Warehouse Management System: Definisi, Manfaat, Ciri-ciri dan Proses Integrasi
- Kevin Ramadhani
- 2 Jul
- 9 min membaca
Proses perniagaan bagi industri berskala besar dan sederhana seperti pembuatan dan pengedaran sangat bergantung kepada penggunaan gudang. Gudang berperanan sebagai tempat penyimpanan dan transit stok, sama ada bahan mentah mahupun produk siap selepas pengeluaran.
Syarikat perlu menguruskan gudang mereka secara optimum bagi mengelakkan gangguan kepada proses perniagaan. Salah satu cara untuk menguruskan gudang dengan berkesan adalah dengan menggunakan Warehouse Management System (WMS). Baca penjelasan lengkap berikut mengenai WMS, termasuk definisi, manfaat, ciri-ciri, dan proses integrasinya dengan sistem lain.
Daftar Isi
Definisi Warehouse Management System (WMS)
Penggunaan Warehouse Management System membolehkan syarikat menguruskan gudang mereka secara efektif dan efisien. Namun sebelum itu, mari kita fahami dahulu maksud sebenar WMS.
“Apakah itu Warehouse Management System?”
Warehouse Management System (WMS) ialah perisian yang direka khusus untuk menyokong semua aspek pengurusan gudang sesebuah syarikat. Ini termasuk proses penerimaan, pemindahan, dan penghantaran barang dalam gudang. Akibatnya, aliran barang dalam gudang menjadi lebih terkawal, pantas, dan menjimatkan kos.
Selain itu, WMS bersifat fleksibel dalam pelaksanaannya. Ia boleh digunakan secara berasingan atau diintegrasikan dengan Enterprise Resource Planning (ERP). Malah, ciri-ciri WMS boleh ditambah atau disesuaikan mengikut keperluan perniagaan anda. Jadi, pastikan anda menentukan bagaimana anda ingin melaksanakan WMS dalam operasi perniagaan anda.
Isu dalam Pengurusan Gudang
Pengurusan inventori adalah aspek kritikal dalam perniagaan, namun sering kali melibatkan proses yang kompleks, memakan masa, dan mahal. Cabaran ini perlu ditangani agar operasi gudang menjadi lebih berkesan. Berikut ialah gambaran aliran barang dalam gudang serta isu lazim yang mungkin berlaku:
1. Proses Masuk (Inbound)
Proses masuk merujuk kepada kemasukan barang ke dalam gudang. Ia terdiri daripada dua bahagian utama: penerimaan barang dan penyimpanan barang di rak gudang.
Masalah utama dalam proses ini biasanya ialah ketidakpadanan data barang masuk dengan stok fizikal sebenar dalam gudang. Selain itu, kesilapan dalam meletakkan barang juga sering berlaku.
Akibatnya, berlaku ketidaktepatan stok, lebihan stok, atau susunan inventori yang tidak teratur dalam gudang.
2. Proses Dalaman Gudang
Barang yang telah disimpan mungkin dipindahkan ke rak lain atas pelbagai sebab. Selain itu, syarikat biasanya akan melakukan Stok Opname (pengiraan inventori fizikal) untuk menyemak kesesuaian data inventori dengan stok sebenar.
Masalah yang kerap berlaku ialah ketidakupayaan untuk menjejak pergerakan barang dalam gudang, menyebabkan kehilangan barang. Proses pengiraan stok (SO) juga mengambil masa yang lama.
3. Proses Keluar (Outbound)
Dalam proses keluar, iaitu penghantaran barang, terdapat tiga langkah utama: pengambilan barang, pembungkusan, dan penghantaran keluar dari gudang.
Isu biasa dalam proses ini termasuk pengambilan barang yang salah dan kesilapan dalam merekod barang keluar.
Manfaat Menggunakan Warehouse Management System (WMS)
Selepas memahami definisi WMS dan isu-isu lazim dalam pengurusan gudang, penting untuk mengetahui manfaat yang boleh diperoleh melalui pelaksanaan WMS.
Pelaksanaan WMS dapat meningkatkan kecekapan proses perniagaan secara ketara dan mengurangkan kerugian pengurusan gudang sehingga 90%. Berikut ialah beberapa manfaat WMS yang dapat menyokong keperluan perniagaan anda:
1. Kecekapan Masa dalam Proses Gudang
WMS mempercepatkan pengurusan gudang dengan mengautomasi proses penyusunan, rakaman data, dan pembungkusan barang. Proses yang dahulunya manual dan memakan masa kini boleh dilakukan dengan lebih cepat dan tepat.
2. Pengurusan Susun Atur Penyimpanan yang Lebih Mudah
WMS membantu perniagaan mengoptimumkan susunan lokasi penyimpanan. Dengan sistem susun atur, ruang gudang dapat dimaksimumkan dan lokasi barang dapat dijejaki melalui sistem.
WMS juga memudahkan pelaksanaan kaedah First In First Out (FIFO). Susun atur yang efisien menyokong aliran barang dan memastikan kualiti barang yang dihantar kepada pelanggan, serta meminimumkan stok luput atau rosak.
3. Pengurangan Kos Operasi
Anda mungkin beranggapan bahawa penggunaan WMS akan meningkatkan kos operasi gudang, namun sebenarnya tidak. Kebanyakan WMS kini berasaskan awan (cloud-based), yang tidak memerlukan perkakasan mahal. Sistem ini fleksibel, mudah diurus, dan mengurangkan kebergantungan terhadap kaedah manual.
WMS juga membantu mengurangkan kerugian syarikat dalam pengurusan gudang akibat kerosakan atau kehilangan barang, serta mempercepatkan dan memperbetulkan proses gudang.
4. Peningkatan Prestasi dan Produktiviti Pekerja
WMS membekalkan maklumat lengkap kepada pekerja seperti jadual masuk dan keluar barang, penyusunan, pelabelan, dan pembungkusan. Ia juga boleh diintegrasikan dengan sistem barcode atau RFID, menjadikan kerja lebih fokus, tepat dan efisien.
5. Ketepatan Stok yang Lebih Tinggi & Penghantaran Lebih Cepat
WMS mengurangkan kesilapan dalam pengurusan inventori dan mempercepatkan proses pengambilan, pembungkusan, dan penghantaran. Ini mengurangkan kesilapan penghantaran dan kadar pemulangan barang.
Tambahan pula, ciri RFID/Barcode membantu menjejak lokasi barang dengan lebih cekap, menjadikan proses picking dan persediaan barang untuk penghantaran lebih pantas.
6. Proses Masuk yang Terintegrasi
Dengan pelaksanaan WMS, permintaan barang masuk diintegrasikan dengan sistem pengurusan inventori dan pangkalan data stok. Ini memastikan barang yang diminta sepadan dengan kuantiti yang diperlukan dan mengurangkan lebihan stok atau inventori lapuk.
Penyusunan yang baik bukan sahaja penting untuk barang yang telah disimpan, tetapi juga untuk barang yang baru masuk. Barang masuk perlu diasingkan mengikut jenis dan dilabel menggunakan ciri Barcode/RFID agar maklumat umur barang, kuantiti dalam stok dan lokasi dapat direkodkan dengan baik.
7. Proses Dalaman Gudang yang Cekap
WMS memberi notifikasi tentang jadual ketibaan barang serta mempercepatkan penerimaan dan rakaman stok. Barang disimpan di lokasi yang telah ditetapkan oleh sistem, menjadikan proses picking dan sorting lebih mudah.
8. Proses Keluar yang Tersusun
Apabila ada permintaan untuk barang keluar, data dimasukkan ke dalam sistem dan dipadankan dengan tahap stok semasa dalam gudang. Ini membantu syarikat memenuhi permintaan penghantaran dan meningkatkan jualan.
Dengan bantuan WMS, penjadualan penghantaran stok dapat diautomasi. Setelah permintaan penghantaran diluluskan, jadual penghantaran akan disusun secara automatik. Hasilnya, proses keluar berjalan dengan lebih efisien.
Anda boleh mendapatkan Warehouse Management System yang selamat, mudah diintegrasikan, serta disesuaikan dengan keperluan perniagaan anda melalui pasukan pakar di Prieds.
Ciri-Ciri Warehouse Management System (WMS)
Untuk memastikan perniagaan anda mendapatkan warehouse management system yang ideal, syarikat perlu memberi perhatian kepada ciri-ciri yang ditawarkan dalam sistem. Pelbagai ciri yang tersedia akan memudahkan operasi pengurusan gudang. Berikut adalah beberapa ciri penting yang perlu ada dalam WMS untuk perniagaan anda:
1. Stock Transfer Order
Ciri Stock Transfer Order dalam WMS memudahkan pengurusan pemindahan barang dari gudang asal ke gudang destinasi tanpa memerlukan transaksi. Jika syarikat anda mempunyai lokasi simpanan yang tersebar di pelbagai kawasan, ciri ini boleh membantu menjejak dan mengira stok melalui satu sistem.
Kelebihan ciri ini adalah untuk memperuntukkan ketersediaan stok dengan betul dan sekata di pelbagai lokasi simpanan. Ini membolehkan syarikat memenuhi permintaan pelanggan dengan cepat kerana ketersediaan stok yang diedarkan dengan baik.
2. Safety Stock & Stock Alert
Penggunaan WMS dapat membantu perniagaan menjejak paras stok di gudang dengan mudah. Ciri Safety Stock dan Stock Alert akan memberitahu anda apabila stok di gudang berkurangan atau apabila terdapat lebihan stok.
Untuk menikmati faedah ciri ini, syarikat perlu menetapkan paras minimum dan maksimum stok. Setelah had ini ditetapkan, sistem akan menghantar makluman secara automatik kepada syarikat. Dengan cara ini, syarikat mempunyai kawalan penuh terhadap keadaan dan jumlah stok di gudang.
Kelebihan Safety Stock dan Stock Alert dapat dilihat apabila paras stok rendah atau hampir kapasiti maksimum, membolehkan penggunaan ruang gudang secara efisien dan mengurangkan perbelanjaan pembelian stok.
3. Integrasi WMS dengan Peranti RFID
RFID (Radio Frequency Identification) ialah bentuk komunikasi tanpa wayar yang menggunakan frekuensi elektromagnet untuk mengenal pasti objek tertentu. Dengan teknologi semasa, RFID boleh diintegrasikan dengan pelbagai peranti bagi memudahkan proses pengurusan gudang.
Secara amnya, peralatan yang diperlukan untuk menjalankan sistem ini termasuk pembaca RFID dan transponder. Pembaca RFID memancarkan gelombang radio yang boleh membaca dan mengaktifkan transponder atau tag RFID. Setelah diaktifkan, tag akan menghantar semula data kepada pembaca untuk diterjemahkan menjadi maklumat yang boleh dibaca.
Cara ia berfungsi: pertama, pengimbas menghantar isyarat elektromagnetik kepada tag RFID, mengaktifkan cipnya. Setelah aktif, cip menghantar data unik yang disimpan kepada pengimbas untuk dibaca atau diubah.
Kedua, pengimbas RFID menghantar maklumat yang diterima kepada sistem seperti WMS. WMS bertindak sebagai pusat pemprosesan dan penyimpanan data yang diperoleh daripada tag RFID—seperti mengemas kini data stok secara masa nyata.
Dalam WMS, teknologi RFID boleh digunakan untuk pelbagai proses gudang, daripada menjejak inventori masuk dan keluar hingga pengiraan stok. Peranti ini boleh menandakan item dengan cepat dan tepat, dan data akan dikemas kini secara automatik dalam WMS.
Penggunaan RFID dalam WMS meningkatkan kecekapan pengurusan inventori gudang secara ketara. Ia juga mempercepatkan kemasukan data stok, pengiraan stok, dan proses penjejakan item.
4. Pengurusan Multi-site
Syarikat pembuatan atau pengedaran biasanya mengendalikan rangkaian gudang di pelbagai kawasan. Untuk memantau semua aktiviti gudang, sistem perlu disediakan.
Syarikat perlu menggunakan teknologi yang sama di setiap gudang dan menghubungkannya melalui WMS. Ini membolehkan kemas kini stok masa nyata di semua lokasi gudang dan memudahkan pemantauan aktiviti gudang.
Ciri Multi-site Management dalam WMS membolehkan syarikat memantau beberapa gudang daripada satu sistem, memastikan pengurusan gudang yang optimum dan kualiti produk yang konsisten di semua lokasi.
5. Integrasi ERP
Enterprise Resource Planning (ERP) terdiri daripada pelbagai modul, salah satunya ialah warehouse management system. Oleh kerana WMS adalah komponen ERP, amat bermanfaat jika WMS boleh diintegrasikan dengan sistem sedia ada anda. Integrasi ini membantu meningkatkan kecekapan dan ketepatan dalam operasi melalui integrasi API, membolehkan transaksi dan penyegerakan aktiviti yang lancar antara ERP dan WMS.
Integrasi WMS-ERP menyokong operasi perniagaan yang lebih lancar. Data yang terkumpul dalam WMS disegerakkan dengan baik dengan sistem ERP, memberikan syarikat kawalan penuh ke atas pengurusan gudang, perakaunan, jualan, dan proses perniagaan lain.
6. Push Notifications
Maklumat yang dikumpulkan dalam pangkalan data WMS membolehkan notifikasi automatik. Makluman ini membantu kakitangan gudang mengetahui tugas yang perlu dilakukan melalui aplikasi dan notifikasi e-mel—meningkatkan komunikasi, operasi, dan kepantasan.
Operasi gudang secara manual sering mengambil masa lebih lama dan terdedah kepada kesilapan manusia. Notifikasi daripada WMS memberikan arahan kerja yang terperinci—seperti makluman stok masuk atau peringatan untuk membungkus pesanan sebelum tarikh penghantaran—menjadikan pengurusan gudang lebih efisien dari segi masa, kos, dan tenaga kerja.
7. Pemeriksaan Kawalan Kualiti
Data stok masuk mungkin merangkumi jangka hayat produk, lokasi penyimpanan, dan keadaan. Ciri ini membantu mengenal pasti dan mengasingkan barang rosak semasa proses masuk dan melakukan pemeriksaan kualiti produk—membolehkan syarikat mengekalkan piawaian kualiti dan mengelakkan barang rosak sampai kepada pelanggan.
Penjejakan stok gudang membawa beberapa kelebihan: mengekalkan paras stok, mengoptimumkan ruang simpanan, dan memelihara kualiti produk. Data masuk membolehkan langkah kawalan kualiti diambil agar setiap produk yang dihantar kepada pelanggan memenuhi jangkaan kualiti.
8. Laporan E-mel & Papan Pemuka
Ciri ini merupakan output daripada pelaksanaan ERP atau WMS. Tujuannya adalah untuk memudahkan akses kepada maklumat yang relevan, lengkap, dan tepat pada masanya bagi membuat keputusan yang lebih baik. Laporan dan papan pemuka disesuaikan dengan keperluan setiap fungsi bagi mengoptimumkan penyampaian maklumat.
Tambahan pula, ciri laporan e-mel dan papan pemuka memberi syarikat akses untuk memantau dan mengurus prestasi di pelbagai gudang melalui satu sistem. Akses boleh disesuaikan berdasarkan peranan dan tanggungjawab setiap pekerja.
Integrasi WMS atau ERP membantu syarikat menilai prestasi gudang secara berkesan. Ciri Reporting & Dashboard memastikan setiap proses gudang direkodkan dan dipantau secara masa nyata.
Kelebihan utamanya ialah akses berasaskan peranan untuk kakitangan dan pengurus gudang, memastikan setiap individu menerima maklumat yang relevan dan menyeluruh bagi membuat keputusan dengan lebih pantas dan tepat.
Bila Perlu Perniagaan Menggunakan Warehouse Management System (WMS)?
Keputusan untuk menggunakan WMS bergantung pada keperluan unik perniagaan anda. Berikut adalah beberapa petunjuk bahawa WMS mungkin sesuai untuk anda:
1. Mengurus Inventori Gudang
Jika perniagaan anda sangat bergantung kepada pengurusan inventori, mendigitalkannya dengan WMS adalah langkah bijak. Ia mengoptimumkan pengurusan gudang, meminimumkan penggunaan sumber, dan mengurangkan kos operasi.
2. Memerlukan Pendigitalan Pengurusan Gudang
WMS memudahkan pencatatan aktiviti seperti pesanan, masuk, keluar, dan pengurusan stok. Data yang tersusun dengan baik meningkatkan kawalan kualiti, pelaporan, ramalan jualan, dan membantu mencegah inventori luput atau usang.
3. Memerlukan Ciri Lengkap dan Fleksibel
WMS menawarkan ciri seperti RFID/Barcode, integrasi CCTV, pangkalan data berpusat, dan sistem amaran. Ciri ini boleh disesuaikan dengan perniagaan anda dan membantu pekerja menjalankan tugas dengan cekap.
4. Mempercepatkan Proses Pengiraan Stok
Jika pengiraan stok secara manual mengambil masa lama dan tidak tepat, WMS adalah penyelesaiannya. Ia mempercepatkan proses tersebut sambil meningkatkan struktur dan ketepatan data.
Integrasi Warehouse Management System dengan Sistem ERP
Prieds WMS boleh diintegrasikan dengan pelbagai sistem ERP
Syarikat dalam bidang pembuatan dan pengedaran sering menggunakan sistem Enterprise Resource Planning (ERP). Salah satu kelebihan utama ERP adalah modul pelbagai yang termasuk WMS.
Prieds WMS menyokong integrasi dengan pelbagai sistem ERP bagi meningkatkan kecekapan dan ketepatan operasi. Dengan integrasi API, data transaksi ERP akan mengalir dengan lancar ke dalam Prieds WMS. Integrasi boleh dicapai melalui tiga kaedah:
1. Aliran Data Manual:
Kaedah ini melibatkan eksport dan import data secara manual antara sistem. Kakitangan gudang memindahkan data dalam format yang serasi dengan sistem ERP, seperti XML, CSV, atau JSON.
2. Aliran Data Separuh Automatik:
Data mengalir secara automatik dari ERP ke WMS, tetapi dari WMS ke ERP, ia perlu dipindahkan secara manual oleh kakitangan.
3. Aliran Data Automatik Sepenuhnya:
Pemindahan data antara ERP dan WMS berlaku secara automatik dan masa nyata. Ini memerlukan keupayaan Open API dalam kedua-dua sistem ERP dan WMS.
Persediaan untuk Integrasi ERP dan Prieds WMS
Sebelum mengintegrasikan Prieds WMS dengan sistem ERP, beberapa peringkat perlu dipersetujui dan disediakan oleh syarikat dan penyedia sistem. Ini memastikan kejelasan spesifikasi sistem dan menilai kesediaan pasukan operasi, membolehkan perniagaan memaksimumkan manfaat integrasi.
Berikut adalah langkah utama:
Inquire & Assessment: Pasukan Prieds menganalisis sistem ERP dan keupayaan IT syarikat.
Requirements Identification: Perbincangan mengenai keperluan integrasi data dan ciri.
BPMN Flow Creation: Membuat pelan aliran data lengkap.
SRS Documentation: Menyediakan dokumen Spesifikasi Keperluan Sistem untuk kelulusan syarikat.
System Development: Setelah diluluskan, pembangunan integrasi bermula.
Manfaat Integrasi Prieds WMS dengan Sistem ERP
Integrasi Prieds WMS dengan ERP menawarkan pelbagai kelebihan kepada perniagaan:
1. Mengurangkan Ralat Manusia: Penyegerakan automatik sepenuhnya menghapuskan risiko kemasukan data secara manual.
2. Meningkatkan Kecekapan Operasi: Perkongsian data automatik menjimatkan masa dan meningkatkan keberkesanan gudang.
3. Mengurangkan Kos Operasi: Menggunakan WMS pihak ketiga seperti Prieds lebih menjimatkan daripada mengembangkan modul ERP.
4. Menyokong Integrasi dengan Pelbagai Teknologi: Prieds WMS serasi dengan teknologi seperti RFID, IoT, AGV (robot automatik), dan keselamatan pengecaman wajah.
5. Mempercepat Keputusan & Menambah Ketepatan Pelaporan: Data masa nyata yang tepat meningkatkan pelaporan, penilaian, dan pembuatan keputusan.
Mengintegrasikan ERP dengan Prieds WMS memberikan manfaat besar kepada rantaian bekalan anda. Prieds WMS boleh disesuaikan mengikut keperluan perniagaan anda. Melaksanakan WMS boleh meningkatkan kecekapan ekosistem rantaian bekalan anda. Dengan ciri-ciri yang banyak, anda akan memperoleh pelbagai kelebihan untuk perniagaan anda.
Untuk meneroka lebih banyak ciri, proses integrasi, dan kesannya terhadap ekosistem rantaian bekalan anda, pelaksanaan Smart Warehouse Management System memberikan manfaat besar untuk operasi perniagaan tekstil atau am anda. Ketahui lebih lanjut dan berunding dengan pasukan pakar Prieds untuk mula meraih nilai daripada Smart WMS untuk perniagaan anda.
