Contingency Stock: Arti, Fungsi & Penerapannya dalam Manajemen Persediaan

Fluktuasi permintaan, gangguan supply barang, atau kondisi darurat dapat menghambat proses manajemen persediaan. Untuk itu, perusahaan perlu menerapkan strategi Contingency Stock untuk memastikan ketersediaan barang.

Dengan adanya stok cadangan yang direncanakan secara tepat, perusahaan dapat meminimalkan resiko kehabisan barang (stockout), menjaga kelancaran operasional gudang, dan meningkatkan kemampuan pemenuhan pesanan.

Arti Contingency Stock dalam Manajemen Persediaan

Contingency Stock dapat diartikan sebagai jumlah stok cadangan yang disiapkan perusahaan sebagai langkah antisipasi terhadap ketidakpastian dalam manajemen persediaan maupun permintaan pasar. Jenis stok ini umumnya ditujukan untuk menghadapi resiko besar atau kejadian yang jarang terjadi, seperti: keterlambatan pengiriman, fluktuasi permintaan ekstrem, bencana alam, gangguan produksi dari pemasok, hingga perubahan kebijakan.

Fungsi Contingency Stock dalam Manajemen Persediaan

Penerapan Contingency Stock memiliki beberapa fungsi penting dalam menjaga kelancaran manajemen persediaan, diantaranya seperti:

1. Melindungi Manajemen Persediaan dari Resiko Besar

Ketika terjadi gangguan eksternal seperti bencana atau pemogokan buruh di pemasok, Contingency Stock dapat membantu perusahaan untuk menjaga operasional tetap berjalan.

2. Menjaga Proses Pemenuhan Pesanan

Dengan menerapkan Contingency Stock, perusahaan tetap dapat memenuhi pesanan dari konsumen secara tepat waktu. Hal ini juga membantu menjaga stok agar tetap tersedia.

3. Mengurangi Potensi Kerugian

Stockout akibat kejadian tak terduga dapat menyebabkan kehilangan potensi penjualan dan memicu biaya tambahan. Contingency Stock membantu menghindari kerugian tersebut.

4. Memastikan Proses Produksi Berjalan Lancar

Pada industri manufaktur, Contingency Stock memiliki peran penting dalam menjaga ketersediaan barang baku, sehingga proses produksi dapat tetap berjalan dengan lancar.

5. Sebagai Langkah Manajemen Resiko Supply Chain

Contingency Stock dapat diterapkan sebagai langkah manajemen resiko dalam supply chain. Dengan stok cadangan, proses rantai pasok dapat berjalan tanpa hambatan.

Perbedaan Contingency Stock dengan Safety Stock

Contingency Stock berbeda dengan Safety Stock. Agar penerapan kebijakan ini dalam manajemen persediaan optimal, kenali perbedaannya berikut:

1. Tujuan Penggunaan

Safety Stock digunakan untuk mengantisipasi fluktuasi permintaan dan lead time yang terjadi secara rutin dalam operasional harian. 

Sedangkan penerapan Contingency Stock bertujuan untuk menghadapi kejadian luar biasa yang jarang terjadi namun berpotensi mengganggu operasional secara signifikan.

2. Sumber Resiko yang Diantisipasi

Safety Stock berfokus pada resiko kecil yang sering muncul dalam kegiatan operasional, seperti permintaan harian yang berubah atau keterlambatan pemasok dalam periode waktu yang singkat. 

Sebaliknya, Contingency Stock berfungsi untuk mengantisipasi resiko besar, seperti shutdown pemasok, krisis logistik, atau kondisi darurat lain.

3. Jumlah dan Perhitungan

Perhitungan safety Stock umumnya berbasis statistik menggunakan standar deviasi permintaan, lead time, dan tingkat kebutuhan yang diinginkan. 

Di sisi lain, jumlah Contingency Stock ditentukan melalui analisis resiko dan skenario darurat, sehingga jumlahnya lebih besar dan tidak mengikuti formula operasional harian.

4. Frekuensi Penggunaan

Safety Stock cenderung lebih sering terpakai, terutama saat terjadi peningkatan permintaan secara tiba-tiba atau ketidaksesuaian kecil dalam suplai. 

Sementara Contingency Stock jarang digunakan, dan hanya terpakai ketika situasi berada dalam kondisi abnormal atau darurat.

5. Dampak terhadap Biaya Penyimpanan

Karena Safety Stock digunakan secara rutin, jenis persediaan ini memberi dampak biaya penyimpanan yang cenderung stabil dan terukur. 

Sebaliknya, Contingency Stock dapat menimbulkan biaya lebih besar karena volumenya lebih tinggi, perputarannya lambat, dan membutuhkan ruang lebih.

Tips Pengelolaan Contingency Stock yang Optimal

Agar pengelolaan Contingency Stock dalam manajemen persediaan berjalan dengan baik, perusahaan dapat mengikuti tips berikut:

1. Tentukan Level resiko Per Produk

Untuk menentukan jumlah Contingency Stock yang tepat, perusahaan perlu melakukan analisis resiko dari setiap SKU berdasarkan lead time pemasok, tingkat permintaan, dan resiko terganggu pasokannya.

2. Gunakan Riwayat Data untuk Perencanaan Permintaan

Manfaatkan riwayat data permintaan, lead time yang tidak wajar, dan kejadian-kejadian sebelumnya untuk menentukan jumlah Contingency Stock secara lebih akurat serta perencanaan permintaan yang tepat untuk menghindari overstock dan out of stock.

3. Evaluasi Kebutuhan Contingency Stock Berkala

Kondisi pasar yang dinamis mendorong perusahaan untuk dapat beradaptasi dengan melakukan evaluasi jumlah kebutuhan Contingency Stock secara rutin untuk masing-masing SKU agar tidak berlebihan atau kekurangan.

4. Hindari Penumpukan (Overstock) dalam Gudang

Perencanaan Contingency Stock harus dilakukan berdasarkan analisis data persediaan. Hal ini penting untuk dilakukan agar perusahaan dapat menghindari potensi peningkatan biaya penyimpanan, resiko kedaluwarsa, dan potensi deadstock.

Peran Warehouse System dan Teknologi RFID dalam Mengoptimalkan Contingency Stock

Penggunaan teknologi RFID dan Warehouse System berperan penting untuk mengelola Contingency Stock secara akurat dan efisien. Berikut beberapa peran pentingnya:

1. Pelacakan dan Pemantauan Persediaan Real-Time

RFID dan Warehouse System memungkinkan item Contingency Stock terbaca otomatis, memperbarui data dan menampilkan lokasi penyimpanan secara akurat dan real-time. Hal ini membantu memastikan stok akurat, dan mudah ditemukan saat dibutuhkan.

2. Analisis Riwayat Pergerakan Barang

Penggunaan RFID dan Warehouse System dapat mencatat dan menyimpan riwayat pergerakan barang dalam gudang. Hal ini memberikan perusahaan visibilitas terhadap penggunaan Contingency Stock.

3. Meminimalisir Kesalahan Input Data

Dengan Warehouse System dan RFID, Contingency Stock dapat tercatat secara akurat dan diawasi secara menyeluruh. Hal ini juga berdampak untuk meminimalisir kesalahan data akibat human error.

4. Analisis Penggunaan Stok dan Prediksi Kebutuhan

Warehouse System dan RFID dapat mencatat dan menganalisis data pemakaian Contingency Stock untuk memprediksi kebutuhan masa depan, mengurangi terjadinya kerugian akibat selisih jumlah stok.

5. Memastikan Rotasi Stok yang Tepat

Dengan visibilitas manajemen persediaan yang baik melalui RFID dan Warehouse System, perusahaan dapat memastikan Contingency Stock tetap dalam kondisi baik dan diganti sebelum kadaluarsa atau rusak.

Terapkan Contingency Stock yang Optimal melalui Warehouse System dan Teknologi RFID Prieds

Contingency stock merupakan aspek penting dalam manajemen persediaan untuk menjaga kelancaran operasional perusahaan di tengah ketidakpastian. Fungsi utamanya adalah menyediakan perlindungan terhadap resiko besar dan tidak terduga, menjaga tingkat layanan, serta memastikan proses pemenuhan pesanan berjalan dengan lancar.

Integrasi RFID dan Warehouse System menjadi solusi untuk meningkatkan visibilitas, akurasi, dan efisiensi dalam mengelola Contingency Stock, sehingga perusahaan dapat lebih siap menghadapi tantangan dan fluktuasi pada manajemen persediaan.

Sebagai penyedia RFID, Prieds menawarkan perangkat yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam menerapkan Contingency Stock secara optimal. Teknologi ini mendukung perencanaan stok yang akurat, pelacakan barang secara real-time, memastikan jumlah produk sesuai kebutuhan, serta mengotomatisasi proses manajemen persediaan.

RFID dari Prieds dapat diintegrasikan dengan Warehouse System, sehingga memberikan perusahaan fleksibilitas dan kemudahan untuk menerapkan Contingency Stock. Konsultasi dengan tim ahli Prieds untuk mengetahui solusi teknologi RFID dan sistem yang tepat bagi bisnis Anda.