Penjelasan Lengkap Production Planning: Pengertian, Jenis, Cara Kerja
Diperbarui: 9 Sep
Production Planning membantu perusahaan menentukan apa yang harus diproduksi, kapan produksi dilakukan, berapa jumlahnya, serta sumber daya yang dibutuhkan. Tanpa perencanaan yang tepat, proses manufaktur berisiko mengalami keterlambatan, kekurangan material, dan kapasitas produksi yang tidak optimal.
Dengan Production Planning yang terstruktur, perusahaan dapat menyelaraskan permintaan pelanggan, material, kapasitas mesin, tenaga kerja, dan target produksi. Artikel ini membahas pengertian, tingkatan, jenis, manfaat, cara kerja, serta penerapannya dalam sistem manufaktur modern.
DAFTAR ISI
Apa Itu Production Planning?
Production Planning adalah proses perencanaan aktivitas produksi untuk menentukan produk yang harus dibuat, jumlah yang perlu diproduksi, waktu pelaksanaan, kebutuhan material, mesin, tenaga kerja, serta sumber daya lain yang diperlukan untuk memenuhi permintaan pelanggan.
Perencanaan ini menjadi penghubung antara kebutuhan bisnis dan aktivitas operasional di lantai produksi. Data permintaan, sales order, persediaan, Bill of Material, kapasitas mesin, lead time, dan jadwal tenaga kerja digunakan untuk membentuk rencana produksi yang realistis.
Production Planning tidak hanya menentukan target output. Proses ini juga memastikan setiap production order dapat dijalankan dengan mempertimbangkan keterbatasan sumber daya, prioritas pesanan, urutan proses, serta kemampuan produksi aktual perusahaan.
Dalam sistem manufaktur modern, Production Planning terintegrasi dengan ERP, MES, WMS, dan maintenance untuk akurasi berbasis kondisi aktual. Prieds MES menghubungkan perencanaan dan eksekusi real-time sehingga produksi lebih terkontrol, efisien, dan mudah dipantau.
Tingkatan dalam Production Planning
Production Planning dapat dilakukan pada beberapa tingkatan berdasarkan jangka waktu dan tingkat detail perencanaan. Setiap tingkatan memiliki fungsi berbeda tetapi tetap saling terhubung.
1. Long-Term Production Planning
Perencanaan jangka panjang digunakan untuk menentukan kebutuhan kapasitas beberapa bulan hingga tahun mendatang. Perusahaan dapat menggunakannya untuk merencanakan penambahan mesin, fasilitas, tenaga kerja, maupun perubahan kapasitas produksi.
2. Medium-Term Production Planning
Perencanaan jangka menengah biasanya digunakan untuk menentukan volume produksi, kebutuhan material, kapasitas, dan tenaga kerja selama beberapa minggu atau bulan berdasarkan forecast dan permintaan yang tersedia.
3. Short-Term Production Planning
Perencanaan jangka pendek mengatur aktivitas produksi secara lebih detail untuk beberapa hari atau minggu, termasuk production order, mesin, operator, urutan pekerjaan, waktu mulai, serta target penyelesaian.
4. Daily Production Scheduling
Daily production scheduling menerjemahkan rencana menjadi jadwal operasional harian. Supervisor dan operator dapat mengetahui pekerjaan yang harus dilakukan, mesin yang digunakan, jumlah produksi, serta target setiap shift.
Jenis Production Planning
Metode Production Planning dapat berbeda berdasarkan karakteristik produk, pola permintaan, volume, dan proses manufaktur yang digunakan perusahaan.
1. Make to Stock
Make to Stock memproduksi barang berdasarkan forecast sebelum menerima pesanan aktual. Produk disimpan sebagai inventory dan tersedia ketika pelanggan memesan, sehingga perusahaan dapat memberikan waktu pemenuhan lebih cepat.
2. Make to Order
Make to Order memulai produksi setelah perusahaan menerima pesanan pelanggan. Metode ini mengurangi kebutuhan finished goods inventory, tetapi membutuhkan perencanaan kapasitas dan lead time yang lebih akurat.
3. Assemble to Order
Assemble to Order menyimpan komponen atau subassembly dan melakukan perakitan akhir setelah pesanan diterima. Pendekatan ini memberikan fleksibilitas produk sekaligus mengurangi waktu tunggu pelanggan dibandingkan produksi sepenuhnya dari awal.
4. Engineer to Order
Engineer to Order digunakan ketika produk membutuhkan desain atau engineering khusus berdasarkan kebutuhan pelanggan. Production Planning baru dapat dibuat secara detail setelah spesifikasi, struktur produk, dan proses manufaktur ditentukan.
5. Batch Production
Batch Production menghasilkan produk dalam kelompok atau batch tertentu. Planner perlu menentukan ukuran batch yang optimal agar setup time, inventory level, kapasitas mesin, dan kebutuhan material tetap seimbang.
6. Continuous Production
Continuous Production digunakan pada proses yang berjalan secara terus-menerus dengan volume tinggi. Perencanaan lebih berfokus pada kapasitas, aliran material, reliability mesin, maintenance, dan kontinuitas proses produksi.
Manfaat Production Planning
Production Planning memberikan manfaat langsung terhadap penggunaan sumber daya, tingkat persediaan, produktivitas, biaya produksi, serta kemampuan perusahaan memenuhi permintaan pelanggan secara tepat waktu.
1. Mengoptimalkan Kapasitas Produksi
Perencanaan membantu membagi workload berdasarkan kapasitas mesin dan work center. Perusahaan dapat menghindari kondisi ketika satu mesin mengalami overload sementara mesin lainnya memiliki kapasitas yang tidak dimanfaatkan.
2. Mengurangi Production Downtime
Ketersediaan material, mesin, operator, dan tool dapat diperiksa sebelum production order dimulai. Potensi kendala diketahui lebih awal sehingga downtime akibat sumber daya yang belum siap dapat dikurangi.
3. Menjaga Ketersediaan Material
Production Planning memberikan informasi kebutuhan material berdasarkan target produksi. Tim purchasing dan warehouse memiliki waktu untuk menyiapkan raw material sebelum jadwal produksi dimulai tanpa menciptakan inventory berlebihan.
4. Mengurangi Work in Process
Urutan proses yang terencana membantu menghindari produksi berlebih pada satu tahapan. Work in process dapat bergerak lebih lancar tanpa terlalu lama menunggu mesin atau proses berikutnya.
5. Meningkatkan On-Time Delivery
Production Planning menghubungkan target delivery dengan lead time dan kapasitas produksi. Perusahaan dapat menentukan waktu mulai yang tepat agar produk selesai sebelum jadwal pengiriman kepada pelanggan.
6. Mengurangi Biaya Produksi
Pemanfaatan kapasitas yang lebih baik dapat mengurangi overtime, idle time, emergency purchase, dan perubahan jadwal mendadak. Perusahaan juga dapat mengendalikan inventory serta penggunaan sumber daya dengan lebih efisien.
7. Meningkatkan Produktivitas Mesin
Mesin dapat dijadwalkan berdasarkan workload, kemampuan, setup, dan maintenance. Produksi menjadi lebih terstruktur sehingga waktu tersedia dapat digunakan untuk aktivitas yang menghasilkan output secara optimal.
8. Meningkatkan Produktivitas Tenaga Kerja
Operator mendapatkan jadwal dan prioritas pekerjaan yang jelas. Pembagian workload dapat disesuaikan dengan shift dan kemampuan operator sehingga aktivitas produksi menjadi lebih terarah dan produktif.
9. Meningkatkan Visibilitas Produksi
Production Planning digital memungkinkan perusahaan melihat planned quantity, actual production, status order, kapasitas, serta potensi keterlambatan. Informasi tersebut membantu manajemen mengambil keputusan lebih cepat.
10. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Perencanaan yang lebih akurat membantu perusahaan memberikan estimasi penyelesaian dan pengiriman yang realistis. Ketepatan waktu dan konsistensi produksi meningkatkan kemampuan perusahaan memenuhi komitmen kepada pelanggan.
Cara Kerja Production Planning
Pada sistem manufaktur modern, Production Planning dapat dilakukan secara otomatis melalui ERP dan Manufacturing Execution System (MES) melalui beberapa tahapan.
1. Mengumpulkan Demand
Sistem mengumpulkan kebutuhan berdasarkan sales order, forecast, replenishment, atau internal requirement. Informasi tersebut menjadi dasar untuk menghitung jumlah produk yang perlu diproduksi pada periode tertentu.
2. Memeriksa Finished Goods Inventory
Sistem membandingkan permintaan dengan stok finished goods yang tersedia dan telah dialokasikan. Produksi hanya direncanakan untuk kebutuhan yang belum dapat dipenuhi dari inventory existing.
3. Menghitung Net Production Requirement
Setelah mempertimbangkan demand dan inventory, sistem menghitung kebutuhan produksi bersih. Planner dapat mengetahui jumlah aktual yang harus diproduksi tanpa menciptakan kelebihan finished goods yang tidak diperlukan.
4. Melakukan Material Requirement Planning
Berdasarkan BOM dan target produksi, sistem menghitung jumlah raw material dan komponen yang diperlukan. Ketersediaan inventory dan incoming material kemudian dibandingkan dengan tanggal kebutuhan produksi.
5. Memeriksa Kapasitas Produksi
Sistem mengevaluasi kapasitas setiap work center dan mesin berdasarkan jadwal produksi. Production order yang menyebabkan overload dapat dipindahkan, dibagi, atau dijadwalkan ulang berdasarkan kapasitas yang tersedia.
6. Memeriksa Machine Readiness
Planner memastikan mesin tersedia dan tidak sedang menjalani maintenance atau mengalami masalah. Jadwal produksi harus mempertimbangkan planned maintenance agar pekerjaan tidak ditempatkan pada periode mesin tidak dapat digunakan.
7. Memeriksa Tool Readiness
Sistem memeriksa tool, jig, fixture, mold, dies, dan alat pendukung lainnya. Production order berisiko apabila tool belum tersedia, rusak, sedang digunakan, atau membutuhkan maintenance dan kalibrasi.
8. Menentukan Production Routing
Setiap production order diarahkan melalui urutan proses dan work center sesuai routing. Informasi tersebut digunakan untuk menghitung waktu mulai dan selesai pada setiap tahapan produksi.
9. Menentukan Production Priority
Production order disusun berdasarkan deadline, customer priority, material availability, kapasitas, dan kondisi aktual produksi. Sistem dapat membantu menentukan pekerjaan yang perlu dilakukan terlebih dahulu.
10. Membuat Production Schedule
Planner menentukan mesin, tanggal, shift, waktu mulai, waktu selesai, dan jumlah target untuk setiap production order. Jadwal tersebut menjadi referensi utama bagi supervisor dan operator.
11. Release Production Order
Production order yang telah memenuhi persyaratan dapat dirilis ke lantai produksi. MES menerima pekerjaan dan mendistribusikan informasi mengenai produk, quantity, routing, material, tool, mesin, dan work instruction.
12. Melakukan Eksekusi Produksi
Operator menjalankan production order berdasarkan jadwal. MES dapat mencatat start, pause, continue, finish, output aktual, reject, downtime, penggunaan material, mesin, operator, serta kondisi produksi.
13. Monitoring Actual vs Plan
Sistem membandingkan planned quantity, planned duration, dan target completion dengan hasil aktual. Planner dapat segera mengetahui apabila produksi berjalan lebih lambat atau lebih cepat daripada rencana.
14. Melakukan Rescheduling
Apabila terjadi breakdown mesin, material shortage, urgent order, atau perubahan kapasitas, planner dapat mengatur ulang jadwal. Production Planning harus bersifat dinamis agar mampu mengikuti kondisi operasional aktual.
15. Evaluasi Production Performance
Setelah produksi selesai, data aktual dianalisis untuk mengetahui tingkat pencapaian jadwal, penggunaan kapasitas, downtime, yield, dan produktivitas. Informasi ini digunakan untuk meningkatkan perencanaan periode berikutnya.
Hubungan Production Planning dengan Production Scheduling, Material Requirement Planning, dan Capacity Planning
Production Planning dan Production Scheduling memiliki peran berbeda namun saling melengkapi. Planning menentukan kebutuhan produksi secara keseluruhan, sedangkan scheduling mengatur waktu, mesin, operator, dan urutan eksekusi di lantai produksi.
Production Planning menjawab apa yang diproduksi, berapa jumlahnya, dan sumber daya yang dibutuhkan. Production Scheduling menerjemahkannya menjadi jadwal operasional yang mencakup work center, shift, dan urutan production order.
Keduanya harus terintegrasi agar rencana produksi dapat dieksekusi secara realistis. Planning memberi arah strategis, sementara scheduling memastikan implementasi berjalan sesuai kondisi operasional di pabrik.
Material Requirement Planning (MRP) mendukung Production Planning dengan menghitung kebutuhan material berdasarkan BOM. Sistem membandingkan kebutuhan dengan inventory, purchase order, dan ketersediaan material.
Jika terjadi kekurangan, perusahaan dapat membuat purchase requirement atau menyesuaikan jadwal produksi sesuai lead time supplier. Integrasi ini mencegah stockout dan overstock yang meningkatkan biaya.
Capacity Planning memastikan rencana produksi sesuai dengan kapasitas mesin, work center, operator, dan shift. Tanpa ini, Production Planning berisiko tidak dapat dieksekusi, sehingga kapasitas aktual harus menjadi dasar utama.
Contoh Penerapan Production Planning
Sebuah perusahaan manufaktur menerima kebutuhan 10.000 unit produk untuk diselesaikan dalam dua minggu. Sebelum membuat production order, planner memeriksa inventory finished goods dan menemukan 2.000 unit masih tersedia.
Artinya, perusahaan perlu memproduksi tambahan 8.000 unit. Berdasarkan BOM, sistem kemudian menghitung jumlah raw material yang dibutuhkan dan membandingkannya dengan stok material serta purchase order yang sedang berjalan.
Selanjutnya, Production Planning memeriksa routing dan kapasitas mesin. Mesin utama hanya mampu menghasilkan 5.000 unit dalam periode tersebut karena terdapat jadwal preventive maintenance selama dua hari.
Planner kemudian membagi workload antara mesin utama dan mesin alternatif. Jadwal produksi disesuaikan dengan kapasitas masing-masing mesin, ketersediaan operator, material, tool, dan target penyelesaian.
Ketika production order mulai dijalankan, MES mencatat output aktual secara real-time. Apabila produksi pada salah satu mesin lebih lambat dari rencana, planner dapat melihat potensi keterlambatan dan melakukan rescheduling.
Dengan proses ini, Production Planning tidak berhenti ketika jadwal dibuat. Rencana terus dibandingkan dengan kondisi aktual untuk memastikan target produksi dan delivery tetap dapat dicapai.
Tantangan dalam Production Planning
Meskipun penting, Production Planning dapat menjadi kompleks ketika perusahaan memiliki banyak SKU, mesin, material, production order, serta perubahan permintaan dalam waktu yang bersamaan.
1. Demand yang Berubah
Perubahan permintaan pelanggan dapat menyebabkan rencana produksi sebelumnya tidak lagi relevan. Planner harus mampu menyesuaikan volume dan prioritas tanpa menciptakan gangguan besar pada pekerjaan yang sudah berjalan.
2. Material Shortage
Keterlambatan supplier atau ketidakakuratan inventory dapat menyebabkan material tidak tersedia ketika dibutuhkan. Production order akhirnya harus ditunda meskipun mesin dan tenaga kerja sudah dialokasikan.
3. Machine Breakdown
Kerusakan mesin secara mendadak dapat mengurangi kapasitas produksi. Planner harus segera menentukan mesin alternatif atau melakukan rescheduling agar dampaknya terhadap production order berikutnya dapat dikendalikan.
4. Kapasitas Tidak Seimbang
Beberapa work center dapat mengalami overload sementara area lainnya masih memiliki kapasitas. Ketidakseimbangan tersebut menciptakan bottleneck, meningkatkan WIP, dan memperpanjang production lead time.
5. Urgent Production Order
Pesanan mendesak sering membutuhkan perubahan prioritas. Jika tidak dikendalikan dengan baik, urgent order dapat menyebabkan banyak production order lain mengalami keterlambatan dan membuat jadwal semakin tidak stabil.
6. Data Tidak Akurat
Kesalahan BOM, routing, cycle time, inventory, atau kapasitas menghasilkan perencanaan yang tidak realistis. Akurasi master data menjadi salah satu faktor penting dalam keberhasilan Production Planning.
7. Kurangnya Real-Time Visibility
Planner yang hanya mengandalkan laporan manual tidak mengetahui kondisi produksi secara langsung. Keterlambatan baru diketahui setelah berdampak pada proses berikutnya atau target delivery pelanggan.
8. Perencanaan Manual
Spreadsheet dapat digunakan pada lingkungan produksi sederhana. Namun, ketika jumlah SKU, mesin, material, dan constraint meningkat, penjadwalan manual menjadi lebih sulit serta memiliki risiko human error yang lebih tinggi.
Peran MES dalam Production Planning
Manufacturing Execution System (MES) menghubungkan Production Planning dengan kondisi produksi aktual di lantai produksi. Rencana dapat dibandingkan langsung dengan realisasi operasional secara real-time untuk meningkatkan akurasi eksekusi.
MES mencatat data produksi seperti status order, output, mesin, dan downtime, sementara integrasi ERP memastikan perencanaan sesuai kondisi aktual; WMS menjamin ketersediaan material, mengatur pergerakan ke produksi, serta mengelola penyimpanan dan distribusi finished goods secara terkontrol dari awal hingga akhir proses.
Integrasi ERP, MES, dan WMS membentuk aliran informasi end-to-end dari demand hingga finished goods. Hal ini mengurangi input manual dan meningkatkan konsistensi Production Planning.
Prieds MES yang terintegrasi dengan WMS membantu mengotomatisasi eksekusi production order, meningkatkan visibilitas real-time, serta memastikan material selalu sinkron dengan kebutuhan produksi untuk efisiensi maksimal.
Konsultasikan kebutuhan bisnis dengan tim ahli Prieds untuk mengetahui solusi yang tepat bagi bisnis Anda.
