Penjelasan Lengkap Production Planning & Inventory Control (PPIC)

Production Planning & Inventory Control (PPIC) merupakan bagian penting dalam operasional manufaktur yang memastikan kebutuhan produksi, material, kapasitas, dan persediaan dapat dikelola secara terencana. Tanpa perencanaan yang baik, perusahaan dapat mengalami kekurangan material, kelebihan stok, keterlambatan produksi, hingga penumpukan inventory.

PPIC membantu perusahaan menjembatani kebutuhan pasar dengan kemampuan produksi. Melalui perencanaan yang terstruktur, perusahaan dapat menentukan apa yang harus diproduksi, berapa jumlahnya, kapan produksi dilakukan, serta material apa saja yang perlu tersedia untuk mendukung proses tersebut.

Apa Itu Production Planning & Inventory Control (PPIC)?

Production Planning & Inventory Control (PPIC) adalah fungsi dalam perusahaan manufaktur yang bertanggung jawab merencanakan kegiatan produksi sekaligus mengendalikan ketersediaan dan penggunaan inventory agar proses produksi berjalan sesuai kebutuhan.

Production Planning berfokus pada perencanaan apa, berapa banyak, dan kapan produk harus diproduksi. Sementara itu, Inventory Control berfokus pada bagaimana memastikan material tersedia dalam jumlah yang tepat tanpa menyebabkan persediaan berlebihan.

Dalam praktiknya, PPIC berhubungan dengan berbagai fungsi seperti sales, procurement, warehouse, production, quality control, dan finance. Informasi dari setiap bagian digunakan untuk menghasilkan rencana produksi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis dan kapasitas perusahaan.

Fungsi PPIC dalam Operasional Perusahaan

PPIC memiliki fungsi yang luas karena berperan dalam menghubungkan kebutuhan penjualan dengan aktivitas produksi dan pengelolaan inventory, diantaranya:

1. Production Planning

PPIC menyusun rencana produksi berdasarkan permintaan, kapasitas, material, prioritas order, dan target waktu penyelesaian agar proses manufaktur dapat berjalan secara terarah.

2. Material Planning

PPIC menghitung kebutuhan bahan baku dan komponen berdasarkan rencana produksi serta mempertimbangkan stok yang tersedia, pesanan pembelian, dan kebutuhan periode berikutnya.

3. Production Scheduling

PPIC menentukan urutan dan waktu pelaksanaan produksi dengan mempertimbangkan kapasitas mesin, tenaga kerja, waktu proses, prioritas order, serta target penyelesaian.

4. Inventory Control

PPIC memantau tingkat persediaan agar material yang dibutuhkan produksi tetap tersedia tanpa menciptakan stok berlebih yang dapat meningkatkan biaya penyimpanan.

5. Monitoring Production

PPIC memantau realisasi produksi dibandingkan dengan rencana untuk mengetahui keterlambatan, perubahan kapasitas, material shortage, maupun kendala lain yang memengaruhi target.

6. Koordinasi Antar Departemen

PPIC menjadi penghubung antara sales, procurement, warehouse, production, dan departemen lain agar setiap pihak menggunakan informasi kebutuhan dan jadwal yang selaras.

10 Komponen Penting dalam PPIC

Efektivitas PPIC sangat dipengaruhi oleh kualitas data dan informasi yang digunakan sebagai dasar perencanaan, data-data tersebut diantaranya:

1. Sales Order

Sales order memberikan informasi mengenai permintaan pelanggan, jumlah produk yang dipesan, dan kebutuhan waktu pengiriman yang menjadi salah satu dasar penyusunan rencana produksi.

2. Forecast

Forecast merupakan perkiraan permintaan di masa mendatang yang digunakan ketika perusahaan perlu mempersiapkan produksi sebelum seluruh kebutuhan pelanggan benar-benar menjadi order.

3. Bill of Material

Bill of Material atau BOM merupakan daftar material dan komponen yang dibutuhkan untuk menghasilkan satu produk. Data ini membantu PPIC menghitung kebutuhan bahan berdasarkan jumlah produksi.

4. Inventory

Data inventory menunjukkan jumlah material yang tersedia, sedang dipesan, maupun telah dialokasikan sehingga PPIC dapat menentukan kebutuhan pembelian atau produksi berikutnya.

5. Production Capacity

Kapasitas produksi menunjukkan kemampuan mesin, workstation, tenaga kerja, dan sumber daya lainnya dalam menghasilkan produk pada periode tertentu.

6. Lead Time

Lead time adalah waktu yang diperlukan sejak proses dimulai hingga material atau produk tersedia. Informasi ini penting untuk menentukan kapan pembelian dan produksi harus dijalankan.

7. Production Schedule

Production schedule menjadi acuan mengenai produk apa yang diproduksi, jumlahnya, kapan diproses, serta sumber daya yang digunakan dalam periode tertentu.

8. Safety Stock

Safety stock merupakan persediaan cadangan yang dipertahankan untuk menghadapi ketidakpastian permintaan atau keterlambatan pasokan agar produksi tetap dapat berjalan.

9. Reorder Point

Reorder point merupakan batas persediaan yang menjadi sinyal bagi perusahaan untuk melakukan pemesanan kembali ketika stok mencapai tingkat tertentu.

10. Capacity Planning

Capacity planning digunakan untuk membandingkan kebutuhan produksi dengan kapasitas mesin, tenaga kerja, dan fasilitas agar rencana produksi tetap realistis.

Perbedaan Production Planning dan Inventory Control

Production Planning dan Inventory Control merupakan dua aktivitas yang berbeda, tetapi saling berkaitan dalam fungsi PPIC. Production Planning menentukan kebutuhan produksi berdasarkan order, forecast, kapasitas, dan target penyelesaian.

Sementara itu, Inventory Control memastikan bahan baku, komponen, dan persediaan lainnya tersedia sesuai kebutuhan tanpa menimbulkan kelebihan stok. Dengan demikian, keduanya harus berjalan bersama agar rencana produksi dapat direalisasikan.

Contohnya, ketika PPIC merencanakan produksi 10.000 unit produk, Production Planning menentukan jadwal produksinya. Inventory Control kemudian memastikan material yang diperlukan untuk menghasilkan 10.000 unit tersebut tersedia pada waktu yang tepat.

Proses PPIC dalam Manufaktur

Proses PPIC dapat berbeda tergantung karakteristik perusahaan, tetapi secara umum dimulai dari kebutuhan pasar dan berakhir pada monitoring realisasi produksi serta inventory. Proses PPIC yang ideal adalah sebagai berikut:

1. Mengumpulkan Permintaan

PPIC mengumpulkan informasi dari sales order, forecast, stok produk jadi, dan kebutuhan pelanggan untuk menentukan volume serta prioritas produksi yang harus dipenuhi.

2. Menentukan Production Plan

Berdasarkan permintaan, PPIC menyusun rencana produk yang harus dibuat, jumlah produksi, periode pengerjaan, dan target penyelesaian sesuai kebutuhan perusahaan.

3. Memeriksa Inventory

Stok bahan baku, komponen, dan produk jadi diperiksa untuk mengetahui material yang tersedia serta kebutuhan tambahan yang harus dipenuhi sebelum produksi berjalan.

4. Menghitung Kebutuhan Material

PPIC menghitung kebutuhan bahan menggunakan BOM dan jumlah produksi yang direncanakan, kemudian membandingkannya dengan stok untuk menentukan material yang perlu disediakan.

5. Memeriksa Kapasitas

Kapasitas mesin, workstation, tenaga kerja, dan waktu produksi diperiksa untuk memastikan rencana dapat dijalankan tanpa melebihi kemampuan sumber daya.

6. Menyusun Production Schedule

PPIC menyusun jadwal produksi berdasarkan prioritas order, kapasitas, material availability, lead time, dan target delivery sehingga aktivitas produksi memiliki urutan yang jelas.

7. Menjalankan dan Memonitor Produksi

Setelah produksi berjalan, PPIC memantau output aktual, penggunaan material, waktu proses, downtime, dan progres setiap order dibandingkan dengan rencana.

8. Melakukan Penyesuaian

Jika terjadi perubahan permintaan, kekurangan material, downtime, atau kendala kapasitas, PPIC melakukan penyesuaian terhadap jadwal dan prioritas produksi.

Contoh Penerapan PPIC dalam Perusahaan

Bayangkan sebuah perusahaan manufaktur menerima pesanan 20.000 unit produk yang harus dikirim dalam 30 hari. PPIC perlu memastikan target tersebut sesuai dengan kapasitas produksi dan ketersediaan material.

PPIC kemudian memeriksa stok bahan baku, BOM produk, kapasitas mesin, jumlah operator, dan lead time supplier. Dari informasi tersebut, PPIC menentukan jumlah material yang perlu dibeli serta jadwal produksi yang sesuai.

Selama proses berlangsung, PPIC membandingkan rencana dengan aktual. Jika salah satu mesin mengalami downtime atau supplier terlambat mengirim material, jadwal dapat disesuaikan untuk menjaga target pengiriman tetap tercapai.

Tantangan dalam Pengelolaan PPIC

Dalam prosesnya, melakukan PPIC tidak luput dari tantangan yang dihadapi. Tantangan tersebut antara lain: 

1. Data Inventory Tidak Akurat

Perbedaan antara stok sistem dan kondisi fisik dapat menyebabkan PPIC menganggap material tersedia padahal sebenarnya kurang sehingga rencana produksi berisiko terganggu.

2. Perubahan Permintaan

Perubahan order atau forecast secara tiba-tiba dapat menyebabkan jadwal produksi harus diubah dan berpotensi meningkatkan overtime, setup time, atau kebutuhan material.

3. Supplier Terlambat

Keterlambatan supplier dapat menyebabkan material belum tersedia ketika produksi harus dimulai sehingga mengganggu jadwal dan target penyelesaian production order.

4. Kapasitas Terbatas

Keterbatasan mesin, workstation, operator, atau jam produksi dapat menciptakan bottleneck yang membuat rencana produksi tidak dapat dijalankan sesuai target.

5. Data Antar Departemen Tidak Sinkron

Informasi sales, procurement, warehouse, dan production yang berbeda dapat menyebabkan PPIC mengambil keputusan berdasarkan data yang tidak konsisten.

6. Proses Masih Manual

Penggunaan spreadsheet dan pencatatan manual dalam jumlah besar meningkatkan risiko human error serta membuat proses monitoring dan penyesuaian rencana menjadi lebih lambat.

Cara Mengoptimalkan PPIC

Optimalisasi PPIC membutuhkan kombinasi antara proses yang terstruktur, data yang akurat, komunikasi lintas departemen, dan sistem yang mampu memberikan informasi aktual. Berikut 6 tips mengoptimalkan PPIC yang dapat dilakukan:

1. Standarisasi Master Data

Pastikan data produk, BOM, UOM, supplier, lead time, kapasitas, dan inventory memiliki struktur yang konsisten agar perhitungan kebutuhan dan perencanaan tidak menghasilkan informasi yang keliru.

2. Integrasikan Sistem

Hubungkan ERP, MES, WMS, dan sistem terkait agar PPIC tidak perlu menggabungkan data secara manual dari berbagai sumber sebelum membuat keputusan.

3. Gunakan Data Aktual

Perencanaan sebaiknya diperbarui berdasarkan kondisi aktual production, inventory, material, dan kapasitas agar keputusan PPIC tetap relevan ketika kondisi operasional berubah.

4. Pantau Production secara Berkala

Bandingkan rencana dengan aktual secara rutin untuk menemukan keterlambatan, material shortage, bottleneck, dan masalah lainnya sebelum berdampak lebih besar.

5. Evaluasi Kapasitas

Lakukan evaluasi kapasitas mesin, operator, dan workstation secara berkala untuk mengetahui apakah sumber daya yang tersedia masih mampu memenuhi kebutuhan produksi.

6. Tingkatkan Kolaborasi Antar Departemen

Pastikan sales, procurement, warehouse, production, dan PPIC memiliki informasi yang sama mengenai demand, material, jadwal, prioritas, dan perubahan order.

Best Practice Pengelolaan PPIC

PPIC yang efektif tidak hanya bergantung pada kemampuan membuat production plan, tetapi juga pada kemampuan mempertahankan akurasi rencana ketika kondisi operasional berubah.

Perusahaan perlu memiliki master data yang konsisten, alur komunikasi yang jelas, monitoring produksi secara berkala, serta mekanisme penyesuaian ketika terjadi perubahan demand, material, atau kapasitas.

Penggunaan sistem digital dapat memperkuat proses tersebut dengan menyediakan data yang terhubung sehingga PPIC dapat bekerja berdasarkan kondisi aktual dan bukan hanya laporan manual yang berpotensi terlambat.

PPIC dengan Prieds MES

Prieds MES membantu perusahaan menghubungkan aktivitas perencanaan dengan kondisi aktual di shop floor melalui data produksi yang lebih terstruktur dan terintegrasi.

Informasi seperti production order, status proses, workstation, operator, material usage, output, downtime, dan quality dapat digunakan untuk membantu PPIC membandingkan rencana dengan realisasi produksi.

Prieds MES juga dapat diintegrasikan dengan sistem perusahaan lainnya sehingga dapat membantu menghubungkan kebutuhan material, inventory, produksi, dan informasi bisnis dalam satu alur.

Konsultasikan kebutuhan bisnis dengan tim ahli Prieds untuk mengetahui solusi yang tepat bagi bisnis Anda.