Work Order: Definisi, Fungsi, Jenis dan Cara Membuatnya

Bagi memastikan pengurusan gudang berjalan dengan lancar, terdapat dokumen yang direka khusus untuk mengatur aktiviti staf gudang yang dikenali sebagai Work Order. Work Order memainkan peranan penting dalam meningkatkan kecekapan pengurusan gudang, oleh itu ia perlu disediakan dan diurus dengan baik. Maka, adalah penting untuk memahami Work Order dengan lebih mendalam.

Definisi Work Order dalam Pengurusan Gudang

Work Order, atau dikenali juga sebagai job order, dalam pengurusan gudang ialah dokumen rasmi atau arahan yang dikeluarkan untuk melaksanakan tugas atau operasi tertentu di dalam gudang. Secara umumnya, Work Order mengandungi maklumat terperinci mengenai tugas yang perlu diselesaikan, termasuk stok yang perlu diproses, disimpan, dipindahkan, atau diambil dari kawasan penyimpanan.

Fungsi Work Order

Seperti yang dinyatakan di atas, pelaksanaan Work Order mempunyai beberapa fungsi penting bagi memastikan pengurusan gudang berjalan dengan efektif dan efisien. Berikut ialah beberapa fungsi utama Work Order:

1. Mengatur Operasi Gudang

Dokumen Work Order berfungsi sebagai panduan untuk staf gudang dalam melaksanakan proses pengurusan inventori, bermula dari penerimaan barang, penyimpanan, picking, packing, hingga penghantaran.

2. Memantau Kemajuan Kerja

Selain mengatur tugas gudang, Work Order juga berfungsi sebagai alat untuk memantau kemajuan aktiviti pengurusan inventori dan memastikan setiap tugas diselesaikan dengan tepat serta mengikut masa.

3. Dokumentasi

Work Order turut berfungsi sebagai rekod bagi semua aktiviti berkaitan pengurusan inventori di gudang. Ini penting bagi syarikat untuk memantau serta meningkatkan keterlihatan dalam operasi gudang.

Cara Membuat Work Order

Untuk menghasilkan Work Order yang berkesan, syarikat perlu memahami keperluan pengurusan gudang dan jenis pesanan yang diterima. Selain itu, terdapat beberapa maklumat penting yang perlu dimasukkan ke dalam Work Order. Berikut ialah langkah-langkah untuk membuat Work Order gudang:

1. Nombor Work Order

Nombor unik yang diberikan untuk mengenal pasti Work Order. Nombor ini memudahkan proses penjejakan dan rujukan dalam sistem.

2. Tarikh dan Masa

Dokumen Work Order perlu menyatakan tarikh ia dibuat serta tarikh akhir untuk menyiapkan tugas pengurusan inventori.

3. Penerangan Kerja

Penjelasan terperinci mengenai proses pengurusan gudang yang perlu dilakukan, seperti proses inbound, putaway, picking, packing, dan penghantaran.

4. Keutamaan

Bagi memastikan setiap tugas diselesaikan dengan efisien dan tepat pada masanya, Work Order biasanya mengandungi maklumat tentang tahap keutamaan kerja, supaya staf dapat bekerja berdasarkan keperluan mendesak.

5. Stok yang Terlibat

Maklumat inventori dalam Work Order termasuk butiran seperti SKU, kuantiti yang diperlukan, dan lokasi penyimpanan di dalam gudang.

6. Penanggungjawab Work Order

Dokumen ini turut menyertakan maklumat tentang individu yang bertanggungjawab melaksanakan tugas yang diberikan dalam Work Order.

7. Peralatan Diperlukan

Maklumat terperinci tentang peralatan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas, seperti forklift, pengimbas kod bar, atau alat pembungkus yang menyokong aktiviti pengurusan gudang.

8. Status Work Order

Work Order juga merangkumi status kerja seperti “open”, “in progress”, atau “completed”. Ia juga boleh mengandungi nota tambahan mengenai hasil akhir, termasuk sebarang isu yang timbul semasa proses dijalankan.

Jenis-Jenis Work Order dalam Pengurusan Gudang

Terdapat beberapa jenis Work Order yang biasa digunakan dalam pengurusan gudang syarikat, antaranya:

1. Inbound Work Order: Arahan untuk mengurus stok masuk dari pembekal, mengesahkan kuantiti dan kualiti, serta menentukan kawasan penyimpanan yang sesuai dalam gudang.

2. Putaway Work Order: Arahan untuk menempatkan stok yang baru diterima ke lokasi penyimpanan yang telah ditetapkan mengikut susun atur gudang.

3. Picking Work Order: Satu set arahan untuk mengambil stok dari lokasi penyimpanan mengikut pesanan pelanggan.

4. Packing Work Order: Arahan untuk membungkus stok yang telah diambil mengikut pesanan pelanggan, memastikan item sedia untuk dihantar.

5. Outbound Work Order: Arahan untuk mengatur penghantaran stok ke destinasi akhir seperti pelanggan atau lokasi gudang lain.

6. Replenishment Work Order: Arahan untuk menambah semula stok dalam gudang bagi mengelakkan kekurangan inventori.

Automasi Work Order Gudang dengan Prieds WMS

Bagi memastikan pengurusan gudang yang optimum, syarikat perlu membuat dan mengekalkan Work Order. Tujuan penggunaan dokumen ini adalah untuk memantau aktiviti pengurusan inventori dan merekodkan dokumentasi kerja, supaya syarikat dapat menjejak prestasi dengan mudah.

Melalui pelaksanaan Warehouse Management System (WMS), Work Order dapat dijana secara automatik selepas pesanan pelanggan diterima.

Sebagai penyedia penyelesaian WMS, Prieds menawarkan teknologi boleh suai mengikut keperluan syarikat bagi mengoptimumkan pengurusan gudang dan mengautomasi penciptaan Work Order melalui integrasi perkakasan dan perisian.

Pelbagai ciri dalam Prieds WMS dapat membantu syarikat mengurus Work Order gudang dengan lebih efisien dan tepat.

Ketahui lebih lanjut tentang pengurusan Work Order menggunakan WMS melalui sesi konsultasi bersama pasukan pakar kami. Dapatkan perisian dengan ciri lengkap, keselamatan terbaik, serta fungsi mesra pengguna yang disesuaikan dengan keperluan syarikat anda bersama Prieds.