Hold Stock: Pengertian, Fungsi, Tips Mengelola dan Optimalisasinya

Menjalankan proses manajemen inventory dengan baik merupakan salah satu aspek penting yang dapat membantu perusahaan untuk dapat meningkatkan efisiensi operasional dan kepuasan konsumen. Salah satu tahap dalam manajemen inventory yang banyak diterapkan yaitu "Hold Stock". 

Istilah Hold Stock memiliki peran krusial dalam menjaga kelancaran alur distribusi dan manajemen inventory. Proses ini dilakukan sebagai langkah untuk menghindari terjadinya kesalahan dan kendala selama proses pengelolaan stok hingga pemenuhan pesanan.

Arti Hold Stock dalam Manajemen Inventory

Hold Stock merupakan istilah untuk menjelaskan terjadinya penahanan atau pembekuan stok barang dalam waktu tertentu, sehingga stok tersebut tidak dapat dijual, dikirim, atau diproses lebih lanjut hingga alasan pembekuan terselesaikan. Umumnya, jenis barang yang masuk dalam kategori hold stock merupakan jenis barang tersimpan dalam gudang, tetapi tidak tercatat sebagai stok yang tersedia untuk dijual.

Beberapa alasan perusahaan melakukan hold stock dalam gudang yaitu terjadi kesalahan pencatatan, saat proses perhitungan ulang, atau ditemukan adanya kerusakan pada stok, sehingga perusahaan dapat mengatasi kendala tersebut terlebih dahulu. Dengan begitu, setiap stok yang tercatat dan tersedia merupakan stok yang memiliki kondisi terbaik.

Fungsi Hold Stock dalam Manajemen Inventory

Meskipun terkadang dianggap dapat menghambat operasional gudang, penerapan Hold Stock memiliki beberapa fungsi penting, diantaranya seperti:

1. Menghindari Barang Rusak atau Tidak Layak

Hold Stock banyak dilakukan untuk memberikan jeda waktu bagi staf Quality Control untuk memverifikasi kelayakan produk. Sehingga seluruh produk yang tersimpan dan dikirimkan kepada konsumen memiliki kualitas yang terjaga, serta perusahaan dapat mengelola barang rusak ataupun tidak layak jual.

2. Meningkatkan Akurasi Stock Opname

Gudang yang memiliki perputaran tinggi dan cepat dapat memanfaatkan Hold Stock untuk membantu menjaga keakuratan data persediaan, dengan cara melakukan stock opname. Dengan begitu perusahaan dapat menghindari terjadinya penumpukan stok, ataupun tidak terjadi over-selling.

3. Mendukung Proses Audit dan Rekonsiliasi

Hold Stock tidak hanya dimanfaatkan oleh staf quality control, tetapi juga dapat berfungsi untuk mendukung proses audit. Melalui penerapan Hold Stock perusahaan dapat melakukan pengecekan menyeluruh terhadap persediaan yang tersimpan, serta mempermudah proses rekonsiliasi stok jika terjadi kekeliruan data.

4. Manajemen Inventory lebih Transparan

Perusahaan dapat memanfaatkan status stok dalam gudang, seperti available ataupun on hold. Sehingga perusahaan dapat memiliki visibilitas yang lebih baik dalam operasional, serta meningkatkan transparansi proses manajemen inventory yang dapat membantu perusahaan untuk membuat keputusan yang akurat.

Tips Penerapan Hold Stock pada Proses Manajemen Inventory

Agar penerapan hold stock tidak menghambat proses manajemen inventory, perusahaan dapat mengikuti beberapa tips berikut:

1. Menentukan Alasan Penahanan

Sebelum memutuskan bahwa persediaan masuk dalam status hold stock, perusahaan perlu menetapkan alasan yang jelas beserta label dan dokumentasi yang lengkap. Selain itu, agar Hold Stock tidak terlalu sering dilakukan, perusahaan dapat mengklasifikasikan kebutuhan penahanan barang.

2. Memberikan Tanda atau Label Stok

Agar seluruh stok dalam gudang tidak tercampur, perusahaan dapat memberikan penanda atau label yang mempermudah staf untuk membedakan status barang, apakah on-hold atau termasuk stok aktif.

3. Menetapkan Waktu Hold Stock

Agar manajemen inventory berjalan dengan optimal, perusahaan perlu memastikan bahwa status barang hold stock tidak dilakukan dalam waktu yang lama. Untuk mengatasi hal tersebut, perusahaan dapat menetapkan SOP waktu maksimum berdasarkan kendala yang terjadi.

4. Lakukan Evaluasi Penerapan Hold Stock Berkala

Melakukan pengecekan dan evaluasi secara rutin pada daftar Hold Stock dapat membantu perusahaan untuk mengetahui kendala yang banyak dialami serta solusi yang dapat dilakukan. Dengan evaluasi, perusahaan dapat mempersingkat waktu Hold Stock dan dapat menetapkan langkah penanganan dengan cepat jika terdapat kendala dalam manajemen inventory.

Peran Sistem Inventory dalam Penerapan Hold Stock

Manajemen Inventory yang semakin kompleks mendorong perusahaan untuk tetap menjalankan operasional gudang dengan efisien dan akurat. Untuk dapat meraih hal tersebut penggunaan sistem inventory menjadi sangat penting untuk pengelolaan Hold Stock yang efisien. Berikut beberapa peran sistem inventory dalam mengoptimalkan penerapan Hold Stock:

1. Tracking Real-Time

Sistem inventory memungkinkan perusahaan untuk melacak seluruh status barang yang tersimpan dalam gudang secara real-time, termasuk yang sedang on hold. Dengan begitu, perusahaan dapat meminimalisir terjadinya stok yang tercampur, memastikan seluruh stok dalam kondisi yang layak dijual.

2. Klasifikasi Stok Berdasarkan Status

Sistem Inventory mempermudah perusahaan untuk memberi status pada seluruh persediaan dalam gudang, seperti Hold, Available, ataupun Out of Stock. Hal ini dapat meminimalisir terjadinya kesalahan saat menjalankan manajemen inventory.

3. Mempermudah Proses Quality Control

Sistem Inventory memberikan perusahaan visibilitas menyeluruh terhadap operasional gudang. Hal ini juga berlaku saat perusahaan menerapkan Hold Stock yang dilakukan untuk mempermudah staf gudang melakukan Quality Control terhadap stok, dan menerapkan status available secara real-time ketika inspeksi telah selesai dilakukan.

4. Sistem Peringatan Otomatis

Sistem inventory dapat memberikan peringatan jika barang sudah terlalu lama berada dalam status hold. Sehingga perusahaan dapat segera mengambil tindakan penanganan yang tepat, serta menghindari penumpukan barang yang dapat mengakibatkan kerugian.

5. Analisis dan Laporan Hold Stock

Sistem Inventory dapat mengelola seluruh data yang berkaitan dengan operasional gudang secara lengkap dan akurat. Data manajemen inventory yang lengkap akan membantu perusahaan untuk menyusun laporan Hold Stock serta melakukan analisis performa, sehingga dapat mengambil keputusan tepat berdasarkan riwayat data.

Terapkan Hold Stock dengan Optimal melalui Sistem Inventory dari Prieds

Hold Stock tidak hanya sebatas status stok sedang tertahan, tetapi juga merupakan bagian dari strategi manajemen inventory yang baik. Pengelolaan yang tepat akan membantu perusahaan untuk mencegah kerugian, meningkatkan akurasi data, serta menjaga kualitas stok barang. Dengan bantuan sistem inventory, perusahaan bisa mengelola Hold Stock secara lebih transparan, efisien, dan terintegrasi.

Sebagai penyedia Sistem Inventory, Prieds hadir menawarkan sebuah software yang mempermudah perusahaan untuk menerapkan dan mengelola Hold Stock. Teknologi ini dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengoptimalkan manajemen inventory secara real-time dan akurat, menjaga kualitas produk hingga sampai kepada konsumen.

Sistem Inventory dari Prieds juga dibekali dengan fitur integrasi dengan perangkat seperti RFID, sehingga pemantauan Hold Stock dalam gudang menjadi lebih efisien. Konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda dengan tim ahli Prieds, dan temukan solusi penggunaan sistem inventory yang optimal, mudah digunakan, dan siap mendukung pertumbuhan bisnis Anda.