Inventory Management System (IMS): Pengertian, Fungsi, Komponen dan Kaedah

Sistem Pengurusan Inventori atau Inventory Management System merupakan komponen penting dalam sesebuah perniagaan kerana ia berkaitan secara langsung dengan pengurusan barangan dan stok. Sistem yang baik dapat membantu meningkatkan kecekapan operasi dan mengurangkan risiko kerugian.

Dalam artikel ini, Prieds akan menghuraikan dengan lebih lanjut tentang maksud sistem pengurusan inventori, fungsinya, serta kaedah-kaedah yang biasa digunakan dalam pengurusan inventori di syarikat.

Apa Itu Inventory Management System?

Inventory Management System ialah satu sistem yang digunakan untuk mengawal, mengurus dan memantau stok dalam perniagaan. Ia membantu perniagaan mengoptimumkan aktiviti perolehan, pemprosesan dan penghantaran barang.

Sistem ini hadir dalam beberapa jenis, antaranya sistem manual, sistem berkomputer, dan sistem berasaskan teknologi RFID (Radio Frequency Identification).

Komponen Dalam Sistem Pengurusan Inventori

Sebelum membincangkan fungsi, kaedah, dan manfaat sistem ini, adalah penting untuk memahami komponen utama yang membentuk Inventory Management System (IMS). Antara komponennya ialah:

1. Perisian (Software)

Digunakan untuk memproses data inventori dan membantu dalam membuat keputusan perniagaan. Ciri-ciri perisian IMS bergantung kepada keperluan perniagaan.

2. Perkakasan (Hardware)

Digunakan untuk menyimpan dan mengakses data inventori seperti pengimbas kod bar, komputer, pencetak dan peranti mudah alih.

3. Pangkalan Data (Database)

Digunakan untuk menyimpan maklumat stok, transaksi dan laporan. Biasanya ia diintegrasikan bersama perisian dan perkakasan.

Masalah Dalam Pengurusan Inventori

Masalah dalam pengurusan inventori boleh menjadi halangan serius kepada kelangsungan sesebuah perniagaan. Tanpa pengurusan yang cekap, syarikat berisiko mengalami lebihan stok, kehabisan stok, kerugian kewangan, dan penurunan kualiti produk. Antara masalah utama ialah:

1. Stok Berlebihan (Overstock)

Berlaku apabila syarikat menyimpan terlalu banyak stok yang tidak terjual. Ini biasanya berpunca daripada ramalan permintaan yang tidak tepat atau kurang pemantauan stok.

2. Kehabisan Stok (Stockout)

Terjadi apabila stok tidak mencukupi untuk memenuhi permintaan pelanggan. Ini boleh menjejaskan kepercayaan pelanggan dan menyebabkan kehilangan jualan.

3. Produk Rosak atau Tamat Tempoh

Kegagalan dalam memantau kualiti produk boleh membawa kepada kerugian akibat pemulangan, penggantian, atau tindakan undang-undang.

Ketidaktahuan dalam pengurusan inventori juga boleh menyebabkan keputusan perniagaan yang tidak tepat, terutamanya dalam aspek pembelian dan pemasaran. Penyelesaian kepada masalah ini adalah dengan mengadopsi Inventory Management System yang betul dan dilaksanakan secara menyeluruh.

Fungsi Inventory Management System

Setelah mengetahui beberapa komponen dari Inventory Management System, Prieds akan membahas beberapa fungsi dari manajemen inventaris yang bisa didapatkan. Antara fungsi utama sistem ini adalah:

1. Meningkatkan Kecekapan Operasi Perniagaan

Inventory Management System (IMS) membolehkan proses pengurusan stok dilakukan secara automatik dan tersusun. Dengan automasi ini, pekerja tidak perlu lagi melakukan kiraan stok secara manual yang memakan masa dan rawan kesilapan. 

Proses seperti kemasukan stok, pengesanan inventori, dan penjanaan laporan boleh dilakukan dalam masa nyata (real-time), seterusnya mengurangkan kos buruh dan meningkatkan kecekapan keseluruhan operasi.

2. Mengoptimumkan Pengurusan Stok

IMS membolehkan syarikat untuk memantau tahap stok dengan tepat setiap masa. Ini bermaksud perniagaan dapat mengenal pasti produk mana yang perlu ditambah, mana yang lambat bergerak, dan mengelakkan situasi stok berlebihan atau kehabisan stok. Ia turut membantu dalam merancang promosi atau pelupusan stok secara strategik.

3. Membantu dalam Proses Pembuatan Keputusan

IMS menyediakan data yang lengkap dan terperinci mengenai inventori, seperti kadar pusing ganti stok, permintaan pelanggan, dan sejarah pembelian. Data ini amat berguna dalam proses analisis dan pelaporan untuk pengurusan atasan membuat keputusan yang lebih bijak dan berasaskan fakta bagi pengurusan rantaian bekalan dan strategi penjualan.

Kelebihan Menggunakan Inventory Management System

Inventory Management System digunakan bukan tanpa alasan, sistem ini diterapkan di berbagai syarikat kerana manfaatnya:

1. Meningkatkan Kecekapan dan Produktiviti

Dengan automasi dalam pengurusan stok, kakitangan tidak perlu lagi melakukan tugas manual yang berulang. Ini membebaskan masa mereka untuk memberi fokus kepada aktiviti yang lebih bernilai tinggi seperti perkhidmatan pelanggan, perancangan jualan, atau analisis pasaran. Proses yang lebih efisien juga membolehkan syarikat memenuhi permintaan pelanggan dengan lebih pantas.

2. Pengurusan Stok yang Lebih Teratur

IMS memastikan setiap pergerakan barang direkodkan secara sistematik. Ia memudahkan penjejakan produk daripada masuk ke gudang hingga ke penghantaran kepada pelanggan. Ini meminimakan risiko kehilangan atau kerosakan barang akibat salah urus. Tambahan pula, pemantauan inventori secara berterusan dapat mengenalpasti sebarang ketidakselarasan dengan cepat.

3. Penjimatan Kos Operasi

IMS membantu perniagaan menjimatkan kos dengan mengurangkan keperluan menyimpan stok berlebihan, mengurangkan kos pengendalian, dan mencegah pembaziran akibat barang tamat tempoh atau tidak laku. Dengan kaedah seperti JIT atau EOQ, syarikat dapat menguruskan pembelian dengan lebih bijak, sekaligus menurunkan kos simpanan dan logistik.

4. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

IMS memastikan barangan sentiasa tersedia apabila diperlukan oleh pelanggan. Dengan kadar ketepatan inventori yang tinggi, pesanan dapat diproses dan dihantar dengan lebih cepat dan tepat, seterusnya meningkatkan kepuasan pelanggan. Pelanggan yang puas hati cenderung untuk terus setia dan mengesyorkan jenama anda kepada orang lain.

Metode Inventory Management System

Metode Inventory Management System (IMS) dapat dilakukan dengan berbagai metode pengelolaan persediaan yang berbeda. Beberapa kaedah popular dalam IMS termasuk:

1. Just in Time (JIT)

Kaedah JIT membolehkan perniagaan menyimpan inventori pada kadar minimum dan hanya menambah stok apabila benar-benar diperlukan. Ini sangat sesuai untuk syarikat yang ingin meminimumkan kos penyimpanan dan memiliki rantaian pembekalan yang sangat cekap.

Namun begitu, kaedah ini menuntut ketepatan dalam perancangan dan ketergantungan kepada pembekal yang boleh dipercayai kerana sebarang kelewatan boleh mengganggu operasi.

2. Materials Requirement Planning (MRP)

Kaedah MRP memberi tumpuan kepada perancangan pengeluaran dan bekalan bahan mentah berdasarkan permintaan produk akhir. Sistem ini akan mengira keperluan stok berdasarkan ramalan permintaan dan jadual pengeluaran, kemudian menjana pesanan bahan secara automatik.

MRP sesuai untuk industri pembuatan dan membantu memastikan bahan mencukupi tanpa menyimpan lebihan yang tidak perlu.

3. Economic Order Quantity (EOQ)

EOQ membantu perniagaan menentukan jumlah pesanan paling optimum untuk meminimakan gabungan kos pesanan dan kos penyimpanan. Ini sangat berguna untuk barangan yang mempunyai kadar permintaan yang stabil. 

Dengan penggunaan EOQ, syarikat dapat menyusun pesanan secara sistematik dan menjimatkan sumber dalam jangka panjang.

4. Days Sales of Inventory (DSI)

DSI ialah ukuran masa purata (dalam hari) yang diperlukan untuk menjual inventori yang ada. DSI yang rendah menunjukkan kadar pusing ganti stok yang baik, manakala DSI tinggi mungkin menandakan lebihan stok atau barangan tidak laku. 

Pemantauan metrik ini secara berkala membolehkan perniagaan menilai keberkesanan strategi jualan dan pengurusan inventori.

Cara Memilih Inventory Management System

Dalam memilih Inventory Management System (IMS) yang tepat, perniagaan perlu mempertimbangkan keperluan dan matlamat perniagaan, sumber daya yang ada, serta risiko yang berkaitan dengan setiap kaedah pengurusan inventori. Berikut adalah beberapa faktor utama yang perlu dipertimbangkan ketika memilih IMS:

1. Keperluan Perniagaan: Pastikan sistem yang dipilih mempunyai fungsi yang sesuai dengan proses perniagaan anda, seperti pengurusan pelbagai gudang, integrasi dengan sistem kewangan, atau sokongan untuk pelbagai saluran jualan.

2. Skalabiliti: Sistem yang baik harus dapat menyesuaikan diri dengan pertumbuhan perniagaan anda, dari skala kecil hingga besar, tanpa memerlukan penggantian sistem secara keseluruhan.

3. Kemudahan Penggunaan: Pilih sistem yang mesra pengguna supaya staf dapat menggunakannya dengan mudah tanpa memerlukan latihan yang terlalu rumit.

4. Sokongan Teknikal: Vendor yang menyediakan khidmat sokongan yang cepat dan efektif akan membantu anda menyelesaikan sebarang masalah teknikal dengan segera, meminimumkan gangguan operasi.

   
   

IMS ialah penyelesaian terbaik untuk mengoptimumkan operasi inventori dan meningkatkan prestasi perniagaan. Dengan menggunakan kaedah seperti JIT, MRP, EOQ dan DSI, syarikat dapat mengurus stok dengan lebih efisien.

Sebagai syarikat yang menawarkan Inventory Management System melalui produk Warehouse Management System (WMS), Prieds tampil dengan penyelesaian pengurusan gudang yang menggabungkan perisian dan perkakasan berasaskan teknologi IoT.

Pelbagai kelebihan dan ciri yang ditawarkan oleh WMS Prieds akan membantu syarikat anda mengoptimumkan proses perniagaan secara efisien, efektif dan tepat.

Dapatkan penyelesaian pengurusan stok yang terbaik melalui sesi konsultasi bersama pakar Prieds, dan ketahui bagaimana aplikasi stok opname gudang boleh membantu perniagaan anda beroperasi dengan lebih sistematik dan efisien.