Warehouse Management System : Pengertian, Manfaat, Fitur dan Proses Integrasi

Diperbarui: 25 Okt

Proses bisnis industri skala besar seperti manufaktur dan distributor tidak terlepas dari penggunaan gudang. Peran dari gudang yaitu sebagai tempat penyimpanan dan transit stok barang, baik bahan baku maupun barang jadi setelah produksi.


Perusahaan perlu mengelola gudang secara maksimal agar tidak mengganggu proses bisnis. Salah satu cara agar perusahaan dapat mengelola gudang dengan baik, yaitu dengan menerapkan Warehouse Management System. Simak penjelasan lengkap berikut seputar WMS mulai dari pengertian, manfaat, fitur dan proses integrasi dengan sistem lain.


Daftar Isi

Pengertian Warehouse Management System

Pain Point dalam Manajemen Gudang

Proses Inbound

Proses dalam Gudang

Proses Outbound

Manfaat Penerapan Warehouse Management System

Efisiensi waktu proses manajemen

Kemudahan saat menata letak penyimpanan

Menekan biaya pembelian dan pemeliharaan perangkat

Kinerja dan Produktivitas karyawan yang lebih efektif

Peningkatan akurasi inventory gudang dan mempersingkat proses pengiriman

Proses Inbound

Proses dalam Gudang

Proses Outbound

Fitur-fitur dari Warehouse Management System

Stock Transfer Order

Safety Stock & Stock Alert

Barcode & RFID

Multi-site Management

ERP Integration

Push Notifications

Quality Control Checking

Email Reporting & Dashboard

Kapan Bisnis Perlu untuk menerapkan Warehouse Management System

Bisnis anda menggunakan manajemen stok barang pada gudang

Digitalisasi Pencatatan Stok Barang Anda

Fitur Beragam, Fleksibel dan mudah diimplementasikan

Mempersingkat proses stok opname

Integrasi Warehouse Management System dengan Sistem ERP

WMS Prieds dapat diintegrasi ke berbagai sistem ERP

Hal yang perlu dipersiapkan untuk proses integrasi ERP dengan WMS Prieds

Manfaat integrasi WMS Prieds dengan sistem ERP


Pengertian Warehouse Management System

Penerapan Warehouse Management System memungkinkan perusahaan untuk mengelola gudang secara efektif dan efisien. Namun, sebelum dibahas lebih dalam, kita perlu pahami pengertiannya terlebuh dahulu.

“Apa itu Warehouse Management System?”

Warehouse Management System (WMS) adalah sebuah software berbasis cloud yang memberikan kemudahan bagi bisnis manufaktur, ritel, dan distributor untuk dapat mengawasi aktifitas pergudangan secara real-time. Hal tersebut meliputi proses stok barang datang hingga persiapan stok barang untuk proses pengiriman. Sehingga proses arus barang dalam gudang menjadi lebih cepat dan hemat biaya.


Selain itu, WMS memiliki fleksibilitas dalam penerapannya. Warehouse Management System dapat berdiri sendiri, ataupun juga diintegrasikan dengan Enterprise Resource Planning (ERP). Bahkan, fitur yang ada pada WMS dapat ditambah ataupun disesuaikan sesuai kebutuhan. Jadi pastikan dulu bagaimana anda menginginkan penerapan WMS kedalam bisnis Anda.


Pain Point dalam Manajemen Gudang

Pain Point dalam Warehouse Management System (WMS)

Pengelolaan stok barang menjadi bagian dari proses bisnis yang kompleks dan dapat memakan waktu maupun biaya. Oleh karena itu, permasalahan yang muncul saat mengelola gudang menjadi tantangan tersendiri bagi pemilik usaha.


Beberapa masalah dalam gudang yang umum terjadi diantaranya ketidakcocokan persediaan stok barang di dalam gudang, kesalahan pencatatan atau manajemen sistem pergudangannya itu sendiri yang tidak efisien maupun masalah lainnya. Penting bagi para pelaku bisnis untuk dapat mengatasi permasalahan tersebut dan menjaga performa bisnisnya.


Agar dapat menentukan langkah antisipasi untuk masalah yang timbul pada sistem pergudangan, pelaku bisnis perlu mengetahui alur pergerakan barang yang terjadi dalam gudang. Yuk, simak berikut alur pergerakan barang dalam gudang dan permasalahan yang umum terjadi!


Proses Inbound

Permasalahan yang ada pada tahap ini muncul ketika terdapat permintaan inbound stok barang, tetapi data permintaan tersebut tidak terintegrasi dengan database stok pada gudang. Hal ini tentu akan merugikan bisnis. Mulai dari permasalahan pada perbedaan jumlah stok pada gudang, terjadi kelebihan stok, hingga menumpuknya stok yang sudah kadaluarsa.


Stok barang yang baru masuk juga perlu untuk dicatat dan disimpan sesuai dengan jenisnya. Akan tetapi, jika tahap inbound dilakukan secara manual, besar kemungkinan akan terjadi barang hilang ataupun jumlah tidak sesuai dengan pesanan.


Proses dalam Gudang

Setelah permintaan barang diterima, pihak gudang akan menunggu untuk proses pengiriman hingga tiba. Permasalahan pada proses area gudang yaitu tidak ada sistem pemberitahuan yang lengkap terkait pengiriman stok barang. Sehingga, proses perpindahan stok barang akan menjadi tidak efektif, karena tidak ada jadwal kedatangan dan juga persiapan dari pekerja gudang.


Permasalahan lain saat proses dalam gudang adalah pencatatan stok baru yang masih dilakukan secara manual. Hal ini tentu akan berdampak pada jumlah stok barang yang tidak sama antara hasil pencatatan, jumlah pesanan dan jumlah stok pada gudang. Selain itu, dengan melakukan pencatatan secara manual, akan membuat proses quality control dan pergerakan stok dalam gudang menjadi terhambat.


Proses Outbound

Pada proses outbound stok barang, permasalahan yang sering dijumpai mirip pada proses inbound, yaitu ketika ada permintaan outbound barang dan proses pendataan. Pencatatan yang dilakukan secara manual membuat jumlah stok barang tidak sama, sehingga ketika ada permintaan pengiriman, bisa terjadi kehabisan stok barang.


Permasalahan lain yang ditemukan yaitu persiapan dan permintaan armada pengiriman yang dilakukan secara manual. Tentunya proses ini akan memakan waktu yang lama dan akan menghambat arus pergerakan barang.


Manfaat Penerapan Warehouse Management System

Terlepas dari pengertian warehouse management system serta pain point pada manajemen gudang, sangat penting untuk mengetahui penerapan wms sesuai dengan keadaan yang ada. Dengan begitu, perusahaan anda akan dapat memaksimalkan penggunaan wms dan merasakan berbagai manfaatnya.

Manfaat Penerapan Warehouse Management System

Penerapan warehouse management system sangat membantu efisiensi proses bisnis dan menekan kerugian pada manajemen pergudangan hingga 90%. Untuk lebih lengkapnya berikut beberapa manfaat dari penerapan wms yang dapat berguna sesuai kebutuhan bisnis.


Efisiensi waktu proses manajemen

Keuntungan pertama dari penerapan warehouse management system adalah kecepatan dalam proses manajemen gudang. Selain itu implementasi WMS juga akan membuat seluruh transaksi dan pergudangan bisa dilakukan secara lebih cepat dan akurat.


Implementasi sistem pada gudang mampu mempersingkat waktu penyortiran, pendataan serta packing stok barang untuk dikirim. Karena seluruh proses manajemen secara terkomputerisasi, yang mana sebelumnya proses ini dilakukan dengan cara manual.


Kemudahan saat menata letak penyimpanan

Warehouse management system dapat mempermudah bisnis anda dalam mengatur lokasi penyimpanan barang yang lebih optimal. Area penyimpanan gudang akan lebih maksimal dengan sistem layouting, sehingga peletakan dan lokasi barang dapat dilacak melalui sistem. Jumlah barang yang masuk ke gudang akan sesuai dengan penyimpanannya dengan menggunakan peralatan yang terdapat di dalam sistem.


Selain itu, Warehouse management system juga akan memudahkan Anda dalam menerapkan metode First In First Out (FIFO). Penataan letak penyimpanan sangat membantu proses arus barang dan sesuai dengan metode FIFO. Dengan begitu, kualitas barang yang akan diterima konsumen terjamin dan menekan angka stok mati.


Menekan biaya pembelian dan pemeliharaan perangkat

Menggunakan warehouse management system tidak memerlukan investasi perangkat keras yang besar. Sebagian besar teknologi pada WMS menggunakan sistem cloud yang mudah untuk dikelola dari mana saja. Sebagai aset digital, WMS terhitung terjangkau, mudah untuk digunakan dan memiliki fleksibilitas yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis anda.


Sistem WMS yang dilakukan secara terkomputerisasi akan memudahkan perusahaan dalam mengolah berbagai data yang berhubungan dengan stok barang yang ada di dalam gudang. Hal tersebut akan mengurangi ketergantungan perusahaan terhadap sistem manual.


Kinerja dan Produktivitas karyawan yang lebih efektif

Menerapkan sistem manajemen gudang yang tepat akan meningkatkan kinerja dan produktivitas dari karyawan gudang. Sistem WMS menyediakan informasi pada karyawan sesuai dengan akses yang diberikan.


Seluruh karyawan dapat meningkatkan kinerjanya dengan adanya informasi jadwal inbound dan outbound, proses sorting stok barang, labeling menggunakan RFID/Barcode, packing dan pekerjaan lain dalam gudang. Sehingga, tidak ada lagi waktu terbuang saat proses manajemen di dalam gudang.


Peningkatan akurasi inventory gudang dan mempersingkat proses pengiriman

Proses pengambilan, packing dan pengiriman stok barang akan jauh lebih cepat dengan implementasi warehouse management system. Selain beberapa hal tersebut, penerapan WMS juga dapat mengurangi kesalahan dan retur stok. Fitur RFID Barcode dapat mengelompokkan stok barang berdasarkan spesifikasi dan letak penyimpanan dalam gudang.


Fitur ini mempermudah karyawan untuk pengambilan dan mempersiapkan stok barang sebelum pengiriman dalam waktu yang singkat. Proses outbound lebih mudah, terutama dalam penjadwalan dan persiapan armada pengiriman. Sehingga perusahaan dapat meningkatkan pelayanan para konsumen.


Proses Inbound

Dengan menerapkan Warehouse Management System, permintaan inbound barang akan terintegrasi dengan sistem manajemen inventaris dan juga database stok barang. Dengan begitu, proses permintaan inbound barang akan sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan, dan juga dapat meminimalisir terjadinya kelebihan stok dan juga stok yang berumur lama.


Penataan barang tidak hanya penting untuk stok yang telah masuk dalam gudang. Stok dari permintaan inbound juga perlu diurutkan berdasarkan jenis dan dilakukan pelabelan dengan fitur Barcode/RFID. Sehingga usia barang, jumlah pada database stok dan lokasi barang tercatat dengan lengkap.


Proses dalam Gudang

Dengan menerapkan Warehouse Management System, salah satu kelebihan yang akan didapat yaitu adanya sistem pemberitahuan dan jadwal kedatangan stok untuk pekerja pada gudang, sehingga proses penerimaan dan pendataan barang lebih cepat dan sesuai dengan jadwal.


Proses pencatatan barang semakin cepat dan mudah menggunakan RFID/Barcode, dan juga langsung terintegrasi dengan database stok barang. Lokasi penyimpanan pada gudang juga diberi tanda agar mempermudah pengambilan dan penyortiran stok barang. Sehingga, stok barang inbound dapat dipantau jumlah dan lokasinya secara real-time.


Proses Outbound

Penerapan WMS membantu integrasi data pada proses supply chain management, sehingga tiap proses dapat dipantau secara menyeluruh. Ketika ada permintaan outbound stok barang, data akan masuk dalam sistem dan mencocokkan dengan jumlah stok barang pada gudang. Dengan begitu, perusahaan akan dapat memenuhi permintaan pengiriman maupun meningkatkan penjualan.


Dengan bantuan warehouse management system, penjadwalan pengiriman stok dapat dilakukan. Saat permintaan pengiriman disetujui, armada pengiriman sudah terjadwal secara otomatis. Sehingga proses outbound stok berjalan dengan efisien.


Fitur-fitur dari Warehouse Management System

Untuk memastikan bisnis anda mendapatkan Warehouse Management System yang ideal, perusahaan perlu memperhatikan fitur-fitur yang ditawarkan dalam sistem. Adanya berbagai macam fitur, akan mempermudah bisnis anda dalam melakukan pengelolaan terhadap gudang. Berikut beberapa fitur yang wajib ada pada WMS yang akan anda terapkan pada bisnis anda.


Stock Transfer Order

Fitur Stock Transfer order pada WMS mempermudah perusahaan dalam melakukan manajemen perpindahan barang dari lokasi gudang asal ke lokasi gudang tujuan, tanpa adanya transaksi. Jika perusahaan memiliki lokasi penyimpanan yang tersebar diberbagai wilayah, fitur ini dapat membantu melacak dan melakukan penghitungan stok barang melalui satu sistem.

Manfaat dari fitur ini adalah untuk mengalokasikan ketersediaan stok barang dengan baik dan merata diberbagai lokasi penyimpanan. Dengan begitu, perusahaan akan dapat memenuhi permintaan konsumen dengan cepat, karena ketersediaan stok barang yang merata diberbagai lokasi.


Safety Stock & Stock Alert

Penerapan WMS dapat membantu bisnis untuk mempermudah proses melacak stok barang dalam gudang. Fitur Safety Stock dan Stock Alert berguna untuk pemberitahuan apabila stok barang pada gudang menipis atau bahkan kelebihan stok.


Untuk dapat menikmati kelebihan fitur ini, perusahaan perlu menentukan jumlah minimum dan maksimum stok barang. Setelah batas stok ditetapkan, sistem kemudian akan otomatis mengirim pemberitahuan pada perusahaan. Sehingga, perusahaan memiliki kontrol penuh terhadap kondisi dan jumlah stok barang pada gudang.


Manfaat fitur Safety Stock dan Stock Alert akan terasa saat jumlah stok hampir habis atau mendekati kapasitas maksimum, dapat menggunakan area gudang secara efisien serta menekan pengeluaran untuk melakukan pengadaan stok.


Barcode & RFID

RFID (Radio Frequency Identification) adalah bentuk komunikasi nirkabel yang menggunakan sambungan elektromagnetik pada frekuensi radio tertentu yang berguna untuk mengidentifikasi suatu benda secara spesifik. Dengan teknologi yang ada, RFID dapat diintegrasikan dengan beberapa perangkat teknologi yang akan mempermudah proses manajemen pergudangan.


Secara umum alat yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem ini membutuhkan RFID reader dan transponder. RFID reader memancarkan gelombang radio yang dapat membaca sekaligus mengaktifkan transponder atau RFID tag. Setelah transponder diaktifkan, data akan dikirimkan kembali ke RFID reader dan diterjemahkan dalam bentuk data.


Pada sistem WMS, Teknologi RFID reader digunakan untuk mempercepat proses stock opname. Perangkat ini dapat menandai beragam stok barang dengan cepat dan mudah. Data dari RFID akan secara otomatis masuk kedalam sistem WMS dan melakukan pembaruan jumlah stok barang.


Penggunaan Teknologi RFID Barcode pada WMS dapat meningkatkan efisiensi manajemen stok barang pada gudang. Dengan memberi label barcode pada tiap barang yang masuk, dan juga lokasi penyimpanan pada gudang dapat membantu melacak perpindahan barang secara presisi. Selain itu, proses pendataan stok barang yang datang akan jauh lebih cepat dengan menggunakan RFID Barcode. Dan juga, waktu yang lebih efektif juga saat karyawan melakukan proses stok opname.


Multi-site Management

Perusahaan manufaktur maupun distributor tentu memiliki jaringan gudang yang tersebar di berbagai wilayah. Agar dapat mengawasi seluruh aktifitas yang terjadi pada gudang, perusahaan perlu menerapkan sebuah sistem.


Perusahaan perlu menerapkan perangkat teknologi yang sama pada tiap gudang dan kemudian dihubungkan dengan sistem WMS. Dengan begitu pembaruan jumlah stok di berbagai lokasi gudang dapat dipantau secara real-time. Dan proses pengawasan aktivitas manajemen gudang menjadi lebih mudah.


Fitur multi-site management pada sistem WMS memungkinkan perusahaan untuk dapat memantau banyak gudang sekaligus melalui satu sistem. Sehingga, perusahaan dapat menjaga performa manajemen pergudangan dan juga menjaga kualitas produk yang ada pada berbagai lokasi gudang.


ERP Integration

Enterprise Resource Planning (ERP) memiliki beragam modul, salah satunya yaitu Warehouse Management System. Karena WMS merupakan salah satu module dalam ERP, akan sangat membantu jika WMS tersebut dapat diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada. Integrasi ini berfungsi untuk membantu efisiensi dan akurasi proses operasional melalui API integration, sehingga transaksi dan aktivitas yang terjadi di ERP bisa dilanjutkan ke WMS


Fitur integrasi WMS dengan ERP dapat membantu perusahaan untuk melakukan proses bisnis yang lebih efisien. Beragam data yang telah terkumpul pada WMS dapat tersinkronasi dengan baik pada sistem ERP. Dengan begitu, perusahaan dapat memiliki kontrol maksimal baik dari segi manajemen gudang, akuntansi, penjualan dan beragam proses bisnis lain.


Push Notifications

Informasi yang dikumpulkan pada sistem database WMS berguna untuk memberikan pemberitahuan otomatis. Pemberitahuan tersebut dapat membantu petugas di area gudang mengetahui apa yang harus mereka kerjakan dengan komunikasi yang efektif, yaitu melalui notifikasi yang muncul dari aplikasi dan email mereka. Sehingga pekerjaan operasional bisa lebih optimal dan cepat.


Kegiatan manajemen gudang yang dilakukan secara manual memakan waktu yang lama serta rentan terjadi human error. Fitur notifikasi pada WMS memberikan informasi lengkap terkait pekerjaan yang harus dilakukan pegawai gudang, seperti saat akan ada barang masuk maupun pemberitahuan untuk melakukan packing sebelum tanggal pengiriman barang. Sehingga, proses manajemen gudang menjadi lebih efisien dan efektif dari segi waktu, biaya dan juga tenaga.


Quality Control Checking

Data stok barang yang masuk dapat memuat beragam data seperti usia barang, lokasi penyimpanan serta kondisi barang. Fitur ini berfungsi untuk melacak stok barang yang rusak dapat ditentukan saat proses inbound dan melakukan kontrol kualitas produk. Sehingga perusahaan dapat memisahkan barang dengan kualitas buruk untuk ditukar sekaligus menjaga kualitas produk untuk konsumen.


Melacak stok barang dalam gudang memiliki beragam manfaat bagi perusahaan. Mulai dari menjaga jumlah stok, mengoptimalkan ruang penyimpanan hingga menjaga kualitas produk. Data yang diperoleh saat inbound stock dapat digunakan untuk melakukan kontrol kualitas produk. Sehingga tiap produk yang sampai ke konsumen memiliki kualitas yang baik dan merata.