Dalam proses inventory management, baik itu pada perusahaan manufaktur maupun distributor, tentu tidak terlepas dari permasalahan. Salah satu permasalahan yang hingga saat ini masih banyak dijumpai yaitu pada produk yang diterima, apakah itu kesalahan dari item produk,kesalahan pada pengiriman hingga kerusakan produk.
Untuk dapat mengatasi hal tersebut, perusahaan perlu memiliki return management, atau pengelolaan pengembalian produk dari konsumen. Return management yang optimal, dapat mengembalikan kepercayaan dan kepuasan konsumen melalui pelayanan yang baik. Agar perusahaan mampu memberikan pelayanan return management yang optimal, penerapan Inventory Management System penting untuk dilakukan.
Pengertian Return Management
Return Management merupakan sebuah proses yang dilakukan perusahaan untuk menangani pengembalian barang dari konsumen ataupun distributor. Proses ini melibatkan penerimaan kembali barang, evaluasi kondisi barang, penentuan tindakan lebih lanjut (seperti perbaikan, penjualan kembali, atau daur ulang), hingga penyelesaian administrasi terkait pengembalian.
Manajemen pengembalian menjadi bagian penting dalam inventory management. Hal ini dikarenakan return management dapat memengaruhi kepuasan pelanggan, efisiensi operasional, dan profitabilitas perusahaan.
Tujuan Return Management
Dalam proses inventory management, proses manajemen pengembalian memiliki beberapa fungsi dan tujuan bagi perusahaan. Berikut tujuan utama dari return management meliputi:
1. Meningkatkan Kepuasan Konsumen
Dengan menangani pengembalian secara efisien dan profesional, konsumen akan merasa dihargai, sehingga perusahaan dapat menjaga kepuasan konsumen dan loyalitas dapat ditingkatkan.
2. Mengurangi Biaya Pengembalian
Melalui manajemen pengembalian yang baik, perusahaan dapat meminimalkan biaya terkait proses return, meliputi transportasi, perbaikan, atau disposal. Hal ini dapat dilakukan jika perusahaan melakukan evaluasi dari setiap pengembalian yang dilakukan oleh konsumen, dan mengambil solusi tepat untuk mengatasi permasalahan.
3. Memaksimalkan Nilai Aset yang Dikembalikan
Setiap produk yang dikembalikan dapat diperbaiki, dijual kembali, atau digunakan kembali untuk memaksimalkan nilai ekonominya. Hal ini dilakukan agar perusahaan tidak mengalami kerugian lebih dalam.
4. Mendukung Keberlanjutan (Sustainability)
Dengan menjalankan return management, perusahaan dapat mengurangi limbah dan meningkatkan praktik ramah lingkungan. Produk yang dikembalikan dapat diinspeksi terlebih dahulu dan ditentukan tindakan strategis agar produk return dapat memiliki nilai.
5. Mengidentifikasi Permasalan pada Produk
Proses return management juga mencakup tahap analisis pengembalian. Tujuan dari analisis ini untuk membantu perusahaan mengetahui permasalahan pada produk atau proses produksi.
Tantangan Return Management
Proses manajemen pengembalian yang tidak optimal merupakan permasalahan dalam proses inventory management. Berikut beberapa tantangan dalam menjalankan return management:
1. Biaya Tambahan
Proses pengembalian sering kali membutuhkan biaya operasional tambahan, seperti pengangkutan atau inspeksi ulang. Hal ini menjadi salah satu penyebab perusahaan mengalami kerugian.
2. Logistik yang Kompleks
Barang return datang dari berbagai lokasi dengan berbagai kondisi. Hal ini membuat proses logistik semakin kompleks dan mempersulit koordinasi.
3. Kendala Penilaian Kondisi Barang
Setelah produk masuk kedalam gudang pada proses pengembalian, perusahaan perlu melakukan inspeksi terhadap produk tersebut. Menentukan apakah barang dapat diperbaiki, dijual kembali, atau dibuang membutuhkan inspeksi yang akurat dan menjadi tantangan dalam proses return management.
4. Mempengaruhi Inventory Lain
Pengembalian barang dapat mengacaukan inventory management jika tidak dikelola dengan baik. Hal ini dikarenakan stok barang return akan tercampur dengan stok barang yang siap untuk dipasarkan.
5. Kepuasan Konsumen
Proses return management yang lambat atau tidak sesuai dapat menurunkan kepercayaan konsumen. Jika tidak segera diatasi, hal ini menjadi tantangan bagi proses return management dan juga keberlangsungan perusahaan.
Tahap Return Management
Proses return management yang optimal umumnya melalui beberapa tahap berikut, yaitu:
1. Inisiasi Pengembalian
Konsumen atau distributor mengajukan permohonan pengembalian barang kepada perusahaan. Perusahaan perlu memiliki proses verifikasi, sehingga tidak seluruh permasalahan produk diperlakukan secara sama.
2. Persetujuan Pengembalian
Perusahaan mengevaluasi permohonan berdasarkan kebijakan pengembalian (return policy) yang diterapkan. Namun jika kebijakan pengembalian rumit dan membutuhkan waktu yang lama, tentu akan mempengaruhi kepuasan konsumen.
3. Pengiriman Kembali Barang
Barang yang disetujui untuk dikembalikan akan dikirimkan ke lokasi perusahaan atau gudang. Umumnya pada tahap ini perusahaan yang akan menanggung biaya pengiriman barang dari konsumen atau distributor.
4. Inspeksi dan Evaluasi
Barang return yang telah diterima perusahaan kemudian akan dipisahkan untuk proses inspeksi. Staff gudang akan melakukan pemeriksaan untuk menentukan kondisi dan tindakan selanjutnya.
5. Tindakan Lanjutan
Berdasarkan dari hasil inspeksi dan evaluasi, perusahaan dapat menentukan dari setiap barang yang dikembalikan agar bisa dikelola kembali, baik itu dijual kembali, diperbaiki, didaur ulang, atau dibuang sesuai kebijakan perusahaan.
6. Pengelolaan Administrasi
Tahap terakhir dalam proses manajemen pengembalian yaitu menyelesaikan hal yang bersifat administratif. manajemen dokumen terkait, seperti pengembalian dana, penggantian barang, atau pembaruan catatan inventaris perlu dilakukan agar pembeli tidak merasa dirugikan.
Cara Optimalisasi Return Management dengan Inventory Management System
Inventory Management System (IMS) membantu mengoptimalkan proses return management melalui berbagai fitur, seperti pelacakan barang secara real-time untuk memonitor barang yang dikembalikan, integrasi data pengembalian dengan inventaris dan logistik, serta otomasi proses seperti pemberitahuan pelanggan dan penghitungan stok.
Selain itu, IMS menyediakan analisis data untuk mengidentifikasi pola pengembalian dan meningkatkan kualitas produk, serta mendukung efisiensi komunikasi antar tim operasional, logistik, dan layanan pelanggan dalam menangani pengembalian.
Sebagai salah satu perusahaan yang menyediakan Inventory Management System (IMS), Prieds hadir dengan sistem yang dilengkapi berbagai fitur yang mampu mengoptimalkan proses return management dan membantu perusahaan untuk mengembalikan tingkat kepuasan konsumen. Melalui Inventory Management System Prieds, perusahaan dapat mengkonfigurasi sesuai kebutuhan perusahaan, melakukan integrasi dengan sistem ataupun perangkat lain, sehingga proses manajemen pengembalian barang menjadi lebih efisien dan akurat.
Pelajari lebih lanjut cara optimalisasi return management dengan Inventory Management System melalui konsultasi dengan tim ahli. Dapatkan sistem yang dilengkapi dengan fitur lengkap, keamanan terbaik dan kemudahan penggunan yang sesuai dengan kebutuhan pada perusahaan dengan Prieds.
Comments