Penyebab Selisih Jumlah saat Stock Opname dan Cara Mengatasinya
Diperbarui: 5 Jul
Manajemen persediaan yang baik membuat proses bisnis berjalan dengan lancar. Permasalahan yang umum terjadi pada bisnis salah satunya adalah adanya ketidakcocokan jumlah stok barang antara database dengan stok barang fisik. Selisih jumlah stok barang sering kali ditemukan saat melakukan stock opname gudang.
Sebelum membahas permasalahan dalam proses stock opname, perlu diketahui apa itu stock opname. Jadi, stock opname adalah proses perhitungan stok barang (fisik) yang ada di gudang, dengan tujuan untuk meminimalisir terjadinya selisih stok barang fisik dengan hasil dari pencatatan.
Jika anda menemukan selisih jumlah stok barang pada bisnis anda, simak informasi berikut mulai dari penyebab sampai cara mengatasi selisih stok barang.
Penyebab Terjadinya Perbedaan Jumlah Stok Barang
Mungkin anda pernah menemukan selisih jumlah stok barang pada gudang. Permasalahan selisih stok menjadi hal yang fatal bagi bisnis bila tidak segera diatasi. Namun, sebelum membahas tentang tips mengatasi selisih jumlah stok barang gudang, anda perlu mengetahui faktor penyebab terjadinya perbedaan stok barang.
Terdapat berbagai faktor yang bisa mempengaruhi selisih jumlah stok dalam gudang. Berikut beberapa penyebab yang sering dijumpai ketika ditemukan perbedaan jumlah stok barang :
Tidak Rutin dalam Pencatatan dan Penyesuaian Stok
Kurang rutin dalam melakukan pengecekan jumlah pada marketplace maupun channel penjualan lain dengan stok fisik yang ada di gudang menjadi salah satu faktor penyebab selisih stok barang.
Permasalahan ini bisa dikarenakan ketidaktelitian dalam melakukan pencatatan, tidak ada proses stock opname yang terjadwal, ataupun manajemen gudang kurang dikontrol dengan baik. Akibatnya, muncul selisih jumlah pada channel penjualan dengan jumlah stok barang pada gudang. Hal ini akan berpengaruh bagi penjualan bisnis anda.
Belum melakukan Digitalisasi Pengelolaan Persediaan Barang
Masih banyak pencatatan dan pengelolaan stok barang yang masih dilakukan dengan cara manual. Padahal, melakukan proses manajemen secara manual akan berdampak pada keseluruhan proses bisnis menjadi tidak efisien dan bisa menyebabkan human error.
Kesalahan yang umum terjadi yaitu ketika melakukan pencatatan data persediaan barang atau perhitungan stok fisik yang tidak sesuai dengan ketersediaan stok di channel penjualan. Tanpa adanya jadwal penyesuaian ataupun database arus stok barang, sangat mungkin terjadi selisih saat stock opname barang. Sehingga, untuk mengoptimalkan pengelolaan stok perlu dilakukan digitalisasi proses bisnis.
Tidak ada Pemantauan saat Proses Pengiriman dan Penerimaan Barang
Salah satu faktor muncul selisih jumlah stok barang fisik dengan jumlah pada database, yaitu permasalahan yang terjadi saat proses pengiriman dan penerimaan barang. Karena pencatatan yang dilakukan secara manual, membuat jumlah stok barang yang diterima dan keluar tidak cocok.
Perusahaan perlu memastikan seluruh pencatatan terkumpul pada satu tempat atau sistem dan dilakukan sebaik mungkin. Dengan begitu, bisnis dapat meningkatkan performa dengan menekan terjadinya selisih jumlah saat stock opname.
Cara Mengatasi Selisih Jumlah saat melakukan Stock Opname
Setelah anda memahami faktor penyebab terjadinya selisih jumlah stok barang di channel penjualan dengan stok fisik produk, anda perlu menentukan langkah antisipasinya. Berikut beberapa cara untuk mengatasi permasalahan selisih jumlah stok barang di gudang :
Melakukan Layout Gudang dan Labeling Stok Barang
Tips pertama yaitu melakukan layouting pada gudang dan juga memberi label dengan RFID/Barcode pada rak penyimpanan. Hal ini bertujuan untuk mempermudah kegiatan stock opname barang dalam gudang.
Setelah memberi Label pada ruang penyimpanan, barang perlu ditata dengan baik sesuai klasifikasi dan lokasi yang telah ditetapkan. Dengan begitu, saat proses pengelolaan barang dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
Menerapkan Sistem Kartu Stok Barang
Tips berikutnya untuk mengantisipasi perbedaan jumlah stok barang yaitu dengan menerapkan sistem kartu stok barang. Terutama jika gudang anda menyimpan beragam jenis produk.
Pihak karyawan gudang dapat menyiapkan kartu persediaan untuk setiap barang apabila jumlah barang tersebut mempunyai jumlah yang banyak. Dan juga, memberikan kode barang untuk setiap item produk supaya tidak tertukar. Yang perlu diperhatikan saat menerapkan kartu stok barang, selisih jumlah stok barang bisa terjadi apabila tidak dilakukan dengan teliti.
Kontrol Setiap Pergerakan Barang di Gudang
Untuk mengatasi permasalahan selisih jumlah stok barang akibat pengiriman dan penerimaan barang, Anda harus melakukan pengawasan pada setiap arus keluar masuk barang dalam gudang. Selain itu, pengawasan dan penyesuaian jumlah stok barang pada channel penjualan juga perlu dilakukan secara rutin.
Dengan menerapkan aplikasi manajemen gudang dari Prieds, tentu anda dapat mengintegrasikan data pada channel penjualan kedalam sistem manajemen gudang. Sehingga, proses penyesuaian jumlah stok barang lebih cepat karena dilakukan secara otomatis oleh sistem.
Lakukan kontrol arus stok barang dalam gudang lebih mudah melalui penerapan aplikasi manajemen gudang dengan keamanan yang baik serta kemudahan untuk integrasi sesuai kebutuhan bisnis anda melalui tim ahli Prieds.
Melakukan Penyesuaian Stok Barang
Salah satu kendala bagi pemilik bisnis adalah mengontrol dan menyeimbangkan jumlah stok barang antara stok barang pada gudang dan jumlah pada channel penjualan. Perlu dilakukan pengecekan dan penyesuaian data secara rutin untuk dapat menghindari terjadinya selisih jumlah stok barang dalam gudang.
Tentunya proses penyesuaian stok barang dapat dilakukan secara manual ataupun jika anda ingin lebih efektif dan efisien bisa dilakukan dengan menerapkan aplikasi manajemen gudang. Menerapkan aplikasi kedalam proses manajemen gudang akan memangkas waktu dan biaya untuk menyesuaikan perbedaan jumlah stok barang gudang. Terlebih lagi,anda bisa mengakses seluruh data jumlah stok yang tersebar di berbagai lokasi gudang.
Jika anda memutuskan untuk menerapkan aplikasi kedalam proses manajemen gudang,Prieds memiliki produk yang cocok untuk bisnis anda, yaitu Smart Warehouse Management System.
Cari tahu lebih lanjut tentang Warehouse Management System (WMS):
Penggunaan WMS Prieds dapat membantu bisnis untuk dapat mengoptimalkan ruang pada gudang, menghindari kelangkaan maupun kelebihan stok barang dan menjaga jumlah stok barang. Karena dari proses Inbound, Inventory Outbound hingga Purchase Order produk memiliki jejak rekam secara digital dan dapat dipantau dengan mudah.
Penerapan Smart Warehouse Management System memiliki banyak keuntungan bagi bisnis Anda. Pelajari lebih lanjut dan konsultasikan dengan tim ahli Prieds untuk dapatkan banyak keuntungan dengan menerapkan Smart Warehouse Management System pada bisnis Anda.