Memenuhi permintaan konsumen dengan cepat dan tepat namun tetap mempertahankan penggunaan biaya yang efisien menjadi tujuan perusahaan. Salah satu cara untuk dapat meraih tujuan tersebut yaitu dengan menjalankan warehouse management, atau manajemen gudang.
Bagi bisnis yang melakukan pengelolaan produk dalam gudang tentu memahami betapa pentingnya warehouse management. Dengan merampingkan proses pengelolaan stok barang, melakukan evaluasi dan monitoring terhadap proses gudang serta menerapkan teknologi dapat membantu perusahaan untuk menerapkan manajemen gudang secara efektif.
Pengertian Warehouse Management
Warehouse management merupakan gabungan prinsip dan beragam proses dalam menjalankan operasional gudang. Dalam skala bisnis yang besar, proses manajemen gudang meliputi penataan area penyimpanan, penjadwalan, mengelola inventory dan juga memenuhi permintaan pasar.
Warehouse management yang efektif membutuhkan optimalisasi dan integrasi antar proses untuk memastikan bahwa produktivitas operasional gudang meningkat, namun mempertahankan penggunaan biaya yang minim. Tentunya, untuk dapat melakukan optimalisasi, perusahaan perlu memiliki visibilitas dan kontrol menyeluruh pada pengelolaan gudang.
Keuntungan dari Penerapan Warehouse Management
Proses operasional gudang umumnya tidak dapat terlihat dari sisi konsumen, namun manajemen gudang berperan penting untuk memastikan pengiriman dan pemenuhan pesanan berjalan dengan efisien dan tepat waktu. Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen gudang yang baik perusahaan perlu memastikan operasional yang berjalan dengan efisien dan akurat.
Keuntungan utama dari warehouse management yang optimal adalah menjaga performa tetap efisien, efektif dan akurat. Kemampuan perusahaan dalam menjaga operasional gudang tidak hanya berguna bagi perusahaan itu sendiri, tetapi juga berpengaruh pada proses supply chain secara menyeluruh, dan meningkatkan relasi baik dengan pihak supplier maupun dengan konsumen.
Untuk dapat menghadapi kebutuhan pasar yang dinamis, optimalisasi manajemen gudang dapat dengan mudah dilakukan oleh perusahaan melalui penerapan teknologi, seperti warehouse management system atau WMS. melalui teknologi tersebut, perusahaan dapat mengontrol seluruh aktivitas gudang dan meraih beragam keuntungan seperti proses alur stok barang yang cepat, kualitas produk dan layanan yang konsisten, dan peningkatan kepuasan konsumen.
Perbedaan Warehouse Management dengan Manajemen Inventory
Sebelum membahas lebih jauh terkait manajemen gudang, perusahaan perlu memahami beberapa istilah yang mirip. Manajemen inventory dan warehouse management merupakan dua contoh istilah yang sering dipakai secara bersamaan, namun terdapat perbedaan antara keduanya, yaitu :
Inventory management
Manajemen Inventory berfokus pada pemesanan, penyimpanan dan picking yang efisien untuk memenuhi pesanan atau disiapkan untuk dilakukan proses produksi barang.
Warehouse management
Warehouse Management merupakan istilah yang lebih luas dari manajemen inventory, yang didalamnya termasuk aspek lain dalam operasional gudang, seperti penataan dan desain gudang, tenaga kerja, pemenuhan pesanan, pengawasan dan analisis laporan performa gudang.
Stock Management
Manajemen stok merupakan istilah yang umum digunakan untuk menyebut manajemen inventory. Tetapi yang perlu diperhatikan adalah memahami perbedaan antara istilah stock dan inventory, terutama pada perusahaan yang bergerak dibidang manufaktur. Umumnya, stok dapat diartikan sebagai produk jadi yang siap untuk dijual ataupun dikirimkan. Namun, inventory termasuk berbagai hal dalam gudang seperti bahan baku, bahan setengah jadi dan produk jadi.
Prinsip dalam Warehouse Management
Memahami prinsip umum dalam warehouse management dapat membantu perusahaan untuk berfokus pada upaya optimalisasi operasional gudang. Beberapa prinsip dalam warehouse management diantaranya yaitu :
Memahami Tujuan Bisnis. Perusahaan perlu menetapkan objektif atau tujuan dari operasional gudang, semisal kebutuhan spesifik dari permintaan pasar, cara penyimpanan produk ataupun kebutuhan khusus dalam proses pengiriman. Namun secara garis besar, seluruh operasional gudang bertujuan untuk menggunakan ruang penyimpanan, aset dan tenaga kerja secara efisien.
Kontrol Menyeluruh pada Operasional. Warehouse management melibatkan koordinasi proses yang rumit, seperti pengelolaan tenaga kerja, peralatan gudang dan inventory. Perusahaan harus mampu melacak tiap proses dalam warehouse management dan memastikan proses berjalan dengan lancar, dan juga memastikan proses pemenuhan permintaan dilakukan dengan efisien dan akurat.
Fleksibilitas. Kemampuan beradaptasi diperlukan dalam proses warehouse management, seperti memiliki strategi antisipasi jika bahan baku tiba di gudang dalam kondisi rusak, atau adanya keterlambatan pengiriman akibat faktor eksternal. Fleksibilitas juga dibutuhkan untuk mengatur alur kerja supaya lebih efisien, agar warehouse management dapat mencapai tujuan bisnis.
Orientasi pada Konsumen. Pengiriman produk yang sesuai dan tepat waktu merupakan salah satu aspek yang harus dijaga dan ditingkatkan pada pelayanan konsumen. Untuk itu perusahaan perlu visibilitas yang menyeluruh pada warehouse management agar dapat memastikan pemenuhan pesanan dilakukan dengan cepat dan tepat.
Kebijakan berbasis data. Untuk dapat mengambil kebijakan bisnis secara tepat, perusahaan perlu melihat riwayat data sebagai bahan pertimbangan. Penerapan WMS pada proses warehouse management membantu perusahaan untuk dapat mengambil kebijakan secara cepat dan akurat berdasarkan data realtime melalui sistem terpusat.
Tahap Penting Warehouse Management
Terdapat 6 tahap utama dalam operasional warehouse management. Setiap tahap ini berpengaruh pada efisiensi tahap berikutnya. Maka dari itu, penting bagi perusahaan untuk melakukan evaluasi dan optimalisasi pada seluruh tahap tersebut.
Berikut 6 tahap utama dalam warehouse management :
Inbound stok barang. Dalam tahap ini staf gudang melakukan pengecekan jumlah stok yang masuk ke gudang, beserta kondisi dan jadwal pengirimannya agar sesuai dengan jadwal. Selain itu, staf juga memberi label pada tiap produk sebelum disimpan.
Put-away. Proses ini merupakan tahap penempatan produk yang telah diberi label pada lokasi penyimpanan yang telah ditetapkan..
Storage. Tahap ini bertujuan untuk mengelola dan menata stok barang agar sesuai dengan tempatnya dan mencatat jumlah stok barang agar seimbang. Dengan begitu, proses pengambilan akan menjadi lebih cepat dan akurat.
Picking. Tahap ini dilakukan untuk memenuhi pesanan dengan mengambil stok barang sesuai dengan pesanan dari konsumen.
Packing. Proses mempersiapkan stok barang sebelum dikirimkan. Staf akan memastikan produk dikemas dengan aman sesuai standar dan sesuai dengan dokumen pesanan.
Outbound. Proses keluarnya produk untuk dikirimkan atau didistribusikan kepada konsumen sesuai dengan pesanan.
Optimalisasi Pengelolaan Gudang
Melakukan optimalisasi operasional gudang melibatkan penyesuaian pada setiap tahap warehouse management. Sebagai contoh menerapkan perangkat RFID untuk mempermudah pelacakan produk dalam gudang dan meningkatkan pengelolaan secara menyeluruh.
Strategi Fulfillment pada Warehouse Management
Menerapkan strategi fulfillment yang sesuai dengan skala bisnis dan jenis produk akan mempermudah perusahaan untuk merampingkan proses hingga produk sampai ke tangan konsumen dan meningkatkan kepuasan.
Menerapkan metode picking yang sesuai dengan jenis pesanan yang diterima dapat membantu perusahaan untuk menjaga performa yang efektif dalam menjalankan proses warehouse management. Berikut beberapa strategi picking yang dapat diterapkan :
Batch picking, merupakan metode yang dapat mempermudah perusahaan untuk menyelesaikan beberapa pesanan pada produk serupa tanpa menghabiskan waktu untuk mengambil produk yang sama secara berulang.
Zone picking, adalah metode pengambilan dengan menugaskan staf pada area penyimpanan tertentu. Staf ini bertanggungjawab dalam melakukan picking produk pada area penyimpanan yang ditugaskan.
First expired, first out (FEFO), metode pengambilan produk yang diterapkan untuk memastikan stok terkirim sebelum tanggal kadaluarsa. Sehingga produk yang memiliki usia yang sedikit akan dikirimkan pertama kali.
First in, first out (FIFO), metode picking untuk memastikan produk yang pertama kali masuk ke gudang akan dikirimkan terlebih dahulu, dan menghindari terjadinya penumpukan dead stock dalam gudang.
Monitoring dan Laporan Gudang
Selain metode picking, perusahaan juga perlu untuk mengukur dan melacak KPI operasional gudang. Tujuannya, agar perusahaan mendapat gambaran terkait performa warehouse management. Dengan data tersebut perusahaan dapat mengetahui titik kendala dan mencari solusi untuk meningkatkan efisiensi proses. Selain itu, melakukan monitoring pada proses pengelolaan gudang dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi pemenuhan pesanan konsumen.
Pentingnya Menjaga Performa Warehouse Management
Proses manajemen gudang yang baik merupakan hal penting dalam meraih kesuksesan bisnis. Perusahaan perlu menjaga performa warehouse management dengan memahami, mengawasi dan mengoptimalisasi setiap tahapnya. Melakukan evaluasi dan optimalisasi berkala mempengaruhi efisiensi manajemen, meningkatkan kepuasan konsumen serta meminimalisir resiko terjadinya kehabisan maupun kelebihan stok barang. Untuk dapat menjaga performa warehouse management, perusahaan dapat menerapkan teknologi seperti WMS untuk mengotomatisasi proses yang sebelumnya dilakukan secara manual.
Dapatkan Pengelolaan Gudang yang Optimal dengan WMS Prieds
Sebagai startup penyedia Warehouse Management System yang dapat dikonfigurasi sesuai kebutuhan perusahaan, Prieds hadir sebagai solusi manajemen gudang yang efisien, efektif dan akurat melalui integrasi antara hardware dengan software. Beragam fitur dari yang dimiliki WMS Prieds dapat membantu perusahaan diberbagai industri untuk mengelola gudang dengan efektif sehingga dapat meningkatkan keuntungan perusahaan.
Anda dapat mempelajari lebih lanjut terkait warehouse management yang baik dengan penerapan WMS melalui konsultasi dengan tim ahli Prieds. Dapatkan WMS Prieds yang dilengkapi dengan fitur lengkap, keamanan terbaik dan kemudahan penggunan yang sesuai dengan kebutuhan pada perusahaan.