Kekurangan stok barang dalam gudang merupakan salah satu permasalahan fatal dalam inventory management sebuah perusahaan. Agar perusahaan tidak mengalami kendala tersebut, biasanya staff gudang melakukan pencatatan dan pendataan stok barang melalui proses yang dinamakan stock opname.
Namun, dalam praktiknya, beberapa perusahaan masih menggunakan pencatatan yang dilakukan secara manual yang membutuhkan beragam dokumen-dokumen. Proses ini mungkin tidak akan memicu permasalahan pada industri kecil, akan tetapi, jika perusahaan memiliki banyak lokasi gudang, dan menyimpan beragam jenis produk, tentu dokumen pencatatan stok barang akan lebih mudah hilang, sehingga, data jumlah stok barang menjadi tidak akurat.
Agar stock opname menjadi akurat, perusahaan perlu menerapkan sistem berbasis teknologi, yang dapat mengintegrasikan seluruh data melalui software seperti WMS dan hardware. Banyak keuntungan yang didapatkan melalui penerapan WMS, mulai dari data menjadi akurat dan dapat dipantau secara real-time, meningkatkan efisiensi pengelolaan stok barang, hingga meningkatkan keuntungan perusahaan dan meningkatkan kepuasan konsumen.
Penyebab Kekurangan Stok Barang saat Mengelola Gudang
Pengelolaan gudang menjadi aspek penting dalam sebuah bisnis yang menyediakan produk kepada konsumennya. Untuk dapat memenuhi setiap permintaan, tentu pengelolaan stok barang harus berjalan dengan efisien dan efektif.
Namun, dalam praktiknya, beberapa kendala seperti kekurangan stok barang bisa saja terjadi. Agar permasalahan tersebut tidak terulang, perusahaan perlu memperhatikan penyebab terjadinya kekurangan stok barang, diantaranya :
Data stok barang tidak akurat
Pengecekan stok barang fisik tidak dilakukan secara rutin
Tidak melakukan pengadaan stok barang tepat waktu
Ketiga penyebab kekurangan stok barang yang telah disebutkan, berkaitan dengan pencatatan atau stock opname yang kurang akurat. Selain itu, proses yang masih dikerjakan secara manual juga memicu terjadinya kekurangan stok barang dalam gudang. Akibatnya, perusahaan tidak dapat memenuhi setiap permintaan konsumen yang ada.
Terapkan Stock Opname yang Akurat untuk Atasi Permasalahan Kekurangan Stok Barang
Permasalahan kekurangan stok barang dapat diatasi dengan menerapkan stock opname secara rutin, dengan bantuan perangkat teknologi yang ada, seperti WMS. hasil stock opname yang akurat sangat membantu berbagai divisi dalam perusahaan, tidak hanya pada pengelola gudang, tetapi juga bagi keuangan dan pengembangan bisnis.
Agar hasil pencatatan data stock opname menjadi akurat, staf gudang perlu memperhatikan setiap langkahnya, seperti :
Menyusun Jadwal Stock Opname
Melakukan stock opname secara rutin, berguna untuk meningkatkan akurasi data dan kesesuaian dengan jumlah stok barang fisik. Untuk itu, staf gudang perlu menyusun jadwal stock opname berkala agar terhindar dari permasalahan saat mengelola stok barang dalam gudang.
Persiapkan Data Stok Terbaru
Stock opname dilakukan untuk mencocokan data pada sistem dengan jumlah stok barang fisik. Dengan melakukan stock opname berkala, perusahaan akan memiliki data terbaru yang lengkap hingga jumlah penjualan produk. Staf gudang akan lebih mudah untuk melakukan identifikasi produk, baik stok barang terjual, karena rusak dan kebutuhan pengadaan stok barang.
Tentukan Lokasi Penyimpanan dan Barang yang Akan Dihitung
Sebelum melakukan stock opname, staf gudang perlu menentukan lokasi penyimpanan pada gudang agar staf lebih mudah menemukan letak stok barang yang akan dihitung. Dengan menentukan lokasi penyimpanan untuk proses stock opname, staf gudang akan lebih mudah untuk berfokus pada lokasi tertentu dan memiliki visibilitas yang baik agar tidak ada stok barang yang terlewati. Setelah selesai, staf gudang bisa menandai lokasi yang telah dihitung agar tidak terjadi pengulangan.
Menyiapkan Peralatan Pendukung
Persiapkan alat penunjang yang dibutuhkan seperti buku catatan, barcode/RFID scanner dan lainnya, agar stock opname menjadi mudah dan akurat. Fitur stock opname yang ada di Warehouse Management System Prieds mampu minimalisir terjadinya selisih jumlah stok barang melalui integrasi antara hardware dan software.
Hentikan Pergerakan Barang Sementara
Salah satu cara untuk mendapatkan hasil stock opname yang akurat yaitu dengan menghentikan pergerakan stok barang masuk dan keluar selama stock opname dilakukan. Untuk itu, penyusunan jadwal stock opname juga perlu memperhatikan keperluan gudang agar saat menghetikan arus barang tidak mengganggu proses pemenuhan pesanan konsumen.
Terapkan WMS Prieds untuk Stock Opname yang lebih Akurat
Melakukan manajemen stok barang tentu tidak terlepas dari beberapa tantangan dan hambatan. Mulai dari permintaan pasar yang berubah, perusahaan perlu memiliki manajemen gudang yang efektif dan efisien untuk dapat mengimbangi order yang masuk. Untuk itu, stock opname yang akurat perlu diterapkan pada perusahaan, agar dapat mengatasi permasalahan seperti kekurangan stok barang.
Sebagai startup penyedia Warehouse Management System (WMS) yang menyediakan sistem pre-build dan kemampuan kustomisasi sesuai kebutuhan, Prieds Technology hadir sebagai solusi kekurangan stok barang dalam gudang perusahaan melalui integrasi antara hardware, dan software. Beragam fitur dari yang ditawarkan WMS Prieds dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan agar pengelolaan dapat dilakukan dengan optimal.
Anda dapat mempelajari lebih lanjut terkait stock management yang optimal melalui konsultasi dengan tim ahli Prieds. Dapatkan solusi permasalahan stok barang dengan teknologi canggih pada perusahaan Anda.