Purchase Order (PO): Pengertian, Fungsi, Jenis, Proses, dan Contohnya

Purchase Order (PO) merupakan dokumen penting dalam proses pembelian karena menjadi acuan perusahaan ketika memesan barang atau jasa kepada supplier. PO yang tidak dikelola dengan baik dapat menyebabkan kesalahan jumlah, harga, spesifikasi, hingga keterlambatan pengiriman.

Dalam operasional perusahaan, PO tidak hanya berfungsi sebagai dokumen pemesanan. Informasi di dalamnya dapat menjadi dasar bagi procurement, warehouse, finance, dan supplier untuk memastikan proses pembelian berjalan sesuai kebutuhan. Lalu, apa itu Purchase Order dan bagaimana prosesnya?

Apa Itu Purchase Order (PO)?

Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli untuk memesan barang atau jasa dari supplier dengan mencantumkan detail kebutuhan yang telah disepakati. PO biasanya diterbitkan setelah kebutuhan pembelian melalui proses persetujuan internal.

Informasi dalam PO menjadi referensi bagi supplier untuk menyiapkan pesanan sekaligus menjadi acuan perusahaan ketika menerima barang dan melakukan pemeriksaan transaksi. Karena itu, PO berperan sebagai penghubung antara proses procurement, penerimaan barang, dan administrasi pembayaran.

Fungsi Purchase Order dalam Proses Bisnis

Purchase Order memiliki beberapa fungsi yang saling berkaitan dengan operasional perusahaan, terutama dalam pengadaan barang dan pengendalian persediaan, diantaranya:

1. Sebagai Dokumen Pemesanan

PO menjadi dokumen resmi yang menunjukkan bahwa perusahaan memesan barang atau jasa tertentu kepada supplier berdasarkan kebutuhan yang telah disetujui secara internal.

2. Sebagai Acuan Supplier

Supplier menggunakan informasi dalam PO untuk memproses pesanan, menyiapkan barang, menentukan jumlah pengiriman, dan menyesuaikan proses fulfillment dengan permintaan perusahaan.

3. Sebagai Dasar Penerimaan Barang

Warehouse dapat menggunakan PO sebagai referensi saat proses receiving untuk membandingkan barang yang datang dengan barang yang sebelumnya dipesan.

4. Sebagai Referensi Invoice

Finance dapat mencocokkan invoice supplier dengan PO dan dokumen penerimaan untuk memastikan transaksi yang ditagihkan sesuai dengan barang atau jasa yang benar-benar dipesan dan diterima.

5. Sebagai Kontrol Procurement

PO membantu perusahaan memastikan proses pembelian mengikuti prosedur, termasuk persetujuan, supplier yang digunakan, harga yang disepakati, dan batas pembelian yang ditentukan.

Komponen Penting dalam Isi Purchase Order

Agar dapat digunakan dengan baik oleh procurement, supplier, warehouse, dan finance, sebuah PO perlu memuat informasi yang cukup jelas dan konsisten, yaitu:

1. Nomor Purchase Order

Nomor PO merupakan identitas unik transaksi yang digunakan untuk mencari, memantau, dan menelusuri dokumen pembelian selama proses berlangsung.

2. Informasi Perusahaan dan Supplier

PO mencantumkan identitas pembeli dan supplier, termasuk nama perusahaan, alamat, serta informasi kontak yang diperlukan untuk kebutuhan administrasi dan komunikasi.

3. Tanggal Purchase Order

Tanggal PO menunjukkan kapan pesanan dibuat dan menjadi referensi untuk memantau waktu pemrosesan, pengiriman, serta keterlambatan pemenuhan pesanan.

4. Detail Barang atau Jasa

Bagian ini berisi nama item, kode barang, spesifikasi, kuantitas, satuan, dan informasi lain yang dibutuhkan agar supplier memahami kebutuhan perusahaan dengan tepat.

5. Harga dan Nilai Transaksi

PO mencantumkan harga per unit, subtotal, diskon bila tersedia, pajak, serta total nilai transaksi yang menjadi dasar pengendalian biaya pembelian.

6. Jadwal dan Lokasi Pengiriman

Informasi tanggal pengiriman, alamat tujuan, gudang penerima, atau ketentuan delivery membantu supplier memenuhi pesanan sesuai kebutuhan operasional perusahaan.

7. Syarat Pembayaran dan Pengiriman

Ketentuan pembayaran, termin, metode pengiriman, dan persyaratan lainnya membantu kedua pihak memahami aturan transaksi sebelum pesanan diproses.

8. Approval atau Persetujuan

Persetujuan menunjukkan bahwa transaksi telah melewati otorisasi internal sesuai kewenangan perusahaan sebelum PO dikirimkan kepada supplier.

Jenis-Jenis Purchase Order

Jenis PO dapat berbeda tergantung karakteristik transaksi, kebutuhan perusahaan, dan sistem procurement yang digunakan, diantaranya:

1. Standard Purchase Order

Standard PO digunakan untuk pembelian dengan detail yang sudah diketahui, seperti item, jumlah, harga, supplier, dan jadwal pengiriman yang telah ditentukan.

2. Planned Purchase Order

Planned PO digunakan ketika perusahaan telah merencanakan kebutuhan pembelian, tetapi detail seperti waktu pengiriman atau jumlah pengiriman aktual masih dapat berubah.

3. Blanket Purchase Order

Blanket PO digunakan untuk kebutuhan pembelian berulang dalam periode tertentu. Perusahaan menentukan kesepakatan umum terlebih dahulu, kemudian melakukan pengambilan barang sesuai kebutuhan.

4. Contract Purchase Order

Contract PO berkaitan dengan perjanjian pembelian yang memiliki syarat dan ketentuan tertentu. Penggunaannya membantu perusahaan mengelola transaksi berdasarkan kontrak yang telah disepakati.

5. Service Purchase Order

Service PO digunakan ketika perusahaan membeli jasa, seperti maintenance, konsultasi, outsourcing, atau layanan profesional lainnya yang tidak berbentuk persediaan fisik.

Perbedaan PO, Purchase Requisition, Delivery Order, dan Invoice

Dalam proses procurement, beberapa dokumen memiliki fungsi yang berbeda meskipun saling berkaitan. Purchase Requisition (PR) merupakan permintaan pembelian yang dibuat secara internal untuk mengajukan kebutuhan barang atau jasa sebelum perusahaan melakukan pemesanan kepada supplier. 

Setelah kebutuhan disetujui dan supplier ditentukan, perusahaan menerbitkan Purchase Order (PO) sebagai dokumen resmi pemesanan. PO berisi detail transaksi seperti barang atau jasa, jumlah, harga, supplier, serta ketentuan pengiriman dan pembayaran yang telah disepakati.

Ketika supplier memenuhi pesanan, Delivery Order (DO) digunakan sebagai dokumen yang berkaitan dengan pengiriman barang kepada perusahaan. DO menjadi salah satu referensi bagi warehouse ketika melakukan proses receiving dan memeriksa kesesuaian barang yang datang dengan pesanan.

Sementara itu, Invoice merupakan dokumen tagihan yang diterbitkan supplier untuk meminta pembayaran atas barang atau jasa yang diberikan. Finance dapat menggunakan invoice bersama PO dan dokumen penerimaan untuk melakukan verifikasi sebelum pembayaran diproses.

Proses Purchase Order

Proses Purchase Order sebaiknya memiliki alur yang jelas agar transaksi dapat dikendalikan sejak permintaan pembelian sampai barang diterima, yaitu:

1. Identifikasi Kebutuhan

Perusahaan mengidentifikasi barang atau jasa yang diperlukan berdasarkan permintaan operasional, stok minimum, rencana produksi, forecast, atau kebutuhan departemen tertentu.

2. Membuat Purchase Requisition

Kebutuhan pembelian dituangkan dalam Purchase Requisition sebagai dokumen internal yang menjelaskan item, jumlah, kebutuhan waktu, dan informasi pendukung lainnya.

3. Proses Persetujuan

Purchase Requisition diperiksa dan disetujui oleh pihak yang memiliki kewenangan. Tahap ini membantu memastikan pembelian memang diperlukan dan sesuai kebijakan perusahaan.

4. Pemilihan Supplier

Tim procurement menentukan supplier berdasarkan faktor seperti harga, kualitas, kemampuan menyediakan barang, waktu pengiriman, serta kesesuaian dengan kebutuhan perusahaan.

5. Pembuatan Purchase Order

Setelah supplier ditentukan, perusahaan membuat PO dengan mencantumkan seluruh detail transaksi yang telah disepakati untuk menjadi referensi pembelian.

6. Approval Purchase Order

PO diperiksa kembali dan mendapatkan persetujuan sesuai batas kewenangan sebelum dikirimkan kepada supplier sebagai pesanan resmi.

7. Pengiriman PO ke Supplier

PO dikirimkan kepada supplier melalui sistem atau media komunikasi yang disepakati. Supplier kemudian melakukan konfirmasi terhadap pesanan tersebut.

8. Pengiriman Barang

Supplier menyiapkan dan mengirimkan barang sesuai detail PO, termasuk jumlah, spesifikasi, lokasi, dan jadwal pengiriman yang telah ditentukan.

9. Receiving di Gudang

Barang yang tiba diperiksa oleh warehouse dengan mencocokkan kondisi dan kuantitas aktual terhadap PO dan dokumen pengiriman sebelum barang diterima ke dalam inventory.

10. Verifikasi Invoice dan Pembayaran

Invoice supplier diperiksa terhadap PO dan dokumen penerimaan sebelum diproses untuk pembayaran. Proses ini membantu mengurangi pembayaran atas transaksi yang tidak sesuai.

Contoh Purchase Order dalam Operasional Perusahaan

Bayangkan sebuah perusahaan distribusi membutuhkan 5.000 unit produk untuk memenuhi peningkatan permintaan pelanggan. Setelah kebutuhan disetujui, tim procurement memilih supplier yang sesuai dan membuat PO berdasarkan jumlah serta harga yang telah disepakati.

Supplier kemudian menerima PO dan mengirimkan barang ke gudang perusahaan. Saat barang tiba, tim warehouse memeriksa item dan jumlahnya dengan mencocokkannya terhadap PO. Jika ditemukan hanya 4.800 unit, selisih tersebut dapat langsung dicatat dan ditindaklanjuti.

Data penerimaan kemudian digunakan oleh finance untuk melakukan pengecekan terhadap invoice supplier. Dengan demikian, satu PO dapat menjadi referensi lintas fungsi mulai dari pemesanan hingga pembayaran.

Tantangan dalam Pengelolaan Purchase Order

Semakin banyak transaksi pembelian, semakin besar kebutuhan perusahaan untuk mengendalikan data PO secara konsisten dan terintegrasi. Hal itu membuat pengelolaan Purchase Order memiliki berbagai tantangan, diantaranya:

1. Kesalahan Input Data

Kesalahan memasukkan kode barang, jumlah, harga, atau satuan dapat menyebabkan supplier mengirimkan barang yang tidak sesuai kebutuhan.

2. Approval yang Lambat

Proses persetujuan yang masih dilakukan secara manual dapat membuat PO terlambat diterbitkan sehingga berpotensi mempengaruhi jadwal pembelian dan operasional.

3. Data PO Tidak Terintegrasi

Ketika data procurement, warehouse, dan finance berada dalam sistem berbeda, informasi transaksi dapat terlambat diperbarui atau membutuhkan input berulang.

4. Sulit Memantau Status PO

Tanpa visibilitas yang baik, perusahaan dapat kesulitan mengetahui PO mana yang masih menunggu approval, sudah dikirim, sebagian diterima, atau belum terpenuhi.

5. Ketidaksesuaian PO dan Barang

Perbedaan antara jumlah yang dipesan dan barang yang diterima dapat menimbulkan selisih stok, kebutuhan follow-up, serta keterlambatan penyelesaian transaksi.

6. Masalah Master Data

Kode barang, supplier, harga, dan satuan yang tidak konsisten dapat menyebabkan kesalahan dalam pembuatan PO dan mengganggu proses procurement berikutnya.

6 Tips Mengoptimalkan Pengelolaan Purchase Order

Pengelolaan Purchase Order yang optimal tentunya dapat meningkatkan kualitas operasional perusahaan, berikut beberapa tips cara untuk mengoptimalkan pengelolaannya:

1. Standarisasi Master Data

Gunakan kode barang, satuan, supplier, harga, dan informasi transaksi yang terstandarisasi agar pembuatan PO lebih akurat dan mengurangi kesalahan administratif.

2. Terapkan Approval Workflow

Tentukan jalur persetujuan berdasarkan nilai transaksi, departemen, jenis pembelian, atau kewenangan tertentu agar approval lebih terkontrol dan mudah dipantau.

3. Integrasikan Procurement dan Warehouse

Hubungkan data PO dengan proses receiving sehingga warehouse dapat langsung menggunakan informasi pesanan sebagai acuan saat barang tiba.

4. Gunakan Barcode atau RFID

Barcode dan RFID dapat membantu identifikasi barang saat receiving sehingga proses pemeriksaan dapat dilakukan lebih cepat dan data inventory lebih akurat.

5. Pantau Status PO Secara Real-Time

Status PO sebaiknya dapat dipantau mulai dari draft, approval, dikirim ke supplier, partially received, hingga fully received agar kebutuhan follow-up lebih mudah ditentukan.

6. Lakukan Rekonsiliasi Berkala

Bandingkan data PO, receiving, dan invoice secara rutin untuk menemukan perbedaan transaksi lebih cepat sebelum menimbulkan masalah pada pembayaran atau inventory.

Purchase Order dengan Prieds WMS

Prieds WMS membantu perusahaan menghubungkan proses procurement dengan aktivitas warehouse melalui data yang lebih terintegrasi. Informasi Purchase Order dapat digunakan sebagai referensi untuk proses receiving dan pembaruan inventory.

Ketika barang tiba, tim warehouse dapat melakukan pemeriksaan berdasarkan pesanan yang telah tercatat dan mendukung identifikasi item menggunakan barcode maupun RFID. Data hasil receiving kemudian dapat memperbarui informasi inventory sesuai kondisi aktual.

Dengan integrasi ini, Prieds WMS juga membantu perusahaan memperoleh visibilitas yang lebih baik dari proses pembelian hingga barang masuk ke gudang, sekaligus mengurangi input manual yang berulang.

Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda bersama tim ahli Prieds untuk menemukan solusi yang paling sesuai dengan operasional perusahaan.