Inventory Management System: Pengertian, Fungsi, dan Metode

Inventory Management System atau manajemen inventaris telah menjadi bagian penting dalam suatu bisnis, karena berhubungan langsung dengan pengelolaan barang dan persediaan.

Oleh karena itu, setiap bisnis harus memiliki sistem manajemen inventaris yang baik dan efektif agar dapat meningkatkan efisiensi dan meminimalkan kerugian yang bisa ditanggung oleh perusahaan.

Pada artikel ini, Prieds akan membahas lebih lanjut mengenai inventory management system beserta fungsi dan beberapa metode yang biasanya digunakan dalam manajemen inventaris di perusahaan.

Pengertian Inventory Management System

Inventory Management System adalah suatu sistem manajemen persediaan yang digunakan untuk mengontrol, mengelola, dan memantau persediaan suatu bisnis. Sistem ini membantu bisnis dalam mengoptimalkan kegiatan pengadaan, pengolahan, dan pengiriman barang.

Inventory Management System memiliki beberapa jenis, di antaranya adalah sistem pengolahan manual, sistem komputerisasi, dan sistem dengan teknologi RFID (Radio Frequency Identification).

Komponen dalam Inventory Management System

Sebelum kita membahas tentang fungsi, metode, dan keuntungan dari Inventory Management System (IMS), ada baiknya kita memahami terlebih dahulu apa saja komponen utama yang membentuk sistem pengelolaan persediaan ini. IMS terdiri dari beberapa komponen, antara lain:

Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak digunakan untuk memproses data persediaan dan membantu pengambilan keputusan bisnis. Perangkat lunak IMS memiliki fitur-fitur yang berbeda, tergantung dari kebutuhan bisnis.

Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras digunakan untuk menyimpan dan mengakses data persediaan. Perangkat keras IMS meliputi barcode scanner, komputer, printer, dan perangkat mobile.

Database

Database digunakan untuk menyimpan data persediaan, transaksi, dan laporan bisnis. Database IMS biasanya terintegrasi dengan perangkat lunak dan perangkat keras.

Permasalahan dalam Inventory Management bagi Perusahaan

Permasalahan dalam inventory management dapat menjadi kendala serius bagi keberlangsungan bisnis perusahaan. Tanpa manajemen yang baik, perusahaan dapat mengalami masalah seperti overstock, stockout, kerugian finansial, dan penurunan kualitas produk.

Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memahami masalah yang mungkin timbul dalam inventory management dan mencari solusi yang tepat untuk mengatasinya. Berikut merupakan permasalahan dalam Inventory Management System yang biasa dihadapi oleh perusahaan.

Overstock

Salah satu masalah dalam inventory management adalah overstock, yaitu ketika perusahaan memiliki terlalu banyak stok barang yang tidak terjual.

Hal ini dapat terjadi karena beberapa faktor, seperti prediksi permintaan yang tidak akurat, kurangnya pengetahuan tentang barang yang paling laris, dan kurangnya pemantauan terhadap stok barang.

Overstock dapat menyebabkan kerugian finansial bagi perusahaan karena biaya penyimpanan, perawatan, dan risiko barang rusak atau kadaluarsa.

Stockout

Di sisi lain, stockout atau kehabisan stok juga merupakan masalah serius dalam inventory management.

Stockout dapat terjadi ketika perusahaan tidak memiliki stok barang yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan atau ketika perusahaan tidak mampu mengevaluasi ketersediaan stok dengan cepat dan akurat.

Hal ini dapat menyebabkan kehilangan pelanggan, kehilangan kepercayaan pelanggan, dan kerugian finansial.

Produk Rusak atau Kadaluarsa

Selain itu, perusahaan juga dapat mengalami kerugian finansial karena kurangnya manajemen risiko dan ketidakmampuan untuk mengetahui penurunan kualitas produk.

Produk yang rusak atau kadaluarsa dapat menyebabkan kerugian besar bagi perusahaan jika tidak dikelola dengan baik.

Kerugian tersebut dapat mencakup biaya pengembalian, penggantian, atau bahkan sanksi hukum.

Ketidaktahuan tentang manajemen inventory juga dapat menyebabkan pengambilan keputusan yang tidak tepat dalam bisnis. Hal ini dapat mempengaruhi keputusan perusahaan tentang pembelian, penjualan, dan strategi pemasaran, yang dapat berdampak negatif pada kinerja bisnis secara keseluruhan.

Oleh karena itu, perusahaan harus memperhatikan masalah yang mungkin timbul dalam inventory management dan mencari solusi yang tepat untuk mengatasinya. Salah satu solusinya adalah dengan mengadopsi sistem inventory management yang tepat dan memastikan manajemen inventory dilakukan dengan baik.

Dengan demikian, perusahaan dapat meminimalkan risiko kerugian finansial dan meningkatkan kinerja bisnis secara keseluruhan.

Fungsi Inventory Management System

Setelah Anda mengetahui beberapa komponen dari inventory management system, Prieds akan membahas beberapa fungsi dari manajemen inventaris yang bisa Anda dapatkan. IMS memiliki beberapa fungsi penting bagi bisnis, antara lain:

Meningkatkan Efisiensi Bisnis dengan IMS

IMS membantu bisnis dalam meningkatkan efisiensi, karena proses pengolahan persediaan dapat dilakukan secara otomatis. Selain itu, IMS juga membantu dalam mengurangi kesalahan manusia yang dapat terjadi pada proses manual.

Mengoptimalkan Pengelolaan Persediaan

IMS memantau persediaan barang secara real-time, sehingga bisnis dapat mengoptimalkan pengelolaan persediaan dan menghindari kerugian akibat barang yang rusak, kadaluwarsa, atau overstock.

Membantu dalam Pengambilan Keputusan Bisnis

IMS memberikan data yang akurat dan terperinci mengenai persediaan, sehingga bisnis dapat membuat keputusan yang tepat dan cepat dalam pengelolaan persediaan.

Anda bisa mendapatkan inventory management system dengan keamanan yang baik serta kemudahan untuk integrasi sesuai kebutuhan bisnis anda melalui tim ahli Prieds.

Keuntungan Menggunakan Inventory Management System

Inventory Management System digunakan bukan tanpa alasan, sistem ini diterapkan di banyak perusahaan karena memiliki banyak keuntungan dari segi efisiensi dan peningkatan produktivitas. Menggunakan IMS memiliki beberapa keuntungan, antara lain:

Meningkatkan Efisiensi Bisnis

IMS membantu bisnis dalam meningkatkan efisiensi, karena proses pengolahan persediaan dapat dilakukan secara otomatis. Selain itu, IMS juga membantu dalam mengurangi kesalahan manusia yang dapat terjadi pada proses manual.

Mengoptimalkan Pengelolaan Persediaan

IMS memantau persediaan barang secara real-time, sehingga bisnis dapat mengoptimalkan pengelolaan persediaan dan menghindari kerugian akibat barang yang rusak, kadaluwarsa, atau overstock.

Mengurangi Biaya Persediaan

IMS membantu bisnis dalam mengurangi biaya persediaan, pengiriman, dan penyimpanan. Bisnis dapat menggunakan metode JIT dan EOQ untuk mengoptimalkan biaya persediaan.

Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

IMS membantu bisnis dalam memenuhi permintaan pelanggan dengan cepat dan akurat. Bisnis dapat menggunakan metode DSI untuk memastikan persediaan selalu tersedia untuk dijual.

Metode Inventory Management System

Metode Inventory Management System (IMS) dapat dilakukan dengan berbagai metode pengelolaan persediaan yang berbeda. Berikut adalah beberapa metode IMS yang paling umum digunakan:

Just in Time (JIT)

Metode JIT adalah strategi pengelolaan persediaan di mana bahan baku atau barang jadi hanya dibeli atau diproduksi pada saat dibutuhkan. Dengan menggunakan metode JIT, bisnis dapat menghindari biaya persediaan, meningkatkan efisiensi dan fleksibilitas produksi, dan mengoptimalkan penggunaan ruang gudang.

Namun, metode JIT juga memiliki beberapa risiko, seperti terganggunya produksi ketika pasokan bahan baku terlambat atau cacat, atau permintaan pelanggan meningkat tiba-tiba. Oleh karena itu, metode JIT harus diterapkan dengan hati-hati dan perencanaan yang cermat.

Materials Requirement Planning (MRP)

Metode MRP adalah strategi pengelolaan persediaan di mana persediaan bahan baku dipantau secara real-time dan sistem secara otomatis menghasilkan pesanan untuk memastikan persediaan selalu tersedia ketika dibutuhkan. Dengan menggunakan metode MRP, bisnis dapat menghindari biaya persediaan yang tidak diperlukan, meningkatkan efisiensi produksi, dan memenuhi permintaan pelanggan dengan tepat waktu.

Metode MRP juga memiliki beberapa risiko, seperti persediaan yang berlebihan atau kurang, yang dapat mempengaruhi biaya persediaan dan pengiriman. Oleh karena itu, metode MRP harus diterapkan dengan hati-hati dan pengawasan yang ketat.

Economic Order Quantity (EOQ)

Metode EOQ adalah strategi pengelolaan persediaan di mana bisnis menentukan jumlah pesanan optimal berdasarkan biaya pesanan dan biaya persediaan. Dengan menggunakan metode EOQ, bisnis dapat mengoptimalkan biaya persediaan dan memastikan persediaan selalu tersedia ketika dibutuhkan.

Namun, metode EOQ juga memiliki beberapa risiko, seperti persediaan yang berlebihan atau kurang, yang dapat mempengaruhi biaya persediaan dan pengiriman. Oleh karena itu, metode EOQ harus diterapkan dengan hati-hati dan perencanaan yang cermat.

Days Sales of Inventory (DSI)

Metode DSI adalah strategi pengelolaan persediaan di mana bisnis mengukur rata-rata hari persediaan yang tersedia untuk dijual. Dengan menggunakan metode DSI, bisnis dapat memantau dan mengoptimalkan persediaan barang secara real-time dan memastikan persediaan selalu tersedia ketika dibutuhkan.

Metode ini juga memiliki beberapa risiko, seperti persediaan yang berlebihan atau kurang, yang dapat mempengaruhi biaya persediaan dan pengiriman. Oleh karena itu, metode DSI harus diterapkan dengan hati-hati dan pengawasan yang ketat.

Cara Memilih Inventory Management System

Dalam memilih IMS dan metode yang tepat, bisnis harus mempertimbangkan kebutuhan dan tujuan bisnis, sumber daya yang tersedia, dan risiko yang terkait dengan setiap metode.

Memilih IMS yang tepat sangat penting bagi bisnis. Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih IMS antara lain:

1. Kebutuhan bisnis: IMS yang dipilih harus sesuai dengan kebutuhan bisnis. Bisnis harus menentukan fitur yang dibutuhkan dan budget yang tersedia untuk IMS.

2. Skalabilitas: IMS harus mudah diintegrasikan dengan sistem bisnis yang sudah ada dan harus dapat diupgrade sesuai dengan pertumbuhan bisnis.

3. Kemudahan Penggunaan: IMS yang dipilih harus mudah digunakan oleh semua staf yang terlibat dalam pengelolaan persediaan.

4. Dukungan teknis: IMS yang dipilih harus didukung oleh vendor yang memiliki reputasi baik dan memberikan dukungan teknis yang memadai.

IMS merupakan solusi terbaik untuk mengoptimalkan pengelolaan persediaan dan meningkatkan efisiensi bisnis. IMS dapat menggunakan beberapa metode pengelolaan persediaan seperti JIT, MRP, EOQ, dan DSI.

Menggunakan IMS memiliki banyak keuntungan, seperti meningkatkan efisiensi bisnis, mengoptimalkan pengelolaan persediaan, mengurangi biaya persediaan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Sebagai startup penyedia Inventory Management System melalui produk Warehouse Management System, Prieds Technology hadir sebagai solusi manajemen pergudangan perusahaan melalui software yang dapat terhubung dengan hardware melalui teknologi IoT dan WMS. Beragam kelebihan dan fitur yang ditawarkan oleh Software WMS Prieds dapat membantu bisnis anda untuk melakukan optimalisasi proses bisnis secara efisien, efektif dan akurat.

Anda dapat mempelajari lebih lanjut solusi stock opname dengan melakukan konsultasi dengan tim ahli Prieds. Dapatkan solusi tepat untuk proses stock opname yang optimal dengan menerapkan aplikasi stock opname gudang pada bisnis Anda.