6 Perbedaan Warehouse Management System (WMS) dan Inventory Management System (IMS)

Proses pengelolaan gudang dan supply chain yang dijalankan secara manual akan sulit dalam beradaptasi dengan permintaan pasar yang semakin dinamis. Volume barang yang besar, jenis SKU yang bermacam, serta tuntutan kecepatan dan akurasi pemenuhan pesanan membuat perusahaan perlu menggunakan sistem digital. 

Dua sistem yang dapat membantu perusahaan dalam mengoptimalkan operasional gudang yaitu adalah Inventory Management System (IMS) dan Warehouse Management System (WMS). Keduanya sering kali dianggap serupa, padahal baik IMS dan WMS memiliki peran, fokus, dan fungsi yang berbeda. 

Artikel ini akan membahas 6 Perbedaan utama antara Warehouse Management System (WMS) dan Inventory Management System, sehingga perusahaan tidak salah dalam memilih solusi pengelolaan gudang digital.

1. Pengertian Serta Fungsi WMS dan IMS

Pengertian & Fungsi Warehouse Management System (WMS)

Warehouse Management System (WMS) merupakan sebuah sistem yang dirancang untuk mengelola seluruh aktivitas operasional dalam gudang, mulai dari proses barang diterima, disimpan (putaway), dipindahkan, diambil (picking), pengecekan kualitas (quality control) dikemas, hingga dikirim ke konsumen, selain itu sistem ini juga mengatur ruang gudang, penjadwalan sumber daya dan mengatur rute dan tujuan pengiriman. 

Pada dasarnya WMS merupakan pengembangan lebih dalam daripada Inventory Management System (IMS), dan tidak hanya terbatas pada pencatatan dan pelacakan stok. Sehingga umumnya seluruh fitur IMS telah ada pada WMS.

Pengertian & Fungsi Inventory Management System (IMS)

Inventory Management System merupakan sebuah sistem yang digunakan untuk mengelola, memantau, dan mengendalikan stok barang perusahaan. Sehingga fokus utama dari IMS yaitu pada pengendalian jumlah persediaan, kondisi dan status stok barang perusahaan.

Dengan menerapkan Inventory Management System (IMS) perusahaan dapat lebih mudah untuk memastikan ketersediaan stok yang optimal, menghindari kelebihan maupun kekurangan barang, serta menjaga keseimbangan jumlah permintaan dan ketersediaan stok.

2. Cakupan Pengelolaan WMS dan IMS

Cakupan Pengelolaan pada WMS

Warehouse Management System mencakup seluruh aktivitas operasional gudang, mulai dari proses inbound, penyimpanan, pergerakan internal, hingga outbound. WMS memastikan setiap alur kerja fisik di dalam gudang berjalan terstruktur dan efisien.

Untuk perusahaan yang memiliki beberapa gudang ataupun toko retail, Warehouse Management System juga dapat digunakan untuk Gudang Induk, Gudang Cabang, maupun Gudang Toko Retail. Dengan menggunakan WMS, data antar gudang dapat dilihat dan dikelola dari satu sistem dengan tujuan untuk memperlancar dan memantau secara akurat proses rantai pasok.

Cakupan Pengelolaan pada IMS

Inventory Management System berfokus pada pengelolaan stok secara keseluruhan, tanpa mengatur detail aktivitasnya. Sistem ini mencatat berapa jumlah barang yang tersedia dan di mana stok tersebut tercatat secara administratif.

3. Pengalokasian Sumber Daya pada WMS dan IMS

Alokasi Sumber Daya pada WMS

Warehouse Management System (WMS) dapat mengatur dan mengalokasikan penggunaan tenaga kerja, ruang penyimpanan, dan alur kerja yang optimal di dalam gudang. Sistem ini dapat mengukur produktivitas operator dan efisiensi penggunaan ruang.

Alokasi Sumber Daya pada IMS

Inventory Management System (IMS) tidak dibekali dengan fungsi pengelolaan tenaga kerja atau ruang gudang. Sistem ini hanya berfokus terbatas pada mengelola ketersediaan, kondisi dan pergerakan stok secara administratif.

4. Integrasi Penunjang WMS dan IMS

Integrasi WMS dengan Teknologi Lain

Meskipun penggunaan WMS sudah cukup untuk mengelola gudang, namun WMS dapat diintegrasikan dengan perangkat fisik (hardware) dan teknologi gudang seperti barcode scanner, RFID, conveyor, dan automation system, yang berguna untuk meningkatkan kemampuan dan kecepatan sistem dalam mengelola pergerakan stok secara real-time. 

Selain dengan hardware, sistem WMS yang baik juga dapat diintegrasikan dengan ERP lainnya seperti software akuntansi untuk memberikan kelancaran dan keakuratan penyajian data bagi perusahaan.

Integrasi IMS dengan Teknologi Lain

Karena Inventory Management System secara umum digunakan untuk mengelola hal yang bersifat administratif, sistem ini biasanya  dihubungkan dengan ERP, sistem pembelian, dan sistem penjualan untuk menyelaraskan data stok secara akurat dan cepat.

5. Skala Bisnis untuk Penerapan WMS dan IMS

Skala Bisnis untuk Penerapan WMS

Penerapan WMS cocok untuk bisnis yang telah memiliki gudang, umumnya bisnis dengan kriteria ini telah masuk pada skala bisnis menengah dan juga besar.

Skala bisnis yang besar juga umumnya memiliki kebutuhan untuk membuat fitur khusus (custom) untuk perusahaannya sesuai dengan alur kerja perusahaan, oleh karena itu umumnya penyedia WMS memberikan opsi untuk meng-custom fitur WMS yang diimplementasikan untuk perusahaannya.

Skala Bisnis untuk Penerapan IMS

Sedangkan IMS cocok digunakan untuk bisnis yang memiliki persediaan, namun belum memiliki gudang untuk penyimpanan. Umumnya bisnis karakteristik seperti ini termasuk dalam skala mikro dan kecil.

Namun mengingat WMS adalah pengembangan dari IMS, umumnya pengembang atau penyedia WMS juga menyediakan paket IMS juga, yang tentunya dapat menghadirkan fitur yang cukup untuk perusahaan, dengan harga yang lebih terjangkau.

6. Perbedaan Biaya Antara WMS dan IMS

Biaya WMS

Dengan fitur yang jauh lebih lengkap dan teknologi yang lebih kompleks, biaya implementasi WMS umumnya lebih mahal dari WMS. Biaya WMS juga dipengaruhi apakah implementasi WMS dilengkapi integrasi dengan hardware penunjang maupun software lainnya.

Biaya IMS

Sedangkan biaya implementasi IMS tentunya lebih murah dibandingkan dengan WMS, dikarenakan fitur terbatas yang dimiliki WMS.

Dapatkan Pengelolaan Gudang yang Optimal dengan Software Prieds

Dengan berkembangnya permintaan dan kebutuhan pasar secara cepat, perusahaan perlu meningkatkan kinerja operasional gudang untuk dapat memenuhi setiap pesanan. Penggunaan teknologi dalam gudang, seperti Inventory Management System dan Warehouse Management System bukanlah sebuah pilihan yang saling menggantikan, tetapi sistem yang saling melengkapi. 

Inventory Management System (IMS) berperan dalam pengendalian dan perencanaan stok dan pekerjaan yang bersifat administratif, seperti pencatatan dan stock opname. Sistem ini juga merupakan bagian dari WMS. Sedangkan Warehouse Management System (WMS) berperan dalam memastikan seluruh proses operasional gudang berjalan efisien dan terstruktur, hingga memastikan ketersediaan stok untuk memenuhi pesanan konsumen.

Sebagai penyedia Warehouse Management System (WMS), Prieds menawarkan perangkat yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola operasional gudang dengan efektif. Sistem ini mendukung pencatatan stok yang akurat, pelacakan barang secara real-time, hingga memastikan ketersediaan barang dan penggunaan biaya operasional barang yang tepat dan efisien

Selain itu, Prieds juga menyediakan Sistem Inventory Management System (IMS) untuk perusahaan yang cukup dengan Fitur-Fitur IMS saja dengan kualitas pengembang WMS untuk menjadikan IMS yang lebih baik dari yang lainnya.

Software Prieds juga dapat diintegrasikan dengan Hardware seperti RFID maupun dengan software lainnya, sehingga memberikan perusahaan fleksibilitas dan kemudahan untuk mengelola operasional perusahaan. Konsultasi dengan tim ahli Prieds untuk mengetahui solusi Manajemen Stok dan Gudang yang tepat untuk perusahaan Anda.