Meskipun terdengar merepotkan, namun stock opname merupakan salah satu aktivitas manajemen stok barang yang setidaknya harus dilakukan oleh perusahaan secara rutin.
Banyak permasalahan yang bisa perusahaan Anda hadapi apabila tidak melakukan pengelolaan stok barang secara rutin. Salah satu permasalahan yang bisa perusahaan atau bisnis Anda alami adalah tidak tersedianya stok barang pada saat permintaan pasar sedang meningkat untuk barang tersebut.
Untuk mencegah hal permasalahan tersebut, kegiatan perhitungan stok barang atau stock opname yang dilakukan secara berkala juga difokuskan untuk melihat performa manajemen gudang di perusahaan Anda hingga menentukan cara bagaimana meningkatkan performa dari penjualan untuk barang tersebut.
Stock opname adalah proses penghitungan dan pencatatan jumlah stok barang yang ada di gudang pada suatu waktu tertentu dengan tujuan untuk mengetahui jumlah stok yang ada, mengurangi risiko kehilangan barang, serta memantau kinerja manajemen pergudangan.
Untuk dapat meningkatkan performa dan produktivitas perusahaan dan bisnis Anda, tentunya juga dibutuhkan aktivitas stock opname yang juga tepat.
Pada artikel ini, Prieds akan menjelaskan cara membuat stock opname yang akurat dan efisien yang bisa Anda terapkan di perusahaan dan bisnis Anda.
Hal yang Perlu Dipersiapkan Sebelum Membuat Stock Opname
Perusahaan perlu melakukan beberapa persiapan sebelum melakukan stock opname. Hal ini dilakukan agar keseluruhan proses manajemen gudang menjadi efektif dan efisien.
Berikut beberapa persiapan yang perlu dilakukan sebelum stock opname:
Menyusun Jadwal Berkala untuk Melakukan Stock Opname
Menjaga jumlah stok barang berpengaruh pada kinerja aktivitas bisnis. Perusahaan akan dapat memenuhi permintaan konsumen jika jumlah stok barang yang stabil. Untuk dapat menjaga jumlah barang, perusahaan perlu melakukan stock opname secara rutin.
Penjadwalan stok opname yang umum dilakukan yaitu sebulan sekali, atau perusahaan dapat membuat jadwal khusus tergantung kebutuhan dari bisnis. Karena dengan adanya jadwal, perusahan mendapat pembaruan data secara rutin, mempermudah untuk melakukan analisis dan menjaga jumlah stok barang pada gudang.
Menerapkan Layouting pada Gudang
Penyimpanan barang akan lebih tertata jika perusahaan menerapkan layouting pada gudang. Dengan menyediakan rak yang telah diberi label, dan juga mengelompokkan stok barang sesuai jenis barang membuat proses stock opname lebih efektif.
Opsi lain untuk menerapkan layouting pada gudang yaitu dengan menggunakan warehouse management system (WMS). Sistem tersebut memiliki fitur RFID barcode yang dapat dimanfaatkan untuk menandai tiap stok barang beserta lokasi penyimpanannya.
Opsi lain untuk menerapkan layouting pada gudang yaitu dengan menggunakan warehouse management system (WMS). Sistem tersebut memiliki fitur RFID barcode yang dapat dimanfaatkan untuk menandai tiap stok barang beserta lokasi penyimpanannya.
Pengecekan dan Persiapan Perangkat Teknologi
Melakukan pengecekan dan mempersiapkan peralatan untuk mengelola gudang juga wajib untuk dilakukan. Hal ini dilakukan agar saat proses stock opname, tidak terjadi kendala seperti peralatan rusak, sticker barcode habis ataupun permasalahan lain. Sehingga saat proses perhitungan stok barang dilakukan, hasil pencatatan akan lebih akurat dengan waktu yang singkat.
Menentukan Jenis Stok Barang yang akan dicatat
Hal terakhir yang tidak kalah penting dari persiapan sebelum stock opname yaitu menentukan jenis barang yang akan dicatat dan dihitung. Membuat perencanaan pada stok barang yang akan dicatat dapat mempermudah dan mempercepat proses stock opname. Metode stock opname tersebut memiliki keuntungan seperti akurasi pencatatan, karena proses dilakukan secara bertahap dan berkala.
Baca Juga :
Pelaksanaan Stock Opname
Setelah melakukan persiapan yang cukup, langkah selanjutnya adalah melaksanakan stock opname. Pada tahap ini, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar hasil stock opname dapat berjalan dengan lancar dan akurat.
Berikut adalah beberapa tahap yang harus dilakukan dalam pelaksanaan stock opname:
Menentukan Metode dan Teknik Penghitungan
Pada tahap ini, Anda perlu menentukan metode dan teknik penghitungan stok yang akan digunakan. Ada beberapa metode dan teknik yang dapat digunakan, seperti penghitungan fisik, penghitungan dengan menggunakan sistem barcode (RFID), atau penghitungan dengan menggunakan sistem komputerisasi.
Metode dan teknik yang dipilih harus disesuaikan dengan jenis dan jumlah barang yang akan dihitung, serta kemampuan alat dan tenaga yang tersedia di perusahaan Anda.
Mencatat Hasil Penghitungan
Setelah melakukan penghitungan, hasil penghitungan harus dicatat secara akurat. Hal ini bertujuan untuk memudahkan analisis dan evaluasi hasil stock opname. Hasil penghitungan dapat dicatat menggunakan alat seperti buku catatan atau spreadsheet, tergantung dari metode dan teknik yang digunakan.
Menyelesaikan Perbedaan atau Selisih Stok
Pada tahap ini, perlu dilakukan pemeriksaan untuk menemukan perbedaan atau selisih stok yang mungkin terjadi antara hasil stock opname dengan data stok yang ada pada sistem.
Jika terjadi perbedaan atau selisih stok, maka perlu dicari penyebabnya dan dilakukan penyelesaian agar stok dapat disesuaikan dengan hasil penghitungan stock opname.
Membuat Laporan Stock Opname
Setelah menyelesaikan perbedaan atau selisih stok, langkah selanjutnya adalah membuat laporan hasil stock opname. Laporan ini berisi hasil penghitungan stok, perbedaan atau selisih stok, dan rekomendasi tindakan yang perlu dilakukan untuk mengoptimalkan manajemen persediaan.
Gunakan Aplikasi Manajemen Gudang untuk Membuat Stock Opname
Selain menggunakan metode secara manual, Anda juga bisa menggunakan bantuan software atau perangkat lunak untuk membantu Anda membuat laporan stock opname.
Penggunaan aplikasi manajemen gudang dari Prieds dapat membantu perusahaan untuk mengelola aktivitas pada gudang hingga melakukan proses stock opname.
Selain itu, banyak keuntungan yang ditawarkan seperti mengoptimalkan ruang pada gudang, menghindari kelangkaan maupun kelebihan stok barang dan menjaga jumlah stok barang. Karena dari proses inbound, inventory outbond hingga purchase order produk memiliki jejak rekam secara digital dan dapat dipantau dengan mudah.
Penerapan aplikasi manajemen gudang Prieds memiliki banyak keuntungan bagi bisnis Anda. Pelajari lebih lanjut dan konsultasikan dengan tim ahli Prieds untuk dapatkan banyak keuntungan dengan menerapkan Smart Warehouse Management System pada bisnis Anda.