Penjelasan Lengkap Inventory: Definisi, Jenis, Fungsi, dan Tips Mengelola

Inventory memiliki peranan penting dalam operasional perusahaan, terutama bisnis yang berfokus pada penyediaan produk. Inventory tidak hanya sekedar stok barang yang tersimpan di dalam gudang, tetapi juga merupakan aset yang memiliki nilai.

Penting bagi perusahaan untuk memahami inventory secara menyeluruh agar dapat mengelola secara efektif. Dengan menerapkan strategi yang tepat, serta menggunakan teknologi, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan inventory.

Apa itu Inventory?

Inventory merupakan istilah yang menggambarkan kumpulan stok produk milik perusahaan,  untuk dijual kepada konsumen. Secara umum inventory memiliki beberapa bentuk, mulai dari bahan baku, barang setengah jadi, hingga produk jadi yang siap dipasarkan. 

Inventory memiliki fungsi dalam berbagai industri. Dalam industri manufaktur, inventory menjadi sumber utama untuk dapat menghasilkan sebuah produk. Bagi industri retail, inventory merupakan produk yang siap dijual untuk memenuhi permintaan pasar.

Jenis-Jenis Inventory

Pada dasarnya, inventory berkaitan dengan stok barang dalam gudang. Namun, jika dipahami lebih dalam, inventory dapat dikelompokkan menjadi beberapa jenis, yaitu:

1. Bahan Baku

Jenis inventory ini merupakan stok barang yang digunakan sebagai bahan dasar untuk membuat produk jadi. Sebagai contoh, kayu, paku dan cat merupakan bahan baku untuk membuat mebel.

2. Barang Setengah Jadi

Jenis inventory berikutnya yaitu barang setengah jadi. inventory ini masih dalam proses produksi tetapi belum selesai, atau barang yang diproduksi setengah jadi untuk dikirim ke bagian produksi akhir. Sebagai contoh inventory mesin kendaraan yang sudah dirakit, tetapi belum dipasangkan ke dalam mobil.

3. Barang Jadi

Inventory barang jadi merupakan hasil produksi yang sudah siap dipasarkan kepada konsumen. Jenis stok ini sudah melewati seluruh proses produksi dan pengecekan kualitas. Umumnya, produk jadi akan dikirimkan kepada distributor atau ritel agar dapat dijual kepada konsumen.

4. Maintenance, Repair, and Operations (MRO)

Jenis inventory ini mencakup barang-barang yang dibutuhkan untuk mendukung proses produksi ataupun pengelolaan gudang. Beberapa jenis contoh stok MRO yaitu peralatan, pelumas mesin, dan perlengkapan kantor.

Fungi Pengelolaan Inventory

Agar perusahaan dapat meraih keuntungan, inventory perlu dikelola dengan baik. Beberapa alasan utama dari manajemen inventory yang efektif diantaranya yaitu:

1. Mengoptimalkan Operasional

Manajemen inventory memudahkan perusahaan dalam mengelola pesanan, penyimpanan, dan pengiriman barang. Hal ini tentu akan berdampak pada seluruh alur operasional agar berjalan dengan optimal.

2. Mengurangi Resiko Kerusakan Stok

Inventory yang tidak dikelola dengan baik dapat mengakibatkan berbagai resiko yang dapat merugikan perusahaan. Beberapa resikonya diantaranya seperti kelebihan stok, kerusakan stok, atau bahkan kehilangan stok akibat pencurian atau kesalahan pencatatan. Manajemen inventory yang baik dapat menekan berbagai resiko tersebut.

3. Mengoptimalkan Arus Kas

Semakin banyak inventory yang dimiliki perusahaan, akan membuat pengelolaan menjadi semakin rumit. Hal ini tentu juga berpengaruh terhadap arus kas perusahaan. Untuk itu, penting bagi perusahaan untuk melakukan manajemen inventory dengan baik agar arus kas perusahaan menjadi optimal.

4. Meningkatkan Kepuasan Konsumen

Manajemen inventory yang baik membantu perusahaan untuk dapat memastikan ketersediaan produk yang konsisten, sehingga perusahaan dapat memenuhi seluruh permintaan konsumen dengan cepat. Hal ini membantu meningkatkan kepuasan dan loyalitas konsumen.

Tantangan dalam Mengelola Inventory

Tentunya proses pengelolaan inventory memiliki beberapa tantangan tersendiri, terlebih jika masih dilakukan secara manual. Berikut beberapa tantangan yang umum terjadi saat mengelola inventory:

1. Adaptasi yang Kurang Baik Saat Fluktuasi Permintaan

Permintaan pasar yang dinamis karena perubahan tren musiman, ekonomi, atau perilaku konsumen mendorong perusahaan untuk dapat beradaptasi dengan cepat. Tanpa adanya perencanaan yang akurat, perusahaan akan mengalami kerugian akibat kelebihan ataupun kekurangan inventory.

2. Keterbatasan Ruang Penyimpanan

Mengelola inventory yang melebihi kapasitas gudang dapat mengakibatkan beberapa masalah seperti resiko kerusakan barang, kesalahan pencatatan hingga gangguan saat proses pemenuhan pesanan.

3. Kesalahan Data

Manajemen inventory yang masih dilakukan secara manual akan membuat data pencatatan stok menjadi tidak akurat. Hal ini dapat memicu berbagai masalah bagi perusahaan, seperti kelangkaan stok, kerugian finansial hingga keputusan bisnis yang tidak tepat.

4. Integrasi Sistem

Bagi perusahaan yang menggunakan berbagai jenis sistem untuk mengelola inventory, seperti toko fisik dan online, perlu menjaga integrasi data. Jika data offline dan online tidak terintegrasi, maka data inventory menjadi tidak konsisten dan berpotensi kehilangan penjualan.

Tips Mengelola Inventory yang Baik

Agar pengelolaan inventory berjalan optimal, perusahaan dapat menerapkan beberapa tips penting berikut:

1. Menggunakan Sistem Manajemen Inventory

Penerapan teknologi, seperti Sistem Manajemen Inventory dapat membantu perusahaan untuk memantau stok secara real-time, menyusun perkiraan kebutuhan stok dengan akurat, serta meminimalisir resiko kesalahan dan kerugian.

2. Menerapkan Metode Pengelolaan Stok

Metode pengelolaan gudang memiliki beberapa jenis yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Salah satu contoh metode pengelolaan stok yang umum digunakan yaitu FIFO (First in First out), dimana perusahaan akan menggunakan stok barang yang masuk lebih dulu untuk dikeluarkan atau dijual. Metode ini banyak diterapkan pada inventory yang memiliki masa kadaluarsa.

3. Melakukan Audit Stok Secara Berkala

Melakukan pengecekan dan pencatatan rutin terhadap inventory membantu perusahaan untuk memastikan jumlah stok pada pencatatan sesuai dengan jumlah stok fisik di dalam gudang. Hal ini dapat meningkatkan visibilitas perusahaan terhadap inventory serta mengidentifikasi masalah lebih cepat.

4. Mengoptimalkan Reorder Point

Dengan penerapan Sistem Manajemen Inventory, perusahaan dapat menentukan titik pemesanan ulang (reorder point) yang optimal agar tidak kehabisan ataupun kelebihan stok yang dapat merugikan perusahaan.

Teknologi yang dapat Mengoptimalkan Inventory Management

Dengan berkembangnya teknologi, perusahaan dapat menerapkan sistem untuk dapat mengoptimalkan pengelolaan inventory. Pemanfaatan teknologi ini memungkinkan perusahaan untuk dapat mengelola operasional dengan lebih cepat, akurat, dan efisien. Berikut beberapa teknologi yang dapat diterapkan dalam mengoptimalkan inventory management:

1. Sistem Manajemen Inventory

Inventory Management System merupakan sebuah software yang dapat membantu perusahaan untuk mengelola inventory. Dengan sistem ini, perusahaan dapat memantau data inventory, sehingga memberikan gambaran real-time tentang stok yang tersedia.

2. RFID (Radio Frequency Identification)

Teknologi RFID mempercepat proses pencatatan dan pengambilan barang melalui pemanfaatan gelombang radio untuk membaca informasi inventory. RFID memungkinkan pelacakan otomatis tanpa perlu pemindaian stok secara manual, sehingga meningkatkan efisiensi operasional.

3. IoT (Internet of Things) untuk Inventory

Perangkat IoT seperti sensor dapat dimanfaatkan perusahaan untuk untuk memonitor suhu, kelembaban, atau bahkan jumlah stok secara otomatis. Hal ini sangat berguna untuk mengelola inventory yang membutuhkan kondisi penyimpanan khusus.

4. Artificial Intelligence dan Machine Learning

AI dan Machine Learning dapat dimanfaatkan perusahaan untuk menganalisis tren pembelian, memprediksi permintaan di masa mendatang, dan memberikan rekomendasi otomatis terhadap pengadaan stok.

Optimalkan Proses Pengelolaan Inventory dengan Prieds WMS

Inventory merupakan aspek penting dalam berbagai industri, mulai dari manufaktur, distributor hingga bisnis ritel. Memahami inventory secara menyeluruh akan membantu perusahaan untuk dapat mengoptimalkan pengelolaan inventory.

Penerapan strategi yang tepat, serta investasi teknologi manajemen inventory dapat membuat pengelolaan stok berjalan dengan lebih optimal. Jika bisnis Anda masih mengandalkan pengelolaan secara manual, kini saatnya mempertimbangkan solusi digital seperti Inventory Management System Prieds untuk hasil yang lebih akurat dan efisien.

Sebagai penyedia teknologi Inventory Management System, Prieds menawarkan software yang dirancang untuk membantu perusahaan mengoptimalkan pengelolaan inventory. Melalui teknologi ini, perusahaan dapat meningkatkan akurasi stok, efisiensi biaya, dan kepuasan konsumen.

Inventory Management System Prieds, hadir dengan fitur lengkap dan fleksibel, yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan operasional. Sistem ini juga mendukung integrasi dengan perangkat lain seperti RFID, sehingga manajemen inventory dapat dimaksimalkan.

Tertarik mengetahui lebih lanjut? Konsultasikan kebutuhan inventory perusahaan Anda dengan tim ahli kami, dan temukan solusi manajemen persediaan yang aman, mudah digunakan, dan siap mendukung pertumbuhan bisnis Anda bersama Prieds.