Sistem Kanban: Pengertian, Manfaat, Tantangan, Komponen dan Cara Kerja

Efisiensi dalam pengelolaan gudang menjadi kunci keunggulan kompetitif bagi perusahaan. Salah satu metode yang banyak diadopsi untuk mendukung hal tersebut adalah sistem Kanban. 

Kanban menawarkan pendekatan visual dan terstruktur dalam mengatur alur barang dan persediaan. Dengan penerapan yang tepat, metode ini dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi pemborosan, dan memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap kondisi stok di gudang.

Pengertian Sistem Kanban dalam Manajemen Gudang

Sistem Kanban merupakan metode visual yang digunakan untuk mengelola alur kerja dan persediaan dalam berbagai proses bisnis, termasuk manajemen gudang. Istilah "kanban" secara harfiah berarti "kartu tanda" atau "papan visual". 

Dalam konteks manajemen gudang, metode ini membantu perusahaan untuk mengontrol arus barang, pengisian ulang stok, dan pengelolaan persediaan dengan cara yang efisien dan terorganisir. Dengan begitu perusahaan dapat meningkatkan pelayanan kepada konsumen.

Manfaat Penerapan Metode Kanban dalam Manajemen Gudang

Metode Kanban memiliki beberapa manfaat yang dapat membantu perusahaan untuk mengoptimalkan manajemen gudang, diantaranya yaitu:

1. Pengendalian Stok yang Lebih Baik

Metode Kanban menjaga keseimbangan antara permintaan dan ketersediaan barang. Ini mencegah kelebihan atau kekurangan stok, sehingga pengelolaan inventaris menjadi lebih efisien.

2. Waktu Pemrosesan Lebih Cepat

Dengan alur kerja yang terstruktur dan jelas, proses pengambilan dan pengisian barang menjadi lebih cepat dan minim hambatan dengan menggunakan metode Kanban.

3. Meningkatkan Visibilitas Proses

Kanban memberikan gambaran langsung tentang status stok dan alur barang, sehingga manajemen bisa mengambil keputusan secara cepat dan tepat.

4. Mengurangi Pemborosan dan Biaya Penyimpanan

Karena hanya menyimpan barang saat diperlukan, metode ini membantu perusahaan untuk mengurangi penggunaan ruang dan biaya penyimpanan yang tidak perlu.

5. Fleksibel dan Mudah Disesuaikan

Metode Kanban bisa diterapkan di berbagai jenis gudang dan mudah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, baik secara manual maupun digital.

Tantangan saat Menerapkan Metode Kanban dalam Manajemen Gudang

1. Tidak Cocok untuk Permintaan yang Fluktuatif

Sistem Kanban kurang optimal jika diterapkan pada lingkungan dengan permintaan yang sangat dinamis atau sulit diprediksi, karena alur “tarik” bisa tertinggal dari kebutuhan.

2. Membutuhkan Komitmen Tim

Agar sistem berjalan efektif, seluruh anggota tim gudang harus disiplin mengikuti alur dan prosedur Kanban. Kurangnya keterlibatan dan komitmen dapat menyebabkan penerapan metode ini menjadi tidak konsisten.

3. Perlu Pelatihan dan Pemantauan

Tanpa pelatihan awal yang memadai dan pemantauan berkala, metode Kanban bisa kehilangan efektivitasnya. Evaluasi rutin penting untuk menjaga kelancaran proses.

Komponen Penting dalam Metode Kanban

Dalam penerapannya, terdapat beberapa komponen penting pada metode Kanban, diantaranya yaitu: 

1. Kartu Kanban

Kartu Kanban berfungsi sebagai sinyal visual yang memberi tahu kapan suatu barang harus dipesan ulang atau diisi kembali. Kartu ini bisa berupa lembar fisik, tag, atau sistem digital yang terintegrasi.

2. Rak Bertingkat

Rak bertingkat digunakan untuk menyusun barang sesuai prioritas atau frekuensi penggunaannya. Hal ini memudahkan akses dan mempercepat pengambilan barang oleh tim gudang.

3. Label Warna

Label warna digunakan untuk mengidentifikasi status stok secara cepat. Misalnya, hijau untuk stok aman, kuning untuk perhatian, dan merah untuk kondisi kritis atau hampir habis.

4. Barcode / RFID

Teknologi barcode dan RFID membantu mengotomatiskan proses pelacakan barang dan membaca data dari kartu Kanban secara cepat dan akurat. Ini meningkatkan efisiensi dan mengurangi risiko kesalahan manual.

Cara Kerja Metode Kanban pada Proses Manajemen Gudang

Untuk menerapkan metode Kanban dalam proses manajemen gudang, perusahaan perlu memahami beberapa tahap berikut, yaitu:

1️. Penggunaan Stok oleh Produksi atau Penjualan

Proses dimulai ketika barang di gudang digunakan oleh lini produksi atau dijual kepada konsumen. Penggunaan ini secara bertahap mengurangi jumlah stok yang tersedia.

2️. Aktivasi Kartu Kanban Saat Mencapai Reorder Point

Ketika stok mencapai batas minimum yang telah ditentukan (reorder point), kartu Kanban yang terpasang pada wadah atau rak barang akan diaktifkan sebagai penanda bahwa stok perlu segera diisi ulang.

3️. Pengiriman Kartu ke Bagian Pengadaan

Kartu Kanban kemudian dikirim ke tim pengadaan atau penyimpanan sebagai sinyal visual bahwa item tersebut harus segera di-reorder atau diambil dari stok cadangan untuk diisi ulang.

4️. Pengisian Ulang dan Pengembalian Kartu

Setelah stok diisi kembali ke posisi awal, kartu Kanban dikembalikan ke tempatnya untuk digunakan kembali pada siklus berikutnya. Dengan begitu, alur kontrol stok terus berputar secara otomatis dan terstruktur.

Terapkan Metode Kanban pada Manajemen Gudang dengan WMS Prieds

Sistem Kanban telah terbukti menjadi solusi yang efektif dalam manajemen gudang, terutama dalam mengoptimalkan pengendalian stok dan mempercepat alur kerja. Meskipun penerapannya memiliki tantangan tertentu, seperti kebutuhan akan komitmen tim dan ketidaksesuaian dengan pola permintaan yang fluktuatif, kelebihannya tetap menjadikannya metode yang layak dipertimbangkan. 

Dengan memahami komponen utama serta alur kerjanya, perusahaan dapat mengintegrasikan sistem Kanban secara strategis guna mencapai efisiensi dan keandalan dalam proses penyimpanan dan distribusi barang. Metode ini juga dapat diimplementasikan menggunakan teknologi, seperti WMS untuk mengotomatisasi proses manajemen gudang.

Sebagai salah satu perusahaan penyedia teknologi WMS, Prieds menghadirkan sebuah sistem yang dapat membantu perusahaan untuk mengoptimalkan manajemen gudang melalui metode Kanban. Melalui penerapan software ini, perusahaan dapat meningkatkan visibilitas dan pengelolaan barang.

Dengan WMS Prieds, perusahaan akan mendapatkan fitur dan fleksibilitas untuk dapat mengkonfigurasi sistem sesuai kebutuhan operasional. Selain itu sistem ini juga memiliki fitur integrasi dengan sistem ataupun perangkat lain seperti RFID, sehingga perusahaan dapat menghindari terjadinya stock surplus.

Pelajari lebih lanjut terkait cara mengatasi stock surplus dengan teknologi WMS melalui konsultasi dengan tim ahli. Dapatkan sistem yang dilengkapi dengan fitur lengkap, keamanan terbaik dan kemudahan penggunan yang sesuai dengan kebutuhan pada perusahaan dengan Prieds.