Menjaga kualitas stok barang merupakan hal penting dalam pengelolaan gudang perusahaan. Untuk melakukan hal tersebut, perusahaan dapat menerapkan good receipt pada proses inbound, sehingga perusahaan memiliki proses untuk melakukan pengecekan barang sebelum diproses dan disimpan dalam gudang.
Pengertian Goods Receipt
Goods Receipt (GR) merupakan proses penerimaan barang yang berasal dari pihak supplier, produksi internal, maupun unit lain dalam perusahaan. Proses ini merupakan langkah awal dalam pengelolaan gudang yang dilakukan untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan, baik dari segi kuantitas maupun kualitas.
Mengelola Goods Receipt dapat dilakukan secara manual, ataupun melalui teknologi, seperti sistem pengelolaan gudang. Baik proses manual, ataupun otomatis dengan sistem, proses Goods Receipt biasanya dicatat dan dikonfirmasi sebelum barang masuk ke penyimpanan.
Tujuan Goods Receipt dalam Pengelolaan Gudang
Penerapan goods receipt memiliki beberapa tujuan penting dalam proses pengelolaan gudang perusahaan, diantaranya seperti:
1. Memastikan Kesesuaian Barang
Goods Receipt membantu staf gudang untuk melakukan pemeriksaan stok barang yang masuk. Staf gudang akan mencocokkan data, apakah stok barang yang diterima sesuai dengan dokumen pembelian, baik dari segi kuantitas maupun kualitas.
2. Mengontrol Kualitas Barang
Dengan melihat Goods Receipt, staf gudang akan lebih mudah untuk melakukan inspeksi barang masuk, untuk memastikan setiap barang dalam kondisi baik. Hal ini sangat penting bagi perusahaan agar produk yang dimiliki memiliki kualitas terbaik.
3. Memperbarui Stok
Karena pengelolaan Goods Receipt dilakukan pada proses inbound stok barang, staf gudang dapat melakukan pengecekan sekaligus mencatat barang yang masuk dalam sistem pengelolaan gudang agar data stok tetap akurat.
4. Mempermudah Alur Stok
Seluruh barang yang telah melalui proses inbound, kemudian akan segera disalurkan ke proses berikutnya, baik untuk proses penyimpanan ataupun proses pemenuhan pesanan. Dengan begitu alur pergerakan stok menjadi lebih efisien.
5. Mencegah Kecurangan atau Kesalahan
Informasi dalam Goods Receipt membantu perusahaan untuk meningkatkan akurasi dan keamanan stok barang dengan menghindari resiko kehilangan barang, pencurian, atau kesalahan dalam pencatatan.
Proses Goods Receipt dalam Pengelolaan Gudang
Secara umum Goods Receipt dalam pengelolaan gudang perusahaan dilakukan melalui beberapa tahap berikut:
1. Inbound Dokumen & Barang
Proses goods receipt diawali dengan penerimaan barang yang disertai dokumen seperti DO, PO, dan Invoice. Staf gudang kemudian akan mencocokkan data pada dokumen dengan barang yang diterima untuk memastikan kesesuaian pesanan.
2. Pemeriksaan Stok Fisik
Selain melakukan pengecekan dokumen, setiap stok yang diterima akan diperiksa kuantitas dan kualitasnya, untuk memastikan tidak ada kerusakan. Jika ditemukan masalah, laporan klaim atau retur dibuat untuk pihak supplier.
3. Pencatatan Stok
Setelah melalui proses pemeriksaan, barang akan dicatat secara manual ataupun otomatis melalui sistem pengelolaan gudang, sehingga data stok dapat diperbarui secara real-time dan akurat.
4. Putaway Barang dalam Gudang
Barang yang diterima dan selesai dicatat kemudian ditempatkan di lokasi penyimpanan sesuai kategori dan metode pengelolaan gudang perusahaan, baik dengan metode FIFO, LIFO, atau FEFO, untuk menjaga efisiensi operasional.
5. Dokumentasi & Konfirmasi
Bukti penerimaan barang dicatat dan diteruskan ke bagian terkait, seperti divisi keuangan atau manajemen persediaan. Jika diperlukan, barang langsung dikirim ke departemen lain untuk diproses lebih lanjut.
Jenis - Jenis Goods Receipt
Proses Good Receipt dalam Pengelolaan gudang memiliki beberapa jenis, yang dibedakan berdasarkan fungsinya, seperti:
1. Goods Receipt dari Pembelian (Purchase Order)
Jenis Goods Receipt ini terjadi saat proses inbound stok gudang dari supplier berdasarkan Purchase Order (PO) yang telah dibuat sebelumnya. Proses ini umum dilakukan dalam transaksi pembelian untuk memastikan barang yang dipesan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2. Goods Receipt dari Produksi Internal
Stok barang yang diterima dalam kategori ini berasal dari bagian produksi internal perusahaan. Setelah diproduksi, barang akan disimpan sementara di gudang sebelum didistribusikan ke konsumen atau distributor.
3. Goods Receipt dari Transfer Antar Gudang
Dalam perusahaan dengan beberapa gudang, barang dapat dipindahkan dari satu lokasi ke lokasi lain melalui Stock Transfer Receipt. Proses ini memastikan ketersediaan stok di berbagai lokasi sesuai dengan permintaan dan kebutuhan operasional.
4. Goods Receipt Tanpa Order (Unplanned Goods Receipt)
Jenis penerimaan ini terjadi tanpa adanya Purchase Order atau Stock Transfer Order. Biasanya, barang yang diterima berasal dari bonus, donasi, atau pengembalian dari pelanggan. Karena tidak direncanakan, pencatatan dan verifikasi menjadi langkah penting untuk menghindari kesalahan dalam stok.
Tantangan Goods Receipt dalam Pengelolaan Gudang
Penerapan Goods Receipt memiliki beberapa tantangan yang perlu diperhatikan, agar tidak mengganggu operasional gudang. Berikut beberapa tantangan goods receipt:
1. Ketidaksesuaian Stok Barang
Salah satu tantangan utama adalah ketidaksesuaian barang, dimana barang yang diterima tidak sesuai dengan jumlah atau spesifikasi dalam Purchase Order (PO), sehingga memerlukan proses verifikasi lebih lanjut.
2. Stok Barang Mengalami Kerusakan
Selain stok barang yang tidak sesuai, tantangan lain dalam goods receipt yaitu menerima stok barang rusak atau memiliki kualitas yang buruk. Hal ini tentu dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman atau bahkan kehilangan stok.
3. Kesalahan Pencatatan
Jika gudang masih menggunakan sistem manual, maka proses penerimaan barang menjadi tidak efisien, menyebabkan kesalahan dalam pencatatan atau penempatan barang. Hal ini dapat mengganggu akurasi stok dan berdampak pada proses pengelolaan gudang.
4. Pengelolaan Retur yang Rumit
Tantangan lain dari goods receipt adalah manajemen pengembalian stok yang rumit. Hal ini umumnya terjadi ketika barang yang diterima perusahaan dalam kondisi cacat atau tidak sesuai, namun proses pengembalian ke supplier memakan waktu dan menghambat pengelolaan gudang.
Terapkan Goods Receipt dengan Sistem Pengelolaan Gudang Prieds
Goods Receipt merupakan langkah penting dalam pengelolaan gudang, yang diterapkan untuk memastikan barang yang diterima sesuai dengan pesanan dan siap untuk digunakan atau disimpan. Proses goods receipt yang baik akan meningkatkan efisiensi operasional gudang, mengurangi kesalahan, dan menjaga ketepatan stok. Oleh karena itu, perusahaan perlu menerapkan teknologi, seperti sistem pengelolaan gudang untuk dapat mengotomatisasi pencatatan dan inspeksi barang secara optimal.
Sebagai salah satu perusahaan yang menyediakan teknologi Sistem Pengelolaan Gudang, Prieds menghadirkan software yang dapat membantu perusahaan untuk mengoptimalkan operasional gudang melalui penerapan goods receipt. Sehingga perusahaan dapat meningkatkan akurasi dan efisiensi manajemen stok dalam gudang.
Sistem Pengelolaan Gudang dari Prieds memberikan perusahaan fleksibilitas untuk mengkonfigurasi sistem sesuai kebutuhan operasional dan melakukan integrasi dengan sistem ataupun perangkat lain seperti RFID, sehingga perusahaan dapat mengoptimalkan penerapan Goods Receipt.
Pelajari lebih lanjut terkait penerapan Goods Receipt dengan Sistem Pengelolaan Gudang melalui konsultasi dengan tim ahli. Dapatkan sistem yang dilengkapi dengan fitur lengkap, keamanan terbaik dan kemudahan penggunan yang sesuai dengan kebutuhan pada perusahaan dengan Prieds.
Comments