Receiving Gudang: Pengertian, Manfaat, Jenis, Alur dan Optimalisasinya
Diperbarui: 25 Agu
Salah satu tahap penting dalam proses manajemen gudang, yaitu penerimaan atau stok barang masuk ke dalam gudang. Tahap ini biasa disebut juga dengan receiving, tahap ini memiliki peranan penting terhadap kualitas dan juga ketersediaan stok barang, oleh karena itu kali ini kami akan membahas lebih dalam mengenai hal ini.
Pengertian Receiving dalam Manajemen Gudang
Receiving merupakan salah satu tahap dalam manajemen gudang yang dilakukan dengan memproses penerimaan stok barang yang masuk ke dalam gudang perusahaan. Tahap receiving melibatkan proses pengecekan, penerimaan, penamaan atau labeling, dan penyimpanan stok barang sesuai dengan area penyimpanan yang telah ditentukan.
Perusahaan yang telah menerapkan teknologi seperti Sistem Manajemen Gudang dapat mengoptimalkan tahap receiving melalui proses yang otomatis. Selain itu, sistem ini juga menjadi langkah krusial untuk memastikan kualitas stok barang yang datang sesuai dengan standar dan dalam kondisi yang baik sebelum disimpan di dalam gudang.
Fungsi Receiving Gudang
Receiving gudang memiliki beberapa fungsi utama yang mendukung akurasi inventaris, kelancaran operasional, dan efisiensi proses penyimpanan barang.
1. Memverifikasi Barang yang Datang
Proses receiving memastikan barang yang diterima sesuai dengan dokumen pemesanan, baik dari sisi jenis produk, jumlah, maupun informasi pendukung lainnya. Verifikasi ini membantu mencegah barang yang salah masuk ke dalam inventaris.
2. Memeriksa Kondisi Barang
Barang yang datang perlu diperiksa untuk memastikan tidak terdapat kerusakan, kekurangan, atau ketidaksesuaian fisik. Pemeriksaan tersebut penting terutama untuk produk yang membutuhkan penanganan khusus, sehingga masalah dapat diketahui sebelum barang disimpan.
3. Mencatat Barang ke Sistem
Setelah barang dinyatakan sesuai, informasi penerimaan dicatat ke sistem agar jumlah persediaan diperbarui. Pencatatan yang akurat membantu memastikan data inventaris mencerminkan kondisi fisik barang yang tersedia di gudang.
4. Menentukan Lokasi Penyimpanan
Barang yang telah diterima perlu diarahkan ke lokasi penyimpanan yang sesuai berdasarkan karakteristik produk, kapasitas lokasi, dan aturan operasional. Penempatan yang tepat membantu mempercepat proses putaway dan aktivitas gudang berikutnya.
5. Menyediakan Data untuk Proses Berikutnya
Data receiving menjadi dasar bagi proses inventory management, putaway, replenishment, picking, dan outbound. Karena itu, informasi yang lengkap dan akurat membantu memastikan seluruh aktivitas gudang berjalan berdasarkan data yang konsisten.
Jenis Receiving dalam Manajemen Gudang
Dalam proses receiving terdapat beberapa jenis metode yang dapat diterapkan berdasarkan kebutuhannya. Berikut beberapa jenis receiving dalam manajemen gudang :
1. Direct Putaway Receiving
Jenis receiving ini dilakukan dengan cara stok barang yang masuk dalam gudang langsung disimpan di area penyimpanan yang telah ditentukan. Penentuan letak penyimpanan dapat dilakukan secara manual, ataupun melalui sistem manajemen gudang.
2. Staging Area Receiving
Pada jenis ini, stok barang akan disimpan sementara di area penerimaan atau staging, sebelum dipindahkan ke lokasi penyimpanan yang ditetapkan. Hal ini dilakukan untuk menghindari penumpukan dalam gudang, ataupun juga menghindari tercampurnya stok barang saat ada proses stock opname pada lokasi penyimpanan.
3. Cross-Docking
Jenis penerimaan stok barang yang diterima langsung dipindahkan ke area pengiriman tanpa disimpan dalam gudang. Jenis cross-docking ideal untuk jenis stok barang yang memiliki volume permintaan tinggi.
4. Return Goods Receiving
Jenis receiving ini dilakukan untuk menerima stok barang yang dikembalikan oleh konsumen maupun pengguna akhir untuk diperiksa sebelum diproses lebih lanjut. Umumnya, penerimaan stok barang return memiliki volume yang lebih sedikit dan membutuhkan area penyimpanan tertentu agar tidak tercampur dengan stok barang lain.
Alur Receiving dalam Gudang
Proses receiving gudang memiliki beberapa proses yang perlu dilalui dari hendak datangnya barang hingga barang tercatat dalam sistem, berikut alur receiving gudang secara lengkap:
1. Pemberitahuan Kedatangan Stok Barang
Pada alur receiving, dimulai dari pihak supplier yang mengirimkan pemberitahuan kepada perusahaan bahwa stok barang akan tiba. Pada tahap ini, biasanya perusahaan akan mendapatkan surat pemberitahuan, ataupun juga dapat secara otomatis terinput dalam sistem manajemen gudang.
2. Penerimaan dan Pengecekan Stok Barang
Saat barang tiba di area gudang, staf gudang akan melakukan verifikasi stok barang dengan pesanan pembelian (PO) yang ada. Proses ini juga melibatkan pemeriksaan kualitas dan kuantitas stok barang sesuai dengan pesanan.
4. Labeling Stok Barang
Setiap stok barang yang berhasil melalui tahap pengecekan kemudian akan diberi label atau barcode untuk memudahkan proses pelacakan, pencatatan penyimpanan dan pengiriman stok barang. Label ini juga memuat informasi terkait lokasi atau area penyimpanan dalam gudang.
5. Putaway
Setelah stok barang diberi label, kemudian staf gudang dipindahkan ke lokasi penyimpanan yang ditentukan. Area penyimpanan dipisahkan berdasarkan ciri dari stok barang seperti ukuran, jenis barang, ataupun cara penyimpanan tertentu.
6. Pembaruan Data Persediaan Stok Barang
Setelah stok barang melalui proses putaway dan disimpan dalam gudang, staf gudang akan melakukan pembaruan data persediaan stok barang yang tersedia di gudang. Tahap ini dapat dilakukan secara pencatatan manual, ataupun juga dengan sistem manajemen gudang.
Contoh Receiving Gudang
Bayangkan sebuah perusahaan distribusi menerima 500 karton produk dari pemasok. Sebelum barang masuk ke gudang, tim receiving mencocokkan jumlah karton dan jenis produk dengan Purchase Order serta memeriksa kondisi fisik barang yang datang.
Setelah barang dinyatakan sesuai, operator mencatat hasil penerimaan ke sistem. Data tersebut kemudian memperbarui stok secara otomatis dan menjadi dasar bagi penentuan lokasi putaway, sehingga barang dapat segera dipindahkan ke area penyimpanan.
Apabila ditemukan 20 karton rusak atau jumlah barang tidak sesuai, kondisi tersebut dicatat sebagai selisih penerimaan. Tim kemudian dapat melakukan investigasi atau koordinasi dengan pemasok sebelum barang tersebut sepenuhnya dimasukkan sebagai stok tersedia.
Optimalisasi Proses Receiving dengan Sistem Manajemen Gudang Prieds
Untuk dapat meningkatkan akurasi dan operasional yang optimal, perusahaan dapat menerapkan teknologi, seperti sistem manajemen gudang pada proses receiving. Dengan menerapkan sistem ini, perusahaan akan dapat mengoptimalkan beberapa tahap berikut :
1. Otomatisasi Penerimaan Stok Barang
Sistem mengotomatisasi verifikasi pesanan, pelabelan, penempatan, dan pembaruan stok. Integrasi barcode atau RFID mempercepat penerimaan serta mengurangi kesalahan manual.
2. Integrasi dengan Sistem Bisnis
Integrasi dengan ERP atau software supply chain memperlancar pertukaran informasi dan menyederhanakan proses receiving.
3. Akses Data Secara Real-Time
Akses data melalui berbagai perangkat memudahkan pengecekan stok dan memberikan visibilitas langsung terhadap aktivitas gudang.
4. Penjadwalan Kedatangan Barang
Penjadwalan otomatis membantu mengatur kedatangan barang, mengendalikan kapasitas penyimpanan, dan mencegah penumpukan di area penerimaan.
5. Pemanfaatan RFID dan Sensor
RFID dan sensor memberikan notifikasi terkait kebutuhan pengambilan atau persiapan receiving, sehingga ruang dan waktu operasional dapat dimanfaatkan lebih efisien.
Dengan menerapkan Sistem Manajemen Gudang dan RFID, Prieds menawarkan teknologi yang dapat dikonfigurasi sesuai kebutuhan perusahaan untuk melakukan proses receiving manajemen gudang melalui integrasi antara hardware dengan software. Beragam fitur yang ditawarkan Sistem RFID Prieds dapat membantu perusahaan untuk mengelola stok barang yang masuk ke dalam gudang dengan lebih optimal.
Anda dapat mempelajari lebih lanjut terkait cara mengoptimalkan proses receiving stok barang dengan penerapan RFID dan WMS melalui konsultasi dengan tim ahli. Dapatkan Software yang dilengkapi dengan fitur lengkap, keamanan terbaik dan kemudahan penggunan yang sesuai dengan kebutuhan pada perusahaan dengan Prieds.
