Receiving Discrepancy: Arti, Fungsi, Cara Mengelola dan Optimalisasi

Akurasi data dan ketepatan proses penerimaan barang merupakan faktor penting untuk menjaga kualitas stok barang dalam gudang. Namun, salah satu tantangan yang banyak terjadi adalah Receiving Discrepancy, yaitu ketika ditemukan adanya ketidaksesuaian antara barang yang diterima dengan dokumen pengiriman. 

Masalah ini, memiliki dampak negatif bagi manajemen inventory, memicu kerugian, hingga penurunan kepuasan konsumen. Untuk karena itu perusahaan perlu mengatasi kendala ini dengan cepat dan tepat, salah satunya melalui dukungan Sistem RFID dan WMS.

Arti Receiving Discrepancy dalam Manajemen Inventory

Receiving Discrepancy menggambarkan kondisi ketika terjadi ketidaksesuaian antara barang yang diterima, dengan data pesanan atau dokumen pengiriman. Perbedaan ini dapat ditemui baik dari sisi jumlah, jenis, kualitas, maupun spesifikasi produk. 

Beberapa contoh Receiving Discrepancy dalam manajemen inventory misalnya ketika barang yang tiba lebih sedikit, lebih banyak, atau tidak sesuai dengan dokumen pendukung. Jika tidak segera diatasi atau dikelola dengan baik, Receiving Discrepancy dapat berdampak negatif bagi manajemen inventory, seperti munculnya kesalahan stok, keterlambatan pemenuhan pesanan, hingga kerugian.

Fungsi Receiving Discrepancy dalam Manajemen Inventory

Menerapkan pengelolaan Receiving Discrepancy dalam manajemen inventory tidak hanya sebatas mencatat dan mendata perbedaan stok, tetapi juga memiliki fungsi penting seperti:

1. Meningkatkan Akurasi Data Inventory

Dengan menjalankan Receiving Discrepancy, perusahaan dapat memastikan kesesuaian data antara jumlah barang yang tercatat dengan kondisi aktual. Hal ini tentu dapat meningkatkan akurasi data, visibilitas serta mengoptimalkan manajemen inventory.

2. Menghindari Resiko Kerugian

Menjalankan manajemen inventory dengan menerapkan Receiving Discrepancy dapat membantu perusahaan untuk menghindari kerugian. Hal ini dikarenakan perusahaan akan lebih cepat dalam menemukan perbedaan data, sehingga dapat segera ditangani.

3. Memberikan Pelayanan yang Baik bagi Konsumen

Receiving Discrepancy tidak hanya mengidentifikasi perbedaan jumlah, tetapi juga memastikan setiap stok memiliki kualitas yang sesuai. Dengan jumlah stok yang tepat, proses manajemen inventory menjadi lebih lancar, sehingga perusahaan dapat meningkatkan pelayanan kepada konsumen.

4. Memperkuat Kontrol Terhadap Supplier

Perusahaan dapat menilai dan evaluasi dari kinerja pemasok yang dimiliki berdasarkan data dari Receiving Discrepancy. Dengan begitu, perusahaan akan memiliki kontrol terhadap kualitas stok yang didapat, serta meningkatkan transparansi antara supplier dengan perusahaan.

5. Manajemen Inventory yang Efisien

Identifikasi perbedaan saat proses penerimaan dapat berdampak positif bagi manajemen inventory. Hal ini dikarenakan proses klaim, retur, maupun tindak lanjut dapat dilakukan lebih cepat dan tepat, meningkatkan efisiensi operasional.

Beberapa Tips untuk Menerapkan Receiving Discrepancy yang Optimal

Agar penerapan Receiving Discrepancy dalam manajemen inventory berjalan dengan optimal, perusahaan dapat mengikuti beberapa tips berikut:

1. Lakukan Pemeriksaan dengan Dokumen Penerimaan

Saat melakukan pengecekan barang dari supplier, staf gudang perlu melakukan verifikasi dengan dokumen pengiriman yang ada. Selain memastikan jumlah dan jenis barang sesuai, staf juga perlu memperhatikan kualitas dari produk yang diterima sebelum diproses lebih lanjut.

2. Gunakan Checklist Inbound Stok

Penerapan checklist dapat memudahkan staf gudang untuk melakukan verifikasi barang saat proses inbound atau receiving. Dengan menerapkan hal ini, proses Receiving Discrepancy dapat berjalan dengan lebih cepat dan akurat, menghindari kerugian.

3. Menyusun Laporan Receiving Discrepancy

Saat proses penerimaan barang, perusahaan juga perlu menyiapkan laporan Receiving Discrepancy dengan cepat, jika ditemukan adanya kendala pada stok yang diterima. Hal ini penting untuk dilakukan agar proses tindak lanjut ke supplier berjalan dengan efisien.

4. Menetapkan Prosedur Operasional

Dalam tahap inbound stok, perusahaan perlu memiliki prosedur operasional yang jelas dan terdokumentasi. Dengan begitu, jika ditemukan adanya Receiving Discrepancy, proses penanganan akan berjalan dengan cepat dan tepat.

5. Analisis Data Discrepancy

Seluruh hasil pemeriksaan Receiving Discrepancy perlu dikumpulkan dan dianalisa agar perusahaan dapat melakukan evaluasi kinerja, baik dari pihak pemasok maupun kinerja staf gudang dalam rangkaian proses manajemen inventory.

Peran Sistem RFID dan WMS dalam Penerapan Receiving Discrepancy

Penerapan teknologi, seperti Sistem RFID dan WMS dapat memberikan solusi tepat dan cepat untuk meminimalisir terjadinya Receiving Discrepancy. Berikut beberapa peran dari teknologi ini:

1. Verifikasi Inbound Stok Otomatis

Saat penerimaan barang, staf perlu memberikan RFID tag di setiap item, untuk mempermudah pelacakan secara real-time selama proses manajemen inventory. Data stok yang baru diterima kemudian akan diverifikasi dengan dokumen pendukung melalui WMS sehingga jika terjadi Receiving Discrepancy akan dengan cepat dan mudah untuk ditangani.

2. Efisiensi Proses Pencatatan dan Laporan Discrepancy

Segala bentuk Receiving Discrepancy, baik ketidaksesuaian jumlah, jenis, atau spesifikasi barang dapat terdeteksi dengan otomatis berkat Sistem RFID dan WMS. Hal ini tentu juga dapat meningkatkan efisiensi pencatatan dan penyusunan laporan Discrepancy untuk ditindaklanjuti.

3. Data Stok lebih Akurat dan Transparan

Integrasi antara Sistem RFID dan WMS dapat meningkatkan visibilitas perusahaan terhadap seluruh proses manajemen inventory, serta memastikan semua pihak terkait, mulai dari tim gudang hingga supplier, memiliki akses terhadap data yang transparan untuk memantau status penerimaan barang dan discrepancy.

4. Pengelolaan Retur lebih Efisien

Data Receiving Discrepancy yang sudah tercatat otomatis pada WMS akan mempermudah perusahaan untuk melakukan proses klaim ke supplier tanpa memerlukan pencatatan manual tambahan. Dengan begitu, hasil pada laporan akan lebih komprehensif dan akurat.

5. Analisis Penyebab Receiving Discrepancy

Seluruh proses manajemen inventory dapat terbaca oleh Sistem RFID yang terhubung dengan WMS. Hal ini dapat mempermudah perusahaan untuk mengidentifikasi sumber utama discrepancy, baik dari supplier maupun proses internal gudang.

Optimalkan Penerapan Receiving Discrepancy dengan Sistem RFID dan WMS Prieds

Receiving discrepancy merupakan tantangan yang banyak terjadi dalam manajemen inventory. Dengan mengoptimalkan proses operasional, serta kombinasi teknologi Sistem RFID dan WMS, perusahaan dapat meningkatkan akurasi penerimaan barang, mempercepat penanganan discrepancy, serta menjaga kelancaran manajemen stok.

Sebagai penyedia Sistem RFID, Prieds menawarkan perangkat yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam menerapkan Receiving Discrepancy dalam manajemen inventory. Teknologi ini mendukung pencatatan dan pelacakan stok secara otomatis, mempermudah proses penerimaan barang, pencatatan dan verifikasi stok secara real-time dan akurat, serta memastikan proses manajemen inventory berjalan dengan optimal.

Sistem RFID dari Prieds dapat diintegrasikan dengan WMS, sehingga memberikan perusahaan fleksibilitas tinggi untuk disesuaikan dengan proses penanganan Receiving Discrepancy. Konsultasi dengan tim ahli Prieds untuk mengetahui solusi teknologi RFID dan WMS yang tepat bagi bisnis Anda.