Gate Entry Recording: Arti, Fungsi & Cara Mengelolanya dalam Manajemen Stok

Dalam pengelolaan gudang, setiap pergerakan stok barang perlu diperhatikan agar perusahaan dapat menjaga kelancaran operasional. Tahap awal dalam manajemen stok barang yang berpengaruh terhadap pencatatan pergerakan barang yaitu adalah Gate Entry Recording. 

Proses ini tidak hanya mendata setiap barang yang diterima atau keluar dari gudang, tetapi juga berperan dalam menjaga akurasi data stok, keamanan, hingga efisiensi operasional. Dengan dukungan teknologi yang tepat seperti RFID dan WMS, proses Gate Entry Recording dapat dilakukan secara otomatis, real-time, dan lebih aman.

Arti Gate Entry Recording dalam Manajemen Stok Barang

Gate Entry Recording merupakan proses pencatatan dan verifikasi setiap pergerakan stok barang yang masuk atau keluar dari area gudang. Proses ini merupakan tahap awal dalam manajemen stok barang, karena tahap ini berfungsi untuk memastikan bahwa seluruh setiap barang tercatat secara akurat, sehingga tidak terjadi selisih data antara fisik barang dan hasil pencatatan.

Dalam manajemen stok barang modern, Gate Entry Recording sudah tidak hanya berupa proses manual, tetapi sudah memanfaatkan sistem digital seperti Warehouse Management System (WMS) serta teknologi Radio Frequency Identification (RFID) untuk meningkatkan efisiensi, akurasi, dan keamanan stok.

Fungsi Penerapan Gate Entry Recording dalam Manajemen Stok Barang

Penerapan Gate Entry Recording memiliki beberapa fungsi penting yang dapat meningkatkan efisiensi manajemen stok barang. Berikut beberapa fungsinya:

1. Monitoring Akses Stok Barang

Gate Entry Recording berfungsi sebagai titik pertama dalam tahap inbound sebelum stok disimpan dalam gudang yang bergfungsi untuk memastikan barang yang terverifikasi dan sesuai yang dapat masuk.

2. Mencegah Kehilangan atau Kesalahan Barang

Proses Gate Entry Recording yang terperinci membantu perusahaan untuk mengurangi resiko kehilangan barang ataupun terjadinya kesalahan barang yang diterima. Dengan begitu, perusahaan dapat segera mengembalikan stok yang salah kepada supplier dengan segera.

3. Pencatatan Data dalam Manajemen Stok Barang

Data hasil dari proses Gate Entry Recording membantu perusahaan untuk dapat meningkatkan visibilitas terhadap seluruh stok yang dimiliki. Selain itu, data yang tercatat dapat menjadi dasar dalam verifikasi penerimaan barang dan perhitungan stok.

4. Meningkatkan Akurasi Persediaan

Setiap barang yang masuk akan dicatat saat proses Gate Entry Recording. Dengan begitu perusahaan akan lebih mudah untuk melacak dan memonitor persediaan, serta menghindari terjadinya selisih jumlah antara stok fisik dan hasil pencatatan.

5. Memudahkan Evaluasi dan Audit

Perusahaan dapat meningkatkan akurasi data stok melalui penerapan Gate Entry Recording. Dengan pencatatan data persediaan yang lengkap, proses audit dan evaluasi manajemen stok barang menjadi lebih optimal.

Tips untuk Menerapkan Gate Entry Recording yang Optimal

Agar penerapan Gate Entry Recording dalam manajemen stok barang berjalan optimal, perusahaan dapat mengikuti beberapa tips berikut:

1. Menerapkan Standar Prosedur Operasional

Perusahaan perlu menetapkan prosedur operasional yang standar dalam manajemen stok barang. Hal ini mencakup proses Gate Entry Recording, putaway, picking hingga pengemasan dan pengiriman.

2. Menerapkan Teknologi dalam Manajemen Stok Barang

Penerapan RFID dan WMS dapat membantu perusahaan untuk menjalankan proses Gate Entry Recording maupun keseluruhan proses manajemen stok barang. Teknologi ini dapat mengotomatisasi pencatatan serta memastikan data pencatatan stok lebih akurat.

3. Memberikan Label pada Stok

Untuk memudahkan pencatatan dan penyimpanan informasi, perusahaan dapat menggunakan label yang jelas dan konsisten, seperti barcode, maupun RFID. Hal ini penting untuk memperlancar proses pengelolaan barang, termasuk Gate Entry Recording.

4. Melakukan Verifikasi Stok Barang

Saat proses Gate Entry Recording, staf gudang juga perlu melakukan verifikasi stok barang untuk mencocokkan data fisik dengan dokumen dan catatan agar tidak terjadi selisih jumlah stok yang dapat merugikan perusahaan.

5. Memberikan Pelatihan Staf Gudang

Perusahaan perlu memberikan pelatihan rutin kepada staf gudang untuk memahami proses manajemen stok barang, termasuk prosedur Gate Entry Recording, serta penggunaan teknologi RFID dan WMS. Dengan begitu, perusahaan dapat memastikan operasional gudang berjalan dengan lancar.

Peran RFID dan WMS dalam Penerapan Gate Entry Recording

Penerapan teknologi, seperti RFID dan WMS dapat mengoptimalkan proses Gate Entry Recording. Berikut peran dari teknologi tersebut:

1. Otomatisasi Pencatatan Stok

RFID memungkinkan pencatatan dan identifikasi barang secara otomatis saat melewati gate, sehingga perusahaan tidak perlu melakukan proses Gate Entry Recording secara manual.

2. Pemantauan Stok Barang Real-Time

Penggunaan RFID dan WMS yang saling terhubung memungkinkan data dari Gate Entry Recording langsung tercatat dan diperbarui secara real-time, termasuk lokasi serta status persediaan selama proses manajemen stok barang berlangsung.

3. Data Riwayat Pergerakan Akurat dan Lengkap

Setiap barang yang masuk atau keluar selama proses Gate Entry Recording akan tercatat dalam WMS secara lengkap, sehingga perusahaan dapat memonitor riwayat pergerakan barang, meningkatkan akurasi saat evaluasi kinerja dan menghindari kesalahan dalam manajemen stok barang.

4. Meminimalisir Resiko dan Kendala Manajemen Stok Barang

RFID dan WMS akan mencatat seluruh persediaan secara otomatis, lengkap dan akurat. Dengan begitu, perusahaan dapat meminimalisir Resiko kesalahan pencatatan maupun kendala dalam manajemen stok.

5. Analisis dan Evaluasi Gate Entry Recording

Data persediaan yang dikumpulkan melalui penggunaan RFID dan WMS dapat dianalisis untuk mengetahui kinerja penerapan Gate Entry Recording dalam manajemen stok barang. Dengan data yang lengkap dan akurat, perusahaan dapat mengevaluasi kinerja serta mengambil langkah optimalisasi untuk meningkatkan efisiensi operasional.

Optimalkan Gate Entry Recording dengan RFID dan WMS dari Prieds

Gate Entry Recording berfungsi untuk memastikan setiap barang masuk dan keluar tercatat dengan akurat. Dengan dukungan teknologi RFID dan WMS, proses ini dapat dilakukan secara otomatis, real-time, aman, dan efisien. Perusahaan yang menerapkan Gate Entry Recording dengan baik akan dapat meningkatkan visibilitas dalam manajemen stok barang, mengurangi kerugian, serta meningkatkan efisiensi operasional secara menyeluruh.

Sebagai penyedia teknologi RFID, Prieds menawarkan perangkat yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam menerapkan Gate Entry Recording dalam manajemen stok barang. Teknologi ini mendukung pencatatan stok secara otomatis, pelacakan stok secara real-time dan akurat, serta memastikan proses Gate Entry Recording berjalan dengan optimal.

RFID dari Prieds dapat diintegrasikan dengan WMS, sehingga memberikan perusahaan fleksibilitas tinggi untuk disesuaikan dengan penerapan Gate Entry Recording. Konsultasi dengan tim ahli Prieds untuk mengetahui solusi teknologi RFID dan WMS yang tepat bagi bisnis Anda.