top of page

Ketahui Fungsi Stock Opname Pada Toko Ritel

Diperbarui: 11 Jan

Pemilik bisnis toko ritel seringkali menghadapi masalah dalam pengelolaan stok barang karena kurangnya stock opname. Ketika toko ritel tidak melakukan stock opname secara teratur dan teliti, hal ini dapat menyebabkan perbedaan antara stok aktual dan stok yang tercatat dalam sistem. Akibatnya, toko ritel dapat mengalami kerugian karena tidak dapat mengoptimalkan pembelian dan penjualan barang secara efisien.


Selain itu, ketika barang yang tersedia di toko tidak sesuai dengan permintaan pelanggan, hal ini dapat menyebabkan kekecewaan dan menurunkan kepuasan pelanggan. Oleh karena itu, penting bagi pemilik bisnis toko ritel untuk memahami fungsi dan keuntungan dari stock opname secara berkala.


Dalam artikel ini, Prides akan membahas secara mendalam tentang pentingnya stock opname bagi toko ritel dan bagaimana melakukan stock opname dengan benar untuk meningkatkan efisiensi toko serta kepuasan pelanggan.


Pengertian Stock Opname

Stock opname adalah proses penghitungan dan pencatatan jumlah stok barang yang dimiliki oleh toko atau perusahaan pada saat tertentu. Dengan melakukan stock opname secara teratur dan teliti, toko dapat mengetahui perbedaan antara stok aktual dan stok yang tercatat dalam sistem, dan mengetahui penyebab selisih stok. Hal ini dapat membantu toko untuk memperbaiki sistem pengelolaan stok dan meningkatkan efisiensi proses bisnis.


Selain itu, stock opname juga dapat membantu toko untuk mencegah terjadinya kerugian akibat dari adanya perbedaan antara stok aktual dan stok yang tercatat dalam sistem. Dengan demikian, stock opname merupakan proses yang penting bagi toko atau perusahaan untuk mengoptimalkan pengelolaan stok dan meningkatkan efisiensi proses bisnis.


Tujuan Melakukan Stock Opname Pada Toko Ritel

Tujuan utama melakukan stock opname pada toko ritel adalah untuk memastikan ketersediaan stok barang yang akurat dan sesuai dengan data yang tercatat di dalam sistem.


Dengan melakukan stock opname secara rutin, pemilik bisnis dapat mengetahui stok barang yang benar-benar tersedia di toko dan memastikan bahwa barang yang hilang atau rusak dapat segera diidentifikasi dan diatasi.


Selain itu, stock opname juga membantu pemilik bisnis untuk melakukan perencanaan pengadaan barang yang lebih akurat dan tepat waktu, sehingga mengurangi risiko kekurangan stok atau overstocking yang berdampak pada efisiensi dan efektivitas pengelolaan bisnis.



Tahapan Stock Opname

Sebagai pemilik bisnis toko ritel, melakukan stock opname adalah hal yang penting untuk memastikan pengelolaan stok barang yang tepat dan menghindari kesalahan pencatatan yang bisa berdampak buruk pada bisnis Anda.


Stock opname dilakukan untuk membandingkan jumlah stok aktual dengan jumlah stok yang tercatat dalam sistem. Dengan melakukan stock opname, Anda bisa mengetahui apakah stok barang di toko Anda akurat dan terhindar dari kecurangan atau kehilangan barang.


Namun, melakukan stock opname bisa menjadi proses yang rumit dan memakan waktu jika tidak dilakukan dengan benar. Oleh karena itu, diperlukan pemahaman yang mendalam mengenai cara melakukan stock opname yang tepat dan efisien.


Berikut merupakan tahapan yang perlu Anda lakukan dalam melakukan stock opname pada toko ritel Anda.


Persiapan

Sebelum melakukan stock opname, persiapkan semua peralatan yang diperlukan seperti kertas, pensil, kalkulator, dan barcode scanner jika diperlukan. Pastikan juga bahwa toko dalam kondisi yang tenang dan tidak ada aktivitas penjualan saat melakukan stock opname untuk menghindari kesalahan pencatatan.


Penentuan Waktu

Tentukan waktu yang tepat untuk melakukan stock opname, misalnya saat toko tutup atau sedang sepi pengunjung. Hal ini akan memudahkan proses stock opname dan menghindari kesalahan pencatatan.


Hitung Stok Aktual

Mulailah dengan menghitung stok aktual untuk setiap item barang di toko. Catat jumlah stok aktual pada kertas atau pada sistem yang digunakan untuk pencatatan stok.


Bandingkan dengan Stok yang Tercatat dalam Sistem

Bandingkan jumlah stok aktual dengan jumlah stok yang tercatat dalam sistem. Jika terdapat perbedaan, coba cari tahu penyebabnya seperti kesalahan pencatatan atau barang yang hilang atau rusak. Catat selisih stok pada kertas atau dalam sistem.


Analisis Selisih Stok

Setelah mendapatkan selisih stok, analisis penyebabnya dan tindak lanjuti dengan melakukan pengecekan ulang atau mencari solusi untuk menghindari terjadinya selisih stok di masa depan.


Update Sistem

Jika selisih stok telah diidentifikasi dan diselesaikan, pastikan bahwa jumlah stok yang tercatat dalam sistem diperbaharui sesuai dengan jumlah stok aktual yang ada di toko. Hal ini akan membantu menghindari terjadinya selisih stok di masa depan.


Dalam melakukan stock opname, pastikan juga bahwa proses dilakukan dengan teliti dan teratur, serta dilakukan secara berkala untuk memastikan stok barang tetap terkelola dengan baik.


Keuntungan Menggunakan Stock Opname

Melakukan stock opname secara berkala sangat penting bagi pemilik bisnis toko ritel karena memberikan berbagai keuntungan. Dengan melakukan stock opname secara teratur, pemilik toko dapat memastikan bahwa stok barang selalu terkelola dengan baik dan akurat, sehingga dapat menghindari terjadinya kesalahan dalam pencatatan stok.


Selain itu, ada beberapa alasan mengapa stock opname sangat penting bagi toko atau perusahaan, diantaranya:


Meningkatkan Efisiensi Proses Bisnis

Dengan melakukan stock opname secara teratur dan teliti, toko dapat mengetahui perbedaan antara stok aktual dan stok yang tercatat dalam sistem, dan mengetahui penyebab selisih stok.


Hal ini dapat membantu toko untuk memperbaiki sistem pengelolaan stok dan meningkatkan efisiensi proses bisnis, sehingga toko dapat lebih efisien dalam mengelola persediaan barang dan mengoptimalkan penjualan.


Mencegah Terjadinya Kerugian

Ketika stok barang tidak terkelola dengan baik, toko dapat mengalami kerugian akibat dari adanya perbedaan antara stok aktual dan stok yang tercatat dalam sistem. Dalam beberapa kasus, hal ini dapat terjadi akibat adanya pencurian atau kerusakan barang, atau karena kesalahan dalam pencatatan stok. Dengan melakukan stock opname secara berkala, toko dapat mengidentifikasi penyebab selisih stok dan mengambil tindakan untuk mencegah terjadinya kerugian.


Menjamin Ketersediaan Barang

Dengan mengetahui jumlah stok aktual yang ada di toko, toko dapat memastikan ketersediaan barang yang dibutuhkan oleh pelanggan. Hal ini sangat penting bagi toko yang menjual barang-barang yang memiliki permintaan yang tinggi, sehingga toko dapat memastikan ketersediaan stok dan menghindari kekecewaan pelanggan.


Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Ketika stok barang yang tersedia di toko tidak sesuai dengan permintaan pelanggan, hal ini dapat menyebabkan kekecewaan dan menurunkan kepuasan pelanggan. Dengan melakukan stock opname secara teratur dan teliti, toko dapat memastikan ketersediaan barang dan memenuhi kebutuhan pelanggan dengan tepat waktu, sehingga dapat meningkatkan kepuasan pelanggan.


Dengan demikian, tujuan dari stock opname adalah untuk mengoptimalkan pengelolaan stok, mencegah kerugian, menjamin ketersediaan barang, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.


Metode Perhitungan Stock Opname

Sebagai pemilik bisnis toko ritel, penting untuk melakukan stock opname secara rutin untuk memastikan stok barang terkelola dengan baik dan akurat. Ada beberapa metode yang dapat dilakukan dalam melakukan stock opname, tergantung pada kebutuhan dan kondisi toko. Berikut 3 metode stock opname yang umum digunakan.


Physical Counting

Physical counting atau sering disebut sebagai full stock take merupakan teknik stock opname yang paling sederhana dan umum dilakukan. Pada teknik ini, seluruh barang yang ada di gudang atau toko diperiksa secara fisik satu per satu dan dicatat jumlahnya. Dalam physical counting, biasanya dilakukan saat toko tutup atau saat kegiatan penjualan sedang sepi untuk memudahkan penghitungan dan menghindari kesalahan pencatatan.


Cycle Counting

Cycle counting adalah teknik stock opname yang dilakukan secara berkala pada sebagian stok barang dalam interval waktu tertentu. Pada teknik ini, stok barang dipisahkan menjadi beberapa grup atau kategori dan setiap grup atau kategori akan diperiksa stoknya secara bergantian dalam setiap interval waktu. Teknik ini memungkinkan pengelola toko untuk melakukan stock opname dengan lebih cepat dan tidak mengganggu aktivitas penjualan.


Spot Checking

Spot checking adalah teknik stock opname yang dilakukan dengan memilih secara acak beberapa item barang di dalam gudang atau toko dan melakukan pemeriksaan secara fisik terhadap jumlah stoknya. Teknik ini biasanya dilakukan dalam interval waktu yang lebih singkat dibandingkan dengan physical counting dan cycle counting. Teknik ini cocok dilakukan pada toko atau gudang yang memiliki jumlah stok barang yang banyak namun waktu yang terbatas.


Dalam memilih teknik stock opname yang akan dilakukan, perlu mempertimbangkan banyaknya stok barang yang dimiliki dan juga waktu yang tersedia untuk melakukan stock opname. Setiap teknik memiliki kelebihan dan kekurangan, sehingga pemilihan teknik yang tepat dapat membantu meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan stok barang.


Kendala-Kendala dalam Stock Opname

Meskipun stock opname sangat penting dalam pengelolaan stok di toko ritel, namun proses ini juga dapat menimbulkan beberapa kendala. Beberapa kendala dalam stock opname antara lain:


Waktu yang Dibutuhkan

Proses stock opname memerlukan waktu yang cukup lama terutama jika toko memiliki banyak item barang. Hal ini bisa menjadi kendala jika pemilik bisnis toko ritel memiliki keterbatasan waktu atau jika stock opname dilakukan saat jam operasional toko.


Namun, dengan menggunakan teknologi Warehouse Management System (WMS) dan RFID (Radio Frequency Identification) dari Prieds, waktu yang diperlukan dalam stock opname bisa dipangkas secara signifikan.


WMS dari Prieds memberikan solusi yang tepat untuk memudahkan pemilik bisnis toko ritel dalam mengelola stok barang. Dengan WMS, pemilik bisnis toko ritel dapat memonitor dan mengontrol seluruh aktivitas stok barang dalam toko, mulai dari pengadaan, penyimpanan, hingga penjualan. Selain itu, WMS juga membantu mempercepat waktu dalam melakukan stock opname dengan menyediakan informasi yang real-time dan akurat mengenai stok barang yang tersedia.


Sementara itu, teknologi RFID dari Prieds dapat membantu memudahkan proses stock opname dengan menggunakan label RFID pada setiap item barang. Label RFID ini dapat dibaca secara otomatis dengan menggunakan RFID reader, sehingga mempercepat waktu dalam menghitung stok barang yang ada di toko. Dengan teknologi RFID, pemilik bisnis toko ritel dapat menghemat waktu yang seharusnya diperlukan dalam melakukan stock opname secara manual.


Kesalahan Sumber Daya Manusia

Proses stock opname melibatkan manusia dan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan sangat besar. Kesalahan ini bisa terjadi dalam hitung stok aktual, pencatatan jumlah stok yang tercatat dalam sistem, atau dalam melakukan analisis selisih stok.


Keterbatasan Teknologi

Jika toko masih menggunakan sistem pencatatan manual, stock opname bisa menjadi lebih sulit dan memerlukan waktu yang lebih lama. Selain itu, jika teknologi yang digunakan tidak efisien atau kurang mendukung, stock opname bisa menjadi kurang akurat dan memerlukan banyak usaha dan waktu.


Untuk menghindari kendala-kendala di atas, pemilik bisnis toko ritel harus mempersiapkan diri dengan baik dan memilih metode stock opname yang paling cocok untuk toko mereka. Selain itu, penting juga untuk melibatkan personil yang cukup, memperbarui sistem pencatatan secara teratur, dan melakukan stock opname pada waktu yang tepat untuk menghindari gangguan dari aktivitas penjualan di toko.


Dari pembahasan di atas, stock opname merupakan proses penting dalam pengelolaan stok barang di toko ritel. Kendati demikian, proses stock opname juga memiliki kendala seperti kesalahan manusia, waktu yang dibutuhkan, dan sulitnya menghitung stok barang secara akurat.


Oleh karena itu, penggunaan teknologi Warehouse Management System (WMS) dan RFID dari Prieds dapat menjadi solusi untuk memudahkan proses stock opname, meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan stok barang, serta meminimalisir kesalahan manusia dalam pencatatan stok barang.


Sebagai startup penyedia software stock opname melalui produk Warehouse Management System, Prieds Technology hadir sebagai solusi manajemen pergudangan perusahaan melalui software yang dapat terhubung dengan hardware melalui teknologi IoT dan ERP. Beragam kelebihan dan fitur yang ditawarkan oleh Software Aplikasi Stok Barang Prieds dapat membantu bisnis anda untuk melakukan optimalisasi proses bisnis secara efisien, efektif dan akurat.


Anda dapat mempelajari lebih lanjut terkait manfaat dan proses implementasi sistem aplikasi stok barang melalui konsultasi dengan tim ahli Prieds. Dapatkan solusi tepat dan beragam keuntungan dengan menerapkan Sistem ERP Prieds yang tepat pada bisnis Anda.

306 tampilan0 komentar

Comments


bottom of page