Warehouse Staff: Definisi, Tugas dan Kemahiran yang Diperlukan

Warehouse staff merupakan profesional yang memainkan peranan secara langsung dalam memastikan kelancaran operasi dan proses pengurusan gudang. Prestasi warehouse staff yang optimum memberi impak yang besar terhadap keseluruhan prestasi gudang.

Salah satu cara untuk meningkatkan prestasi warehouse staff adalah melalui pemilihan berasaskan kemahiran serta pemahaman terhadap teknologi gudang seperti WMS. Memahami Warehouse Management System (WMS) adalah penting bagi warehouse staff kerana ia dapat meningkatkan kecekapan operasi, mengurangkan ralat, dan mempercepatkan proses kerja.

Definisi Warehouse Staff

Warehouse staff ialah pekerja yang bertanggungjawab terhadap operasi gudang, termasuk penyimpanan, pengendalian, dan pengedaran barangan. Mereka memastikan barangan diterima, disimpan, diproses, dan dihantar dengan cekap serta selamat.

Tugas dan Tanggungjawab Warehouse Staff

Warehouse staff mempunyai pelbagai tugas dan tanggungjawab yang berkaitan dengan pengurusan gudang, antaranya:

1. Penerimaan Barangan (Receiving)

Warehouse staff bertanggungjawab menerima barangan daripada pembekal atau pengeluaran, serta memeriksa kuantiti dan kualiti mengikut dokumen penghantaran. Selepas itu, barangan direkodkan dalam sistem inventori dan disusun berdasarkan kategori serta lokasi penyimpanan yang telah ditetapkan.

2. Penyimpanan dan Pengurusan Stok (Stock Management)

Barangan yang diterima perlu disusun mengikut prosedur penyimpanan. Warehouse staff juga menjalankan pemeriksaan stok secara berkala (stock opname) bagi mengelakkan perbezaan data. Selain menjaga kebersihan dan susun atur gudang, mereka memastikan barangan disimpan mengikut piawaian, seperti keperluan suhu tertentu bagi barangan mudah rosak.

3. Picking dan Packing

Warehouse staff mengambil barangan mengikut pesanan pelanggan atau pengeluaran, sambil memastikan ketepatan item yang dipilih. Selepas itu, barangan dibungkus dengan selamat bagi mengelakkan kerosakan dan dilabel mengikut destinasi penghantaran bagi mengelakkan kesilapan.

4. Penghantaran

Selepas proses pembungkusan, warehouse staff menyelaras penghantaran dan menyediakan dokumen seperti nota penghantaran dan invois. Sebelum dihantar, mereka memastikan barangan berada dalam keadaan baik dan sepadan dengan pesanan bagi mengelakkan aduan atau pemulangan.

5. Penyelenggaraan Keselamatan dan Keselamatan Gudang

Warehouse staff diwajibkan mematuhi prosedur keselamatan tempat kerja, termasuk penggunaan peralatan perlindungan diri (PPE). Mereka juga perlu mengendalikan peralatan berat seperti forklift dengan selamat serta melaporkan barangan yang rosak atau tidak mematuhi piawaian supaya tindakan segera dapat diambil.

Kemahiran yang Diperlukan untuk Warehouse Staff

Bagi memastikan prestasi yang baik dan menyokong pengurusan gudang yang optimum, berikut adalah beberapa kelayakan umum yang perlu dimiliki oleh warehouse staff:

1. Kelayakan Pendidikan

Secara umumnya, kelayakan minimum untuk menjadi warehouse staff ialah diploma sekolah menengah atau sekolah vokasional. Selain itu, sesetengah syarikat memberi keutamaan kepada pengalaman kerja atau pensijilan khas dalam bidang logistik dan pergudangan.

2. Kemahiran Teknikal

Warehouse staff perlu mahir mengendalikan peralatan gudang, sama ada peralatan fizikal mahupun perisian. Salah satu peralatan fizikal yang biasa digunakan dalam pengurusan gudang ialah forklift. Selain itu, warehouse staff perlu memahami perisian yang digunakan untuk pengurusan gudang, yang dikenali sebagai Warehouse Management System (WMS), sistem rekod inventori, serta piawaian keselamatan tempat kerja.

3. Kemahiran Fizikal dan Mental

Profesion warehouse staff sangat bergantung kepada kekuatan fizikal, kerana mereka perlu mampu mengangkat barangan berat dan bekerja dalam tempoh yang lama. Mereka juga perlu teliti dalam merekod dan memeriksa barangan bagi mengelakkan kesilapan.

4. Kemahiran Komunikasi dan Kerja Berpasukan

Kerja berpasukan merupakan aspek penting dalam kebanyakan profesion, termasuk pergudangan. Warehouse staff perlu berkomunikasi dengan berkesan bersama pasukan gudang, kakitangan pentadbiran, dan pengurus logistik, serta memahami arahan dengan jelas bagi memastikan operasi berjalan lancar.

Mengapa Warehouse Staff Perlu Memahami Pengurusan Gudang

Warehouse staff terlibat secara langsung dalam proses operasi gudang, bermula daripada penerimaan dan penyimpanan sehingga penghantaran. Oleh itu, adalah penting bagi warehouse staff untuk memahami pengurusan gudang dan WMS bagi meningkatkan prestasi mereka. Selain itu, terdapat beberapa sebab penting mengapa warehouse staff perlu memahami WMS, antaranya:

1. Meningkatkan Ketepatan Data Inventori

WMS merekodkan pergerakan barangan masuk dan keluar secara automatik, sekali gus mengurangkan risiko kesilapan rekod manual. Selain itu, sistem ini meminimumkan kehilangan stok atau perbezaan data yang disebabkan oleh kesilapan manusia.

2. Memudahkan Proses Penerimaan dan Penyimpanan

Dengan WMS, warehouse staff dapat mengenal pasti lokasi penyimpanan yang paling sesuai berdasarkan kategori produk. Sistem ini juga memastikan barangan disimpan mengikut prosedur FIFO (First In, First Out) atau FEFO (First Expired, First Out).

3. Meningkatkan Kecekapan dalam Picking & Packing

WMS membantu warehouse staff mencari barangan dengan lebih pantas melalui penggunaan kod bar atau RFID. Ini memastikan pesanan diproses dengan lebih tepat dan mengurangkan kesilapan penghantaran kepada pelanggan.

4. Memudahkan Pemantauan dan Pelaporan Inventori

Warehouse staff boleh menyemak tahap inventori secara masa nyata tanpa perlu pengiraan manual. WMS juga memudahkan proses stock opname serta penyediaan laporan kepada pengurus gudang.

5. Mengurangkan Kos Operasi dan Masa Kerja

Automasi dalam WMS mengurangkan keperluan perekodan manual dan tugasan pentadbiran yang memakan masa. Dengan sistem yang lebih pantas dan tepat, syarikat dapat mengurangkan kos tenaga kerja serta mempercepatkan pemprosesan pesanan.

6. Meningkatkan Keselamatan dan Pematuhan

WMS merekodkan setiap transaksi dan pergerakan barangan, sekali gus memudahkan proses audit dan pemeriksaan gudang. Sistem ini juga membantu syarikat mematuhi peraturan, seperti dokumentasi untuk bahan berbahaya atau barangan yang memerlukan syarat penyimpanan khas.