Negative Inventory: Arti, Penyebab, Dampak dan Cara Mencegahnya

Definisi Negative Inventory dalam Pengelolaan Stok

Negative Inventory merupakan sebuah kondisi dimana jumlah stok yang tercatat lebih sedikit daripada jumlah barang fisik yang tersimpan dalam gudang, bahkan hingga menunjukkan angka negatif. hal ini menunjukkan bahwa hasil catatan menunjukkan adanya barang yang telah terjual atau digunakan melebihi stok yang ada secara fisik di gudang.

Fenomena ini umumnya terjadi akibat kesalahan pencatatan, keterlambatan input data, atau sistem yang belum terintegrasi dengan baik antara penjualan, pengiriman, dan penerimaan barang. Jika negative inventory tidak segera diatasi maka akan berdampak buruk bagi akurasi laporan keuangan dan operasional gudang.

Penyebab Terjadinya Negative Inventory dalam Pengelolaan Stok

Beberapa faktor umum yang menyebabkan terjadinya negative inventory dalam pengelolaan stok antara lain seperti:

1. Data Stok Tidak Diperbarui secara Rutin

Ketika proses penjualan atau pengiriman barang dicatat sebelum proses penerimaan barang selesai diperbarui, maka hasil data stok dapat menunjukkan stok negatif. Hal ini dikarenakan setiap data stok tidak diperbarui secara rutin pada setiap proses.

2. Kesalahan Input Manual

Negative Inventory dapat terjadi karena proses pencatatan jumlah barang yang salah, baik pada saat penerimaan atau pengeluaran stok. Kesalahan input manual ini tidak hanya menyebabkan negative inventory tetapi juga dapat mengakibatkan kerugian perusahaan.

3. Kesalahan Perencanaan Stok.

Peningkatan jumlah permintaan barang yang melebihi kapasitas stok tanpa perhitungan lead time yang tepat dapat menimbulkan Negative Inventory. Hal ini terjadi karena proses perencanaan stok yang tidak tepat.

4. Penggunaan Sistem yang Tidak Terintegrasi.

Saat ini teknologi merupakan solusi untuk mengoptimalkan operasional bisnis. Namun data yang tidak terhubung di beberapa platform (ERP, POS, dan Sistem Inventory) dapat menimbulkan inkonsistensi dan memicu terjadinya Negative Inventory.

Dampak dari Negative Inventory bagi Pengelolaan Stok

Kondisi stok negatif yang tidak segera diatasi dapat mempengaruhi berbagai aspek pengelolaan stok, antara lain:

1. Menghambat Proses Pemenuhan Pesanan

Stok yang tercatat negatif dapat mengakibatkan pesanan konsumen menjadi tertunda atau dibatalkan. Hal ini dikarenakan barang yang dipesan tercatat statusnya sebagai barang tidak tersedia.

2. Laporan Keuangan Tidak Akurat

Negative Inventory dapat mempengaruhi nilai aset persediaan menjadi menurun. Jika tidak segera diatasi, hal ini tentu juga akan berdampak pada laporan keuangan perusahaan yang menjadi tidak akurat.

3. Perencanaan Persediaan Tidak Sesuai

Adanya Negative Inventory pada catatan persediaan dapat mengakibatkan perencanaan stok yang tidak tepat. Hal ini dikarenakan staf gudang akan mengeluarkan pesanan pembelian yang berlebihan, karena melihat data stok yang tidak akurat.

4. Kepuasan Konsumen Menurun

Ketidaksesuaian stok antara sistem dan stok fisik yang tersimpan dalam gudang dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman atau bahkan kegagalan dalam pemenuhan pesanan. Hal ini tentu berdampak pada kepuasan konsumen.

Tips Mencegah Terjadinya Negative Inventory

Untuk menghindari terjadinya Negative Inventory pada pengelolaan stok, perusahaan dapat menerapkan beberapa tips berikut:

1. Lakukan Stock Opname secara Rutin

Untuk menghindari Negative Inventory, perusahaan perlu memastikan jumlah stok yang sesuai setiap saat dengan melakukan stock opname yang terjadwal rutin. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari stok masuk yang belum terdata.

2. Gunakan Teknologi dalam Pengelolaan Stok

Untuk menghindari kesalahan pencatatan, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan teknologi dalam pengelolaan stok, seperti Sistem Inventory. Teknologi ini dapat mencatat seluruh pergerakan stok secara real-time, otomatis dan akurat.

3. Tetapkan Batas Minimum Stok

Dengan menggunakan Sistem Inventory, perusahaan dapat mengatur batas jumlah minimum untuk setiap stok. Dengan begitu perusahaan dapat melakukan replenishment secara otomatis sebelum stok habis atau negatif.

4. Evaluasi Proses Pengelolaan Stok

Untuk mengetahui dan mengidentifikasi sumber penyebab Negative Inventory, perusahaan perlu melakukan evaluasi rutin terhadap proses pengelolaan stok dan lakukan perbaikan secara berkala untuk mengoptimalkan operasional.

Peran Sistem Inventory untuk Optimalkan Pengelolaan Negative Inventory

Sistem Inventory dapat membantu perusahaan untuk mengelola dan mencegah terjadinya Negative Inventory dalam pengelolaan stok. Berikut beberapa peran dari teknologi tersebut:

1. Pelacakan Stok Otomatis

Sistem inventory mencatat setiap pergerakan barang secara otomatis dan akurat, sehingga mengurangi potensi Negative Inventory. Melalui sistem ini, setiap barang akan terlacak secara real-time, meminimalkan risiko kehilangan maupun kesalahan pencatatan.

2. Pembaruan Informasi dan Pergerakan Stok

Sistem Inventory mencatat seluruh aktivitas pengelolaan stok, mulai dari penerimaan, penyimpanan, hingga pengiriman. Dengan pembaruan informasi pergerakan stok, perusahaan akan lebih mudah untuk melakukan audit dan meningkatkan visibilitas.

3. Monitoring dan Analisis Pengelolaan Stok

Penerapan Sistem Inventory dapat memberikan perusahaan visibilitas terhadap proses pengelolaan stok secara menyeluruh. Dengan informasi ini, perusahaan dapat melakukan analisis tentang tingkat perputaran dan efisiensi penggunaan stok.

4. Meningkatkan Akurasi Pencatatan Data

Sistem Inventory dapat mengotomatisasi pencatatan pergerakan barang. Hal ini tentu akan membantu perusahaan untuk mengurangi terjadinya Negative Inventory akibat kesalahan pencatatan.

Optimalkan Pengelolaan Negative Inventory dengan Sistem Inventory dari Prieds

Negative Inventory merupakan masalah serius yang dapat menghambat pengelolaan stok. Untuk mengatasinya, perusahaan perlu mengelola operasional gudang dengan lebih cermat dan mempertimbangkan untuk menggunakan teknologi seperti Sistem Inventory. 

Sebagai penyedia Sistem Inventory, Prieds hadir menawarkan sebuah teknologi yang mempermudah perusahaan untuk mengelola stok dan menghindari Negative Inventory. Teknologi ini dapat membantu perusahaan untuk mengoptimalkan pengelolaan stok, mulai dari proses pencatatan, pemantauan, dan pelaporan stok, sehingga risiko stok negatif dapat diminimalisir.

Sistem Inventory Prieds juga dibekali dengan fitur integrasi dengan perangkat seperti RFID, sehingga  Negative Inventory dalam pengelolaan stok dapat dihindari. Konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda dengan tim ahli Prieds, dan temukan solusi penggunaan sistem yang optimal, mudah digunakan, dan siap mendukung pertumbuhan bisnis Anda.