Order Release: Pengertian, Fungsi, Proses dan Tips Optimalisasinya

Dalam proses inventory management, kecepatan dan ketepatan perusahaan untuk pemenuhan pesanan menjadi faktor penting yang berpengaruh terhadap 

kepuasan konsumen. Salah satu tahap penting saat proses pemenuhan pesanan berlangsung yaitu adalah Order Release.

Order Release berperan sebagai penghubung antara perencanaan pesanan dan eksekusi picking di gudang. Jika tahap ini tidak dikelola dengan baik, maka dapat mengakibatkan kendala dalam inventory management, keterlambatan pengiriman, hingga kesalahan pemenuhan pesanan.

Pengertian Order Release dalam Inventory Management

Order Release adalah proses pelepasan pesanan yang telah divalidasi perusahaan ke bagian inventory management dalam gudang untuk dieksekusi. Pada tahap ini, pesanan dinyatakan siap diproses dan dilanjutkan ke aktivitas picking, packing, hingga pengiriman.

Proses Order Release tidak hanya “mengirim” data pesanan ke tim operasional, tetapi juga mencakup penentuan waktu rilis, mengatur prioritas pesanan, serta ketersediaan sumber daya, baik itu dari sisi jumlah stok, tenaga kerja, dan kapasitas alat.

Fungsi Order Release dalam Inventory Management

Order Release memiliki beberapa fungsi penting dalam menjaga keseimbangan antara permintaan dan kinerja inventory management. Beberapa fungsi utamanya yaitu:

1. Mengontrol Alur Kerja Gudang

Order Release membantu memastikan bahwa pesanan diproses sesuai kapasitas dan kemampuan inventory management perusahaan, sehingga aktivitas picking dan packing tidak mengakibatkan hambatan dalam operasional gudang.

2. Menentukan Prioritas Pesanan

Dengan menerapkan Order Release, perusahaan dapat membagi pesanan dengan urgensi tinggi, tujuan pengiriman, atau jenis konsumen tertentu, sehingga pesanan  dapat dikelola terlebih dahulu.

3. Mengurangi Kendala Operasional

Dengan mengatur waktu dan alur pesanan dirilis, perusahaan dapat menghindari lonjakan pekerjaan dalam inventory management yang berpotensi menyebabkan keterlambatan dan kesalahan pemenuhan pesanan.

4. Meningkatkan Akurasi Pemenuhan Pesanan

Pesanan yang dirilis setelah stok dan data tervalidasi akan dapat meminimalkan resiko partial fulfillment dan kesalahan pengambilan barang. Dengan menerapkan tahap ini, perusahaan dapat menjaga kepuasan konsumen.

Proses Penting dalam Inventory Management

Secara umum, proses Order Release dalam inventory management terdiri dari beberapa tahap berikut:

1. Penerimaan Pesanan

Pesanan masuk dari sistem penjualan, ERP, atau OMS (Order Management System).

2. Validasi Pesanan

Sistem memeriksa kelengkapan data, ketersediaan stok, serta aturan pemenuhan pesanan.

3. Penentuan Waktu dan Metode Rilis

Pesanan dapat dirilis secara otomatis (real-time) atau terjadwal (wave, batch, atau zone picking).

4. Order Release ke Operasional Gudang

Pesanan dilepas ke Inventory Management System dan siap diproses oleh tim gudang.

5. Eksekusi Picking dan Proses Outbound

Pesanan yang telah dirilis masuk ke tahap picking, packing, dan pengiriman.

Tips Menjalankan Order Release yang Optimal

Untuk dapat menerapkan Order Release secara optimal dalam inventory management, perusahaan dapat mengikuti tips berikut:

1. Sesuaikan Order Release dengan Kapasitas Inventory Management

Order Release sebaiknya dilakukan dengan memperhatikan kapasitas inventory management. Dengan menyesuaikan rilis pesanan terhadap kemampuan operasional, perusahaan dapat menghindari penumpukan pekerjaan dan menjaga alur kerja tetap stabil.

2. Terapkan Penjadwalan Order Release

Pengelolaan Order Release akan lebih optimal jika dilakukan secara terjadwal, seperti per jam, per shift, atau per wave maupun slot. Penjadwalan ini membantu meratakan beban kerja dan mengurangi lonjakan aktivitas operasional pada waktu tertentu.

3. Gunakan Prioritas Pemenuhan Pesanan

Tidak semua pesanan memiliki tingkat prioritas yang sama. Penerapan Order Release perlu mempertimbangkan SLA, batas waktu pengiriman, serta jenis konsumen agar pesanan dengan urgensi tinggi dapat diproses lebih awal.

4. Pastikan Validasi Stok Sebelum Order Release

Order Release sebaiknya juga dilakukan setelah ketersediaan stok dipastikan sesuai. Validasi stok penting untuk dilakukan, untuk mencegah terjadinya partial fulfillment, backorder, dan gangguan pada proses outbound.

5. Evaluasi Performa Order Release Secara Berkala

Kinerja Order Release perlu dievaluasi secara rutin dengan melihat lead time pemrosesan, tingkat keterlambatan, dan keseimbangan beban kerja. Evaluasi ini dapat digunakan sebagai dasar pengambilan langkah optimalisasi inventory management.

Peran Inventory Management System dalam Mengoptimalkan Order Release

Penerapan teknologi, seperti Inventory Management System dapat membantu perusahaan untuk mengoptimalkan Order Release. Berikut beberapa peran dari teknologi ini:

1. Otomatisasi Proses Order Release

Inventory Management System memungkinkan Order Release dilakukan secara otomatis berdasarkan aturan yang telah ditentukan, seperti kapasitas gudang, jadwal pengiriman, dan prioritas pesanan.

2. Menerapkan Prioritas Pesanan secara Tepat

Melalui Inventory Management System, prioritas Order Release dapat diatur secara dinamis sesuai jenis konsumen, jenis order, atau channel penjualan. Sistem akan memastikan pesanan dengan urgensi tinggi agar diproses lebih dahulu.

3. Integrasi Data Stok dan Operasional

Inventory Management System dapat mengelola data stok real-time dan menyesuaikan dengan proses Order Release, sehingga hanya pesanan yang stoknya tersedia yang akan dirilis. Hal ini membantu menjaga akurasi dan kelancaran pemenuhan pesanan.

4. Order Release yang Sesuai Dengan Metode Rotasi Stok

Inventory Management System mendukung berbagai metode rotasi stok, sehingga Order Release dapat disesuaikan dengan proses pengelolan, seperti wave picking, batch picking, dan zone picking.

5. Monitoring dan Analisis Kinerja Order Release

Dengan menggunakan Inventory Management System, perusahaan dapat memantau status Order Release secara real-time. Data ini membantu mengidentifikasi kendala, mengevaluasi performa, serta meningkatkan efisiensi proses secara tepat.

Kelola Order Release dengan Tepat Melalui Inventory Management System Prieds

Order Release merupakan salah satu tahap penting dalam proses inventory management yang berfungsi sebagai pengendali alur kerja antara perencanaan dan eksekusi pesanan. Pengelolaan Order Release yang tepat akan membantu gudang beroperasi lebih efisien, minim kesalahan, dan mampu memenuhi pesanan tepat waktu. Dengan dukungan Inventory Management System, perusahaan dapat mengotomatisasi, memantau, dan mengoptimalkan proses Order Release secara menyeluruh.

Sebagai penyedia Inventory Management System, Prieds menawarkan perangkat yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola Order Release secara optimal. Sistem ini mendukung pencatatan stok yang akurat, pelacakan barang secara real-time, hingga memastikan seluruh proses pemenuhan pesanan terdata dengan lengkap, sehingga hanya pesanan yang telah di rilis yang dapat segera dikelola.

Inventory Management System Prieds juga dapat diintegrasikan dengan RFID, sehingga memberikan perusahaan fleksibilitas dan kemudahan untuk mengelola Order Release. Konsultasi dengan tim ahli Prieds untuk mengetahui solusi software yang tepat bagi bisnis Anda.