Panduan Lengkap Upgrade Sistem ERP yang Sukses untuk Bisnis Anda dan Cara Meningkatkan Efisiensi
Anda telah menggunakan sistem ERP untuk bisnis Anda?
Pilihan yang tepat untuk mengadopsi sistem ini ke perusahaan kecil atau menengah sekalipun, karena ERP memungkinkan pebisnis untuk mengatur semua proses bisnis mereka.
Tentunya banyak proses usaha yang telah berjalan secara otomatis dengan bantuan sistem yang Anda miliki sekarang. Sistem ERP memegang peranan penting dalam upaya mempercepat proses bisnis, mengurangi biaya produksi dan menghindari kesalahan-kesalahan (human error).
Table of Content
Pengertian Singkat ERP
ERP umumnya mencakup semua proses bisnis dari hulu ke hilir: rantai pasok hingga produk diterima konsumen, manajemen SDM, pengelolaan stok dan manajemen gudang, sampai pengaturan data supplier dan pelanggan.
Dalam upaya mempercepat proses bisnis, sistem ERP melakukan pembenahan sebagai berikut:
Menyediakan dan Menerbitkan Peta Perusahaan
Peta perusahaan yang dimaksud adalah gambaran luas seluruh komponen bisnis Anda. Aset apa yang Anda miliki dan bagaimana mengoptimasinya untuk mendukung penjualan.
Menghitung Keuntungan dengan Jelas
ERP telah dilengkapi dengan data perusahan yang tersimpan dalam sistem informasi. Data ini termasuk penjualan (laba) dan pengadaan sumber daya (modal) yang Anda pakai setiap harinya.
Menyediakan Akses Data Elektronik
ERP yang berbasis cloud memberikan kemudahan Anda mengakses data yang Anda butuhkan: karyawan, konsumen, tanggal pengiriman, hingga rekap jual-beli secara digital dimana saja.
Perkembangan Bisnis yang Cepat
Tidak sedikit dari pengguna ERP yang memikirkan untuk melakukan upgrade sistem ERP mereka. Perusahaan membutuhkan sistem yang lebih sesuai dengan pertumbuhan bisnis. Jika sebelumnya POS dan database untuk stok dirasa sudah cukup, ternyata kini butuh pengelolaan gudang yang lebih efisien dengan banyaknya cabang usaha.
Berikut adalah ciri bahwa usaha Anda telah berkembang:
1. Adanya Lini Produk atau Layanan Baru
Bisa jadi perusahaan Anda kini menambah produk baru setelah melihat peluang di pasar yang Anda yakini dapat dimanfaatkan. Peluang ini membuat perusahaan menawarkan kepada pelanggan lebih banyak pilihan dan variasi.
2. Perluasan Target Pasar
Dengan mengidentifikasi kebutuhan pelanggan yang tidak terpenuhi, Anda dapat mendiversifikasi bisnis untuk mentarget pasar yang baru ini.
3. Meningkatnya Transaksi
Perluasan variasi produk dan jangkauan pasar Anda menambah transaksi bisnis perusahaan Anda. Semakin luas target pasar dan angka penjualan, semakin banyak pula waktu dan tenaga yang harus Anda alokasikan untuk mengurus pajak, format laporan terbaru, dan hal administratif lainnya.
Perlunya Mengevaluasi Sistem ERP
Jika bisnis Anda telah menunjukkan perubahan positifnya, terutama dalam skala perkembangan, ada baiknya Anda coba evaluasi sistem ERP yang telah Anda miliki.
Ada 2 pertanyaan bisnis yang menentukan apakah sudah saatnya Anda upgrade atau ganti ERP Anda atau tidak:
Masalah apa yang ingin Anda atasi dari sistem saat ini?
Masalah mana yang perlu Anda prioritaskan penyelesaiannya?
Dengan pertimbangan ini, Anda bisa menilai secara objektif apakah ERP Anda saat ini sudah efisien mendukung usaha atau kini saatnya Anda upgrade.
Lebih lanjut, Anda bisa pertimbangkan poin-poin berikut untuk menentukan sistem ERP terbaik untuk bisnis Anda:
Apakah sistem ERP ini masih kompatibel dengan keadaan perusahaan sekarang?
Apakah ada training yang diberikan penyedia sistem ERP?
Apakah penyedia ERP secara konsisten mengembangkan fitur baru dan mengoptimasi teknologi dengan perubahan terkini?
Apakah ERP memiliki kendala atau sudah cukup seamless hingga kenyamanan pelanggan?
Kerugian dan Resiko ERP Tidak Update
Jika sistem yang seharusnya mengatur semua proses bisnis Anda tidak lagi mampu mengikuti kebutuhan bisnis Anda sekarang, bisa jadi sistem ini justru memberikan dampak sebagai berikut:
1. Sistem yang Obsolete
Berkurangnya scalability atau skalabilitas membuat sistem Anda tidak berkembang dari hari pertama Anda mengintegrasikannya pada bisnis. Padahal bisnis Anda telah banyak berubah, Anda butuh lebih banyak fitur dan kecepatan proses yang berbeda. Inilah alasan mengapa sistem ERP kebanyakan bersifat berlangganan, agar penyedia atau vendor dapat terus mengupdate sistem mengikuti kebutuhan pasar.
2. Potensi Kebocoran Data dan Menurunnya Perfoma
Performa program bisa jadi berkurang jauh karena tidak mampu mengikuti laju data yang ada saat ini. Program yang sudah "usang" dan tidak diperbarui secara berkala dari penyedia dapat berpotensi diretas oleh pihak luar, mengakibatkan kebocoran data.
Keuntungan dan Rekomendasi Upgrade ERP
Setelah menimbang dan menilai, Anda ragu apakah uang yang dihabiskan untuk melakukan upgrade ini sepadan?
Prieds melihat dari ekosistem digital Indonesia dan berikut adalah keuntungan mengganti sistem ERP yang tidak lagi cocok ataupun upgrade ke yang lebih kompleks:
ERP Mengoptimalkan Profit
Agar bisnis tetap kompetitif, diperlukan sebuah sistem yang mampu mendukung lingkungan bisnis Anda secara menyeluruh. ERP dapat mengotomatisasi operasional bisnis, memberikan lebih banyak waktu untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi penjualan. Dengan demikian, Anda dapat hasilkan laba yang lebih tinggi sekaligus menghemat waktu dan pengeluaran.
ERP Mudahkan Strategi Bisnis
ERP memudahkan perusahaan untuk mengambil keputusan yang lebih baik, merespons perubahan di masa depan, dan lebih gesit. Anda tidak perlu lagi bergantung pada informasi antar divisi atau departemen hanya untuk mendapatkan informasi yang sama.
ERP Rapikan Rantai Pasok dan Jaringan Distribusi
Dengan menggunakan sistem ERP yang sesuai dengan bidang usaha perusahaan. Misalnya, perusahaan Anda memproduksi komoditas dengan jangka penyimpanan yang lama, maka Anda sebaiknya memanfaatkan ERP dengan fitur WMS (Warehouse Management System) yang lebih lengkap. Sistem gudang dalam ERP juga merapikan arus keluar masuk barang, mengamankan informasi rantai pasok dan data transaksi pengadaan barang Anda, juga melacak jaringan distribusi produk.
ERP dengan Skalabilitas (Scalability)
Jika perusahaan Anda telah berkembang ke arah yang lebih kompleks, sangat disayangkan ketika sistem ERP Anda justru tertinggal. Skalabilitas sistem memberikan ERP Anda diperbarui secara berkala, memberikan operasi yang lebih efisien, sistem yang lebih nyaman dan sistem produksi yang lebih efektif.