Lean Stocktaking: Pengertian, Fungsi dan Cara Pengelolaan dalam Gudang

Pengelolaan gudang yang optimal membutuhkan efisiensi dan akurasi proses operasional. Untuk dapat meraih hal tersebut, banyak perusahaan berupaya untuk menerapkan metode Lean Stocktaking, sebuah pendekatan penghitungan stok yang berfokus pada efisiensi, akurasi dan kelancaran operasional. Dengan dukungan sistem digital seperti Warehouse Management Software (WMS), penerapan Lean Stocktaking dapat dilakukan secara lebih cepat, akurat, dan optimal.

Pengertian Lean Stocktaking dalam Pengelolaan Gudang

Lean Stocktaking merupakan sebuah metode penghitungan dan verifikasi stok barang dalam gudang yang mengadopsi prinsip Lean Management, yaitu menghilangkan aktivitas yang tidak memiliki nilai tambah (waste) selama proses operasional. Tujuan dari penerapan metode ini yaitu untuk memastikan kesesuaian jumlah stok, meningkatkan efisiensi waktu, tenaga, dan sumber daya yang digunakan selama proses stocktaking.

Berbeda dengan metode manual yang membutuhkan pengelolaan gudang untuk berhenti sementara, Lean Stocktaking memungkinkan proses dapat dilakukan bersamaan dengan dengan proses operasional, tanpa perlu menghentikan kegiatan penerimaan atau pengiriman barang.

Fungsi Lean Stocktaking dalam Pengelolaan Gudang

Penerapan Lean Stocktaking memiliki sejumlah fungsi bagi pengelolaan gudang, antara lain seperti:

1. Meningkatkan Akurasi Data Persediaan

Dengan proses pencatatan yang efisien dan terencana, perusahaan dapat memastikan data stok yang akurat, antara hasil pencatatan dengan persediaan fisik dalam gudang.

2. Efisiensi Waktu dan Biaya Operasional

Metode Lean Stocktaking menekankan efisiensi operasional. Dengan metode ini, stocktaking dapat dilakukan lebih cepat dan tepat tanpa menghentikan pengelolaan gudang.

3. Meningkatkan Produktivitas Staf Gudang

Karena pencatatan dilakukan bersamaan dengan pengelolaan gudang, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas staf tanpa menghambat proses operasional.

4. Meminimalkan Kendala pada Pengelolaan Gudang

Lean Stocktaking dapat dilakukan secara bertahap. Hal ini tentu akan meminimalisir kendala dalam pengelolaan gudang karena proses pencatatan tidak memerlukan downtime yang lama.

5. Analisis Data Stok Lebih Akurat

Dengan menerapkan Lean Stocktaking, perusahaan dapat memiliki data stok real-time dan akurat. Informasi ini dapat membantu untuk mempermudah perencanaan, pengadaan, maupun distribusi.

Beberapa Tips Penerapan Lean Stocktaking yang Optimal dalam Gudang

Untuk meraih penerapan Lean Stocktaking yang optimal, berikut beberapa tips yang dapat digunakan perusahaan:

1. Gunakan Sistem Warehouse Management Software

Penggunaan teknologi seperti Warehouse Management Software dapat membantu mengotomatisasi seluruh proses pengelolaan gudang serta meningkatkan akurasi penghitungan.

2. Lakukan Stocktake secara Rutin

Agar data perhitungan stok menjadi lebih akurat dan memiliki visibilitas yang baik terhadap pengelolaan gudang, perusahaan dapat melakukan penghitungan stok atau stocktake secara rutin untuk setiap kategori atau area tertentu.

3. Gunakan Label yang Jelas dan Konsisten

Untuk menghindari perhitungan berulang, perusahaan dapat menggunakan label pada area penyimpanan dan stok dengan format yang sama. Label yang jelas tidak hanya memudahkan perhitungan, tetapi juga memudahkan proses pengelolaan gudang.

4. Tetapkan SOP Lean Stocktaking

Perusahaan perlu menetapkan standarisasi prosedur perhitungan dan format data agar penerapan Lean Stocktaking berjalan dengan optimal tanpa mengganggu proses pengelolaan gudang.

5. Pantau dan Evaluasi Lean Stocktaking

Dengan hasil perhitungan yang akurat perusahaan dapat melakukan analisis kinerja Lean Stocktaking dan mengevaluasi area yang menghambat proses perhitungan untuk dilakukan perbaikan.

Peran Warehouse Management Software dalam Penerapan Lean Stocktaking

Penerapan Lean Stocktaking dapat dioptimalkan dengan menggunakan Warehouse Management Software (WMS). Sistem ini memiliki beberapa peran dalam Mendukung Lean Stocktaking, seperti:

1. Monitoring Stok secara Real-Time

Warehouse Management Software (WMS) dapat memantau setiap pergerakan stok secara real-time dan menampilkan informasi lengkap seperti lokasi, jumlah, serta status barang.

2. Stocktaking Otomatis dan Akurat

Dengan menerapkan Warehouse Management Software (WMS) perusahaan dapat menjadwalkan dan membagi area stocktaking secara otomatis agar hasil perhitungan jadi lebih akurat.

3. Peringatan Selisih Jumlah Stok

Ketika ditemukan selisih jumlah antara pencatatan dengan stok fisik dalam gudang, WMS akan secara langsung memberikan peringatan untuk segera dilakukan koreksi.

4. Integrasi dengan RFID

Untuk memaksimalkan penerapan Lean Stocktaking, perusahaan dapat menghubungan Warehouse Management Software (WMS) dengan perangkat RFID yang dapat melakukan pencatatan stok secara otomatis dan akurat.

5. Analisis dan Evaluasi Lean Stocktaking

Hasil penghitungan akan tersimpan secara otomatis dalam Warehouse Management Software (WMS) memudahkan perusahaan untuk melakukan analisis penerapan Lean Stocktaking dan membantu mengoptimalkan proses pencatatan stok.

Terapkan Lean Stocktaking yang Optimal dengan Warehouse Management Software Prieds

Lean Stocktaking merupakan metode pengelolaan gudang yang menekankan efisiensi dan akurasi operasional. Melalui penerapan prinsip Lean, serta dukungan Warehouse Management Software (WMS), proses penghitungan stok dapat dilakukan dengan lebih efisien bersamaan dengan pengelolaan gudang.

Sebagai penyedia Warehouse Management Software, Prieds hadir menawarkan sebuah teknologi yang mempermudah perusahaan untuk menerapkan Lean Stocktaking. Teknologi ini dapat membantu perusahaan untuk mengoptimalkan proses operasional, meningkatkan akurasi data, memberikan visibilitas menyeluruh terhadap pengelolaan gudang, serta membantu meningkatkan akurasi dan efisiensi perhitungan stok.

Warehouse Management Software Prieds juga dibekali dengan fitur integrasi dengan perangkat seperti RFID, sehingga  penerapan Lean Management dapat dilakukan dengan optimal. Konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda dengan tim ahli Prieds, dan temukan solusi penggunaan sistem yang optimal, mudah digunakan, dan siap mendukung pertumbuhan bisnis Anda.