Overage: Pengertian, Fungsi & Penerapannya Pada Manajemen Stok Barang

Dalam manajemen stok barang, overage atau kelebihan persediaan menjadi tantangan yang sering dihadapi perusahaan. Kondisi ini tidak hanya membebani biaya operasional, tetapi juga berisiko menurunkan efisiensi manajemen stok barang. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memahami cara mengelola overage yang tepat untuk menjaga akurasi data dan kinerja operasional gudang perusahaan.

Pengertian Overage dalam Manajemen Stok Barang

Overage merupakan sebuah kondisi dimana jumlah barang yang tersedia dalam gudang melebihi dari jumlah yang dibutuhkan atau dipesan. Situasi ini umumnya terjadi akibat beberapa faktor, seperti kesalahan pencatatan, kelebihan produksi, kesalahan pengiriman dari supplier, atau proses stock opname yang tidak akurat.

Meskipun memiliki stok lebih terlihat aman, overage dapat menimbulkan masalah bagi manajemen stok barang perusahaan, seperti biaya penyimpanan meningkat, risiko barang kadaluarsa, hingga menurunnya efisiensi pengelolaan stok.

Fungsi Overage dalam Manajemen Stok Barang

Memahami dan mengelola overage memiliki beberapa fungsi penting yang dapat membantu perusahaan untuk dapat meningkatkan efisiensi manajemen stok barang, seperti:

1. Biaya Operasional lebih Terkontrol

Dengan memahami pemicu terjadinya overage, perusahaan dapat meminimalisir kelebihan stok yang memiliki dampak kerugian, seperti peningkatan biaya penyimpanan atau pengelolaan yang tidak efisien.

2. Peningkatan Akurasi Data

Overage umumnya menandakan adanya perbedaan antara data stok dalam catatan dengan jumlah kondisi fisik yang tersimpan pada gudang. Dengan memahami hal ini, perusahaan dapat segera mengambil tindakan agar data manajemen stok barang menjadi lebih akurat.

3. Menghindari Kerugian

Menyimpan stok barang secara berlebih dan tidak terpakai dapat menimbulkan potensi rusak, usang, atau hilang. Untuk itu, perusahaan perlu segera menangani overage agar dapat meminimalisir kerugian bisnis.

4. Efisiensi Manajemen Stok Barang

Overage dapat mengganggu proses manajemen stok barang, mulai dari proses picking, putaway, dan distribusi karena tidak ada ruang untuk pergerakan maksimal. Dengan mengelola overage, perusahaan juga dapat meningkatkan efisiensi manajemen stok barang.

Beberapa Tips Pengelolaan Overage yang Optimal

Untuk mencegah dan mengatasi overage dalam manajemen stok barang, perusahaan dapat mengikuti beberapa tips berikut:

1. Melakukan Stock Opname Rutin

Agar tidak terjadi perbedaan jumlah antara stok fisik dengan catatan, perusahaan perlu menjadwalkan stock opname secara rutin. Hal ini tentu dapat meminimalisir selisih jumlah stok, meningkatkan akurasi data, serta memudahkan untuk mengambil tindakan optimalisasi.

2. Menerapkan Double Checking

Terapkan prosedur double check, baik saat proses inbound maupun outbound agar menghindari terjadinya perbedaan data pada catatan dengan jumlah stok fisik yang tersimpan dalam gudang.

3. Mengoptimalkan Perencanaan Permintaan

Perusahaan dapat menggunakan riwayat data penjualan untuk memahami tren pasar dan tingkat kebutuhan stok. Dengan analisis data tersebut, perusahaan dapat menyusun perencanaan permintaan persediaan dengan lebih optimal, menghindari kelebihan stok barang.

4. Memberlakukan Return ke Supplier

Untuk menghindari overage dalam manajemen stok gudang, perusahaan dapat membuat perjanjian dengan supplier untuk dapat mengembalikan barang berlebih dapat agar tidak membebani biaya operasional gudang.

5. Menggunakan Teknologi Gudang

Penerapan teknologi, seperti software stok barang dapat membantu perusahaan untuk meminimalisir faktor penyebab overage, seperti kesalahan pencatatan akibat proses manual, kelebihan produksi, hingga kesalahan pengiriman.

Peran Software Stok Barang dalam Optimalisasi Pengelolaan Overage

Penerapan Software Stok Barang merupakan solusi terbaik untuk mencegah dan mengendalikan overage dalam proses manajemen stok barang. Beberapa peran dari Software Stok Barang antara lain seperti:

1. Pelacakan Stok Otomatis

Software Stok Barang dapat memetakan posisi barang di lokasi penyimpanan secara akurat, termasuk mencatat setiap barang secara otomatis. Hal ini tentu dapat membantu perusahaan untuk mendeteksi jika terdapat stok berlebih lebih atau potensi overage.

2. Visibilitas Terhadap Proses Manajemen Stok Barang

Setiap proses manajemen barang, mulai dari tahap penerimaan, putaway, picking, hingga pengiriman, akan tercatat secara lengkap dan akurat. Seluruh informasi ini dapat dipantau secara real-time melalui Software Stok Barang, sehingga perusahaan dapat meminimalisir terjadinya overage.

3. Penerapan Metode Rotasi Barang yang Optimal

Software Stok Barang dapat membantu perusahaan untuk mengelola gudang dengan lebih baik melalui rekomendasi metode rotasi barang yang tepat, seperti FIFO atau FEFO. Dengan metode rotasi barang yang tepat, perusahaan dapat menghindari terjadinya kelebihan stok yang rusak atau kadaluarsa.

4. Analisis Manajemen Stok Barang

Melalui Software Stok Barang perusahaan dapat melakukan analisis kinerja operasional gudang dengan tepat, serta mendeteksi jika terdapat potensi terjadinya overage. Dengan data akurat ini, perusahaan dapat menyusun strategi manajemen stok barang yang lebih baik.

5. Meminimalisir Resiko Overage

Dengan memiliki visibilitas menyeluruh terhadap manajemen stok barang, perusahaan dapat pengendalian mengetahui dengan cepat jika terjadi kelebihan stok. Hal ini juga termasuk meminimalkan kesalahan pencatatan melalui stock opname otomatis, sehingga data persediaan dengan jumlah stok fisik menjadi akurat.

Dapatkan Pengelolaan Overage yang Optimal dengan Software Stok Barang Prieds

Overage merupakan sebuah situasi yang dapat merugikan perusahaan, karena dapat menimbulkan beban biaya, kerugian, hingga proses operasional yang tidak optimal. Dengan menerapkan strategi pencegahan, melakukan stock opname rutin, serta mengoptimalkan penggunaan Software Stok Barang, perusahaan dapat mengendalikan Overage dengan lebih efektif, menjaga akurasi data, dan memastikan kelancaran manajemen gudang.

Sebagai penyedia Softrware Stok Barang, Prieds hadir menawarkan sebuah teknologi yang mempermudah perusahaan untuk mengelola overage. Teknologi ini dirancang untuk membantu perusahaan dalam menjaga akurasi data persediaan, efisiensi biaya operasional, optimalisasi proses manajemen stok barang, serta membantu meningkatkan kepuasan konsumen.

Softrware Stok Barang Prieds juga dibekali dengan fitur integrasi dengan perangkat seperti RFID, sehingga perusahaan dapat meningkatkan pengelolaan gudang dan menghindari terjadinya overage. Konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda dengan tim ahli Prieds, dan temukan solusi penggunaan software yang optimal, mudah digunakan, dan siap mendukung pertumbuhan bisnis Anda.