digunakan dan memiliki fleksibilitas yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis anda.
Sistem WMS yang dilakukan secara terkomputerisasi akan memudahkan perusahaan dalam mengolah berbagai data yang berhubungan dengan stok barang yang ada di dalam gudang. Hal tersebut akan mengurangi ketergantungan perusahaan terhadap sistem manual.
Kinerja dan Produktivitas karyawan yang lebih efektif
Menerapkan sistem manajemen gudang yang tepat akan meningkatkan kinerja dan produktivitas dari karyawan gudang. Sistem WMS menyediakan informasi pada karyawan sesuai dengan akses yang diberikan.
Seluruh karyawan dapat meningkatkan kinerjanya dengan adanya informasi jadwal inbound dan outbound, proses sorting stok barang, labeling menggunakan RFID/Barcode, packing dan pekerjaan lain dalam gudang. Sehingga, tidak ada lagi waktu terbuang saat proses manajemen di dalam gudang.
Peningkatan akurasi inventory gudang dan mempersingkat proses pengiriman
Proses pengambilan, packing dan pengiriman stok barang akan jauh lebih cepat dengan implementasi warehouse management system. Selain beberapa hal tersebut, penerapan WMS juga dapat mengurangi kesalahan dan retur stok. Fitur RFID Barcode dapat mengelompokkan stok barang berdasarkan spesifikasi dan letak penyimpanan dalam gudang.
Fitur ini mempermudah karyawan untuk pengambilan dan mempersiapkan stok barang sebelum pengiriman dalam waktu yang singkat. Proses outbound lebih mudah, terutama dalam penjadwalan dan persiapan armada pengiriman. Sehingga perusahaan dapat meningkatkan pelayanan para konsumen.
Proses Inbound
Dengan menerapkan Warehouse Management System, permintaan inbound barang akan terintegrasi dengan sistem manajemen inventaris dan juga database stok barang. Dengan begitu, proses permintaan inbound barang akan sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan, dan juga dapat meminimalisir terjadinya kelebihan stok dan juga stok yang berumur lama.
Penataan barang tidak hanya penting untuk stok yang telah masuk dalam gudang. Stok dari permintaan inbound juga perlu diurutkan berdasarkan jenis dan dilakukan pelabelan dengan fitur Barcode/RFID. Sehingga usia barang, jumlah pada database stok dan lokasi barang tercatat dengan lengkap.
Proses dalam Gudang
Dengan menerapkan Warehouse Management System, salah satu kelebihan yang akan didapat yaitu adanya sistem pemberitahuan dan jadwal kedatangan stok untuk pekerja pada gudang, sehingga proses penerimaan dan pendataan barang lebih cepat dan sesuai dengan jadwal.
Proses pencatatan barang semakin cepat dan mudah menggunakan RFID/Barcode, dan juga langsung terintegrasi dengan database stok barang. Lokasi penyimpanan pada gudang juga diberi tanda agar mempermudah pengambilan dan penyortiran stok barang. Sehingga, stok barang inbound dapat dipantau jumlah dan lokasinya secara real-time.
Proses Outbound
Penerapan WMS membantu integrasi data pada proses supply chain management, sehingga tiap proses dapat dipantau secara menyeluruh. Ketika ada permintaan outbound stok barang, data akan masuk dalam sistem dan mencocokkan dengan jumlah stok barang pada gudang. Dengan begitu, perusahaan akan dapat memenuhi permintaan pengiriman maupun meningkatkan penjualan.
Dengan bantuan warehouse management system, penjadwalan pengiriman stok dapat dilakukan. Saat permintaan pengiriman disetujui, armada pengiriman sudah terjadwal secara otomatis. Sehingga proses outbound stok berjalan dengan efisien.
Anda bisa mendapatkan warehouse management system dengan keamanan yang baik serta kemudahan untuk integrasi sesuai kebutuhan bisnis anda melalui tim ahli Prieds.
Fitur-fitur dari Warehouse Management System
Untuk memastikan bisnis anda mendapatkan Warehouse Management System yang ideal, perusahaan perlu memperhatikan fitur-fitur yang ditawarkan dalam sistem. Adanya berbagai macam fitur, akan mempermudah bisnis anda dalam melakukan pengelolaan terhadap gudang. Berikut beberapa fitur yang wajib ada pada WMS yang akan anda terapkan pada bisnis anda.
Stock Transfer Order
Fitur Stock Transfer order pada WMS mempermudah perusahaan dalam melakukan manajemen perpindahan barang dari lokasi gudang asal ke lokasi gudang tujuan, tanpa adanya transaksi. Jika perusahaan memiliki lokasi penyimpanan yang tersebar diberbagai wilayah, fitur ini dapat membantu melacak dan melakukan penghitungan stok barang melalui satu sistem.
Manfaat dari fitur ini adalah untuk mengalokasikan ketersediaan stok barang dengan baik dan merata diberbagai lokasi penyimpanan. Dengan begitu, perusahaan akan dapat memenuhi permintaan konsumen dengan cepat, karena ketersediaan stok barang yang merata diberbagai lokasi.
Safety Stock & Stock Alert
Penerapan WMS dapat membantu bisnis untuk mempermudah proses melacak stok barang dalam gudang. Fitur Safety Stock dan Stock Alert berguna untuk pemberitahuan apabila stok barang pada gudang menipis atau bahkan kelebihan stok.
Untuk dapat menikmati kelebihan fitur ini, perusahaan perlu menentukan jumlah minimum dan maksimum stok barang. Setelah batas stok ditetapkan, sistem kemudian akan otomatis mengirim pemberitahuan pada perusahaan. Sehingga, perusahaan memiliki kontrol penuh terhadap kondisi dan jumlah stok barang pada gudang.
Manfaat fitur Safety Stock dan Stock Alert akan terasa saat jumlah stok hampir habis atau mendekati kapasitas maksimum, dapat menggunakan area gudang secara efisien serta menekan pengeluaran untuk melakukan pengadaan stok.
Barcode & RFID
RFID (Radio Frequency Identification) adalah bentuk komunikasi nirkabel yang menggunakan sambungan elektromagnetik pada frekuensi radio tertentu yang berguna untuk mengidentifikasi suatu benda secara spesifik. Dengan teknologi yang ada, RFID dapat diintegrasikan dengan beberapa perangkat teknologi yang akan mempermudah proses manajemen pergudangan.
Secara umum alat yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem ini membutuhkan RFID reader dan transponder. RFID reader memancarkan gelombang radio yang dapat membaca sekaligus mengaktifkan transponder atau RFID tag. Setelah transponder diaktifkan, data akan dikirimkan kembali ke RFID reader dan diterjemahkan dalam bentuk data.
Pada sistem WMS, Teknologi RFID reader digunakan untuk mempercepat proses stock opname. Perangkat ini dapat menandai beragam stok barang dengan cepat dan mudah. Data dari RFID akan secara otomatis masuk kedalam sistem WMS dan melakukan pembaruan jumlah stok barang.
Penggunaan Teknologi RFID Barcode pada WMS dapat meningkatkan efisiensi manajemen stok barang pada gudang. Dengan memberi label barcode pada tiap barang yang masuk, dan juga lokasi penyimpanan pada gudang dapat membantu melacak perpindahan barang secara presisi. Selain itu, proses pendataan stok barang yang datang akan jauh lebih cepat dengan menggunakan RFID Barcode. Dan juga, waktu yang lebih efektif juga saat karyawan melakukan proses stok opname.
Multi-site Management
Perusahaan manufaktur maupun distributor tentu memiliki jaringan gudang yang tersebar di berbagai wilayah. Agar dapat mengawasi seluruh aktifitas yang terjadi pada gudang, perusahaan perlu menerapkan sebuah sistem.
Perusahaan perlu menerapkan perangkat teknologi yang sama pada tiap gudang dan kemudian dihubungkan dengan sistem WMS. Dengan begitu pembaruan jumlah stok di berbagai lokasi gudang dapat dipantau secara real-time. Dan proses pengawasan aktivitas manajemen gudang menjadi lebih mudah.
Fitur multi-site management pada sistem WMS memungkinkan perusahaan untuk dapat memantau banyak gudang sekaligus melalui satu sistem. Sehingga, perusahaan dapat menjaga performa manajemen pergudangan dan juga menjaga kualitas produk yang ada pada berbagai lokasi gudang.
ERP Integration
Enterprise Resource Planning (ERP) memiliki beragam modul, salah satunya yaitu Warehouse Management System. Karena WMS merupakan salah satu module dalam ERP, akan sangat membantu jika WMS tersebut dapat diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada. Integrasi ini berfungsi untuk membantu efisiensi dan akurasi proses operasional melalui API integration, sehingga transaksi dan aktivitas yang terjadi di ERP bisa dilanjutkan ke WMS
Fitur integrasi WMS dengan ERP dapat membantu perusahaan untuk melakukan proses bisnis yang lebih efisien. Beragam data yang telah terkumpul pada WMS dapat tersinkronasi dengan baik pada sistem ERP. Dengan begitu, perusahaan dapat memiliki kontrol maksimal baik dari segi manajemen gudang, akuntansi, penjualan dan beragam proses bisnis lain.
Push Notifications
Informasi yang dikumpulkan pada sistem database WMS berguna untuk memberikan pemberitahuan otomatis. Pemberitahuan tersebut dapat membantu petugas di area gudang mengetahui apa yang harus mereka kerjakan dengan komunikasi yang efektif, yaitu melalui notifikasi yang muncul dari aplikasi dan email mereka. Sehingga pekerjaan operasional bisa lebih optimal dan cepat.
Kegiatan manajemen gudang yang dilakukan secara manual memakan waktu yang lama serta rentan terjadi human error. Fitur notifikasi pada WMS memberikan informasi lengkap terkait pekerjaan yang harus dilakukan pegawai gudang, seperti saat akan ada barang masuk maupun pemberitahuan untuk melakukan packing sebelum tanggal pengiriman barang. Sehingga, proses manajemen gudang menjadi lebih efisien dan efektif dari segi waktu, biaya dan juga tenaga.
Quality Control Checking
Data stok barang yang masuk dapat memuat beragam data seperti usia barang, lokasi penyimpanan serta kondisi barang. Fitur ini berfungsi untuk melacak stok barang yang rusak dapat ditentukan saat proses inbound dan melakukan kontrol kualitas produk. Sehingga perusahaan dapat memisahkan barang dengan kualitas buruk untuk ditukar sekaligus menjaga kualitas produk untuk konsumen.
Melacak stok barang dalam gudang memiliki beragam manfaat bagi perusahaan. Mulai dari menjaga jumlah stok, mengoptimalkan ruang penyimpanan hingga menjaga kualitas produk. Data yang diperoleh saat inbound stock dapat digunakan untuk melakukan kontrol kualitas produk. Sehingga tiap produk yang sampai ke konsumen memiliki kualitas yang baik dan merata.
Email Reporting & Dashboard
Fitur ini adalah hasil output dari penerapan Sistem ERP atau WMS. Tujuannya adalah memberi kemudahan dalam menerima informasi yang relevan, lengkap dan cepat untuk dapat membuat keputusan yang paling tepat. Reporting & dashboard disesuaikan dengan format report pada masing-masing fungsi, untuk mengoptimalkan informasi digital yang disampaikan.
Selain itu, fungsi dari email reporting dan dashboard berguna untuk memberi perusahaan akses untuk melacak dan mengelola kinerja dari berbagai lokasi gudang melalui satu sistem. Akses informasi tersebut dapat diberikan pada pegawai gudang sesuai dengan tanggungjawab dan tugasnya.
Penerapan WMS ataupun diintegrasikan dengan ERP mempermudah perusahaan dalam melakukan evaluasi kinerja aktivitas pergudangan. Fitur Reporting & Dashboard memastikan seluruh proses pada gudang terekam dan dapat dipantau melalui sistem.
Kelebihan dari fitur ini yaitu akses dapat diberikan sesuai dengan posisi dari pegawai pada gudang, dan juga bagi manajer. Dengan informasi yang tersedia, akan memudahkan seluruh pegawai untuk menerima informasi yang relevan, lengkap dan mempercepat untuk dapat membuat keputusan yang paling tepat.
Kapan Bisnis Perlu untuk menerapkan Warehouse Management System
Menemukan Warehouse Management System yang ideal bergantung pada berbagai aspek unik dalam bisnis Anda. Sebelum menerapkan WMS kedalam proses bisnis anda, tentu ada beberapa pertanyaan, seperti “apakah menerapkan sistem ini akan menguntungkan bagi bisnis?” ataupun pertanyaan lain. Untuk itu, kami kumpulkan beberapa faktor yang dapat dipertimbangkan ketika anda ingin menerapkan Warehouse Management System dalam bisnis anda.
Bisnis anda menggunakan manajemen stok barang pada gudang
Jika proses bisnis anda sebagian besar terjadi dalam gudang dan manajemen stok barang, maka digitalisasi dengan sistem manajemen gudang menjadi langkah yang tepat. Untuk menghindari penggunaan sumberdaya dan biaya berlebih, penerapan WMS dapat menjadi solusi bagi bisnis yang ingin melakukan optimalisasi manajemen gudang.
Digitalisasi Pencatatan Stok Barang Anda
Pencatatan dan mendokumentasikan data dari seluruh aktifitas gudang seperti order, inbound, outbound dan jumlah stok anda akan lebih terorganisir agar mudah dilacak dengan sistem WMS. Digitalisasi pencatatan juga berfungsi untuk dapat melakukan kontrol kualitas barang melalui rekam data yang jelas dari stok barang tersebut mulai dari stok datang hingga keluar dari gudang. Dengan begitu, perusahaan dapat melakukan alaisis data untuk membuat laporan, ulasan kinerja, memprediksi penjualan danperusahaan dapat menentukan usia stok barang agar tidak menjadi barang stok mati.
Fitur Beragam, Fleksibel dan mudah diimplementasikan
Implementasi WMS dapat mempermudah proses pengelolaan gudang. Memiliki segudang fitur yang ditawarkan seperti, RFID/Barcode, Integrasi CCTV, Database terpusat, dan sistem pemberitahuan. Fitur pada WMS dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis anda. Selain itu, WMS memiliki fitur akses yang dapat digunakan oleh karyawan Anda sesuai dengan jenis pekerjaannya.
Mempersingkat proses stok opname
Stok opname yang dilakukan cara manual tentu memakan waktu yang lama. Selain itu, pencatatan mungkin saja tidak terstruktur sehingga data yang didapat menjadi kurang akurat. Jika bisnis anda mengalami permasalahan serupa, maka perlu dipertimbangkan untuk menerapkan sistem manajemen gudang untuk mempercepat proses stok opname.
Integrasi Warehouse Management System dengan Sistem ERP
WMS Prieds dapat diintegrasi ke berbagai sistem ERP
Perusahaan dengan bisnis manufaktur maupun distributor umumnya telah menerapkan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) pada proses bisnisnya. Kelebihan yang ditawarkan sistem ERP yaitu memiliki beragam modul, salah satunya yaitu Warehouse Management System (WMS).
Untuk mendapatkan beragam keuntungan dan kontrol yang akurat pada manajemen gudang, WMS Prieds memiliki kemampuan untuk bisa diintegrasikan dengan berbagai sistem ERP yang sudah ada. Integrasi ini berfungsi untuk membantu efisiensi dan akurasi proses operasional melalui API integration, sehingga data transaksi dan seluruh aktivitas yang terjadi di ERP bisa dilanjutkan ke WMS Prieds.
Secara garis besar, proses integrasi WMS Prieds ke berbagai sistem ERP dapat dilakukan dengan 3 cara yang dibedakan melalui flow data, yaitu manual, semi-automatic dan fully-automatic. Sehingga perusahaan dapat menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Untuk mengetahui lebih lengkapnya, berikut tahapan integrasi WMS Prieds dengan sistem ERP yang sudah ada.
Cara pertama yaitu flow data manual. Metode ini menerapkan konsep ekspor-impor data yang dilakukan secara manual antar sistem. Pegawai gudang melakukan proses perpindahan data sesuai dengan format data yg bisa diterima oleh sistem ERP, seperti XML, CSV, atau JSON. Cara integrasi manual sangat bergantung pada ketelitian dari pegawai gudang saat melakukan perpindahan data. Kekurangan dari cara ini yaitu rentan terjadi human error.
Cara kedua yaitu flow data semi-automatic. Cara ini hanya memungkinkan data dari sistem ERP masuk ke sistem WMS secara otomatis, tetapi untuk flow data dari WMS ke sistem ERP perlu dilakukan secara manual oleh pegawai gudang. Cara semi-automatic biasanya terjadi ketika sistem WMS memiliki otorisasi untuk mengakses ke database sistem ERP untuk menarik data, tetapi akses untuk mengupdate database ERP tidak ada. Hal ini bisa dikarenakan sistem ERP belum memiliki fitur Open-API. Jika dilihat, cara kedua sedikit meminimalisir terjadinya human error, namun saat melakukan perpindahan data dari WMS ke sistem ERP perlu dilakukan dengan teliti.
Cara terakhir yang sangat direkomendasikan yaitu flow data yang fully-automatic. Perpindahan data dari WMS ke sistem ERP maupun sebaliknya terjadi secara otomatis dan real-time. Untuk menerapkan cara ini diperlukan fitur Open-API, baik pada sistem ERP maupun sistem WMS. Keunggulan yang ditawarkan dengan perpindahan data yang otomatis yaitu menekan angka kesalahan akibat human error. Sehingga data yang diperoleh memiliki akurasi yang tinggi dan proses manajemen menjadi lebih efisien.
Hal yang perlu dipersiapkan untuk proses integrasi ERP dengan WMS Prieds
Sebelum melakukan proses integrasi WMS Prieds dengan sistem ERP, terdapat beberapa tahapan yang perlu disepakati dan disiapkan antara perusahaan dengan penyedia sistem. Proses ini berfungsi untuk mengetahui spesifikasi sistem yang diinginkan dan mengetahui kemampuan tim operasional, sehingga perusahaan dapat menikmati beragam kelebihan dari integrasi secara maksimal.
Secara singkat, berikut beberapa tahapan untuk melakukan proses integrasi WMS dengan sistem ERP :
pertama tim dari Prieds melakukan proses inquire terkait kemampuan sistem ERP yg ingin di integrasikan. Selain itu, Prieds akan melakukan assessment terhadap kemampuan team IT dari pihak customer. Tujuannya agar perusahaan mendapat produk WMS dengan integrasi sesuai 3 opsi diatas, yang sesuai dengan kebutuhan bisnisnya
Tim dari Prieds juga melakukan proses inquire dari kebutuhan perusahaan terkait integrasi data fitur yang ingin diterapkan.
Setelah data yang diperlukan terkumpul, pihak Prieds akan membuat flow Business Process Modeling Notation (BPMN) sebagai gambaran flow data secara keseluruhan dari integrasi WMS
Terakhir, tim dari Prieds akan mengirimkan System Requirement Specification (SRS) atau sejenis kontrak yang menyepakati flow BPMN dan request approval untuk pihak customer
Setelah arus dokumen diatas telah disetujui, kemudian masuk tahap proses development integrasi sistem.
Manfaat integrasi WMS Prieds dengan sistem ERP
Melakukan integrasi WMS Prieds dengan sistem ERP memiliki beragam manfaat bagi proses bisnis. Setidaknya terdapat 5 manfaat yang akan didapat perusahaan dari proses integrasi WMS Prieds dengan sistem ERP yang sudah ada.
Pertama yaitu mengurangi Human Error. Umumnya ERP belum dilengkapi fitur-fitur dan laporan kompleks yang dapat diberikan dengan menerapkan sistem WMS. Penerapan sistem WMS dapat dilakukan dengan menjadikan WMS sebagai sistem stand-alone namun berjalan paralel dengan sistem ERP.
Namun, metode penerapan seperti ini masih sangat rentan dengan human-error dari team operasional user. Hal ini dikarenakan data yg di input di sistem ERP dan sistem WMS bisa berbeda karena keduanya dilakukan manual. Untuk itu, integrasi WMS dan ERP dengan cara fully-automatic menjadi pilihan tepat untuk menekan terjadinya human error.
Manfaat kedua, yaitu meningkatkan efisiensi operasional. Seluruh data, baik dari WMS maupun ERP, secara otomatis akan langsung diterima tanpa perlu melakukan proses input manual di kedua sistem. Bahkan, melakukan input data dengan cara ekspor-impor, lebih mengurangi waktu pegawai untuk melakukan aktivitas perpindahan data jika dibanding dengan input manual. Sehingga, kinerja pegawai operasional gudang menjadi lebih efektif dan efisien dengan penerapan sistem WMS.
Ketiga Menekan pengeluaran biaya. Beberapa produk ERP sudah memiliki modul WMS didalamnya, namun sistem yang sudah lengkap sering kali memiliki harga yang tinggi. Bahkan, untuk menambah beberapa fitur pada sistem, biaya investasi yang perlu dikeluarkan menjadi sangat tinggi. Kelebihan yang ditawarkan oleh third-party WMS provider seperti Prieds, yaitu menawarkan modul WMS yang dapat dimodifikasi perusahaan, seperti melakukan penambahan fitur sesuai kebutuhan dengan biaya lebih rendah.
Keempat yaitu kemampuan integrasi dengan beragam sistem dan perangkat teknologi. WMS PRIEDS memiliki banyak possibility untuk bisa di integrasikan dengan berbagai teknologi terbaru yang dapat menunjang aktivitas manajemen gudang.
Beberapa contoh perangkat teknologi yang umum diterapkan yaitu RFID system, IoT system, Automated Guided Vehicle (AGV) system atau kendaraan robot yang bisa digunakan untuk memindahkan,menyimpan danmengeluarkan stok barang, Electronic Article Surveillance (EAS) system yang umum ditemukan di toko ritel untuk mencegah terjadinya pencurian, security system yang berguna untuk meningkatkan pengawasan pada pegawai gudang seperti sistem pengenal wajah, dan beragam perangkat teknologi lain.
Kelima yaitu mempercepat proses pengambilan keputusan dan meningkatkan akurasi saat proses reporting. Manfaat dari penerapan WMS PRIEDS yaitu selalu melakukan riset dan menambahkan fitur baru. Sebagai penyedia sistem, pembaruan fitur menjadi hal yang penting karena dapat membantu pengguna untuk bisa mendapatkan laporan gudang yang akurat dan tepat.
Hal ini tentu sangat bermanfaat bagi perusahaan, baik untuk para pegawai dan juga para decision-maker. Data yang akurat dan dapat dipantau secara real-time membantu proses evaluasi dan pengambilan keputusan menjadi lebih cepat dan efektif.
Melakukan integrasi ERP dengan WMS dari Prieds memiliki banyak manfaat dan fungsi yang menunjang kinerja supply chain perusahaan. WMS Prieds menawarkan sistem yang dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan kebutuhan dari perusahaan Anda. Penerapan WMS dapat membantu efisiensi ekosistem supply chain perusahaan anda. Dengan fitur yang berlimpah, Anda dapat menikmati berbagai keuntungan dan manfaat bagi bisnis anda.
Untuk mempelajari fitur lain, proses integrasi dan dampak pada ekosistem supply chain dengan Penerapan Smart Warehouse Management System memiliki banyak keuntungan bagi bisnis tekstil Anda. Pelajari lebih lanjut dan konsultasikan dengan tim ahli Prieds untuk dapatkan banyak keuntungan dengan menerapkan Smart Warehouse Management System pada bisnis Anda.