Entry Management: Pengertian, Fungsi, Tips Mengelola dan Optimalisasinya

Entry Management merupakan tahap penting dalam manajemen gudang yang berperan untuk mencatat barang yang masuk, tetapi juga memastikan akurasi data, kualitas produk, serta kelancaran pengelolaan stok di tahap berikutnya. Tanpa proses ini, perusahaan akan menghadapi berbagai resiko, mulai dari penumpukan barang, kesalahan pencatatan, hingga kerugian operasional. 

Untuk dapat memastikan akurasi data saat proses Entry Management, perusahaan dapat mengganti proses pencatatan data manual dengan sistem otomatis, seperti RFID dan WMS. Teknologi ini, tidak hanya memastikan ketepatan data, tetapi juga mempercepat proses pencatatan stok barang masuk.

Pengertian Entry Management dalam Manajemen Gudang

Entry Management merupakan sebuah proses untuk mengatur dan mengontrol setiap barang yang masuk ke dalam gudang, mulai dari tahap penerimaan (receiving), pengecekan, pencatatan, hingga penempatan sementara sebelum dilakukan putaway. Proses ini menjadi tahap awal dalam manajemen gudang, sehingga perlu dilakukan dengan baik, untuk menghindari kesalahan data, keterlambatan distribusi, maupun kerugian.

Fungsi Entry Management dalam Manajemen Gudang

Entry Management memiliki beberapa fungsi penting yang dapat membantu perusahaan untuk mengoptimalkan manajemen gudang, diantaranya seperti:

1. Data Inbound Stok lebih Akurat

Setiap barang yang masuk ke dalam gudang akan diperiksa ulang dan disesuaikan dengan purchase order (PO) maupun dokumen pengiriman. Hal ini tentu akan berdampak pada peningkatan akurasi data inbound stok gudang.

2. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Entry Management yang baik berdampak pada efisiensi penerimaan dan pencatatan barang. Dengan begitu, proses operasional gudang, akan berjalan dengan lebih cepat, menghindari terjadinya penumpukan di area penerimaan. 

3. Menghindari Kesalahan Pencatatan

Entry Management juga berfungsi sebagai tahap verifikasi awal untuk jumlah stok yang akan disimpan dalam gudang. Hal ini tentu akan dapat mengurangi terjadinya kesalahan pencatatan selama proses manajemen gudang.

4. Memastikan Kualitas Barang

Selain memverifikasi jumlah barang yang masuk, Entry Management juga berfungsi untuk tahap pengecekan kondisi dan kualitas barang sebelum masuk ke gudang. Jika ditemukan adanya kerusakan, perusahaan dapat mengembalikan stok ke supplier, sehingga setiap produk yang tersimpan memiliki kualitas terjaga sesuai dengan standar.

5. Memudahkan Monitoring dan Evaluasi

Riwayat penerimaan barang akan terdokumentasi dengan lengkap, sehingga perusahaan akan lebih mudah untuk melakukan monitoring proses manajemen gudang. Data ini juga dapat dijadikan bahan untuk evaluasi kinerja operasional, sehingga perusahaan dapat terus mengoptimalkan manajemen gudang.

Beberapa Tips untuk Menerapkan Entry Management yang Optimal

Agar Entry Management dapat berjalan dengan optimal dan berdampak bagi kelancaran manajemen gudang, perusahaan dapat mengikuti beberapa tips penerapan berikut:

1. Menetapkan SOP Penerimaan Barang 

Agar proses Entry Management dapat berjalan dengan baik, perusahaan perlu memiliki SOP yang jelas dan lengkap terkait manajemen gudang. Hal ini juga berlaku pada tahap inbound, sehingga setiap barang diproses dengan alur yang sama.

2. Melakukan Kontrol Kualitas Barang

Sebelum barang masuk dan disimpan dalam gudang, perusahaan juga dapat menerapkan tahap kontrol kualitas barang saat menjalankan Entry Management. Hal ini berfungsi untuk meminimalisir adanya stok yang rusak dan tersimpan dalam gudang.

3. Menetapkan Area Inbound Stok

Untuk memperlancar proses inbound dan menghindari tercampurnya barang dalam gudang, perusahaan perlu menetapkan area khusus untuk tahap inbound stok. dengan jalur masuk dan keluar yang jelas.

4. Mengadopsi Teknologi Gudang

Salah satu solusi untuk mengoptimalkan proses Entry Management yaitu dengan menerapkan teknologi, seperti RFID dan WMS. Teknologi ini dapat mencatat setiap data barang masuk secara otomatis dan cepat, menghindari terjadinya hambatan dalam manajemen gudang.

5. Memberikan Pelatihan Staf Gudang 

Perusahaan juga perlu memberikan pelatihan kepada seluruh staf gudang agar memahami prosedur Entry Management. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk menghindari kesalahan akibat human error selama proses manajemen gudang.

Peran RFID dan WMS dalam Penerapan Entry Management

Penerapan RFID dan WMS dapat memberikan kemudahan dalam penerapan Entry Management. Beberapa peran dari teknologi tersebut diantaranya seperti:

1. Pelacakan Stok Otomatis

Setiap barang yang masuk ke gudang akan dilengkapi RFID tag untuk menyimpan informasi terkait item tersebut. Selain itu, tag ini juga dapat langsung terbaca saat masuk ke area receiving, dan akan secara otomatis masuk dalam pencatatan data stok pada WMS.

2. Pemantauan Lokasi secara Real-Time

Setiap barang yang masuk akan langsung diarahkan ke area penyimpanan yang sudah ditentukan. Hal ini dapat mempermudah pencarian lokasi barang ketika akan diproses lebih lanjut untuk memenuhi pesanan.

3. Data Riwayat Manajemen Gudang

WMS dan RFID dapat mempermudah proses Entry Management dengan cara menyimpan lengkap riwayat manajemen stok gudang. Hal ini juga berlaku untuk tahap pengecekan kualitas, apakah sudah layak masuk ke data stok atau perlu dikembalikan.

4. Analisis Kinerja Manajemen Gudang

Entry Management yang otomatis dan real-time mempermudah perusahaan untuk melakukan monitoring manajemen gudang. Dengan data yang lengkap dan akurat serta visibilitas yang menyeluruh, perusahaan juga akan lebih mudah untuk melakukan analisis kinerja manajemen gudang dan membuat langkah optimalisasi menjadi lebih tepat.

6. Mengurangi Kesalahan dan Kehilangan

Penerapan RFID dan WMS pada manajemen gudang dapat menggantikan proses input manual yang rawan error dengan pencatatan otomatis. Dengan pencatatan secara digital, perusahaan dapat mengidentifikasi dan mengurangi kehilangan ataupun kesalahan dalam pengelolaan stok.

Dapatkan Penerapan Entry Management yang Optimal dengan RFID dan WMS dari Prieds

Entry Management merupakan salah satu tahap penting dalam manajemen gudang. Dengan proses yang telah ditetapkan, serta dukungan teknologi RFID dan WMS, perusahaan dapat memastikan proses penerimaan barang lebih cepat, akurat, dan efisien. Hal ini tentu akan membawa dampak bagi kualitas layanan perusahaan yang lebih baik untuk mendorong loyalitas konsumen.

Sebagai penyedia teknologi RFID, Prieds menawarkan perangkat yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam menerapkan Entry Management dalam manajemen gudang. Teknologi ini mendukung pencatatan stok secara otomatis, mempermudah kontrol kualitas, pelacakan stok secara real-time dan akurat, serta memastikan proses manajemen gudang berjalan dengan optimal.

RFID dari Prieds dapat diintegrasikan dengan WMS, sehingga memberikan perusahaan fleksibilitas tinggi untuk disesuaikan dengan penerapan Entry Management. Konsultasi dengan tim ahli Prieds untuk mengetahui solusi teknologi RFID dan WMS yang tepat bagi bisnis Anda.