Excess Inventory: Definisi, Penyebab, Dampak & Cara Mencegah dengan WMS

Kevin Ramadhani
3 hari yang lalu
4 menit membaca

Dalam proses pengelolaan stok, salah satu tantangan yang paling sering dihadapi adalah Excess Inventory, sebuah kondisi jumlah stok yang jauh melebihi kebutuhan aktual permintaan. Jika hal ini tidak segera dikendalikan maka akan berdampak pada arus kas, meningkatkan biaya operasional, dan membuat pengelolaan stok menjadi tidak efisien.

Definisi Excess Inventory dalam Pengelolaan Stok

Excess Inventory merupakan sebuah kondisi ketika jumlah persediaan melebihi kebutuhan permintaan, proyeksi penjualan, atau kapasitas penyimpanan yang telah ditetapkan perusahaan. Kondisi Excess Inventory menandakan adanya stok berlebih yang tidak bergerak, sehingga menimbulkan biaya tambahan dan berpotensi menjadi obsolete.

Ciri-ciri Excess Inventory

Adanya jenis stok tertentu tidak bergerak (slow moving) dalam periode yang lama.
Jumlah persediaan barang lebih tinggi dari kapasitas yang ditetapkan.
Terdapat perbedaan atau selisih antara hasil forecast dan realisasi penjualan.
Tingkat perputaran stok menurun (low inventory turnover).

Penyebab Terjadinya Excess Inventory

Kendala Excess Inventory dalam pengelolaan stok dapat disebabkan oleh beberapa faktor, seperti:

1. Prediksi Permintaan tidak Akurat

Prediksi penjualan atau permintaan yang terlalu optimis dapat mengakibatkan perusahaan menyimpan stok lebih banyak dan memicu terjadinya Excess Inventory.

2. Pembelian dalam Jumlah Besar

Replenishment dalam jumlah besar juga dapat memicu Excess Inventory. Hal ini umumnya diakibatkan adanya tekanan pemasok, insentif harga, atau kontrol yang tidak tepat.

3. Produksi Stok Berlebih

Bagi industri manufaktur, produksi stok yang tidak dikontrol dapat mengakibatkan hasil yang berlebih dan menyebabkan Excess Inventory.

4. Pengelolaan Stok tidak Efisien

Pengelolaan stok yang tidak efisien, seperti kesalahan pencatatan, cycle count tidak akurat, atau lokasi penyimpanan yang tidak maksimal dapat mengakibatkan Excess Inventory.

5. Perubahan Tren Pasar

Kurangnya kemampuan perusahaan untuk beradaptasi membuat produk menjadi tidak relevan dan memicu penurunan permintaan.

6. Lead Time yang Fluktuatif

Kendala eksternal dari pemasok juga dapat mengakibatkan Excess Inventory, terlebih ketika perusahaan memesan banyak untuk menghindari kekurangan stok.

Dampak Excess Inventory bagi Pengelolaan Stok

Excess Inventory yang tidak segera ditangani dapat mengakibatkan beberapa dampak negatif bagi pengelolaan stok, diantaranya seperti:

1. Meningkatkan Biaya Penyimpanan

Adanya kelebihan jumlah stok dalam gudang dapat meningkatkan biaya penyimpanan termasuk biaya sewa gudang, tenaga kerja, listrik, hingga pemeliharaan.

2. Risiko Barang Rusak atau Kadaluarsa

Stok yang tidak bergerak dalam waktu lama dan penumpukan jumlah rentan terhadap resiko kerusakan atau obsolete.

3. Penurunan Cash Flow

Modal yang tertahan dari penumpukan barang yang berlebih dapat menghambat arus kas dan tidak menghasilkan keuntungan dari penjualan.

4. Penumpukan Ruang Gudang

Excess Inventory yang tidak segera diatasi dapat memicu penumpukan barang dalam gudang, yang juga menghambat proses pemenuhan pesanan.

Strategi Penanganan Excess Inventory yang Optimal

Berikut beberapa strategi yang dapat membantu perusahaan meminimalkan dan menangani Excess Inventory dalam pengelolaan stok:

1. Tingkatkan Akurasi Forecasting

Meningkatkan akurasi forecasting adalah langkah penting untuk mencegah Excess Inventory. Untuk menyusun proyeksi permintaan yang akurat, perusahaan dapat menganalisis data pengelolaan stok yang lengkap.

2. Lakukan Perhitungan Stok Rutin

Lakukan perhitungan stok berkala untuk memastikan kesesuaian antara stok fisik dan catatan. Langkah ini mencegah terjadinya selisih jumlah yang dapat memicu penumpukan barang yang tidak diperlukan.

3. Gunakan Indikator yang Tepat

Ukur performa pengelolaan stok dengan indikator yang tepat, seperti minimum stock level, maximum stock level, reorder point, dan safety stock membantu menjaga stok tetap berada pada level optimal dan menghindari terjadinya Excess Inventory.

4. Optimalkan Proses Replenishment

Perusahaan perlu menerapkan kebijakan proses replenishment untuk menghindari pembelian dalam jumlah besar yang tidak diperlukan. Pembelian yang disesuaikan dengan kebutuhan aktual membantu menjaga jumlah stok tetap terkendali.

5. Terapkan Kategorisasi Barang

Pengelompokkan barang, seperti ABC Analysis, Dual-Class Inventory atau Volume-Value Inventory dapat membantu menentukan prioritas pengelolaan stok. Dengan kategorisasi, perusahaan dapat meningkatkan kontrol terhadap stok, menghindari jumlah stok berlebih.

6. Implementasi Teknologi dalam Pengelolaan Stok

Teknologi seperti Sistem RFID dan WMS dapat meningkatkan visibilitas dan akurasi pengelolaan stok secara real-time. Dengan pengawasan menyeluruh, perusahaan dapat menekan potensi terjadinya Excess Inventory.

Peran Sistem WMS dan RFID dalam Pengelolaan Excess Inventory

Pemanfaatan Sistem WMS yang dilengkapi RFID dapat meningkatkan akurasi dan efisiensi pengelolaan stok. Berikut peran teknologi ini dalam mengelola Excess Inventory:

1. Pelacakan dan Pemantauan Stok Real-Time

Dengan Sistem WMS dan RFID, setiap pergerakan barang otomatis tercatat dan diperbarui dalam sistem, sehingga lokasi stok selalu akurat dan resiko penumpukan barang yang memicu Excess Inventory dapat diminimalisir.

2. Riwayat Pergerakan dan Analisis Slow-Moving

WMS dan Sistem RFID dapat menganalisis riwayat pergerakan barang, sehingga sistem dapat mengidentifikasi item yang slow moving, stok yang berpotensi menumpuk, serta produk yang mendekati kadaluarsa.

3. Pencatatan dan Perhitungan Stok Otomatis

Penerapan Sistem WMS dan RFID dapat mengurangi kesalahan pencatatan manual melalui proses stock opname otomatisasi. Hal ini juga termasuk proses perhitungan dan analisis stok untuk kebutuhan forecasting, sehingga tidak terjadi penumpukan stok berlebih.

4. Penempatan Barang yang Tepat

Dengan Sistem WMS dan RFID, perusahaan dapat menentukan lokasi penyimpanan ideal berdasarkan tingkat pergerakan dan perputaran barang, mengurangi resiko stok berlebih di area tertentu yang dapat menghambat proses pengelolaan stok.

5. Analisis Utilisasi Stok

Sistem Sistem WMS dan RFID mampu menghitung tingkat penggunaan setiap barang dan memberikan rekomendasi seperti pengurangan pembelian, penyesuaian jumlah produksi, atau strategi clearance, sehingga stok tetap terkendali dan tidak terjadi Excess Inventory.

Kelola Excess Inventory dengan Optimal melalui Sistem WMS dan RFID Prieds

Excess Inventory merupakan salah satu tantangan dalam pengelolaan stok yang dapat berdampak pada peningkatan biaya operasional, cash flow terhambat, dan penurunan efisiensi gudang.

Sebagai penyedia WMS , Prieds menawarkan perangkat yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam menghindari dan mengelola Excess Inventory dalam gudang. Teknologi ini mendukung pencatatan stok yang akurat, pelacakan barang secara real-time, memastikan ketersediaan produk, serta menjaga jumlah stok agar tidak menumpuk dalam gudang.

Sistem WMS dari Prieds dapat diintegrasikan dengan Sistem RFID , sehingga memberikan perusahaan fleksibilitas dan kemudahan untuk mengurangi dan mengelola Excess Inventory dalam gudang. Konsultasi dengan tim ahli Prieds untuk mengetahui solusi sistem yang tepat bagi bisnis Anda.