Unit of Measure: Pengertian, Fungsi, Tips Mengelola dan Optimalisasinya

Dalam operasional gudang, proses stock opname merupakan aktivitas yg berperan penting dalam menentukan akurasi data persediaan. Salah satu aspek dalam proses stock opname adalah "Unit of Measure" (UoM). 

Tanpa pemahaman yang tepat tentang UoM, perusahaan bisa mengalami kesalahan pencatatan stok, ketidaksesuaian data, hingga mengakibatkan kerugian. Menerapkan SOP yang tepat untuk menetapkan Unit of Measure serta mengimplementasikan teknologi dapat menjadi solusi untuk menghindari hal tersebut.

Arti Unit of Measure dalam Stock Opname Gudang

Unit of Measure (UoM) merupakan sebuah satuan yang digunakan untuk menghitung, mencatat, dan mengelola jumlah barang yang tersimpan dalam gudang. UoM umumnya dapat berupa satuan fisik seperti pcs (pieces), box, liter, kilogram, meter, atau bentuk satuan lain yang relevan dengan produk.

Dalam penerapannya, sebuah produk mungkin akan memiliki lebih dari satu UoM. Hal ini  bergantung juga dari cara produk tersebut dikemas, disimpan ataupun dijual. Sebagai contoh:

Sebuah produk minuman dalam kemasan memiliki Unit of Measure dasar berupa pcs (pieces). Namun, dalam pengemasan dan distribusinya, sebuah perusahaan akan mengelompokkan menjadi satu box, yang didalamnya terdapat 12 ataupun 24 pcs bergantung dari ukuran. Maka dari itu, produk minuman tersebut memiliki dua jenis UoM, yaitu pcs untuk per biji, dan UoM sekunder yang terdapat 12 atau 24 pcs, yang dihitung ke dalam 1 box.

Fungsi Unit of Measure dalam Proses Stock Opname Gudang

Penerapan Unit of Measure (UoM) memiliki beberapa fungsi penting yang dapat membantu perusahaan untuk menjalankan stock opname gudang dengan akurat, seperti:

1. Menjaga Konsistensi Data Stok

Unit of Measure (UoM) membantu perusahaan untuk memastikan setiap barang dihitung dengan satuan yang konsisten. Hal ini bertujuan untuk menghindari kesalahan perhitungan saat proses stock opname gudang.

2. Mempermudah Konversi dan Pelaporan

Penerapan Unit of Measure yang baik juga berfungsi sebagai sistem konversi antar UoM, seperti dari box ke pcs. Hal ini akan meningkatkan fleksibilitas dan akurasi pencatatan dan pelaporan stok oleh staf gudang.

3. Menghindari Selisih Jumlah Stock

Stock opname yang tidak memperhatikan UoM menjadi salah satu penyebab utama dari selisih jumlah stok, karena perbedaan persepsi satuan antara sistem dan kondisi fisik. Dengan menerapkan UoM yang tepat, perusahaan dapat menghindari selisih jumlah, dan meningkatkan akurasi data.

4. Meningkatkan Efisiensi Operasional Gudang

Pemilihan UoM yang tepat membantu mempercepat proses stock opname gudang, mengurangi resiko kesalahan, dan mempercepat pengambilan keputusan. Sehingga, perusahaan dapat berfokus pada menjaga dan meningkatkan operasional gudang agar lebih efisien dan akurat.

Tips Penerapan Unit of Measure yang Baik

Agar penerapan Unit of Measure (UoM) dalam pengelolaan persediaan berjalan dengan baik, perusahaan dapat menerapkan beberapa tips berikut:

1. Tetapkan UoM Standar untuk Setiap Produk

Agar proses stock opname gudang menjadi akurat, perusahaan perlu menentukan satuan utama dan satuan alternatif (jika perlu) untuk setiap persediaan sejak stok tersebut masuk ke dalam gudang, seperti pcs untuk produk yang diproduksi secara satuan, dan box untuk produk pcs yang dikemas dalam jumlah tertentu.

2. Menggunakan Standar Konversi Unit of Measure

Perusahaan dapat menerapkan standar konversi Unit of Measure untuk setiap produk yang tersimpan, baik secara manual melalui SOP yang jelas, maupun secara otomatis dengan teknologi seperti WMS, seperti 1 box berisi 24 pcs. Hal ini penting untuk dapat meningkatkan waktu yang dibutuhkan dalam proses stock opname gudang.

3. Memberi Label UoM untuk Seluruh Produk

Untuk menghindari kesalahan saat picking dan proses stock opname gudang, sebaiknya area penyimpanan diberi label yang mencantumkan informasi UoM yang sesuai. Label UoM juga dapat diletakkan pada rak penyimpanan agar mudah terbaca oleh staf gudang.

4. Memberikan Pelatihan Secara Berkala

Selain membangun tata kelola perhitungan persediaan, perusahaan juga perlu memberikan pelatihan rutin kepada staf gudang terkait Unit of Measure. Sehingga setiap staf mengetahui cara menghitung stok sesuai satuan atau dalam jumlah besar dengan cepat dan akurat, sesuai dengan sistem pencatatan.

5. Audit Unit of Measure Secara Rutin

Untuk memastikan bahwa penerapan Unit of Measure berjalan dengan baik, perusahaan perlu melakukan pengecekan secara rutin agar tidak terjadi kesalahan pencatatan data atau perubahan konversi dan penggunaan Unit of Measure (UoM) yang tidak dokumentasi.

Peran Software Stock Opname Gudang dalam Penerapan Unit of Measure

Warehouse Management System (WMS) adalah sebuah teknologi berbasis software yang dibuat untuk membantu perusahaan dalam mengelola seluruh proses pengelolaan persediaan, termasuk juga stock opname gudang dan penerapan Unit of Measure. Berikut beberapa peran WMS dalam membantu optimalisasi penerapan UoM:

1. Integrasi Unit of Measure (UoM)

Dengan WMS perusahaan dapat melakukan input dan tracking beragam jenis Unit of Measure untuk satu produk. Hal ini juga termasuk dengan proses konversi secara otomatis yang memudahkan staf untuk melakukan stock opname gudang.

2. Stock Opname Gudang Real-Time

Staf gudang dapat melakukan pencatatan dan perhitungan persediaan melalui WMS dengan UoM yang sesuai. Sehingga data persediaan langsung masuk ke sistem tanpa perlu melakukan konversi secara manual.

3. Validasi dan Pemberitahuan Jika Terdapat Kesalahan

Jika terjadi kesalahan dalam proses input UoM yang tidak sesuai dengan standar, WMS dapat melakukan validasi secara otomatis serta menampilkan pemberitahuan. Dengan begitu, staf dapat langsung menyesuaikan satuan produk secara langsung, menghindari dampak pada kesalahan pencatatan dan pelaporan data stok.

4. Laporan Akurat

WMS dibekali fitur laporan akurat dengan cara menyimpan seluruh riwayat data secara lengkap, termasuk juga memastikan UoM yang konsisten. Sehingga perusahaan dapat menyusun laporan stok dengan lebih akurat dan mempermudah proses analisis maupun audit.

5. Konfigurasi Unit of Measure (UoM) Fleksibel

Untuk jenis persediaan tertentu, seperti bahan baku curah atau produk dalam bentuk campuran, WMS memberikan kemudahan untuk dapat mengatur penghitungan khusus. Hal ini membuat setiap produk memiliki perhitungan yang selaras dan mudah untuk dipantau.

Dapatkan Penerapan Unit of Measure yang Tepat dengan Software Stock Opname Gudang Prieds

Unit of Measure (UoM) merupakan elemen penting dalam proses stock opname gudang. Ketepatan dalam menentukan dan mengelola satuan barang berdampak langsung pada akurasi dan efisiensi operasional, dan membantu perusahaan untuk pengambilan keputusan bisnis dengan tepat.

Penerapan Unit of Measure (UoM) yang baik melalui teknologi seperti Warehouse Management System (WMS) dapat memberikan perusahaan kontrol dan visibilitas menyeluruh. Sehingga perusahaan dapat meminimalkan kesalahan stock opname gudang dan meningkatkan operasional manajemen stok.

Sebagai penyedia WMS, Prieds hadir menawarkan sebuah software yang mempermudah perusahaan untuk menerapkan dan mengelola Unit of Measure secara akurat dalam operasional gudang. Teknologi ini dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengoptimalkan pengelolaan dan pencatatan stok secara real-time dan akurat, sehingga perusahaan memiliki kontrol akurat terhadap seluruh stok yang tersimpan dalam gudang.

WMS Prieds juga dibekali dengan fitur integrasi dengan perangkat seperti RFID, sehingga proses stock opname gudang dengan Unit of Measure menjadi lebih optimal. Konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda dengan tim ahli Prieds, dan temukan solusi penggunaan WMS yang optimal, mudah digunakan, dan siap mendukung pertumbuhan bisnis Anda.