Temperature Mapping: Definisi, Manfaat, Tantangan dan Implementasinya

Mengelola stok barang yang sensitif, terutama seperti obat, makanan, dan bahan kimia, membutuhkan kondisi penyimpanan yang tepat, agar kualitas produk terjaga. Salah satu cara untuk memastikan kondisi penyimpanan tetap optimal yaitu dengan menerapkan temperature mapping. 

Istilah temperature mapping erat kaitannya dengan pengelolaan stok yang membutuhkan standar regulasi ketat. Hal ini dikarenakan perubahan pada temperatur penyimpanan akan mempengaruhi stok yang tersimpan, dan dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.

Pengertian Temperature Mapping

Temperature mapping adalah proses pemetaan suhu di area penyimpanan yang dilakukan dengan tujuan untuk mengidentifikasi variasi suhu yang mungkin terjadi pada titik tertentu dalam ruangan. Proses ini melibatkan penempatan sensor suhu di berbagai lokasi dalam ruang penyimpanan untuk merekam data suhu dalam periode tertentu.

Dengan menerapkan temperature mapping, perusahaan dapat memastikan seluruh area penyimpanan memiliki suhu sesuai dengan batas yang telah ditentukan. Metode ini banyak digunakan pada cold storage ataupun ventilated storage, yang memang mengharuskan ruang penyimpanan memiliki suhu optimal.

Manfaat Penggunaan Temperature Mapping dalam Manajemen Stok

Penerapan temperature mapping memiliki beberapa manfaat yang dapat membantu perusahaan untuk mengoptimalkan manajemen stok, diantaranya seperti:

1. Menjaga Kualitas Produk

Produk seperti obat-obatan, makanan beku, dan bahan kimia sangat sensitif terhadap perubahan suhu. Untuk itu, perusahaan perlu menerapkan Temperature mapping karena dapat membantu menghindari kerusakan atau penurunan kualitas stok akibat penyimpanan pada suhu yang tidak sesuai.

2. Mengidentifikasi Titik Panas dan Dingin

Tidak semua bagian ruang penyimpanan memiliki suhu yang seragam. Temperature mapping membantu perusahaan untuk mengidentifikasi titik-titik dengan deviasi suhu (hot/cold spots) untuk dilakukan penyesuaian seperti kalibrasi alat pendingin atau merubah penataan stok dalam gudang.

3. Memaksimalkan Penggunaan Ruangan Pendingin

Data dari temperature mapping dapat digunakan sebagai acuan untuk meningkatkan efisiensi energi dengan menyesuaikan sistem pendingin agar tidak bekerja terlalu berlebihan atau kekurangan daya yang dapat mengakibatkan suhu menjadi tidak stabil.

4. Menghindari Resiko Kerugian

Temperature membantu perusahaan untuk mendeteksi potensi kegagalan penyimpanan lebih cepat. Hal ini tentu dapat meminimalisir resiko kerugian akibat produk rusak atau kadaluarsa.

5. Kepatuhan terhadap Regulasi

Beberapa lembaga pengawasan produk mewajibkan temperature mapping sebagai bagian dari validasi fasilitas gudang. Kegagalan dalam memenuhi standar dapat mengakibatkan perusahaan terkena permasalahan hukum dan mengganggu reputasi.

Tantangan dalam Penerapan Temperature Mapping

Meskipun temperature mapping penting untuk diterapkan dalam gudang, dalam pelaksanaannya tidak lepas dari beberapa tantangan, diantaranya seperti:

1. Biaya Awal yang Tinggi

Penerapan temperature mapping membutuhkan investasi awal yang cukup besar untuk sensor suhu berkualitas tinggi, data logger, dan sistem pemantauan. Sehingga perusahaan perlu mempertimbangkan kondisi finansial sebelum memutuskan menerapkan temperature mapping.

2. Kurangnya Pelatihan Staf Gudang

Pengoperasian alat, analisis data, dan pengambilan keputusan membutuhkan SDM yang baik, yang memahami prosedur validasi suhu dan manajemen resiko. Kurangnya pelatihan staf dapat berakibat pada kesalahan analisis dan pengambilan keputusan terkait pengelolaan stok yang membutuhkan suhu optimal.

3. Kondisi Lingkungan yang Tidak Stabil

Perubahan suhu ekstrim dari luar ruangan, aliran udara yang tidak merata, atau sistem HVAC yang tidak efisien dapat mempengaruhi penerapan dan hasil data dari temperature mapping. Untuk itu, perusahaan juga perlu mempertimbangkan kondisi lingkungan agar penerapan temperature mapping menjadi lebih optimal.

4. Integrasi dengan Teknologi

Mengintegrasikan data suhu dengan sistem manajemen stok membutuhkan penyesuaian, baik dari kapabilitas SDM, maupun waktu yang dibutuhkan untuk proses integrasi. Jika pengelolaan pada gudang yang masih menggunakan sistem manual atau semi-manual, hal ini tentu dapat menghambat penerapan temperature mapping.

Implementasi Temperature Mapping

Agar penerapan temperature mapping dalam gudang dilakukan dengan optimal, perusahaan dapat menerapkan beberapa langkah berikut:

1. Perencanaan Awal

Langkah awal sebelum penerapan temperature mapping yaitu menyusun perencanaan, apakah untuk validasi, monitoring, atau investigasi masalah. Setelah perencanaan selesai dilakukan, perusahaan dapat menyusun layout penyimpanan dan jumlah serta penempatan sensor suhu, yang ditentukan berdasarkan luas area penyimpanan.

2. Pengumpulan Data

Sensor suhu dipasang di beberapa titik yang telah ditentukan dan dibiarkan merekam suhu selama periode tertentu. Perekaman dilakukan dalam kondisi normal dan juga ekstrem, untuk mengukur kestabilan suhu dalam ruang penyimpanan.

3. Analisis Data

Data yang terkumpul dari temperature mapping kemudian akan dianalisis untuk mengidentifikasi titik yang memiliki suhu tidak sesuai standar. Selain itu, pola fluktuasi suhu berdasarkan waktu dan lokasi juga dievaluasi untuk mengetahui area rawan, sehingga perusahaan dapat meningkatkan kualitas suhu di area tersebut.

4. Tindakan Penanganan

Jika ditemukan adanya masalah suhu di titik tertentu, perusahaan perlu mengambil tindakan penanganan, seperti pemindahan produk, penambahan pendingin, atau perbaikan isolasi, sehingga suhu di seluruh ruangan menjadi lebih stabil.

5. Dokumentasi dan Validasi

Seluruh proses dan hasil temperature mapping penting untuk didokumentasikan dalam laporan. Data ini menjadi bukti audit dan sebagai acuan dalam menentukan ruang gudang aman digunakan untuk menyimpan produk yang sensitif.

Peran Sistem manajemen Stok dalam Mengoptimalkan Temperature Mapping

Salah satu cara untuk dapat mengoptimalkan penerapan temperature mapping yaitu melalui teknologi, seperti sistem manajemen stok. Sistem ini memiliki beberapa peran penting untuk mempermudah perusahaan dalam menjaga kestabilan suhu dalam gudang, seperti:

1. Integrasi Data Suhu dengan Sistem

Sistem manajemen stok memungkinkan integrasi antara data suhu dan lokasi penyimpanan produk. Hal ini dapat memudahkan perusahaan untuk melakukan pemantauan stok secara real-time dan pengambilan keputusan cepat saat terjadi gangguan temperatur.

2. Penempatan Produk Berdasarkan Zona Suhu

Dengan hasil temperature mapping, sistem dapat mengarahkan penempatan produk ke zona suhu yang paling optimal. Produk yang sangat sensitif disimpan di area paling stabil, sementara produk yang memiliki ketahanan dapat ditempatkan di zona dengan fluktuasi wajar.

3. Otomatisasi Peringatan dan Tindakan

Sistem manajemen stok dapat memberikan notifikasi secara otomatis jika terjadi lonjakan suhu yang tidak wajar di area penyimpanan. Hal ini tentu akan mempercepat perusahaan untuk mengambil tindakan penanganan kendala temperatur mempengaruhi kualitas produk.

4. Pelacakan dan Audit secara Real-Time

Sistem manajemen stok mampu melakukan monitoring dan evaluasi riwayat data suhu beserta lokasi produk secara lengkap dan real-time. Hal ini sangat penting untuk keperluan audit, pelaporan kepatuhan, dan investigasi jika terjadi permasalahan.

5. Efisiensi Operasional dan Energi

Sistem manajemen stok membantu perusahaan untuk mengoptimalkan penggunaan pendingin, mengurangi beban kerja manual, dan menekan biaya energi. Sehingga perusahaan dapat menyimpan stok yang sesuai dengan zona suhu optimal.

Gunakan Sistem Manajemen Stok dari Prieds dan Optimalkan Pengelolaan Temperature Mapping dalam Gudang

Temperature mapping adalah metode penting dalam manajemen stok, agar produk yang dikelola menjadi lebih aman, efisien, dan sesuai standar. Dengan memahami tantangan dan mengintegrasikannya dengan teknologi seperti sistem manajemen stok, perusahaan dapat meningkatkan kontrol kualitas, mencegah kerugian, dan membangun kepercayaan konsumen.

Sebagai penyedia sistem manajemen stok, Prieds hadir menawarkan sebuah software yang mempermudah perusahaan untuk menerapkan dan mengelola temperature mapping dalam gudang. Teknologi ini dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengoptimalkan pengelolaan persediaan yang sensitif terhadap suhu secara real-time dan akurat.

Sistem Inventory dari Prieds juga dibekali dengan fitur integrasi dengan perangkat seperti RFID, sehingga penerapan temperature mapping menjadi lebih akurat dan efisien. Konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda dengan tim ahli Prieds, dan temukan solusi penggunaan sistem inventory yang optimal, mudah digunakan, dan siap mendukung pertumbuhan bisnis Anda.