Advanced Shipping Notice: Arti, Manfaat, Tantangan dan Optimalisasinya

Proses manajemen gudang yang kian kompleks, mendorong perusahaan untuk dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi operasional. Salah satu elemen penting dalam proses penerimaan barang yang kini banyak digunakan yaitu Advance Shipping Notice atau ASN. 

Berkat perkembangan teknologi, perusahaan kini dapat dengan mudah mengelola stok, penerimaan barang dengan menggunakan ASN. Artikel ini akan membahas secara mendalam apa itu ASN beserta perannya dalam operasional gudang, serta hubungan eratnya dengan sistem inventory.

Arti Advanced Shipping Notice (ASN)

Advance Shipping Notice (ASN) adalah sebuah dokumen elektronik yang dikirimkan oleh supplier atau pengirim kepada penerima (umumnya gudang atau pusat distribusi) sebelum pengiriman fisik barang tiba. ASN berisi informasi detail mengenai barang yang dikirim,, termasuk juga jumlah, deskripsi produk, nomor part, nomor pesanan, dan informasi pengemasan.

Umumnya, dokumen elektronik ini dikirim dalam format standar seperti EDI (Electronic Data Interchange), yang memungkinkan penerima untuk mempersiapkan proses penerimaan barang dengan lebih cepat dan akurat.

Manfaat Penerapan Advanced Shipping Notice (ASN)

Penerapan ASN memiliki berbagai manfaat dalam operasional gudang, antara lain seperti:

1. Persiapan Penerimaan Barang yang Lebih Baik

Informasi yang sudah diterima lebih awal membantu tim gudang untuk merencanakan persiapan inbound, seperti menyiapkan kebutuhan tenaga kerja, ruang penyimpanan, serta alat bantu seperti forklift sesuai dengan volume dan jenis barang yang akan datang.

2. Pengecekan Barang Lebih Cepat

Saat barang fisik tiba dalam gudang, sistem dapat membandingkan antara data Advanced Shipping Notice dengan jumlah barang fisik yang diterima. Proses ini membantu staf gudang untuk meningkatkan efisiensi pengecekan barang dan mengurangi kesalahan pencatatan.

3. Data Inventory Lebih Akurat

Setiap barang yang masuk akan langsung dicocokkan dengan data dari ASN. Hal ini membuat pencatatan dalam sistem inventory bisa dilakukan secara otomatis dan lebih akurat, menghindari stok fiktif atau kehilangan data.

4. Pengurangan Lead Time

Advanced Shipping Notice dapat memproses penerimaan dengan lebih cepat dan efisien. Ini berdampak pada waktu tunggu (lead time) yang dibutuhkan dari proses penerimaan hingga penyimpanan atau pengiriman kembali ke konsumen menjadi lebih singkat.

Tantangan dalam Menerapkan Advanced Shipping Notice (ASN)

Meski Advance Shipping Notice (ASN) menawarkan beragam manfaat, penerapannya tidak lepas dari sejumlah tantangan operasional. Berikut beberapa tantangan yang umum dalam menerapkan ASN:

1. Ketidaksiapan Teknologi pada Pihak Pengirim

Tidak semua pihak pada proses pengiriman atau penerimaan barang yang memiliki sistem digital untuk mendukung pengiriman ASN secara otomatis. Hal ini tentu dapat menghambat alur data dan membuat penerima terhambat saat mempersiapkan proses penerimaan barang.

2. Variasi Standar Data ASN antar Perusahaan

Perbedaan format ASN antara perusahaan membuat integrasi data menjadi kompleks. Tanpa adanya standar yang disepakati, proses pencocokan informasi berisiko menimbulkan kesalahan dan justru akan memperlambat operasional.

3. Kurangnya Pelatihan Karyawan Gudang

Penerapan ASN mengubah alur kerja dalam gudang. Hal ini tentu membuat perusahaan perlu memberikan karyawan pelatihan agar terbiasa membaca dan memverifikasi data secara digital. Tanpa pemahaman yang tepat, maka akan muncul potensi kesalahan.

4. Biaya Awal untuk Integrasi Sistem

Mengadopsi Advanced Shipping Notice membutuhkan investasi awal dalam teknologi yang tepat serta proses integrasi sistem. Hal ini bisa menjadi kendala bagi perusahaan dengan skala kecil, jika manfaat jangka panjang dari penerapan teknologi belum terlihat jelas.

Peran Sistem Inventory dalam Mendukung Advanced Shipping Notice (ASN)

Penerapan ASN tidak dapat berjalan optimal tanpa didukung oleh sistem inventory yang tepat. Berikut adalah beberapa peran sistem inventory dalam mendukung penerapan ASN:

1. Integrasi Data Otomatis

Sistem inventory memungkinkan integrasi langsung dengan platform ASN, sehingga data dari pengirim dapat masuk ke dalam sistem penerima secara otomatis. Dengan sistem ini, perusahaan dapat menghilangkan kebutuhan input manual dan mengurangi risiko kesalahan pencatatan.

2. Tracking dan Pelacakan

Setelah ASN diterima perusahaan, sistem inventory bisa memantau status pengiriman secara real-time serta staf gudang akan dengan mudah mencocokkan barang yang diterima dengan yang tercatat. Hal ini memberikan transparansi dalam proses supply chain.

3. Dukungan Barcode dan RFID

Dengan ASN, barang bisa dilengkapi tag RFID yang sesuai dengan data di sistem. Ketika barang tiba, pemindaian dapat dilakukan secara langsung, sehingga proses pengecekan dan pencocokan barang dengan ASN menjadi lebih efisien dan akurat.

4. Analitik dan Laporan

Sistem inventory dilengkapi dengan fitur penyusunan laporan, yang dapat mengukur performa supplier berdasarkan ASN. Beberapa aspek dalam performa supplier yang dapat dilihat yaitu seperti ketepatan pengiriman, akurasi jumlah barang, dan waktu transit. Ini penting bagi perusahaan maupun suplier untuk proses evaluasi dan pengambilan keputusan bisnis.

Terapkan Advanced Shipping Notice (ASN) dengan Mudah melalui Sistem Inventory

Advance Shipping Notice (ASN) merupakan alat penting dalam proses gudang yang optimal. Dengan menyediakan informasi pengiriman sebelum barang tiba, ASN memungkinkan perencanaan dan pencatatan yang lebih efisien, mengurangi kesalahan, serta mempercepat waktu proses. 

Salah satu teknologi yang dapat mempermudah penerapan ASN yaitu adalah Sistem inventory. Teknologi ini dapat memaksimalkan manfaat ASN melalui pencatatan otomatis, pelacakan real-time, dan analitik yang akurat.

Sebagai penyedia sistem inventory, Prieds hadir menawarkan sebuah software yang mempermudah perusahaan untuk menerapkan Advanced Shipping Notice dalam manajemen gudang. Teknologi ini dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengoptimalkan pengelolaan produk secara real-time dan akurat, sehingga proses penerimaan data dapat dilakukan dengan otomatis, serta mempercepat proses validasi ketika stok barang diterima dalam gudang.

WMS Prieds juga dibekali dengan fitur integrasi dengan perangkat seperti RFID, sehingga pemantauan dan pengecekan produk fisik dengan data pada ASN menjadi lebih akurat dan real-time. Konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda dengan tim ahli Prieds, dan temukan solusi penggunaan sistem inventory yang optimal, mudah digunakan, dan siap mendukung pertumbuhan bisnis Anda.