Memilih Aplikasi Bisnis: Hindari 4 Kesalahan Ini
Memilih sistem manajemen perusahaan, aplikasi bisnis, atau sistem ERP yang tepat untuk menjalankan bisnis Anda adalah salah satu keputusan paling penting yang dapat Anda buat. Oleh karena itu, wajar jika keputusan ini sering kali menimbulkan banyak kecemasan dan keraguan.
Jika Anda merasakan hal berikut saat mempertimbangkan solusi aplikasi bisnis, Anda tidak sendirian. Berikut adalah beberapa kecemasan dan kesalahan persepsi yang umum terjadi.
1. Saya dapat menilai aplikasi bisnis sepenuhnya dengan uji coba gratis (free trial)
Uji coba gratis atau free trial adalah strategi yang memungkinkan Anda melihat seluk beluk sistem yang lebih simpel, seperti software akuntansi. Namun, jauh lebih sulit untuk melakukannya dengan software pengelolaan perusahaan, terutama jika proses bisnis Anda panjang dan rumit.
Saat memilih aplikasi bisnis atau sistem, anda harus menentukan tujuan. Semakin Anda fokus untuk mengidentifikasi kebutuhan bisnis Anda, semakin efektif solusi yang Anda pilih. Anda kemudian dapat menyelidiki penyedia software potensial secara online dan memilih solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
Di beberapa titik dalam proses pemilihan Anda, Anda akan ingin melihat demonstrasi solusi yang Anda pilih. Anda harus memastikan Anda melihat area fungsional utama yang penting. Penting untuk menyusun waktu segmen demonstrasi dengan hati-hati untuk memastikan vendor tidak menghabiskan waktu lama untuk mendemonstrasikan bagian-bagian dari solusi yang bekerja dengan sangat baik, sambil mengabaikan bagian-bagian yang lemah.
Baca juga:
2. Mengapa saya memerlukan solusi manajemen perusahaan jika saya memiliki spreadsheet?
Spreadsheet tidak diragukan lagi sangat berguna untuk laporan keuangan dan analisis data. Namun mereka mengandalkan entri data manual dan oleh karena itu rentan terhadap kesalahan manusia. Penelitian menunjukkan 88 persen spreadsheet memiliki kesalahan di dalamnya.
Batasan lain dari spreadsheet adalah mereka terisolasi. Beberapa spreadsheet dapat digunakan di seluruh bisnis, sehingga menyulitkan integrasi data. Dan jika Anda melakukannya, selalu ada risiko entri ganda. File spreadsheet mungkin juga terhapus secara tidak sengaja.
Sistem ERP dan aplikasi bisnis membantu Anda menghilangkan banyak spreadsheet, memungkinkan Anda memantau informasi secara real time, apalagi laporan keuangan. Anda tidak lagi menghadapi risiko entri ganda atau kehilangan data, dan solusi manajemen perusahaan dapat secara efisien mengkonsolidasikan data dari seluruh organisasi Anda.
3. Mengapa saya harus membayar sistem jika saya memiliki tim IT sendiri?
Pikirkan biaya maintenance untuk sistem bisnis sebagai asuransi terhadap bahaya yang tidak terduga. Ya, perusahaan Anda memerlukan tim IT sendiri untuk memelihara dan menjaga software tetap berjalan, tetapi mungkin tidak memiliki tingkat keahlian yang dimiliki vendor ERP untuk produk mereka sendiri.
Di masa mendatang, Anda akan memerlukan peningkatan, integrasi ke aplikasi / software pihak ketiga atau bantuan untuk memastikan kinerja software yang optimal. Membayar biaya dukungan untuk menerima layanan ini dari vendor Anda lebih hemat biaya dan mulus daripada mencari layanan dari pihak lainnya.