Order Checking: Pengertian, Tujuan, Tantangan, Proses dan Optimalisasinya

Dalam manajemen gudang, akurasi dan efisiensi dalam memenuhi pesanan adalah kunci keberhasilan perusahaan. Salah satu proses dalam manajemen gudang yang berperanan penting untuk memastikan hal tersebut adalah Order Checking. 

Proses ini berfungsi sebagai tahap verifikasi sebelum barang dikirimkan kepada konsumen, agar setiap pesanan sesuai dengan dokumen pesanan, memastikan produk dalam kualitas terbaik, dan siap untuk didistribusikan. Dengan penerapan yang tepat, Order Checking dapat meningkatkan efisiensi operasional gudang serta kepuasan konsumen.

Pengertian Order Checking

Order Checking merupakan sebuah proses pengecekan dan verifikasi produk yang dipesan sebelum barang tersebut dikirim ke konsumen. proses ini dilakukan dengan tujuan untuk memastikan setiap produk yang akan dikirim sesuai pesanan, baik dari jenis, jumlah, dan kualitas barang.

Proses ini sangat penting dalam manajemen gudang, karena dapat meminimalisir terjadinya kesalahan pengiriman yang dapat berdampak pada kepuasan konsumen dan kerugian perusahaan. Dengan melakukan order checking secara akurat dan efisien, perusahaan juga dapat mengoptimalkan operasional gudang secara menyeluruh.

Tujuan Order Checking dalam Manajemen Stok Barang

Proses order checking memiliki beberapa tujuan penting dalam manajemen stok barang, salah satunya untuk menghindari kesalahan pemenuhan pesanan. Selain itu, berikut beberapa tujuan order checking:

1. Memastikan Pesanan Sesuai dengan Dokumen Order

Tujuan utama dari proses order checking yaitu untuk memastikan bahwa barang yang akan dikirim sesuai dengan pesanan yang tercantum pada dokumen seperti Sales Order atau Delivery Order.

2. Meminimalisir Kesalahan Pengiriman

Dengan melakukan pemeriksaan menyeluruh sebelum pengiriman, risiko kesalahan seperti salah produk, kurang jumlah, atau pesanan tertukar dapat dihindari. Hal ini penting untuk menjaga efisiensi manajemen gudang dan meningkatkan kepuasan konsumen.

3. Menjaga Kualitas Barang

Selain memastikan kesesuaian, order checking juga berfungsi untuk menjaga kondisi fisik barang. Barang yang rusak, cacat, atau kadaluarsa bisa diidentifikasi, dan diganti sebelum dikirim ke konsumen.

4. Meningkatkan Kepuasan Konsumen

Pengiriman barang yang lengkap, akurat, dan dalam kondisi baik akan memberikan pengalaman positif bagi konsumen. hal ini berdampak langsung pada kepuasan dan loyalitas konsumen terhadap produk maupun perusahaan.

5. Mengoptimalkan Proses Logistik dan Distribusi

Order checking yang terorganisir membantu memperlancar proses selanjutnya seperti pengemasan, pengiriman, dan pencatatan stok barang. Selain itu, order checking juga dapat meningkatkan efisiensi rantai pasok (supply chain).

Proses Order Checking dalam Manajemen Stok Barang

Secara umum, proses order checking dilakukan dengan beberapa tahap. Berikut adalah tahapan umum dalam proses order checking:

1. Penerimaan Pick List atau Delivery Order (DO)

Proses dimulai ketika tim gudang menerima dokumen berupa pick list atau delivery order. Dokumen ini berisi daftar barang yang harus diambil dan disiapkan untuk dikirim ke konsumen. Dokumen ini menjadi acuan utama dalam proses picking dan pengecekan barang.

2. Picking Barang

Staff gudang kemudian melakukan picking atau pengambilan barang dari lokasi penyimpanan sesuai dengan picking list. Biasanya, proses ini dibantu dengan Warehouse Management System (WMS) dan juga RFID untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi dalam pengambilan barang.

3. Pengecekan Barang

Setelah barang dikumpulkan, kemudian akan dilakukan pengecekan terhadap beberapa aspek penting, yaitu:

1. Jumlah barang sesuai dokumen

2. Jenis dan spesifikasi barang

3. Kondisi fisik

4. Tanggal kadaluarsa

Proses pengecekan ini memastikan bahwa hanya barang yang layak dan sesuai yang akan dikirim kepada konsumen.

4. Pengecekan Dokumen

Langkah berikutnya yaitu pencocokan barang yang telah disiapkan dengan dokumen pendukung seperti invoice, DO, dan surat jalan. Proses ini memastikan bahwa informasi dalam dokumen selaras dengan barang fisik yang akan dikirim.

5. Verifikasi oleh Checker

Petugas checker atau Quality Assurance (QA) kemudian akan melakukan pemeriksaan kedua terhadap barang dan dokumen. Di beberapa gudang besar, sistem double-checking diterapkan sebagai langkah kontrol tambahan untuk mengurangi kesalahan yang mungkin terjadi di tahap sebelumnya.

6. Pemberian Label dan Pengemasan

Setelah diverifikasi, barang diberi label sesuai standar pengiriman. Proses pengemasan dilakukan dengan mempertimbangkan kualitas dan keamanan barang selama proses distribusi dan kemudahan dalam pelacakan.

7. Final Check dan Penyerahan ke Bagian Pengiriman

Pada tahap akhir, dilakukan pemeriksaan akhir sebelum barang diserahkan ke bagian pengiriman. Selanjutnya, seluruh transaksi dicatat dalam sistem dan dokumen terkait ditandatangani sebagai bukti serah terima.

Peran Sistem RFID dalam Mengoptimalkan Order Checking

Dengan melihat proses yang panjang dan rumit di atas, penerapan teknologi seperti Sistem RFID yang terintegrasi dengan WMS merupakan solusi agar order checking berjalan dengan efisien dan akurat. Perangkat ini memiliki beberapa peran penting dalam mengoptimalkan order checking, diantaranya seperti:

1. Identifikasi Barang Secara Otomatis dan Cepat

Setiap barang yang akan dikirim diberi tag RFID yang berisi informasi unik. Saat barang melewati RFID reader—baik di meja pengecekan maupun di pintu keluar gudang—sistem secara otomatis membaca semua tag, tanpa perlu memindai satu per satu seperti barcode.

2. Proses Verifikasi yang Akurat

Sistem RFID umumnya terintegrasi dengan Warehouse Management System (WMS). Saat proses pengecekan berlangsung, data dari tag RFID akan dibandingkan secara otomatis dengan data pada pick list atau delivery order. Bila ditemukan ketidaksesuaian, sistem langsung mengeluarkan peringatan, sehingga kesalahan bisa segera diatasi.

3. Pengecekan Barang secara Menyeluruh

Salah satu keunggulan RFID adalah kemampuannya membaca tag yang berada di dalam kemasan, box, atau bahkan palet tanpa perlu dibuka. Hal ini sangat berguna dalam situasi yang membutuhkan efisiensi tinggi, terutama untuk jenis barang yang berukuran besar atau volume tinggi.

4. Pelacakan Real-Time

Dengan RFID, setiap pergerakan barang dapat dipantau secara real-time. Data tersebut juga otomatis tercatat dalam sistem, sehingga audit dan pelacakan jika terjadi kesalahan pengiriman bisa dilakukan dengan lebih mudah dan akurat.

5. Mengurangi Human Error

Karena proses pembacaan dan verifikasi dilakukan oleh sistem secara otomatis, potensi kesalahan manusia dapat dihindari. Hal ini dapat meningkatkan akurasi dan konsistensi performa operasional gudang.

Tingkatkan Akurasi Order Checking Melalui Penerapan Sistem RFID Prieds

Sebagai salah satu perusahaan penyedia Sistem RFID, Prieds menghadirkan perangkat yang dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan akurasi proses order checking. Dengan menggunakan RFID, perusahaan dapat mengotomatisasi proses identifikasi, verifikasi dan monitoring seluruh barang yang akan dikirim agar sesuai dengan dokumen pendukung. Hal ini tentu akan membantu meningkatkan kepuasan konsumen.

RFID Prieds juga dibekali berbagai fitur dan fleksibilitas agar perusahaan dapat mengkonfigurasi sistem sesuai kebutuhan operasional. Perangkat ini dibekali dengan fitur integrasi dengan sistem lain seperti WMS, sehingga perusahaan dapat memantau dan mencatat data loading secara lengkap dan otomatis.

Pelajari lebih lanjut terkait optimalisasi order checking dengan Sistem RFID dan WMS melalui konsultasi dengan tim ahli. Dapatkan teknologi yang dilengkapi dengan fitur lengkap, keamanan terbaik dan kemudahan penggunan yang sesuai dengan kebutuhan pada perusahaan dengan Prieds.