Perencanaan merupakan tahap penting dalam menjalankan operasional perusahaan, agar memiliki arahan dan juga target yang jelas untuk setiap divisi. Salah satu contohnya yaitu supply planning yang memiliki dampak besar bagi manajemen gudang perusahaan.
Pengertian Supply Planning
Supply planning merupakan proses strategis yang bertujuan untuk menentukan jumlah, jenis, dan waktu pengadaan barang atau bahan baku yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan.
Dalam konteks manajemen gudang, supply planning berfokus pada pengelolaan stok untuk memastikan bahwa kebutuhan operasional dan pelanggan dapat terpenuhi secara optimal, dengan meminimalkan biaya penyimpanan, kelebihan stok, dan kekurangan stok.
Komponen Penting Supply Planning
Agar proses supply planning menghasilkan data yang akurat, terdapat beberapa komponen penting yang perlu berjalan dengan optimal. Berikut komponen penting dalam supply planning:
1. Forecasting Permintaan
Supply planning dimulai dengan prediksi kebutuhan (demand forecasting), di mana perusahaan menganalisis data historis, tren pasar, dan pola permintaan untuk memperkirakan kebutuhan di masa depan. Informasi ini sangat penting untuk menentukan jumlah stok yang harus disediakan.
2. Inventory Management
Mengelola persediaan di gudang untuk memastikan barang yang tersedia cukup untuk memenuhi kebutuhan tanpa menimbulkan biaya berlebih. Ini mencakup:
Safety stock: Cadangan stok untuk mengantisipasi ketidakpastian permintaan atau keterlambatan pasokan.
Reorder Point (ROP): Titik di mana pesanan baru harus dilakukan agar stok tidak habis.
Economic Order Quantity (EOQ): Jumlah optimal barang yang harus dipesan untuk meminimalkan total biaya pengadaan dan penyimpanan.
3. Supplier Management
Mengidentifikasi dan berkomunikasi dengan pemasok yang andal untuk memastikan pengadaan barang berjalan sesuai jadwal. Faktor yang diperhatikan:
Kualitas barang
Ketepatan waktu pengiriman
Biaya
Fleksibilitas pemasok dalam menangani perubahan permintaan.
4. Produksi dan Kapasitas
Dalam supply planning, perlu diperhatikan kemampuan gudang dalam menampung barang dan kesiapan sistem penyimpanan (misalnya rak, sistem FIFO/LIFO) agar alur kerja tetap efisien.
5. Distribusi
Rencana distribusi berkaitan dengan pengelolaan alur barang dari gudang ke pelanggan atau cabang lain. Faktor-faktor seperti jadwal pengiriman, rute, dan biaya transportasi menjadi pertimbangan utama.
Manfaat Supply Planning dalam Manajemen Gudang
Menjalankan supply planning memiliki beberapa manfaat bagi perusahaan, diantaranya yaitu:
1. Mengurangi Risiko pada Stok
Dengan perencanaan yang baik, perusahaan dapat mengantisipasi fluktuasi permintaan sehingga mengurangi risiko kehilangan peluang penjualan. Hal ini dapat dilakukan dengan mengetahui kebutuhan stok dalam gudang.
2. Efisiensi Biaya
Supply planning membantu menekan biaya penyimpanan barang berlebih dan biaya darurat akibat kekurangan stok. Selain itu, dengan perencanaan yang optimal, perusahaan juga dapat memaksimalkan ruang penyimpanan untuk stok barang yang memiliki perputaran yang tinggi.
3. Peningkatan Kepuasan Konsumen
Ketersediaan barang yang tepat waktu meningkatkan kepuasan pelanggan dan memperkuat reputasi bisnis. Hal ini juga sangat penting bagi perusahaan agar tetap dapat bersaing dan menjadi acuan untuk meningkatkan kemampuan memenuhi permintaan pasar.
4. Pengelolaan Gudang yang Lebih Baik
Dengan rencana yang matang, operasional gudang berjalan lebih efisien, mulai dari penyimpanan hingga distribusi barang. Selain itu, pengelolaan gudang yang baik juga akan mempengaruhi kualitas stok, sehingga tetap dalam kondisi yang baik hingga sampai kepada konsumen.
Tahap Penyusunan Supply Planning
Dibutuhkan setidaknya 5 tahapan untuk melakukan supply planning yang baik dan ideal agar terhindar dari kesalahan perencanaan, yaitu:
1. Mengumpulkan Data
Data historis tentang penjualan, pola permintaan, dan stok merupakan informasi penting yang harus dikumpulkan sebagai bahan analisis dan evaluasi. Data ini mencakup volume barang yang masuk, keluar, dan stok yang tersedia.
2. Menganalisis Kebutuhan
Berdasarkan data yang sudah terkumpul, perusahaan dapat melakukan analisis menggunakan berbagai metode yang sesuai kebutuhan bisnis. Baik itu analisis permintaan seperti analisis tren, musiman, atau teknik statistik lainnya.
3. Menentukan Strategi Pengadaan
Berdasarkan hasil analisis data yang terkumpul, perusahaan dapat menentukan bagaimana dan kapan barang harus dipesan dari supplier. Perusahaan juga dapat mengetahui supplier yang memiliki lead time paling cepat, sehingga perusahaan tidak kehilangan waktu saat melakukan pengadaan stok barang.
4. Menerapkan Teknologi
Menggunakan sistem manajemen gudang (WMS), perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) hingga perangkat RFID untuk memantau persediaan, memprediksi kebutuhan, dan mengelola pengiriman barang dengan lebih akurat.
5. Evaluasi dan Penyesuaian
Supply planning perlu dievaluasi secara berkala untuk memastikan efisiensi dan fleksibilitas dalam menghadapi perubahan permintaan pasar.
Optimalkan Penyusunan Supply Planning dengan Sistem Manajemen Gudang Prieds
Sebagai salah satu perusahaan yang menyediakan Sistem Manajemen Gudang, Prieds menawarkan sistem yang dilengkapi berbagai fitur yang mampu membantu perusahaan untuk dapat menyusun supply planning yang optimal dan menjalankan pengelolaan stok barang dengan efisien. Melalui Sistem Manajemen Gudang Prieds, perusahaan dapat mengkonfigurasi sistem sesuai kebutuhan perusahaan, dan melakukan integrasi dengan sistem ataupun perangkat lain, sehingga perencanaan supply dapat dilakukan dengan lebih efisien dan akurat.
Pelajari lebih lanjut cara menyusun supply planning yang optimal dengan Sistem Manajemen Gudang melalui konsultasi dengan tim ahli. Dapatkan sistem yang dilengkapi dengan fitur lengkap, keamanan terbaik dan kemudahan penggunan yang sesuai dengan kebutuhan pada perusahaan dengan Prieds.
Comentarios