Delivery Order: Pengertian, Fungsi, Proses, dan Cara Mengoptimalkannya

Dalam aktivitas distribusi, barang yang akan dikirim perlu diproses berdasarkan informasi yang jelas agar jenis, jumlah, tujuan, dan jadwal pengiriman sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Tanpa proses yang terstruktur, kesalahan pengiriman dapat menyebabkan keterlambatan dan biaya tambahan.

Salah satu dokumen yang digunakan dalam proses tersebut adalah Delivery Order (DO). Dokumen ini membantu menjadi acuan saat barang dipersiapkan, diperiksa, dan diserahkan untuk dikirim kepada pihak yang dituju.

Apa Itu Delivery Order?

Delivery Order (DO) adalah dokumen yang berisi instruksi atau informasi mengenai barang yang harus disiapkan dan dikirim dari suatu pihak kepada penerima. Dokumen ini umumnya memuat informasi seperti nomor DO, nama penerima, alamat pengiriman, daftar barang, jumlah, serta informasi terkait pengiriman.

Delivery Order dapat digunakan sebagai referensi bagi tim gudang untuk menyiapkan barang sesuai permintaan. Data pada DO juga dapat digunakan untuk melakukan verifikasi sebelum barang meninggalkan gudang.

Dalam praktiknya, Delivery Order dapat dibuat berdasarkan pesanan pelanggan atau dokumen transaksi lainnya. Dokumen tersebut kemudian menjadi bagian dari alur order fulfillment hingga barang diserahkan kepada pelanggan atau pihak penerima.

Fungsi Delivery Order

Delivery Order memiliki beberapa fungsi penting dalam proses warehouse dan distribusi, diantaranya:

1. Menjadi Instruksi Pengiriman

DO menjadi acuan bagi tim operasional mengenai barang yang harus disiapkan untuk dikirim. Informasi tersebut membantu memastikan proses picking mengikuti permintaan yang telah ditentukan.

2. Mempermudah Verifikasi Barang

Sebelum barang dikirim, isi fisik dapat dibandingkan dengan informasi pada DO. Proses ini membantu menemukan perbedaan jumlah, jenis barang, maupun atribut lainnya sebelum barang meninggalkan gudang.

3. Mendukung Proses Picking

Informasi pada Delivery Order dapat digunakan sebagai dasar pembuatan instruksi picking. Operator dapat mengetahui SKU, jumlah, dan detail barang yang perlu diambil.

4. Menjadi Dokumen Pendukung Pengiriman

DO dapat digunakan bersama dokumen pengiriman lainnya untuk memastikan informasi shipment dapat ditelusuri. Dokumen tersebut membantu menghubungkan proses warehouse dengan aktivitas distribusi.

5. Meningkatkan Traceability

Nomor DO dapat digunakan sebagai referensi untuk menelusuri suatu transaksi pengiriman. Perusahaan dapat menghubungkan DO dengan order, barang, pelanggan, serta status pengiriman.

6. Mendukung Administrasi

Data Delivery Order dapat digunakan dalam proses administrasi, dokumentasi, rekonsiliasi transaksi, maupun pembuatan laporan distribusi.

Informasi yang Biasanya Terdapat dalam Delivery Order

Delivery Order memuat sejumlah informasi penting yang membantu proses persiapan, pemeriksaan, dan pengiriman barang secara akurat.

1. Nomor Delivery Order

Identitas unik untuk membedakan satu transaksi pengiriman dari transaksi lainnya.

2. Tanggal Pengiriman

Menunjukkan waktu ketika pengiriman direncanakan atau diproses oleh perusahaan.

3. Informasi Penerima

Mencakup nama pelanggan atau perusahaan, alamat pengiriman, serta nomor kontak yang diperlukan.

4. Informasi Barang

Berisi kode produk, nama produk, jumlah, satuan, batch, serial number, atau atribut lainnya.

5. Informasi Warehouse

Menunjukkan lokasi gudang atau sumber barang yang digunakan untuk memenuhi pengiriman.

6. Informasi Transportasi

Memuat detail kendaraan, kurir, atau pihak transportasi yang bertanggung jawab atas pengiriman.

7. Keterangan Pengiriman

Berisi instruksi khusus atau informasi tambahan yang berkaitan dengan proses pengiriman.

Perbedaan Delivery Order, Sales Order, dan Invoice

Sales Order (SO) dan Delivery Order (DO) memiliki hubungan erat, tetapi fungsinya berbeda. Sales Order mencatat pesanan pelanggan dan menjadi dasar pemrosesan permintaan, sedangkan Delivery Order berfokus pada pemenuhan serta pengiriman barang berdasarkan pesanan tersebut.

Secara sederhana, Sales Order menjawab apa yang dipesan pelanggan, sementara Delivery Order menjelaskan barang apa yang perlu disiapkan dan dikirim oleh warehouse.

Delivery Order juga berbeda dari invoice. Invoice berkaitan dengan penagihan dan nilai transaksi, sedangkan Delivery Order digunakan untuk mendukung proses pengiriman barang. Keduanya dapat saling berkaitan dalam satu transaksi, tetapi memiliki tujuan berbeda.

Pemahaman terhadap perbedaan tersebut membantu setiap departemen menggunakan dokumen sesuai fungsinya, baik untuk proses pemesanan, operasional logistik, maupun administrasi keuangan.

Proses Delivery Order

Pembuatan dan pemrosesan Delivery Order umumnya menjadi bagian dari alur order fulfillment, secara lengkapnya proses dilakukannya Delivery Order adalah sebagai berikut:

1. Pesanan Pelanggan Diterima

Proses dimulai ketika perusahaan menerima pesanan dari pelanggan. Informasi pesanan kemudian dicatat dalam sistem untuk diproses lebih lanjut.

2. Stok Diverifikasi

Ketersediaan barang diperiksa untuk memastikan produk yang diminta tersedia. Pemeriksaan dapat mencakup SKU, jumlah, lokasi, batch, atau atribut tertentu sesuai kebutuhan.

3. Delivery Order Dibuat

Setelah kebutuhan pengiriman ditentukan, Delivery Order dibuat berdasarkan informasi pesanan dan stok yang tersedia. DO menjadi acuan bagi tim warehouse untuk menjalankan proses selanjutnya.

4. Barang Dipicking

Operator mengambil barang sesuai informasi pada DO. Proses picking dapat dilakukan menggunakan daftar picking, handheld device, barcode, atau teknologi RFID.

5. Barang Diverifikasi

Barang yang telah dipicking diperiksa kembali untuk memastikan jenis dan jumlah sesuai dengan Delivery Order. Tahap ini menjadi salah satu kontrol sebelum barang masuk ke proses packing dan pengiriman.

6. Packing dan Staging

Barang dikemas dan ditempatkan pada area staging sesuai shipment. Informasi Delivery Order dapat digunakan untuk memastikan barang yang berada dalam satu shipment tidak tercampur dengan pesanan lainnya.

7. Loading

Barang dimuat ke kendaraan berdasarkan jadwal dan rencana pengiriman. Proses loading perlu memastikan barang yang dimuat sesuai dengan DO dan shipment yang bersangkutan.

8. Pengiriman

Barang kemudian dikirim menuju alamat tujuan. Status pengiriman dapat diperbarui sesuai kondisi aktual selama proses distribusi.

9. Proof of Delivery

Setelah barang diterima, perusahaan dapat memperoleh Proof of Delivery (POD) sebagai bukti bahwa barang telah diserahkan kepada pihak penerima sesuai proses yang berlaku.

Contoh Delivery Order dalam Proses Gudang

Sebuah perusahaan distributor menerima pesanan dari pelanggan sebanyak 500 unit produk dengan beberapa SKU. Setelah ketersediaan stok diverifikasi, perusahaan membuat Delivery Order sebagai acuan untuk proses fulfillment.

Warehouse menggunakan informasi DO untuk membuat aktivitas picking. Operator mengambil barang sesuai SKU dan jumlah yang tercantum, kemudian melakukan verifikasi sebelum barang dipacking.

Setelah barang selesai dipacking, tim outbound mencocokkan kembali shipment dengan Delivery Order sebelum proses loading. Dengan alur tersebut, risiko barang tertukar atau jumlah pengiriman tidak sesuai dapat dikurangi.

Tantangan dalam Pengelolaan Delivery Order

Pengelolaan Delivery Order dapat menghadapi berbagai kendala yang memengaruhi akurasi, kecepatan, dan keterlacakan proses pengiriman.

1. Pencatatan Masih Manual

Pembuatan dan pengolahan DO menggunakan spreadsheet atau dokumen manual dapat meningkatkan risiko kesalahan input. Proses tersebut juga dapat mempersulit pencarian dokumen ketika jumlah transaksi semakin banyak.

2. Data Tidak Sinkron

Ketika informasi pesanan, inventory, dan pengiriman berada pada sistem yang berbeda, perubahan data dapat terlambat diperbarui. Kondisi tersebut dapat menyebabkan warehouse memproses informasi yang sudah tidak sesuai.

3. Kesalahan Picking

Kesalahan pada SKU atau jumlah barang dapat menyebabkan isi shipment tidak sesuai dengan Delivery Order. Dampaknya dapat berupa retur, pengiriman ulang, dan biaya tambahan.

4. Status Pengiriman Tidak Terlihat

Tanpa visibilitas terhadap status shipment, perusahaan mungkin kesulitan mengetahui apakah barang masih berada di gudang, sudah dimuat, sedang dikirim, atau telah diterima.

5. Dokumen Sulit Ditelusuri

Volume transaksi yang tinggi dapat membuat pencarian Delivery Order menjadi sulit apabila dokumen tidak memiliki sistem identifikasi dan penyimpanan yang terstruktur.

Cara Mengoptimalkan Pengelolaan Delivery Order

Pengelolaan Delivery Order dapat dioptimalkan melalui digitalisasi, integrasi sistem, validasi otomatis, serta pemantauan proses secara menyeluruh yang meliputi:

1. Digitalisasi Delivery Order

Gunakan sistem digital seperti Prieds untuk membuat, menyimpan, dan memproses DO. Digitalisasi membantu mengurangi ketergantungan pada dokumen manual dan mempermudah pencarian informasi.

2. Integrasikan dengan WMS

Hubungkan Delivery Order dengan aktivitas warehouse agar informasi order dapat langsung digunakan pada picking, packing, staging, dan outbound.

3. Gunakan Barcode atau RFID

Gunakan teknologi identifikasi untuk memvalidasi barang pada berbagai tahap. Langkah tersebut dapat membantu meningkatkan akurasi serta mengurangi kesalahan input.

4. Terapkan Validasi Otomatis

Sistem dapat memberikan peringatan ketika SKU, quantity, atau shipment tidak sesuai dengan informasi Delivery Order. Validasi tersebut membantu mencegah kesalahan sebelum barang dikirim.

5. Gunakan Dashboard Monitoring

Dashboard dapat digunakan untuk memantau jumlah DO, status fulfillment, shipment, keterlambatan, maupun discrepancy secara lebih mudah.

6. Integrasikan Status Pengiriman

Hubungkan informasi warehouse dengan sistem transportasi agar status shipment dapat diperbarui dan dipantau dari proses dispatch hingga delivery.

7. Simpan Riwayat Transaksi

Pastikan setiap perubahan dan aktivitas terkait DO dapat ditelusuri. Riwayat tersebut membantu proses audit, investigasi discrepancy, maupun evaluasi performa.

Best Practice Pengelolaan Delivery Order

Delivery Order sebaiknya tidak diperlakukan hanya sebagai dokumen administrasi. DO harus menjadi bagian dari workflow yang menghubungkan pesanan pelanggan dengan aktivitas operasional warehouse hingga barang benar-benar dikirim.

Perusahaan perlu memastikan informasi pada DO akurat dan selalu tersinkronisasi dengan data inventory. Perubahan quantity, SKU, lokasi, maupun status pesanan perlu tercatat dalam sistem agar warehouse tidak bekerja menggunakan informasi yang sudah tidak relevan.

Selain itu, setiap tahap perlu memiliki kontrol yang jelas. Verifikasi saat picking, packing, loading, dan delivery dapat membantu memastikan barang yang dikirim sesuai dengan permintaan serta mempermudah penelusuran apabila terjadi discrepancy.

Hubungan Delivery Order dengan WMS

Warehouse Management System (WMS) membantu menghubungkan Delivery Order dengan aktivitas operasional gudang. Informasi DO dapat digunakan untuk membuat instruksi picking, memverifikasi barang, mengatur staging, hingga mendukung proses outbound.

Ketika DO terintegrasi dengan WMS, operator tidak perlu bergantung pada dokumen manual untuk mengetahui barang yang harus diproses. Sistem dapat menyediakan informasi berdasarkan SKU, quantity, lokasi, order, maupun shipment.

WMS juga dapat mencatat hasil aktual dari proses picking dan outbound. Dengan demikian, perusahaan dapat membandingkan rencana pada Delivery Order dengan aktivitas yang benar-benar terjadi di gudang.

Delivery Order dengan Prieds WMS 

Prieds WMS membantu perusahaan mengelola proses fulfillment dan outbound dengan data yang terintegrasi. Delivery Order dapat dikaitkan dengan proses inventory, picking, packing, stock transfer, hingga pengiriman.

Dengan dukungan barcode dan RFID, proses identifikasi barang dapat dilakukan secara lebih terstruktur. Data hasil scanning atau pembacaan tag dapat digunakan untuk memvalidasi barang terhadap order sebelum dikirim.

Prieds WMS juga mendukung integrasi dengan ERP sehingga informasi order dan inventory dapat terhubung dengan aktivitas warehouse. Dengan visibilitas data yang lebih baik, perusahaan dapat memantau proses Delivery Order sekaligus meningkatkan akurasi dan efisiensi operasional.

Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda bersama tim ahli Prieds untuk menemukan solusi yang paling sesuai dengan operasional perusahaan.