Warehouse Management System : Pengertian, Manfaat, Fitur dan Proses Integrasi
Diperbarui: 22 Okt
Pengelolaan gudang atau warehouse management merupakan salah satu proses penting dalam berbagai industri, baik dengan skala besar maupun menengah. Perusahaan perlu mengelola gudang secara optimal agar dapat meningkatkan keuntungan, serta menjaga kepuasan konsumen.
Salah satu cara mengoptimalkan pengelolaan gudang yaitu melalui penerapan Warehouse Management System (WMS). Teknologi ini mengurangi aktivitas manual, meningkatkan akurasi, dan mendukung efisiensi operasional. Simak penjelasan lengkap mengenai WMS, mulai dari pengertian, manfaat, fitur, hingga kemampuan integrasi dengan sistem lain.
Daftar Isi
Pengertian Warehouse Management System (WMS)
Penerapan Warehouse Management System memungkinkan perusahaan untuk mengelola gudang secara efektif dan efisien. Namun, sebelum membahas lebih dalam, kita perlu pahami pengertiannya terlebuh dahulu.
“Apa itu Warehouse Management System?”
Warehouse Management System (WMS) adalah sebuah perangkat lunak (software) yang diciptakan untuk membantu perusahaan mengelola seluruh proses dalam gudang. Proses tersebut termasuk dari inbound (penerimaan barang), putaway, picking, packing, hingga keluarnya barang dari gudang. Dengan menerapkan WMS, seluruh proses pengelolaan barang dalam gudang menjadi lebih terkontrol, cepat, dan hemat biaya.
Selain itu, WMS memiliki fleksibilitas dalam penerapannya. WMS dapat digunakan sebagai sistem mandiri, ataupun juga diintegrasikan dengan berbagai teknologi lain, seperti Radio Frequency Identification (RFID) dan Enterprise Resource Planning (ERP).
Bahkan, fitur yang ada pada WMS dapat ditambah ataupun disesuaikan sesuai kebutuhan operasional gudang perusahaan. Jadi pastikan dulu bagaimana anda menginginkan penerapan WMS kedalam bisnis Anda.
Permasalahan Umum dalam Manajemen Gudang
Mengelola stok barang sering kali rumit, memakan waktu, dan membutuhkan biaya besar. Tantangan ini perlu diatasi agar pengelolaan gudang lebih efektif. Berikut adalah permaslahan umum yang sering muncul:
1. Visibilitas Stok yang Kurang Baik dan Data Tidak Akurat
Pencatatan stok secara manual dapat menyebabkan data persediaan tidak akurat dan menyulitkan pemantauan pergerakan barang. Akibatnya, perusahaan berisiko mengalami selisih stok, kehabisan barang (stock out), atau penumpukan persediaan.
Warehouse Management System (WMS) membantu meningkatkan visibilitas stok melalui pencatatan digital menggunakan barcode, QR code, atau RFID. Setiap pergerakan barang memperbarui data secara real-time, sehingga perusahaan dapat memantau persediaan dan mengambil keputusan berdasarkan informasi yang akurat.
2. Kesalahan Picking dan Pemenuhan Pesanan yang Lambat
Pencatatan manual dan rute pengambilan barang yang tidak efisien dapat meningkatkan kesalahan picking, memperlambat pemrosesan pesanan, dan menambah biaya operasional. Kondisi ini menjadi tantangan ketika perusahaan harus memenuhi permintaan konsumen dengan cepat dan akurat.
WMS mengotomatisasi proses pencatatan stok, putaway, dan picking, sekaligus mengoptimalkan rute pengambilan barang. Sistem ini juga membantu staf menemukan lokasi stok dengan lebih mudah, sehingga proses pemenuhan pesanan menjadi lebih cepat dan akurat.
3. Ruang Penyimpanan Tidak Maksimal
Penempatan barang yang tidak terorganisir dapat membuat gudang terasa penuh meskipun kapasitas penyimpanannya belum dimanfaatkan secara optimal. Kondisi ini menghambat operasional dan meningkatkan kebutuhan perluasan gudang, terutama ketika biaya properti terus meningkat.
WMS membantu mengoptimalkan tata letak dan menentukan lokasi penyimpanan berdasarkan ukuran serta perputaran barang. Produk fast-moving dapat ditempatkan di area yang mudah dijangkau, sementara pemanfaatan ruang vertikal dan rak membantu meningkatkan kapasitas tanpa perlu memperluas lahan.
4. Kesulitan Melacak Usia dan Kondisi Stok Barang
Perusahaan di industri makanan dan farmasi perlu memantau nomor batch serta tanggal kedaluwarsa untuk menjaga kualitas persediaan. Tanpa pengelolaan yang tepat, barang berisiko kedaluwarsa sebelum terjual dan menumpuk sebagai deadstock.
WMS membantu memantau usia dan kondisi stok serta menerapkan metode rotasi barang seperti FIFO (First In, First Out) dan FEFO (First Expired, First Out). Dengan demikian, perusahaan dapat memprioritaskan pengeluaran barang yang tepat dan menelusuri riwayat persediaan secara lebih akurat.
5. Data Gudang yang Tidak Terintegrasi
Data gudang yang terpisah dari sistem penjualan dan pengadaan dapat menyebabkan keterlambatan pemrosesan pesanan, kesulitan memprediksi permintaan, serta keterlambatan pengadaan ulang stok. Akibatnya, koordinasi antarbagian menjadi kurang efisien.
WMS dapat diintegrasikan dengan sistem ERP, software akuntansi, dan platform penjualan untuk menyatukan informasi operasional. Integrasi ini membantu mempercepat pemrosesan pesanan, meningkatkan akurasi perencanaan persediaan, dan memberikan notifikasi ketika stok menipis agar pengadaan dapat dilakukan tepat waktu.
Manfaat Warehouse Management System (WMS)
Setelah mengetahui pengertian WMS dan permasalahan umum manajemen gudang, sangat penting untuk mengetahui manfaat penerapan WMS.
Penerapan WMS sangat membantu efisiensi proses bisnis dan menekan kerugian pada manajemen pergudangan hingga 90%. Untuk lebih lengkapnya berikut beberapa manfaat dari penerapan WMS yang dapat berguna sesuai kebutuhan bisnis.
1. Efisiensi Waktu Proses Gudang
Warehouse Management System (WMS) dapat mempercepat manajemen gudang dengan mengotomatisasi penyortiran, pendataan, dan pengemasan barang. Semua proses yang sebelumnya manual dan memakan waktu lama. kini dapat menjadi lebih cepat dan akurat.
2. Kemudahan Menata Letak Penyimpanan
WMS dapat mempermudah bisnis anda dalam mengatur lokasi penyimpanan barang yang lebih optimal. Area penyimpanan gudang akan lebih maksimal dengan sistem layouting, sehingga peletakan dan lokasi barang dapat dilacak melalui sistem.
Selain itu, Warehouse management system juga akan memudahkan Anda dalam menerapkan metode First In First Out (FIFO). Penataan letak penyimpanan sangat membantu proses arus barang dan sesuai dengan metode FIFO. Dengan begitu, kualitas barang yang akan diterima konsumen terjamin dan menekan angka stok yang rusak atau kadaluarsa.
3. Menekan Biaya yang Dikeluarkan Perusahaan
Anda mungkin berfikir menggunakan WMS akan menjadikan biaya operasional gudang akan semakin tinggi, namun itu salah. Sebagian besar WMS berbasis cloud, sehingga tidak membutuhkan banyak perangkat keras yang mahal. Sistem ini fleksibel, mudah dikelola, dan mengurangi ketergantungan pada metode manual. Selain itu, penggunaan sistem WMS akan menekan angka kerugian perusahaan dalam manajemen gudang seperti rusak dan hilangnya barang, serta membuat waktu proses manajemen gudang menajdi jauh lebih cepat dan akurat.
4. Kinerja dan Produktivitas Karyawan yang Lebih Efektif
WMS menyediakan informasi lengkap bagi karyawan, seperti jadwal inbound dan outbound, sorting, pelabelan, dan pengemasan. Serta sistem WMS dapat terintegrasi dengan sistem barcode maupun RFID. Ini membuat pekerjaan lebih terarah, akurat dan efisien.
5. Peningkatan Akurasi Stok dan Pengiriman yang Cepat
WMS mengurangi kesalahan dalam pengelolaan stok dan mempercepat proses pengambilan, pengemasan, serta pengiriman barang. Sehingga kesalahan pengiriman dan retur stok dapat berkurang. Selain itu terdapat fitur RFID/Barcode membantu pelacakan lokasi barang secara efisien. Fitur ini mempermudah dan mempercepat karyawan dalam proses pengambilan dan mempersiapkan stok barang sebelum pengiriman dalam waktu yang singkat.
6. Proses Inbound yang Terintegrasi
Dengan menerapkan Warehouse Management System (WMS), permintaan inbound barang akan terintegrasi dengan sistem manajemen inventaris dan juga database stok barang.
Dengan begitu, proses permintaan inbound barang akan sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan, dan juga dapat meminimalisir terjadinya kelebihan stok dan juga stok yang berumur lama.
7. Efisiensi Proses di Gudang
WMS memberikan notifikasi jadwal kedatangan barang, mempercepat penerimaan dan pencatatan stok. Barang tersimpan di lokasi yang ditandai dengan sistem, memudahkan pengambilan dan penyortiran.
8. Proses Outbound yang Terorganisir
Ketika ada permintaan outbound stok barang, data akan masuk dalam sistem dan mencocokkan dengan jumlah stok barang pada gudang. Dengan begitu, perusahaan akan dapat memenuhi permintaan pengiriman maupun meningkatkan penjualan.
Dengan bantuan warehouse management system, penjadwalan pengiriman stok dapat dilakukan. Saat permintaan pengiriman disetujui, armada pengiriman sudah terjadwal secara otomatis. Sehingga proses outbound stok berjalan dengan efisien.
Anda bisa mendapatkan warehouse management system dengan keamanan yang baik serta kemudahan untuk integrasi sesuai kebutuhan bisnis anda melalui tim ahli Prieds.
Fitur-fitur dari Warehouse Management System (WMS)
Untuk memilih Warehouse Management System (WMS) yang tepat, perusahaan perlu memahami fitur-fitur yang mendukung efisiensi operasional gudang. Berikut beberapa fitur penting yang membantu bisnis mengelola persediaan, mempercepat proses kerja, dan meningkatkan akurasi data pada bisnis anda:
1. Inventory & Stock Transfer
Fitur Inventory & Stock Transfer membantu perusahaan memantau pergerakan barang di dalam gudang maupun antar lokasi. Melalui Multisite Inventory Management, perusahaan dapat mengelola persediaan di berbagai gudang, sementara Storage Location Management mengoptimalkan penempatan barang berdasarkan zona, rak, baris, dan kolom.
Fitur Stock Transfer Requests mempermudah proses permintaan dan persetujuan perpindahan stok. Selain itu, Stock Forecasting membantu memperkirakan kebutuhan persediaan di setiap lokasi berdasarkan data historis dan pola pergerakan stok.
2. Inbound Management
Fitur Inbound Management mengelola proses penerimaan barang agar pencatatan dan pemeriksaan berjalan akurat. Integrasi Purchase Order dari sistem ERP dan Auto Barcode Generation membantu mempercepat penerimaan serta meningkatkan visibilitas stok sejak barang tiba di gudang.
Fitur ini juga mendukung Quality Control, Re-packing/Palletizing, dan Putaway to Recommended Location. Dengan rekomendasi lokasi penyimpanan yang optimal, perusahaan dapat memastikan barang memenuhi standar kualitas dan tercatat secara real-time setelah ditempatkan.
3. Stock Opname
Stock opname merupakan proses penghitungan fisik barang untuk mencocokkan persediaan aktual dengan data sistem. Melalui WMS, perusahaan dapat mengurangi kesalahan pencatatan manual, mengidentifikasi selisih stok, serta mendeteksi barang hilang, kedaluwarsa, atau tidak bergerak (deadstock).
Integrasi teknologi barcode, QR code, dan RFID membantu mempercepat verifikasi barang selama stock opname. Pencatatan digital juga meningkatkan akurasi data persediaan secara real-time sekaligus mengurangi waktu dan tenaga yang dibutuhkan dalam proses penghitungan.
4. Outbound Management
Fitur Outbound Management mengelola proses pengeluaran barang, mulai dari picking, packing, hingga shipping. Integrasi Sales Order dari ERP dan pembuatan picklist otomatis membantu staf menemukan barang yang tepat, memverifikasi pesanan menggunakan barcode, QR code, atau RFID, serta mengurangi kesalahan pengiriman.
Prieds WMS juga mendukung metode rotasi stok seperti FIFO (First In, First Out), FEFO (First Expired, First Out), dan LEFO (Last Expired, First Out). Pemilihan metode yang sesuai membantu menjaga kualitas persediaan dan meminimalkan pemborosan.
5. WMS Dashboard & Reporting
Fitur WMS Dashboard & Reporting menyediakan visibilitas real-time terhadap kondisi persediaan dan aktivitas operasional gudang melalui satu dasbor terpusat. Perusahaan dapat memantau tingkat stok, produktivitas staf, serta efisiensi proses picking, packing, dan putaway melalui Warehouse Productivity Report.
WMS juga menyediakan Lead Time Process Reports, laporan barang masuk dan keluar, serta Stock Movement Report. Informasi ini membantu perusahaan mengevaluasi waktu pemrosesan, menganalisis pergerakan stok, dan mengidentifikasi peluang peningkatan efisiensi operasional gudang.
Jenis Warehouse Management System
Selain memiliki berbagai fitur, WMS juga memiliki beberapa jenis yang dapat dikategorikan berdasarkan lingkup penggunaan dan juga infrastrukturnya, jenis tersebut antara lain:
1. Standalone WMS
Standalone WMS merupakan sistem khusus untuk mengelola operasi gudang. Pendekatan ini dapat sesuai bagi perusahaan yang membutuhkan fungsi warehouse secara spesifik tanpa harus menggunakan satu platform bisnis besar untuk seluruh departemen.
2. WMS Terintegrasi dengan ERP
WMS terintegrasi dengan ERP memungkinkan aktivitas gudang terhubung dengan procurement, sales, inventory, dan transaksi bisnis lainnya. Integrasi ini membantu mengurangi pencatatan berulang dan menjaga konsistensi informasi antarsistem.
3. Cloud-Based WMS
Cloud-based WMS disediakan melalui infrastruktur cloud sehingga akses dan pengelolaan sistem mengikuti layanan serta kebijakan penyedia. Model ini dapat membantu perusahaan mengurangi kebutuhan untuk mengelola seluruh infrastruktur server sendiri.
4. On-Premise WMS
On-premise WMS dipasang dan dijalankan pada infrastruktur yang dikelola perusahaan atau penyedia layanan sesuai perjanjian. Model ini dapat dipertimbangkan ketika perusahaan membutuhkan kendali khusus atas lingkungan sistem, jaringan, dan pengelolaan infrastruktur.
Pemilihan model sebaiknya mempertimbangkan kebutuhan fungsional, keamanan, integrasi, skalabilitas, biaya kepemilikan, serta kemampuan tim dalam mengelola sistem.
Perbedaan WMS dan Inventory Management System
WMS dan Inventory Management System sama-sama membantu mengelola persediaan, tetapi cakupan dan tingkat pengendalian operasionalnya dapat berbeda bergantung pada sistem yang digunakan, perbedaan tersebut yaitu:
1. Inventory Management System
Inventory Management System umumnya berfokus pada pencatatan jumlah stok, transaksi masuk dan keluar, pemantauan persediaan, serta kebutuhan pengadaan. Sistem ini dapat memadai untuk perusahaan yang memiliki proses gudang sederhana.
2. Warehouse Management System
WMS memiliki fokus lebih luas pada pelaksanaan aktivitas fisik gudang, termasuk lokasi penyimpanan, instruksi putaway, picking, replenishment, packing, dan shipping. Fitur tersebut membantu mengatur bagaimana barang bergerak di dalam warehouse.
3. Perbedaan Utama
Inventory Management System menjawab pertanyaan mengenai jumlah dan status persediaan, sedangkan WMS juga membantu mengatur bagaimana aktivitas gudang dijalankan. Namun, fungsi kedua sistem dapat saling tumpang tindih, tergantung fitur dan konfigurasi masing-masing produk.
Kapan Bisnis Perlu untuk menerapkan Warehouse Management System (WMS)
Memutuskan untuk menerapkan WMS tergantung pada kebutuhan unik bisnis Anda. Berikut adalah beberapa faktor yang dapat membantu Anda menentukan apakah WMS cocok untuk bisnis Anda:
1. Selisih Stok Sering Terjadi
Jika hasil pemeriksaan fisik berulang kali berbeda dari catatan sistem, perusahaan perlu mengevaluasi proses pencatatan dan pengendalian barang. WMS dapat membantu menstandarkan transaksi serta menelusuri pergerakan persediaan.
2. Jumlah SKU dan Transaksi Terus Bertambah
Ketika SKU, order, dan frekuensi pergerakan barang meningkat, spreadsheet atau pencatatan manual dapat semakin sulit dipelihara. WMS membantu mengelola informasi dan instruksi kerja secara lebih terstruktur.
3. Barang Sulit Ditemukan di Gudang
Jika operator sering menghabiskan waktu untuk mencari barang atau bergantung pada ingatan mengenai lokasi penyimpanan, perusahaan membutuhkan pengelolaan lokasi yang lebih sistematis untuk meningkatkan efisiensi.
4. Kesalahan Picking dan Pengiriman Meningkat
Kesalahan SKU, jumlah, atau batch yang berulang dapat meningkatkan retur, pengiriman ulang, dan biaya tambahan. WMS dapat memberikan instruksi picking serta mendukung verifikasi barang sebelum dikirim.
5. Gudang Memiliki Banyak Lokasi atau Cabang
Perusahaan yang mengelola beberapa gudang membutuhkan konsistensi data persediaan dan visibilitas lintas lokasi. WMS dapat membantu mencatat aktivitas pada setiap gudang sesuai desain sistem dan integrasinya.
6. Proses Manual Menghambat Produktivitas
Jika operator terlalu banyak melakukan input berulang, pencarian dokumen, atau rekap laporan, WMS dapat membantu menstandarkan workflow dan mengurangi pekerjaan administratif yang tidak perlu.
7. Perusahaan Membutuhkan Traceability yang Lebih Baik
Ketika barang harus ditelusuri berdasarkan lokasi, batch, serial number, atau riwayat transaksi, WMS dapat membantu mencatat pergerakan secara lebih konsisten sesuai fitur dan konfigurasi yang diterapkan.
8. Data Warehouse Perlu Terintegrasi dengan Sistem Lain
Jika informasi gudang harus disinkronkan dengan ERP, MES, TMS, atau sistem penjualan, WMS dapat menjadi bagian dari alur data terintegrasi untuk mengurangi penginputan ulang dan menjaga konsistensi informasi.
Integrasi Warehouse Management System dengan Sistem ERP
WMS Prieds dapat diintegrasi ke berbagai sistem ERP
Perusahaan manufaktur dan distributor umumnya menggunakan Enterprise Resource Planning (ERP) untuk mengelola proses bisnis, termasuk persediaan dan transaksi. Integrasi WMS dengan ERP membantu menyelaraskan data dan meningkatkan efisiensi operasional gudang.
WMS Prieds mendukung integrasi melalui API dengan tiga metode: manual, melalui ekspor-impor file XML, CSV, atau JSON; semi-automatic, dengan transfer data dari ERP ke WMS secara otomatis, tetapi sebaliknya masih manual; serta fully-automatic, yang memungkinkan pertukaran data dua arah secara real-time melalui Open API pada kedua sistem.
Hal yang perlu dipersiapkan untuk proses integrasi ERP dengan WMS Prieds
Sebelum integrasi WMS Prieds dengan ERP dilakukan, perusahaan perlu menyepakati kebutuhan operasional, kesiapan sistem, dan alur pertukaran data. Berikut tiga tahapan utama yang perlu dipersiapkan:
Assessment dan Identifikasi Kebutuhan
Tim Prieds mengevaluasi sistem ERP yang digunakan bersama tim IT perusahaan, sekaligus mengidentifikasi kebutuhan data, fitur, dan kesiapan sistem untuk integrasi.
Penyusunan Alur Proses dan Dokumentasi
Kedua pihak menyepakati alur pertukaran data dan proses kerja antar sistem. Seluruh kebutuhan tersebut kemudian didokumentasikan untuk ditinjau dan disetujui sebelum pengembangan dimulai.
Pengembangan dan Integrasi Sistem
Setelah kebutuhan disepakati, tim mulai mengembangkan integrasi dan melakukan penyesuaian sistem berdasarkan rancangan yang telah disetujui agar pertukaran data berjalan sesuai kebutuhan operasional.
Manfaat integrasi WMS Prieds dengan sistem ERP
Integrasi WMS Prieds dengan sistem ERP membantu perusahaan meningkatkan efisiensi operasional dan akurasi data. Berikut tiga manfaat utamanya:
Meningkatkan Efisiensi dan Mengurangi Human Error
Integrasi otomatis mengurangi input data manual, meminimalkan kesalahan pencatatan, dan mempercepat pertukaran informasi antar departemen sehingga operasional gudang lebih efisien.
Mengoptimalkan Biaya dan Integrasi Teknologi
WMS PRIEDS menawarkan fleksibilitas fitur sesuai kebutuhan bisnis tanpa harus menambah modul ERP. Sistem ini juga mendukung integrasi dengan teknologi seperti RFID dan barcode scanner untuk meningkatkan otomatisasi gudang.
Meningkatkan Akurasi Pelaporan dan Pengambilan Keputusan
Data operasional yang terintegrasi dan real-time memudahkan perusahaan menyusun laporan, mengevaluasi kinerja gudang, serta mengambil keputusan secara lebih cepat dan akurat.
Melakukan integrasi ERP dengan WMS Prieds memiliki banyak manfaat dan fungsi yang menunjang kinerja supply chain perusahaan. WMS Prieds menawarkan sistem yang dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan kebutuhan dari perusahaan Anda. Dengan fitur yang berlimpah, Anda dapat menikmati berbagai keuntungan dan manfaat bagi bisnis anda.
Untuk mempelajari fitur lain, proses integrasi dan dampak pada ekosistem supply chain dengan Penerapan Smart Warehouse Management System memiliki banyak keuntungan bagi bisnis tekstil Anda. Pelajari lebih lanjut dan konsultasikan dengan tim ahli Prieds untuk dapatkan banyak keuntungan dengan menerapkan Smart Warehouse Management System pada bisnis Anda.
