Menerapkan metode perhitungan barang yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan merupakan hal yang penting untuk dilakukan. Hal ini karena metode perhitungan stok berpengaruh terhadap operasional gudang dan kemampuan untuk memenuhi pesanan dari konsumen.
Salah satu metode perhitungan stok barang yang bisa diterapkan yaitu spot counting. Melalui metode tersebut, perusahaan dapat menjalankan perhitungan stok barang dan mengumpulkan data yang akurat tanpa menghambat atau menghentikan proses manajemen gudang.
Pengertian Spot Counting
Spot counting merupakan salah satu metode dalam penghitungan persediaan stok barang di dalam gudang. Berbeda dengan metode lain seperti cycle counting atau annual stock take yang dilakukan pada interval waktu tertentu atau menyeluruh, spot counting dilakukan secara ad-hoc atau tidak terjadwal. Umumnya spot counting dilakukan untuk memverifikasi keakuratan stok barang di area penyimpanan tertentu dalam gudang.
Proses spot counting sering diterapkan saat ada indikasi ketidaksesuaian atau selisih jumlah stok barang yang disebabkan oleh beberapa hal, seperti hasil perhitungan yang salah, keraguan pada akurasi stok, atau adanya laporan yang menunjukkan kemungkinan kehilangan stok barang. Dengan metode ini, perusahaan dapat menerapkan solusi yang tepat untuk mengatasi permasalahan pada pengelolaan stok barang.
Tujuan Dilakukan Spot Counting
Penerapan spot counting memiliki beberapa tujuan penting, yaitu :
1. Validasi Keakuratan Stok Barang
Spot counting bertujuan untuk memeriksa dan memastikan bahwa jumlah stok barang yang tersimpan di gudang sesuai dengan hasil pencatatan. Dengan metode perhitungan ini, selisih stok dapat diminimalisir.
2. Identifikasi Masalah Stok Barang
Spot counting bisa dilakukan untuk membantu identifikasi masalah stok barang lebih awal sebelum menjadi lebih besar. Sehingga permasalahan seperti selisih stok barang dalam jumlah besar atau kehilangan stok barang dapat dihindari atau diantisipasi.
3. Peningkatan Visibilitas dan Kontrol Operasional Gudang
Melakukan spot counting secara berkala memberikan perusahaan visibilitas dan tingkat kontrol lebih terhadap operasional gudang. Hal ini juga membuat monitoring dan evaluasi manajemen stok barang menjadi lebih efisien dan akurat.
Cara Melakukan Spot Counting
Berikut beberapa tahap dalam melakukan perhitungan stok barang dengan metode spot counting :
1. Pemilihan Stok Barang atau Area yang Akan Dihitung
Stok barang atau area penyimpanan tertentu yang memiliki potensi kesalahan atau nilai tinggi sering kali menjadi prioritas pada proses spot counting. Pemilihan ini bisa berdasarkan kecurigaan penyimpangan data, tingkat permintaan barang, atau kategori barang yang rentan terhadap kehilangan.
2. Pengambilan Data dari Sistem
Sebelum melakukan perhitungan stok barang fisik pada gudang, staf gudang perlu mempersiapkan dan mengambil data pencatatan dari sistem. Data ini diperlukan untuk melakukan pengecekan jumlah antara hasil pencatatan yang tersimpan dengan fisik stok barang pada gudang.
3. Penghitungan Stok Barang Fisik
Proses penghitungan fisik stok barang dalam gudang dilakukan setelah persiapan dan data yang dibutuhkan tersedia. Staf gudang akan menghitung jumlah fisik barang yang ada dan mencocokkannya dengan data dari hasil pencatatan untuk meningkatkan akurasi data.
4. Rekonsiliasi Data
Setelah perhitungan stok barang dengan metode spot counting selesai, jumlah stok barang fisik dibandingkan dengan jumlah yang tertera pada hasil pencatatan. Jika ditemukan terdapat perbedaan atau selisih, perusahaan akan melakukan identifikasi penyebabnya dan dilakukan tindakan penanganan sesuai kebutuhan.
5. Pencatatan dan Pembaruan Data Stok Barang
Jika ditemukan adanya selisih antara jumlah stok barang fisik dengan catatan, maka jumlah selisih ini perlu dicatat dan diperbarui untuk mendapatkan jumlah stok barang yang benar dan akurat.
Tingkatkan Akurasi Spot Counting dengan RFID dan Aplikasi Gudang
Penerapan RFID (Radio Frequency Identification) seperti RFID Prieds sangat membantu dalam meningkatkan akurasi spot counting karena memungkinkan identifikasi otomatis barang tanpa perlu menghitung secara manual. Dengan RFID, setiap item memiliki tag unik yang dapat dibaca oleh perangkat pemindai RFID, sehingga mempercepat proses perhitungan dan mengurangi risiko kesalahan. Perangkat RFID juga dapat diintegrasikan dengan Aplikasi Gudang, sehingga seluruh data yang tercatat akan dikelola dengan akurat melalui sistem terpusat.
Selain itu, apabila spot counting juga menggunakan Aplikasi Gudang juga akan memiliki beberapa keuntungan. Seperti sinkronisasi data real-time, pemberitahuan selisih stok barang, proses penyusunan laporan lebih mudah dan akurat dan kemampuan integrasi dengan software maupun hardware lain yang memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan operasional gudang secara keseluruhan.
Anda dapat mempelajari lebih lanjut terkait cara melakukan spot counting yang akurat dengan penerapan RFID dan Aplikasi Gudang melalui konsultasi dengan tim ahli. Dapatkan Software yang dilengkapi dengan fitur lengkap, keamanan terbaik dan kemudahan penggunan yang sesuai dengan kebutuhan pada perusahaan dengan Prieds.
Comments