Stock Opname: Definisi, Fungsi, Kaedah Pengiraan dan Pengoptimuman
- Kevin Ramadhani
- 2 Jun
- 7 min membaca
Pengurusan inventori di gudang mesti dilakukan dengan betul bagi memastikan proses perniagaan berjalan secara optimum, antaranya ialah dengan memastikan konsistensi antara stok fizikal dan data yang direkodkan, serta mengekalkan kualiti barangan.
Proses ini dikenali sebagai stock opname, dan jika dilakukan secara berkala, ia boleh memberikan impak yang besar terhadap kelancaran operasi perniagaan. Oleh itu, semua staf syarikat perlu memahami secara menyeluruh tentang stock opname, bermula dari definisi, fungsi, tujuan, dan cara pelaksanaannya agar ia dapat dijalankan secara optimum.
DAFTAR ISI
Hasil Stock Opname Tidak Tepat
Kawalan Kualiti Stok yang Lemah
Permintaan Stok yang Tidak Menentu
Cara melakukan Stock Opname Secara Efektif
Menyusun Jadwal Stock Opname Secara Berkala
Menerapkan Susun Atur Gudang untuk Penempatan Stok
Mengoptimumkan Pengurusan Sumber Manusia (SDM)
Menggunakan Sistem Pelabelan pada Barangan Stok
Menyemak Semula Data Stock Opname
Menjadualkan Stock Opname Secara Berkala
Meningkatkan Keupayaan Staf Gudang
Definisi Stock Opname
Stock Opname merupakan aktiviti pengiraan stok barangan yang tersedia di gudang, yang dilakukan untuk memastikan data rekod stok adalah selaras dengan keadaan fizikal sebenar di lapangan.
Secara umum, aktiviti ini dijalankan ketika proses masuk (inbound) atau keluar (outbound) barangan. Stock Opname mesti dilakukan dengan teliti dan berhati-hati agar hasilnya tepat serta bermanfaat dalam memperbaiki operasi syarikat.
Jika dilakukan secara manual, Stock Opname akan memerlukan banyak tenaga, kos, dan masa, serta terdedah kepada kesalahan rekod dan ketidaksesuaian stok yang boleh merugikan syarikat. Oleh itu, penggunaan sistem gudang seperti WMS yang dilengkapi dengan teknologi Kod Bar (Barcode) atau RFID sangat membantu.
Fungsi Stock Opname di Gudang
Pengiraan stok berfungsi untuk menjejaki stok fizikal secara tepat, mengenalpasti barangan yang telah terjual dan yang belum, serta memeriksa kesesuaian antara data rekod dengan keadaan sebenar di gudang atau tempat penyimpanan.
Dengan melakukan Stock Opname, anda juga dapat mengetahui produk mana yang perlu diisi semula dan membandingkannya dengan stok sedia ada. Di samping itu, Stock Opname juga membantu dalam memantau sebarang kecurian atau kehilangan yang boleh menyebabkan kerugian kepada syarikat.
Namun begitu, jika berlaku masalah dalam ketersediaan stok, puncanya tidak semestinya disebabkan oleh kesilapan pengiraan. Ia juga boleh disebabkan oleh kerosakan pada gudang atau tempat penyimpanan yang menyebabkan barangan menjadi rosak.
Tujuan Pelaksanaan Stock Opname
Tujuan Stock Opname adalah untuk membolehkan syarikat mengetahui sama ada data inventori yang direkodkan adalah sesuai dengan stok sebenar yang disimpan di gudang. Berikut adalah beberapa tujuan pelaksanaan Stock Opname:
Memastikan bahawa data stok yang direkodkan di gudang adalah tepat dan sama dengan kuantiti sebenar.
Mengelakkan berlakunya masalah dalam pengurusan stok.
Memudahkan syarikat dalam menentukan perbelanjaan dan jualan berdasarkan data Stock Opname.
Stock Opname sangat penting dalam setiap industri bagi mengelakkan risiko kerugian. Sebagai contoh, dalam industri pembuatan, Stock Opname membantu dalam memastikan kuantiti bahan mentah, produk dalam proses, dan produk siap adalah mencukupi supaya proses pengeluaran berjalan lancar.
Manakala dalam industri pengedaran, Stock Opname secara berkala diperlukan untuk mengetahui keseluruhan paras stok dan mengenal pasti produk yang paling mendapat permintaan. Dengan maklumat ini, syarikat boleh merancang pembelian inventori dengan lebih baik serta memastikan ketersediaan produk di semua cawangan gudang.
Cabaran Umum dalam Proses Stock Opname
1. Hasil Stock Opname Tidak Tepat
Salah satu cabaran utama dalam pelaksanaan Stock Opname ialah hasil rekod yang tidak tepat, di mana stok fizikal tidak sepadan dengan data yang direkodkan. Hal ini boleh berlaku disebabkan oleh proses manual, kekurangan semakan berganda, susun atur stok yang tidak teratur, pengurusan data yang lemah, atau kesilapan manusia.
Untuk mengelakkan masalah ini, syarikat perlu memantau proses Stock Opname dengan teliti dan mengoptimumkannya bagi mengelakkan kerugian yang berterusan.
2. Susun Atur Stok yang Tidak Tersusun
Susun atur stok yang tidak teratur boleh menyebabkan proses Stock Opname menjadi sangat perlahan. Staf gudang mungkin perlu mengambil masa tambahan bukan sahaja untuk mengira tetapi juga untuk mencari stok.
Selain memperlahankan proses, susun atur gudang yang tidak sistematik juga menyukarkan aliran barangan di dalam gudang. Ia boleh menyebabkan kegagalan dalam pemenuhan pesanan dan menjejaskan kualiti produk, terutamanya jika stok tidak dikategorikan dengan baik, yang menyulitkan usaha kawalan kualiti.
3. Kawalan Kualiti Stok yang Lemah
Walaupun Stock Opname boleh menjadi medium untuk memeriksa kualiti stok, dalam realitinya ia memerlukan masa yang panjang dan menyebabkan kawalan kualiti terabai.
Secara amnya, staf gudang akan mengikuti jadual untuk mengira jenis barangan tertentu. Namun jika stok tidak dikategorikan dengan betul, staf akan sukar mengenal pasti item tertentu dan seterusnya kualiti produk tidak dapat dipastikan.
4. Permintaan Stok yang Tidak Menentu
Permintaan pengguna yang sentiasa berubah-ubah juga menjadi halangan, terutama jika syarikat tidak mempunyai data yang lengkap dan tepat. Tanpa data ini, syarikat akan sukar memenuhi permintaan pasaran walaupun kecekapan dan keputusan berdasarkan data sangat penting untuk pertumbuhan perniagaan.
Permintaan yang tidak menentu juga boleh mengakibatkan lebihan stok yang akhirnya tidak dapat dijual kerana proses perniagaan yang tidak responsif. Jika Stock Opname masih dilakukan secara manual, risiko ini semakin meningkat dan boleh menyebabkan stok mati serta kerugian. Oleh itu, syarikat harus beralih kepada proses yang lebih efisien dengan bantuan teknologi.
Lihat Blog Lainnya:
Cara Melaksanakan Stock Opname Secara Efektif
1. Menyusun Jadual Stock Opname Secara Berkala
Stock Opname memerlukan tahap ketelitian yang tinggi dan masa kerana tujuannya adalah untuk mencocokkan stok fizikal dengan data yang direkodkan. Bagi memastikan ia tidak mengganggu operasi gudang, syarikat harus menjadualkan Stock Opname secara berkala, sama ada mingguan atau bulanan.
Dengan jadual yang konsisten, data stok akan sentiasa dikemas kini dan tepat. Selain itu, Stock Opname secara berkala turut menyokong kawalan kualiti produk, membolehkan syarikat mengekalkan tahap stok yang optimum serta memenuhi permintaan pasaran.
2. Data Stock Opname yang Tersusun
Salah satu aspek penting dalam Stock Opname yang sering terlepas pandang ialah susunan dan kelengkapan data. Data yang teratur amat membantu syarikat dalam melakukan pelarasan dan mengoptimumkan proses perniagaan. Namun jika data masih dicatat secara manual, ia berisiko tinggi untuk hilang atau rosak.
Dengan kemajuan teknologi, kini syarikat dapat menyimpan dan menguruskan data Stock Opname dengan lebih mudah melalui aplikasi gudang. Sistem ini membolehkan pencatatan yang lebih cepat, tepat dan terintegrasi serta memudahkan pengurusan gudang di banyak lokasi melalui satu platform sahaja.
3. Menerapkan Susun Atur Gudang untuk Penempatan Stok
Salah satu cara untuk meningkatkan keberkesanan dan kecekapan Stock Opname adalah dengan melaksanakan susun atur gudang yang baik. Walaupun kelihatan remeh, namun ia memberi impak besar terhadap proses Stock Opname.
Penambahbaikan susun atur gudang boleh dilakukan dengan cara seperti memisahkan kawasan simpanan mengikut jenis barangan, mengoptimumkan ruang antara rak untuk memudahkan staf merekod dan menguruskan stok, menggunakan mezzanine untuk menambah kapasiti penyimpanan dalam gudang yang kecil, serta menggunakan sistem label pada setiap kawasan simpanan.
4. Mengoptimumkan Pengurusan Sumber Manusia (SDM)
Selain ruang fizikal, teknologi dan pengurusan, Stock Opname yang optimum juga sangat bergantung kepada pengurusan sumber manusia yang baik. Faktor seperti bilangan staf, keupayaan melaksanakan tugasan, dan kebolehan menerapkan sistem sedia ada menjadi penanda aras kualiti pekerja. Bagi memastikan proses berjalan lancar, syarikat perlu menetapkan prosedur operasi standard (SOP) sebagai garis panduan yang wajib dipatuhi bagi meminimumkan kesalahan, terutamanya yang berpunca daripada faktor manusia.
Pengurusan SDM yang efektif juga termasuk pengagihan tugas yang jelas, seperti memisahkan staf yang bertanggungjawab untuk Stock Opname dan staf yang menguruskan pembungkusan. Ini membolehkan setiap staf memberi tumpuan kepada tugas masing-masing, mengelakkan keletihan, dan mengurangkan kesalahan dalam proses kritikal seperti pengiraan inventori.
5. Menggunakan Sistem Pelabelan pada Barangan Stok
Bagi mengelakkan kesilapan semasa Stock Opname, syarikat perlu menyeragamkan kaedah pengelompokan barangan. Ini penting kerana kebanyakan gudang menyimpan lebih daripada satu jenis barangan. Dengan mengelompokkan dan melabel setiap barangan stok, staf gudang boleh melaksanakan Stock Opname dengan lebih mudah.
Sekiranya syarikat telah menggunakan aplikasi gudang, pelabelan adalah satu perkara yang lazim. Dengan sistem RFID atau Kod Bar, setiap barangan stok dalam gudang akan mempunyai kod unik. Tempat penyimpanan juga akan diberi label, membantu staf mengenal pasti barangan yang perlu dikira semasa Stock Opname.
6. Menyemak Semula Data Stock Opname
Satu lagi aspek penting dalam proses Stock Opname ialah menyemak semula data yang telah dikumpulkan. Ini bertujuan untuk memastikan ketepatan data dengan membandingkan hasil Stock Opname dengan semakan semula.
Jika kedua-dua data ini sepadan, maka hasil Stock Opname boleh dianggap tepat. Tetapi jika tidak, staf perlu menyemak semula data asal Stock Opname. Dengan cara ini, syarikat boleh mengelakkan kemungkinan berlakunya masalah atau kerugian.
Pengoptimuman Proses Stock Opname
1. Menjadualkan Stock Opname Secara Berkala
Agar syarikat sentiasa mempunyai data stok yang terkini, Stock Opname perlu dilakukan secara rutin dan mengikut jadual. Dengan data yang tepat, syarikat boleh memantau paras inventori, pemenuhan pesanan, pendapatan, bahkan produk yang paling laris.
Selain kuantiti, Stock Opname juga membolehkan pemeriksaan terhadap keadaan produk kerana staf boleh menjalankan kawalan kualiti pada masa yang sama. Ini penting untuk mengekalkan standard produk dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Jadual boleh disesuaikan mengikut keperluan perniagaan, dari mingguan, bulanan, suku tahunan, hingga tahunan. Pelaksanaan Stock Opname dalam tempoh ini akan memberikan gambaran pasaran yang lebih jelas.
2. Meningkatkan Keupayaan Staf Gudang
Proses Stock Opname yang optimum tidak hanya bergantung kepada sistem dan teknologi kerana ia hanyalah alat sokongan. Syarikat juga perlu memastikan bahawa staf gudang mempunyai keupayaan untuk menggunakan teknologi dalam menguruskan inventori, terutama untuk Stock Opname yang memerlukan ketepatan tinggi bagi mengelakkan ketidaksesuaian data.
Untuk meningkatkan keupayaan staf, syarikat boleh menyediakan latihan mengikut tugas masing-masing supaya mereka dapat menguruskan gudang dan menggunakan teknologi dengan berkesan. Yang paling penting ialah syarikat perlu mendorong sikap adaptif dan kesediaan untuk belajar dalam kalangan pekerja kerana latihan sahaja tidak cukup memberi impak terhadap pengoptimuman tanpa sikap yang betul.
3. Menggunakan Aplikasi Stock Opname
Stock Opname bertujuan untuk mengelakkan ketidaksesuaian stok, data yang tidak tepat, pencatatan yang perlahan, dan pelbagai masalah gudang lain. Untuk mendapatkan hasil yang lebih optimum, ia perlu disokong dengan teknologi, iaitu aplikasi Stock Opname gudang.
Sebagai sebuah startup penyedia aplikasi Stock Opname, Prieds hadir memberikan solusi pengurusan gudang (WMS). Sistem Prieds juga boleh disepadukan dengan teknologi IoT seperti sistem Kod Bar atau RFID. Pelbagai ciri dan kelebihan yang ditawarkan oleh Prieds dapat membantu perniagaan anda mengoptimumkan proses secara efisien, efektif dan tepat.
Anda boleh mendapatkan maklumat lanjut mengenai solusi Stock Opname dengan berunding bersama pasukan pakar dari Prieds. Dapatkan penyelesaian yang tepat untuk mengoptimumkan proses Stock Opname dengan melaksanakan aplikasi Stock Opname gudang dalam perniagaan anda.
Comments