Phantom Inventory: Arti, Fungsi & Cara Pengelolaannya dalam Gudang

Arti Phantom Inventory dalam Manajemen Inventory

Phantom Inventory merupakan suatu kondisi dimana jumlah stok barang yang tercatat dalam sistem lebih banyak dibandingkan dengan jumlah stok fisik yang tersedia di gudang. Fenomena ini umumnya terjadi akibat kesalahan pencatatan, kehilangan, kerusakan barang yang tidak dilaporkan, atau kesalahan dalam proses inbound dan outbound stok. 

Jika Phantom Inventory tidak segera diatasi, maka bisa menimbulkan dampak negatif bagi perusahaan, karena berpotensi menyebabkan out of stock yang tidak terdeteksi hingga akhirnya mengurangi kepuasan konsumen.

Fungsi Phantom Inventory dalam Manajemen Inventory

Mengelola dan memahami Phantom Inventory memiliki beberapa fungsi penting dalam manajemen inventory, antara lain seperti:

1. Menjaga Akurasi Data Inventory

Dengan memahami Phantom Inventory, perusahaan dapat mengambil tindakan pencegahan dengan melakukan pengecekan selisih antara catatan dengan stok fisik agar tidak menghambat operasional gudang.

2. Mencegah Kerugian

Pengelolaan Phantom Inventory yang optimal membantu perusahaan untuk mengurangi resiko kerugian akibat kehilangan potensi penjualan dan menghambat proses pemenuhan pesanan.

3. Meningkatkan Kepuasan Konsumen

Dengan memperhatikan faktor penyebab Phantom Inventory, perusahaan dapat meningkatkan akurasi data persediaan, dan memastikan ketersediaan produk. Hal ini tentu akan berdampak pada peningkatan kepuasan konsumen.

4. Mendukung Perencanaan Manajemen Inventory

Data stok yang akurat membantu perencanaan manajemen inventory menjadi lebih tepat. Hal ini juga akan berdampak pada operasional yang lebih efisien, sehingga perusahaan dapat memaksimalkan keuntungan.

Cara Menghitung Phantom Inventory

Untuk mengetahui apakah manajemen gudang mengalami Phantom Inventory, perusahaan perlu membandingkan antara catatan dengan jumlah fisik barang. Berikut rumus perhitungannya:

Phantom Inventory = Jumlah Stok pada Catatan – Jumlah Stok Fisik

Untuk lebih memahami penggunaan rumus di atas, perhatikan contoh berikut:

Sebuah perusahaan A memiliki jumlah persediaan sebanyak 10.000 unit dalam catatan. Ketika dilakukan perhitungan stok fisik, jumlah yang tersedia sebanyak 9.700 unit. Dari kedua informasi tersebut, maka Phantom Inventory dari perusahaan A sebanyak 300 unit.

Semakin kecil angka Phantom Inventory, maka data persediaan menjadi semakin akurat. Sebaliknya, jika angka ini terlalu tinggi, maka data stok semakin tidak mencerminkan ketersediaan stok dalam gudang.

Beberapa Tips untuk Mengelola Phantom Inventory yang Optimal

Untuk meminimalkan terjadinya Phantom Inventory, perusahaan dapat melakukan beberapa tips berikut:

1. Melakukan Stock Opname Rutin

Perusahaan perlu menjadwalkan stock opname berkala. Tujuan dari penerapan stock opname rutin yaitu agar perusahaan dapat mengetahui jumlah persediaan secara real-time serta memastikan tidak ada selisih jumlah stok antara catatan dengan stok fisik.

2. Menggunakan Teknologi dalam Manajemen Inventory

Penerapan teknologi, seperti RFID dan Sistem Inventory dapat mengotomatisasi proses pengelolaan agar menjadi lebih efisien dan akurat. Selain itu, teknologi ini juga membantu meningkatkan kontrol kualitas dan keamanan gudang untuk meminimalisir terjadinya Phantom Inventory.

3. Menerapkan Double Checking

Agar tidak terjadi kesalahan maupun kehilangan barang, perusahaan dapat menerapkan double checking, baik saat penerimaan barang maupun pengiriman. Dengan melakukan verifikasi ulang, perusahaan juga dapat meningkatkan pengawasan terhadap persediaan yang dimiliki.

4. Memberikan Pelatihan Staf Gudang

Agar manajemen inventory berjalan dengan lancar, perusahaan perlu memberikan pelatihan terkait akurasi pencatatan dan SOP operasional yang benar. Selain itu, edukasi terkait penggunaan teknologi juga diperlukan agar kinerja staf menjadi semakin efisien.

Peran RFID dan Sistem Inventory dalam Penerapan Phantom Inventory

Penggunaan RFID dan Sistem Inventory secara bersamaan dapat membantu mengurangi risiko Phantom Inventory secara signifikan. Berikut beberapa peran dari teknologi ini:

1. Pelacakan Stok Otomatis

Penerapan RFID dan Sistem Inventory memungkinkan perusahaan untuk memiliki visibilitas terhadap persediaan dalam gudang. Hal ini juga termasuk peningkatan akurasi pencatatan, pelacakan stok serta otomatisasi pengelolaan barang.

2. Riwayat Manajemen Inventory

Setiap perpindahan barang akan tercatat otomatis dalam Sistem Inventory. Data persediaan yang diperbarui secara real-time dan akurat membantu perusahaan untuk mengurangi potensi terjadinya Phantom Inventory.

3. Kontrol Kualitas lebih Optimal

Staf gudang dapat melakukan kontrol kualitas barang dengan lebih optimal melalui RFID dan Sistem Inventory. Barang rusak, kadaluarsa, atau hilang akan dengan cepat diketahui, sehingga perusahaan dapat mengambil tindakan penanganan.

4. Double Checking saat Inbound dan Outbound

Setiap barang yang keluar masuk gudang akan langsung terdeteksi oleh RFID dan Sistem Inventory. Teknologi ini juga membantu staf untuk menjalankan double checking sehingga potensi Phantom Inventory dapat segera ditangani.

5. Peningkatan Akurasi Data

Dengan RFID dan Sistem Inventory, perusahaan dapat mengotomatisasi proses pencatatan stok, sehingga terhindar dari kesalahan akibat proses manual. Dengan teknologi ini, perusahaan akan memiliki data persediaan yang lengkap dan akurat.

Dapatkan Pengelolaan Phantom Inventory yang Optimal dengan RFID dan Sistem Inventory Prieds

Phantom Inventory merupakan salah satu kendala yang sering terjadi dalam manajemen inventory. Ketidakakuratan data stok dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan, dan berdampak pada tingkat kepuasan konsumen.

Untuk dapat mengatasi Phantom Inventory, perusahaan dapat menerapkan strategi pengelolaan yang tepat, serta mengimplementasikan teknologi, seperti RFID dan Sistem Inventory. Dengan teknologi ini, perusahaan dapat meningkatkan akurasi data, mempercepat proses pelacakan, sekaligus mencegah terjadinya Phantom Inventory.

Sebagai penyedia teknologi RFID, Prieds menawarkan perangkat yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengurangi terjadinya Phantom Inventory. Teknologi ini mendukung pencatatan stok secara otomatis, pelacakan stok secara real-time dan akurat, serta memastikan proses manajemen inventory berjalan dengan optimal.

RFID dari Prieds dapat diintegrasikan dengan Sistem Inventory, sehingga memberikan perusahaan fleksibilitas tinggi untuk mengelola Phantom Inventory. Konsultasi dengan tim ahli Prieds untuk mengetahui solusi teknologi RFID dan Warehouse System yang tepat bagi bisnis Anda.