Salah satu metode yang bisa diterapkan untuk meningkatkan transparansi dan akurasi pencatatan data stok dalam gudang, yaitu melalui metode blind receiving. Metode ini dilakukan dengan cara menghitung dan memeriksa stok barang yang masuk tanpa melihat dokumen pengiriman.
Blind receiving yang dilakukan dengan baik akan menghasilkan data pencatatan stok yang akurat. Sehingga perusahaan dapat meminimalisir resiko selisih jumlah stok dan memastikan kemampuan untuk memenuhi pesanan.
Definisi Blind Receiving dalam Pengelolaan Inventory
Blind Receiving merupakan salah satu metode inbound atau penerimaan barang di gudang di mana staf penerima (receiver) tidak diberikan akses ke informasi jumlah atau detail barang yang diharapkan dalam pengiriman. Dengan kata lain, staf gudang menerima dan mencatat barang yang datang tanpa melihat dokumen pembelian atau daftar pengiriman dari pemasok.
Setelah data perhitungan stok barang masuk selesai, kemudian hasil tersebut yang akan dicocokan dengan dokumen pesanan yang diberikan oleh supplier. Metode ini sangat penting dilakukan untuk dapat meningkatkan transparansi dan akurasi data stok gudang.
Tujuan Penerapan Blind Receiving dalam Pengelolaan Inventory
Metode ini diterapkan dengan tujuan untuk meningkatkan akurasi penerimaan barang dan mencegah kesalahan atau kecurangan dalam pencocokan stok dengan pesanan. Selain itu, berikut beberapa tujuan penerapan blind receiving dalam pengelolaan inventory:
1. Meningkatkan Akurasi Inbound Stok
Blind receiving meningkatkan akurasi penerimaan barang dengan menghindari kesalahan saat mencocokkan barang fisik dengan catatan pada dokumen pembelian. Staf gudang mencatat jumlah barang yang diterima secara independen, sehingga memastikan data yang masuk lebih akurat.
2. Mencegah Manipulasi Data
Metode blind receiving juga bertujuan untuk mencegah terjadinya manipulasi data. Hal ini karena staf gudang tidak dapat menyesuaikan pencatatan dengan pesanan tanpa benar-benar menghitung barang yang diterima. Sehingga metode ini mampu mengurangi resiko selisih stok akibat pencatatan yang tidak akurat.
3. Memastikan Kesesuaian Stok
Dengan memastikan data stok yang masuk sesuai dengan barang fisik, blind receiving membantu mencegah selisih antara jumlah barang yang dipesan dan yang diterima. Proses ini memungkinkan identifikasi dini terhadap kekurangan atau kelebihan barang yang dikirim oleh supplier.
4. Mengoptimalkan Monitoring dan Audit
Metode blind receiving juga mengoptimalkan visibilitas dan monitoring perusahaan terhadap seluruh inventory yang dimiliki. Selain itu, dengan metode ini audit barang akan dicatat untuk meningkatkan transparansi dalam pengelolaan inventory dan mendukung akurasi laporan stok.
Kelebihan Blind Receiving
Penerapan Blind Receiving memiliki beberapa keunggulan bagi proses pengelolaan inventory perusahaan, diantaranya yaitu:
1. Meningkatkan Akurasi Pencatatan
Blind receiving meningkatkan akurasi pencatatan dengan memastikan setiap barang diperiksa dan dicatat secara independen tanpa bergantung pada dokumen pesanan. Hal ini mengurangi kemungkinan kesalahan dalam penghitungan stok.
2. Mengurangi Resiko Kesalahan
Metode ini juga mengurangi resiko kesalahan dalam pencocokan stok, karena petugas gudang harus menghitung dan memverifikasi barang secara langsung, bukan hanya mencocokkan data dengan dokumen pengiriman.
3. Memastikan Penerimaan Barang yang Transparan
Dengan memastikan proses inbound berlangsung secara transparan, metode blind receiving membantu menjaga akurasi pencatatan stok serta menghindari manipulasi data yang dapat merugikan perusahaan.
4. Mempermudah Identifikasi Permasalahan
Selain itu, blind receiving memungkinkan pendeteksian dini terhadap kesalahan pada barang dari supplier, sehingga perusahaan dapat segera mengambil tindakan pencegahan serta meminimalisir kerugian.
Kekurangan Blind Receiving
Dibalik beberapa keuntungan dari penerapan metode blind receiving dalam pengelolaan inventory, ternyata metode ini memiliki beberapa kekurangan yang menjadi pertimbangan bagi perusahaan, diantaranya seperti:
1. Memakan Waktu Lebih Lama
Dibandingkan metode penerimaan atau inbound standar, blind receiving membutuhkan waktu lebih, karena setiap item harus dihitung dan diperiksa secara satu persatu. Tentunya, metode ini juga membutuhkan ketelitian agar hasil perhitungan tetap akurat.
2. Membutuhkan Pelatihan Staf
Pelatihan tambahan juga dibutuhkan bagi staf gudang agar mereka dapat mencatat barang dengan akurat tanpa referensi dokumen. Sehingga hasil pencatatan data menjadi akurat, antara data pesanan, jumlah barang fisik, dan hasil perhitungan melalui metode blind receiving.
3. Kemungkinan Konflik dengan Supplier
Terjadinya selisih antara hasil pencatatan melalui metode blind receiving, dengan data pesanan dapat memicu terjadinya konflik dengan pihak Supplier, karena hal ini dapat merugikan kedua belah pihak.
Proses Blind Receiving dalam Pengelolaan Inventory
Agar lebih memahami metode blind receiving dalam pengelolaan inventory, perusahaan dapat mengikuti beberapa tahap penting berikut:
1. Proses Inbound Stok
Saat barang tiba di gudang, staf gudang yang bertugas pada bagian penerimaan tidak diberikan akses ke pesanan pembelian (PO) atau daftar pengiriman (packing list).
2. Pencatatan Data Secara Independen
Staf yang bertugas pada proses inbound kemudian akan mencatat jumlah barang, kondisi, dan spesifikasi produk tanpa referensi dokumen yang disediakan oleh pihak supplier.
3. Verifikasi dan Pencocokan
Setelah perhitungan stok barang selesai, kemudian data yang dicatat melalui metode blind receiving akan dibandingkan dengan PO atau packing list oleh tim lain, seperti tim audit.
4. Pembaruan Data Stok
Jika data cocok, barang akan melalui proses selanjutnya untuk dicatat sebagai stok. Jika ada perbedaan, akan dilakukan investigasi atau klaim ke pihak supplier.
Optimalkan Blind Receiving dengan Software Inventory Prieds
Blind Receiving adalah metode yang dapat meningkatkan keakuratan dan transparansi dalam penerimaan barang di gudang. Meskipun membutuhkan lebih banyak tahap dalam pencatatan dan verifikasi, metode ini membantu mengurangi kecurangan, meningkatkan kepatuhan terhadap standar audit, dan memastikan stok gudang lebih akurat.
Agar perusahaan dapat menghindari kekurangan dari metode ini, penerapan teknologi, seperti sistem pengelolaan inventory menjadi salah satu solusi yang tepat. Dengan sistem ini, staf gudang akan dapat mengotomatisasi proses pencatatan dan verifikasi jumlah stok barang fisik, sehingga hasil perhitungan melalui metode blind receiving menjadi akurat.
Sebagai salah satu perusahaan yang menyediakan teknologi Sistem Pengelolaan Inventory, Prieds menghadirkan software yang dapat membantu perusahaan untuk mengoptimalkan operasional gudang. Melalui penerapan metode blind receiving, perusahaan dapat meningkatkan akurasi dan efisiensi pengelolaan stok dalam gudang.
Sistem Pengelolaan Inventory Prieds juga memberikan perusahaan fleksibilitas untuk mengkonfigurasi sistem sesuai kebutuhan operasional dan melakukan integrasi dengan sistem ataupun perangkat lain seperti RFID, sehingga perusahaan dapat mengoptimalkan proses blind dalam gudang.
Pelajari lebih lanjut terkait optimalisasi blind receiving dengan Sistem Pengelolaan Inventory melalui konsultasi dengan tim ahli. Dapatkan sistem yang dilengkapi dengan fitur lengkap, keamanan terbaik dan kemudahan penggunan yang sesuai dengan kebutuhan pada perusahaan dengan Prieds.
Comments