Manajemen stok barang yang tepat dan akurat merupakan salah satu faktor penting bagi perkembangan bisnis. Tantangan terbesar dari pengelolaan gudang yaitu adalah kekurangan stok barang. Untuk mencegah hal ini terjadi, solusi yang dapat dilakukan perusahaan yaitu dengan memiliki safety stock.
Kekurangan stok barang bisa terjadi karena berbagai hal, mulai dari pencatatan yang tidak akurat, memiliki deadstock hingga terjadinya fluktuasi permintaan pasar. Maka dari itu, penting bagi bisnis untuk menyimpan cadangan stok barang dalam gudang agar mengurangi risiko terjadinya kehabisan stok barang.
Pengertian Safety Stock
stok pengaman atau safety stock adalah suatu persediaan yang dipersiapkan oleh perusahaan guna mencegah adanya kekurangan persediaan ketika kondisi permintaan pasar sedang tidak pasti. Faktor yang berdampak besar pada persediaan ini memerlukan jangka waktu tertentu sebelum barang yang dipesan tiba.
Dalam sistem akuntansi perusahaan dagang, sistem safety stock ini dimanfaatkan guna menghitung kuantitas suatu produk barang. Untuk itu, diperlukan perhitungan khusus agar persediaan produk bisa memenuhi permintaan pelanggan.
Manfaat Safety Stock
Safety stock adalah metode khusus uang dapat digunakan untuk menghitung kuantitas stok barang agar dapat perusahaan memenuhi permintaan konsumen. Terutama agar perusahaan dapat memenuhi permintaan pasar yang dinamis.
Manfaat dari penerapan safety stock dalam manajemen stok barang yaitu meningkatkan keuntungan, mencegah fluktuasi permintaan pasar serta membantu manajemen bisnis terutama saat penyusunan jadwal produksi. Selain itu, terdapat beberapa manfaat lain dari penerapan safety stock, diantaranya yaitu :
Menghindari Peningkatan Permintaan
Safety stock memiliki pengaruh terhadap pada persediaan stok barang, salah satunya untuk menghindari keterlambatan pengiriman stok barang ke perusahaan dari supplier. Selain itu, sistem ini juga akan berguna untuk mencegah terjadinya kekurangan persediaan saat pasar sedang tidak stabil. Dengan melihat fakta tersebut, perusahaan dapat mengantisipasi terjadinya fluktuasi permintaan, yang jika tidak segera diatasi, maka dapat merugikan perusahaan.
Menentukan Inventory yang Tepat
Salah satu cara agar perusahaan dapat menentukan inventory yang tepat yaitu dengan menerapkan sistem safety stock. Data riwayat konsumen dapat menggambarkan kebutuhan pasar terhadap suatu produk, dan dengan sistem ini perusahaan dapat menjaga jumlah stok barang agar tidak kelebihan ataupun kekurangan.
Permasalahan tentang jumlah inventory dalam perusahaan, memiliki stok barang dengan jumlah terlalu kecil dapat memicu terjadinya stock out. Beberapa faktor yang dapat menyebabkan perusahaan kehabisan stock yaitu :
Fluktuasi permintaan pasar
Demand Forecast yang tidak akurat
Lead time yang terlalu beragam
Maka dari itu, salah satu solusi untuk menghindari kehabisan stok barang yaitu dengan menerapkan sistem safety stock.
Meningkatkan Jumlah Pelanggan
Penerapan safety stock memiliki keuntungan bagi perusahaan untuk meningkatkan jumlah pelanggan. Hal ini dikarenakan perusahaan dapat memenuhi setiap permintaan dari konsumen, terutama saat terjadi fluktuasi permintaan.
Dampak lain dari penerapan safety stock yaitu meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap perusahaan. Dengan memberikan pelayanan yang memuaskan serta mampu memenuhi setiap permintaan, maka hubungan dengan konsumen dapat ditingkatkan sehingga menjadi pelanggan setia.
Mempermudah Proses Produksi
Penerapan safety stock memudahkan perusahaan untuk menyusun dan melaksanakan jadwal produksi secara tepat waktu. Sehingga, proses produksi tidak terhambat oleh kekurangan stok barang.
Dengan adanya metode ini perusahaan dapat meminimalisir terjadinya kecurangan pada pengelolaan persediaan dalam gudang ataupun saat proses produksi. Selain itu, safety stock ini nantinya juga bisa digunakan untuk menghitung kuantitas produk tertentu.
Meningkatkan Keuntungan
Salah satu manfaat penting dalam penerapan safety stock yaitu perusahaan dapat memaksimalkan penggunaan stok barang untuk meningkatkan keuntungan. Ketika perusahaan dapat menyusun perkiraan permintaan dengan tepat, dan menentukan jumlah inventory secara akurat, maka perusahaan dapat lebih berfokus untuk menumbuhkan jumlah konsumen sekaligus meningkatkan keuntungan.
Hubungan Safety Stock dengan Reorder Point (ROP)
Safety stock adalah metode khusus guna menghitung kuantitas suatu barang agar dapat memenuhi permintaan konsumen. Pada dasarnya, kegiatan terkait persediaan barang sangat dipengaruhi oleh minat pasar yang dinamis. Maka dari itu perusahaan perlu memiliki data reorder point.
Reorder point adalah titik atau tingkatan tertentu yang ditetapkan oleh perusahaan sebagai tanda bahwa perusahaan perlu melakukan pengadaan stok bahan baku sehingga tidak terjadi kehabisan stok barang dalam gudang. Melalui reorder point, perusahaan dapat menentukan batas aman safety stock, karena persediaan stok barang merupakan aset penting untuk dapat memenuhi setiap permintaan konsumen.
Dengan mengetahui jumlah persediaan yang cukup, perusahaan dapat memastikan pemenuhan permintaan pelanggan secara akurat dan tepat waktu. Selain itu, perusahaan dapat mengantisipasi terjadinya stok barang berlimpah di gudang yang dapat merugikan.
Beberapa Rumus Perhitungan Safety Stock
Untuk mendapatkan jumlah safety stock yang dibutuhkan, perusahaan perlu memiliki melakukan perhitungan dari stok barang yang dimiliki dalam gudang. Terdapat beberapa rumus perhitungan yang dapat dipergunakan untuk menentukan jumlah safety stock. Berikut beberapa rumusnya :
Perhitungan dasar Safety Stock
Dalam menetapkan jumlah stok barang yang dibutuhkan, salah satu perhitungan dapat dilakukan dengan menggunakan rumus dasar safety stock, yaitu :
Safety stock = (penjualan maksimal harian x lead time maksimum) – (penjualan harian rata-rata x lead time rata-rata)
Dalam rumus perhitungan ini terdapat beberapa variabel penting diantaranya :
Penjualan maksimal harian, yaitu jumlah maksimum unit yang terjual dalam satu hari
Lead time maksimum atau waktu terlama yang dibutuhkan pemasok untuk mengirim persediaan
Penjualan harian rata-rata, yaitu jumlah rata-rata unit yang terjual dalam satu hari
Lead time average atau waktu rata-rata yang dibutuhkan pemasok untuk mengirim persediaan
Sebagai catatan penting, rumus ini hanya memberikan gambaran rata-rata safety stock yang perlu dimiliki perusahan. Sehingga, rumus ini tidak dapat dipergunakan untuk memperkirakan jumlah stok yang dibutuhkan untuk permintaan musiman yang dinamis.
Rumus Persediaan Cadangan Tetap
Persediaan cadangan tetap didasarkan pada asumsi skenario terbaik, dimana perhitungan ini mengabaikan waktu pengiriman bahan baku dari supplier ataupun fluktuasi permintaan. Umumnya, perhitungan ini diterapkan pada perusahaan yang memiliki permintaan secara konsisten dan tidak memiliki gangguan pada proses supply chain. Berikut rumus perhitungan persediaan cadangan tetap :
Persediaan cadangan tetap = jumlah hari x penjualan harian rata-rata ATAU penjualan harian maksimum
Perhitungan Berdasarkan Waktu
Perhitungan safety stock berbasis waktu berguna untuk memperkirakan kebutuhan persediaan stok barang cadangan dalam periode waktu tertentu. Agar perhitungan menghasilkan jumlah yang akurat, setidaknya terdapat dua parameter yang dibutuhkan, yaitu :
Riwayat data permintaan dan penjualan produk
Perkiraan permintaan untuk masa mendatang
Pendekatan ini umumnya digunakan pada perusahaan yang memiliki jumlah permintaan yang stabil dan penawaran produk yang konsisten. Cara ini tidak memperhitungkan kejadian tak terduga yang mungkin mengganggu proses pemenuhan permintaan.
Rumus Heizer dan Render
Jika perusahaan memiliki variasi jadwal pemasok, tetapi mengesampingkan permintaan produk dari konsumen, maka rumus Heizer dan Render adalah cara yang tepat untuk dapat menentukan jumlah safety stock yang dibutuhkan. Rumusnya adalah sebagai berikut :
Persediaan cadangan = skor Z x standar deviasi dalam lead time (σLT)
Ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan saat menggunakan rumus perhitungan ini, yaitu :
Skor Z adalah faktor layanan yang diinginkan. Semakin tinggi skor Z, maka kemungkinan kehabisan stok menurun, begitu pula sebaliknya.
Standar deviasi dalam lead time (σLT) merupakan angka rata-rata lead time pemasok berbeda dari lead time yang sebenarnya.
Rumus Greasley
Perhitungan safety stock dengan metode Greasley didasarkan pada waktu tunggu atau lead time pemasok Anda dan fluktuasi permintaan produk. Rumus ini merupakan pengembangan dari rumus Heizer dan Render yang telah dijelaskan diatas dengan menambahkan faktor permintaan kedalam perhitungan. Berikut rumus Greasley :
Persediaan cadangan = skor Z x standar deviasi dalam lead time (σLT) x permintaan rata-rata (Davg)
Dalam perhitungan ini, terdapat tiga variabel penting, yaitu skor Z, perbedaan angka lead time pemasok dari jadwal dan permintaan rata-rata dari konsumen.
Perhitungan dengan Economic Order Quantity (EOQ)
Economic order quantity (EOQ) merupakan persediaan produk ideal yang perlu dimiliki perusahaan untuk meminimalisir biaya persediaan, termasuk biaya penyimpanan, kekurangan, dan pesanan. Rumus EOQ juga dapat digunakan sebagai referensi untuk menghitung jumlah safety stock yang dibutuhkan oleh perusahaan. Berikut ini adalah Rumus EOQ:
EOQ = akar kuadrat dari (2 x biaya pemesanan per pesanan x tingkat permintaan) / biaya penyimpanan
Contoh skenario berikut dapat lebih mudah dalam memahami perhitungan EOQ. Jika Anda menjual 1.000 unit produk tertentu per tahun, biaya tetap untuk memesan adalah 5.000, dan Anda dikenakan biaya 4.000 untuk menyimpan inventaris ini, maka EOQ Anda adalah 50.
Optimalisasi Manajemen Pergudangan dengan Safety Stock yang Akurat melalui WMS Prieds
Memiliki stok cadangan dapat menguntungkan bagi perusahaan, jika perhitungannya dilakukan dengan akurat. Untuk dapat mengetahui jumlah stok barang cadangan yang diperlukan, maka perusahaan perlu menghitung safety stock. Dengan begitu, perusahaan dapat memaksimalkan manajemen gudang dan menghindari terjadinya kelebihan atau kekurangan stok barang.
Sebagai startup penyedia WMS yang dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan bisnis, Prieds Technology hadir sebagai solusi efisiensi pengelolaan dan manajemen gudang perusahaan melalui integrasi antara hardware dengan software. Beragam fitur dari yang ditawarkan WMS Prieds dapat membantu perusahaan untuk mengelola stok barang gudang, mulai menghitung jumlah pengadaan bahan baku yang diperlukan, penggunaan ruang penyimpanan dalam gudang, menghitung reorder point bahkan menentukan jumlah safety stock yang tepat sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Anda dapat mempelajari lebih lanjut terkait safety stock dengan menggunakan manajemen gudang pada perusahaan anda melalui konsultasi dengan tim ahli Prieds. Dapatkan sistem WMS dengan keamanan terbaik dan kemudahan penggunan yang sesuai dengan kebutuhan pada perusahaan Anda.