Stock Reservation: Definisi, Fungsi, Jenis dan Tips Optimalisasinya

Kecepatan dan akurasi pemenuhan pesanan merupakan dua faktor penting untuk menjaga kepuasan konsumen dan kelancaran pengelolaan gudang. Salah satu proses yang kurang begitu diperhatikan yaitu adalah Stock Reservation. Pengelolaan Stock Reservation yang baik dapat membantu perusahaan untuk terhindar dari beresiko over-selling, keterlambatan pengiriman, hingga kesalahan stok dan pesanan.

Definisi Stock Reservation dalam Pengelolaan Gudang

Stock Reservation merupakan proses pencadangan stok barang di gudang untuk pesanan, konsumen, atau kebutuhan tertentu sebelum barang benar-benar di picking dan dikirim. Stok yang telah di-reserve tidak dapat digunakan untuk pesanan lain, sehingga ketersediaannya terjamin.

Proses Stock Reservation umumnya diterapkan setelah pesanan dikonfirmasi (sales order) dan sebelum proses outbound dimulai. Proses ini dilakukan dengan menandai sejumlah stok sebagai "reserved" agar tidak digunakan untuk kebutuhan lain selama proses pengelolaan gudang berlangsung.

Fungsi Stock Reservation dalam Pengelolaan Gudang

Penerapan Stock Reservation memiliki beberapa fungsi penting yang dapat membantu perusahaan untuk menjaga kelancaran pengelolaan gudang, di antaranya yaitu:

1. Menghindari Over-Selling

Dengan adanya Stock Reservation, stok yang sudah dialokasikan untuk pesanan yang tervalidasi tidak akan tercatat sebagai stok tersedia untuk pesanan lain. Hal ini penting bagi bisnis dengan volume transaksi tinggi agar tidak terjadi kegagalan pemenuhan pesanan.

2. Meningkatkan Akurasi Data Stok

Stock Reservation membantu memisahkan ketersediaan stok dalam gudang menjadi beberapa status seperti tersedia, reserved, dan telah di proses atau di ambil. Pembagian status ini membuat data stok lebih akurat dan transparan.

3. Mempercepat Proses Outbound

Melalui penerapan Stock Reservation, staf gudang dapat langsung melakukan picking sesuai daftar yang telah ditentukan tanpa perlu mencari stok pengganti, karena stok telah dipesan ketika pesanan berhasil di validasi.

4. Mendukung Prioritas Pesanan

Stock Reservation memungkinkan perusahaan untuk menjalankan proses pengelolaan gudang berdasarkan prioritas, misalnya untuk pesanan urgent, atau channel penjualan tertentu.

Jenis-Jenis Stock Reservation

Stock Reservation dapat dibagi ke dalam beberapa jenis sesuai dengan kebutuhan pengelolaan gudang perusahaan, antara lain seperti:

1. Order-based Reservation

Stock Reservation jenis ini dilakukan dengan menyimpan stok berdasarkan pesanan yang diterima gudang dan telah divalidasi.

2. Customer-based Reservation

Jenis Stock Reservation ini diterapkan dengan mengalokasikan stok berdasarkan pelanggan tertentu.

3. Channel-based Reservation

Stock Reservation umumnya diterapkan jika perusahaan memiliki beberapa kanal penjualan beragam, seperti marketplace, toko offline, atau B2B, sehingga stok dibagi berdasarkan kontribusi channel tersebut pada penjualan.

4. Time-based Reservation

Jenis Stock Reservation terakhir yaitu stok dicadangkan dalam jangka waktu tertentu dan akan dilepas jika pesanan tidak diproses.

Tips Penerapan Stock Reservation yang Tepat

Agar penerapan proses Stock Reservation berjalan dengan tepat, perusahaan dapat mengikuti beberapa tips berikut:

1. Tetapkan Aturan Stock Reservation yang Jelas

Perusahaan perlu menentukan aturan reservation secara konsisten, seperti kapan stok mulai di-reserve, untuk jenis pesanan apa, dan siapa yang memiliki prioritas. Aturan yang jelas membantu menghindari terjadinya kendala saat akan mengalokasikan stok.

2. Terapkan Batas Waktu Reservation

Pemberian batas waktu pada Stock Reservation mencegah stok terkunci terlalu lama, terutama pada produk yang memiliki masa kadaluarsa. Jika pesanan tidak diproses hingga batas waktu tertentu, stok dapat dilepas kembali agar siap digunakan untuk pesanan lain.

3. Lakukan Monitoring Stok Reserved Secara Berkala

Perusahaan perlu melakukan monitoring terhadap jumlah dan pergerakan stok reserved sehingga dapat dengan mudah mengidentifikasi kendala serta memastikan stok digunakan secara optimal dalam pengelolaan gudang.

4. Gunakan Warehouse Management System

Penggunaan teknologi seperti Warehouse Management System (WMS) sangat penting agar data stok dengan status reserved, diproses dan tersedia dapat terlacak secara real-time tanpa mengganggu proses pemenuhan pesanan, meminimalkan kesalahan input data.

5. Manfaatkan Laporan WMS untuk Evaluasi Kinerja

Dengan memanfaatkan Warehouse Management System, perusahaan dapat menganalisis tingkat utilisasi stok reserved, durasi reservation, dan kecepatan pemenuhan pesanan untuk mengevaluasi kinerja Stock Reservation dalam pengelolaan gudang.

Peran Warehouse Management System dalam Mengoptimalkan Stock Reservation

Penerapan Warehouse Management System (WMS) memungkinkan proses Stock Reservation berjalan otomatis, akurat, dan minim kesalahan. Berikut beberapa peran WMS dalam mengoptimalkan Stock Reservation:

1. Alokasi Stok Otomatis

Warehouse Management System (WMS) secara otomatis dapat mengalokasikan stok berdasarkan pesanan masuk, metode pengelolaan gudang, seperti FIFO/FEFO, dan proses operasional yang telah ditentukan.

2. Visibilitas Status Stok Real-Time

Perusahaan dapat mengetahui seluruh status stok melalui Warehouse Management System (WMS) secara real-time dan akurat, mulai dari stok tersedia, reserved, hingga terkirim, sehingga pengambilan keputusan menjadi lebih cepat dan akurat.

3. Integrasi dengan Sistem Penjualan

Warehouse Management System (WMS) dilengkapi dengan fitur integrasi dan dapat dihubungkan dengan software lain, seperti ERP atau POS, sehingga proses Stock Reservation dapat berjalan sinkron sejak pesanan diterima hingga barang dikirim.

4. Pengaturan Prioritas Stok sesuai Jenis Reservation

Perusahaan dapat menerapkan berbagai jenis Stock Reservation yang sesuai dengan operasional pengelolaan gudang melalui Warehouse Management System (WMS), sehingga perusahaan dapat mengatur prioritas alokasi stok secara tepat.

5. Pelepasan Stok Otomatis

Jika pesanan dibatalkan atau melewati batas waktu Stock Reservation yang telah ditentukan, Warehouse Management System (WMS) secara otomatis akan melepaskan stok reserved agar kembali ke gudang dengan status tersedia, sehingga dapat digunakan untuk kebutuhan lain.

Terapkan Stock Reservation yang Optimal dengan Warehouse Management System Prieds

Stock Reservation merupakan salah satu tahap penting dalam pengelolaan gudang yang berfungsi untuk menjaga akurasi stok dan kelancaran pemenuhan pesanan. Tanpa pengelolaan yang baik, proses ini justru dapat menghambat operasional gudang.

Dengan dukungan Warehouse Management System (WMS), Stock Reservation dapat dioptimalkan secara otomatis, real-time, dan terintegrasi, sehingga operasional gudang menjadi lebih efisien dan akurat, berdampak pada peningkatan kepuasan konsumen.

Sebagai penyedia Warehouse Management System (WMS), Prieds menawarkan perangkat yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam menerapkan Stock Reservation dalam pengelolaan gudang. Sistem ini mendukung pencatatan stok yang akurat, pelacakan barang secara real-time, hingga memastikan seluruh proses pengelolaan gudang dilakukan dengan efisien dan tepat.

Warehouse Management System (WMS) Prieds juga dapat diintegrasikan dengan RFID, sehingga memberikan perusahaan fleksibilitas dan kemudahan untuk mengelola Stock Reservation dalam gudang. Konsultasi dengan tim ahli Prieds untuk mengetahui solusi software yang tepat bagi bisnis Anda.